Politica de confidențialitate

1. Operator

GKM Global GmbH, divizia GKM Buchhaltung
Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg
Telefon +49 40 2989 6395, e-mail info@gkm-buchhaltung.de
Reprezentată de administratorul Gagik Kreuz.

2. Generalități

Prelucrăm date cu caracter personal doar în măsura în care acest lucru este necesar pentru funcționarea acestui site, prelucrarea solicitărilor dumneavoastră, măsuri precontractuale, executarea contractelor sau interesele noastre legitime. Nu vindem date.

3. Găzduire și fișiere jurnal ale serverului

Site-ul și portalul clienților funcționează pe un server propriu al IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, într-un centru de date din Spania, deci în interiorul UE. La accesare, browserul dumneavoastră transmite date necesare din punct de vedere tehnic: adresa IP, data și ora, adresa accesată, volumul de date transferat, codul de stare, pagina de trimitere, precum și browserul și sistemul de operare.

Scopul este funcționarea sigură și stabilă a site-ului. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO. Datele de jurnal se șterg după 14 zile, cu excepția cazului în care trebuie investigat un incident de securitate. Furnizorul prelucrează datele ca persoană împuternicită de operator conform art. 28 DSGVO.

4. Cookie-uri, analiză și servicii externe

Acest site nu plasează cookie-uri și nu folosește servicii de analiză sau de publicitate. Vă solicităm consimțământul conform § 25 alin. 1 TDDDG pentru un singur lucru: ca browserul dumneavoastră să poată reține sursa vizitei, a se vedea secțiunea 6. În portalul clienților și în pontajul Rekana Zeit plasăm doar cookie-uri necesare din punct de vedere tehnic pentru autentificare, alegerea limbii și telefonul mobil asociat, a se vedea secțiunea 7. Fonturile le livrăm de pe propriul nostru server. Prin urmare, la vizitarea site-ului nu se stabilesc conexiuni cu Google sau cu alți furnizori terți. Dacă acest lucru se schimbă, adaptăm în prealabil această politică și, unde este necesar, vă solicităm consimțământul.

5. Contact prin e-mail sau telefon

Dacă ne sunați sau ne scrieți, prelucrăm datele dumneavoastră pentru a răspunde solicitării. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO, dacă este vorba de un contract cu dumneavoastră, altfel art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO. E-mailurile obișnuite nu sunt criptate end-to-end. Vă rugăm să trimiteți documentele confidențiale prin portalul clienților sau conform celor convenite.

6. Formularul pentru programarea unui apel telefonic și solicitările „Deveniți client” și „Găsiți un consultant fiscal”

În formularul pentru programarea unui apel telefonic de pe pagina de contact prelucrăm numele, numărul de telefon, opțional adresa de e-mail, intervalul orar dorit, limba discuției, subiectul și mesajul dumneavoastră. În solicitarea „Deveniți client” prelucrăm numele, firma, localitatea, adresa de e-mail și, opțional, numărul de telefon, precum și forma juridică, domeniul de activitate, serviciile dorite, numărul aproximativ de înregistrări contabile și de angajați, alegerea consultantului fiscal și data de începere dorită. Câmpurile obligatorii sunt marcate.

Datele ne sunt transmise prin e-mail și servesc la formularea răspunsului și la întocmirea unei oferte. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO, iar pentru datele furnizate în numele unei întreprinderi, art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO. Pentru e-mailuri folosim Microsoft 365 de la Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlanda, ca persoană împuternicită de operator conform art. 28 DSGVO.

Solicitarea „Găsiți un consultant fiscal”

Dacă prin intermediul nostru căutați un consultant fiscal, prelucrăm, în plus, date despre întreprinderea dumneavoastră, situația și nevoile dumneavoastră: forma juridică, domeniul de activitate, localitatea, numărul de angajați și cifra de afaceri ca interval, consultantul fiscal anterior și motivele schimbării, serviciile dorite, restanțele contabile, urgența și termenele, modul de lucru, limba, sistemele folosite, precum și datele dumneavoastră de contact. Scopul este discuția inițială, o clarificare a nevoilor fără consultanță fiscală, și propunerea unui consultant fiscal cu care colaborăm. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO.

Consultantului fiscal propus îi transmitem doar datele de care are nevoie pentru o ofertă și numai cu consimțământul dumneavoastră expres conform art. 6 alin. 1 lit. a DSGVO. În acest scop stocăm textul, versiunea și momentul consimțământului. Îl puteți retrage oricând, cu efect pentru viitor, printr-un e-mail la info@gkm-buchhaltung.de. După aceea, consultantul fiscal prelucrează datele ca operator independent.

Stocarea solicitărilor și a sursei vizitei

Solicitările din toate formularele le stocăm, în plus, în portalul clienților, pentru a le prelucra și a le evalua. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO, interesul nostru legitim pentru o prelucrare ordonată și pentru evaluarea publicității noastre. Numai dacă vă dați acordul în nota de la finalul paginii, browserul dumneavoastră reține pe durata vizitei, în memoria de sesiune, prin ce pagină sau campanie ați ajuns la noi, fără cookie; odată cu o solicitare, stocăm și această informație. Temeiul juridic în acest caz este consimțământul dumneavoastră conform § 25 alin. 1 TDDDG și art. 6 alin. 1 lit. a DSGVO. Decizia dumneavoastră în sine este păstrată de browser timp de șase luni, după care vă întrebăm din nou. Puteți retrage oricând consimțământul prin „Modificați consimțământul” de la finalul paginii; fără consimțământ, site-ul funcționează la fel. Cât timp stocăm solicitările este precizat în secțiunea 12. După trimitere primiți o confirmare prin e-mail; în cazul apelului telefonic, doar dacă indicați o adresă de e-mail.

Dacă completați „Deveniți client” sau „Găsiți un consultant fiscal”, browserul dumneavoastră salvează stadiul intermediar în memoria de sesiune, doar pentru această filă. Astfel nu se pierde nimic dacă vă întoarceți sau reîncărcați pagina. Stadiul intermediar rămâne pe dispozitivul dumneavoastră și nu ne este transmis; datele dumneavoastră le primim abia la trimitere. După aceea, formularul șterge stadiul intermediar; altfel, acesta dispare la închiderea filei. Pentru aceasta nu este necesar un consimțământ, deoarece memoria servește doar completării formularului pe care ați început-o chiar dumneavoastră (§ 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG).

7. Portalul clienților

În portalul clienților prelucrăm datele de care avem nevoie pentru acces și colaborare: numele, adresa de e-mail, parola doar sub formă de hash, cheia pentru al doilea factor, de îndată ce acesta este configurat, documentele încărcate și cele puse la dispoziție, precum și semnăturile electronice cu momentul semnării, adresa IP și suma de control a documentului. Înainte de salvare, serverul nostru verifică fiecare fișier încărcat pentru a depista programele malware; terții nu sunt implicați.

Pentru autentificare plasăm un cookie de sesiune necesar din punct de vedere tehnic. Acesta expiră la deconectare, cel târziu după douăsprezece ore. Dacă la autentificare alegeți „Considerați acest dispozitiv de încredere timp de 30 de zile”, un alt cookie reține acest dispozitiv pe această perioadă, pentru ca acolo să fie suficientă parola; puteți revoca oricând această opțiune în portal. Dacă alegeți o limbă înainte de autentificare, un cookie stochează doar această alegere timp de un an. Pe toate trei le plasăm doar la cererea dumneavoastră; ele nu necesită consimțământ (§ 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG). Autentificările, semnăturile și accesările documentelor le înregistrăm în jurnal ca dovadă și pentru protecție împotriva abuzurilor. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO, iar pentru jurnal art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO. Detaliile se află în informarea privind protecția datelor pentru clienți, pe care o primiți în portal.

Comanda programului Rekana Rechnung

Dacă comandați online Rekana Rechnung, prelucrăm datele comenzii: firma, forma juridică, numele persoanei care face comanda, adresa, adresa de e-mail, opțional numărul de telefon, numărul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA, pentru o firmă nou înființată care nu are încă număr, data înregistrării activității comerciale sau a notificării la administrația fiscală, șablonul de factură ales, limba paginii și limba facturilor dumneavoastră, iar la plata prin debit direct SEPA titularul contului, IBAN-ul și, opțional, BIC-ul. Confirmarea dumneavoastră ca întreprinzător, acordul dumneavoastră cu Condițiile generale de contractare și cu contractul de prelucrare a datelor, precum și mandatul de debitare directă SEPA le stocăm ca dovadă, cu textul, versiunea, momentul, adresa IP și identificatorul browserului.

Scopul este încheierea și executarea contractului, activarea accesului dumneavoastră și facturarea lunară. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO. Pentru ca perioada de probă gratuită să se acorde o singură dată pentru fiecare întreprindere și fiecare instrument, comparăm adresa de e-mail, numărul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA și IBAN-ul cu comenzile anterioare; temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO. Facturile și datele contractuale le păstrăm conform § 147 AO și § 257 HGB; temeiul juridic pentru aceasta este art. 6 alin. 1 lit. c DSGVO.

Dacă plătiți prin debit direct SEPA, depunem debitul direct, cu referința mandatului, titularul contului, IBAN-ul și suma, la banca GKM Global GmbH; banca prelucrează aceste date pentru încasare. Dacă nu confirmați o comandă în termen de 14 zile prin linkul din e-mailul nostru sau dacă după aceea nu configurați al doilea factor în termen de încă 14 zile, ștergem comanda împreună cu datele aferente.

Datele pe care le introduceți chiar dumneavoastră în program, de exemplu clienți, facturi, tranzacții în cont și documente justificative, le prelucrăm în numele întreprinderii dumneavoastră, conform contractului de prelucrare a datelor din anexa 2 la Condițiile generale de contractare.

Extrase de cont și documente justificative

Dacă încărcați în portal extrase de cont ale unui cont de firmă ca fișier în format CAMT, MT940, CSV sau Excel, prelucrăm tranzacțiile în cont cu contrapartea, IBAN-ul, detaliile plății, suma și data, soldurile contului din extrase, documentele justificative încărcate și categoriile dumneavoastră. Nu există o conexiune cu banca dumneavoastră prin care să fie preluate tranzacții. Din documentele justificative în format PDF, serverul nostru citește suma, data, numărul facturii și numele, pentru a le asocia cu tranzacțiile; terții nu sunt implicați. Exporturile în format Excel, CSV sau PDF sunt generate de server doar la cererea dumneavoastră.

Facturi cu Rekana Rechnung

Dacă emiteți facturi în portal, stocăm documentele cu datele clienților dumneavoastră și, la cererea dumneavoastră, le trimitem în numele întreprinderii dumneavoastră: facturile electronice prin Microsoft 365 de la adresa noastră e-rechnung@gkm-buchhaltung.de, așa cum este descris în secțiunea 8, sau prin propria dumneavoastră căsuță de e-mail. Fiecare trimitere este înregistrată în jurnal cu destinatarul, momentul și suma de control a fișierelor.

Acces pentru angajații clienților noștri

Dacă ne ocupăm de salarizarea unei întreprinderi, aceasta poate oferi salariaților săi un acces propriu la portalul clienților. În acest scop prelucrăm, în numele angajatorului, ca persoană împuternicită de operator conform art. 28 DSGVO: numele, adresa de e-mail și, opțional, numărul de marcă pe care le introduce angajatorul, data încetării raportului de muncă, parola doar sub formă de hash, opțional cheia pentru al doilea factor, limba aleasă, precum și autentificările și accesările, cu momentul și adresa IP. Prin acest acces punem la dispoziție fluturașii de salariu ai salariatului și, dacă angajatorul îl asociază, chestionarul său de personal. Anunțăm fluturașii noi prin e-mail, fără atașament și fără date din fluturaș.

Operatorul este angajatorul. Temeiul juridic este executarea raportului de muncă, cu obligația angajatorului de a emite fluturașul de salariu conform § 108 GewO, art. 6 alin. 1 lit. b și c DSGVO. Angajatorul decide pentru fiecare salariat dacă acesta primește fluturașul online sau pe hârtie. Dacă angajatorul blochează accesul sau trece la transmiterea pe hârtie, autentificarea încetează imediat. La un an după încetarea raportului de muncă, accesul încetează: ștergem atunci parola, al doilea factor, codurile de rezervă și sesiunile de autentificare; fluturașii rămân la angajator pentru obligațiile sale de păstrare. Salariații își exercită drepturile prevăzute în secțiunea 14 față de angajatorul lor; solicitările adresate nouă le transmitem acestuia.

Pontajul Rekana Zeit

Dacă ne ocupăm de salarizarea unei întreprinderi, aceasta poate folosi pentru salariații săi pontajul Rekana Zeit. Îl operăm în numele angajatorului, ca persoană împuternicită de operator conform art. 28 DSGVO; operatorul este angajatorul. Stocăm pontajele cu ora, completările cu motivul, verificarea de către angajator, confirmarea lunii, dispozitivul cu care se face pontarea și adresa IP la pontare. Pontajul nu solicită locația. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. c DSGVO, cu obligațiile angajatorului de a înregistra timpul de lucru conform § 3 alin. 2 pct. 1 ArbSchG, § 16 alin. 2 ArbZG și § 17 MiLoG.

Salariatul își asociază telefonul mobil cu un cod primit de la angajator. Pentru aceasta plasăm un cookie necesar din punct de vedere tehnic, care recunoaște acest dispozitiv timp de 90 de zile de la ultima utilizare. Fără conexiune, browserul salvează pontajele pe dispozitiv și le trimite ulterior, de îndată ce există din nou o conexiune. Cookie-ul și spațiul de stocare servesc numai pontajului, pe care salariatul îl accesează el însuși; conform § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG, ele nu necesită consimțământ.

Dacă salariatul activează mementourile pe telefonul mobil, acestea îi sunt livrate de serviciul de notificări al browserului sau al sistemului său de operare, care, în funcție de dispozitiv, aparține Apple, Google, Mozilla sau Microsoft. Serverul nostru transmite acestui serviciu adresa la care dispozitivul poate fi contactat acolo și notificarea criptată; aceasta poate fi citită numai de dispozitiv. În acest context este posibilă o prelucrare în SUA, a se vedea secțiunea 11. Mementourile pot fi dezactivate oricând.

Înregistrările rămân stocate cel puțin doi ani, iar ca parte a documentației salariale până la șase ani, după care sunt șterse. Salariații își exercită drepturile prevăzute în secțiunea 14 față de angajatorul lor; solicitările adresate nouă le transmitem acestuia.

8. Trimiterea facturilor

Întreprinderile care folosesc Rekana Rechnung în portalul clienților își pot trimite facturile electronice prin GKM Buchhaltung, de la adresa e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Operatorul pentru prelucrarea datelor destinatarilor este întreprinderea care emite factura și care este menționată în e-mail. GKM Global GmbH acționează în acest caz ca persoană împuternicită de operator conform art. 28 DSGVO.

Se prelucrează numele, adresa și adresa de e-mail ale destinatarului și ale persoanelor sale de contact, datele facturii și ale atașamentelor acesteia, precum și datele de trimitere: momentul, expeditorul, destinatarul, subiectul, ID-ul mesajului, sumele de control ale fișierelor și răspunsul serverului de e-mail. Scopul este trimiterea facturii și dovada trimiterii.

E-mailurile sunt trimise prin Microsoft 365. Microsoft Ireland Operations Limited este subîmputernicit al GKM Global GmbH; locul prelucrării și garanțiile în cazul unui acces din țări terțe sunt reglementate de contractul de prelucrare a datelor și de secțiunea 11 a acestei politici.

Jurnalul de trimitere și mesajul trimis fac parte din documentul justificativ și sunt stocate împreună cu acesta, cel puțin pe durata obligației sale de păstrare conform § 147 AO și § 14b UStG. Dacă încetează contractul întreprinderii cu GKM Global GmbH, acestea rămân stocate pentru accesul doar pentru citire al întreprinderii, iar apoi sunt șterse: în cazul clienților care au comandat online Rekana Rechnung, la sfârșitul celui de-al zecelea an calendaristic de după încetarea contractului, iar în cazul clienților de contabilitate și salarizare, la expirarea termenului de păstrare a ultimei facturi.

Mesajele trimise la e-rechnung@gkm-buchhaltung.de ajung la GKM Global GmbH; acolo nu sunt citite, nu sunt redirecționate și sunt șterse cel târziu la 45 de zile de la primire. Pentru aceste mesaje, operatorul este chiar GKM Global GmbH; temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f DSGVO, iar interesul legitim este exploatarea unei adrese de trimitere ale cărei mesaje primite nu sunt prelucrate. Pentru întrebări privind factura, vă rugăm să vă adresați întreprinderii care a emis factura.

Drepturile dumneavoastră de acces, la rectificare sau ștergere, la restricționarea prelucrării, de opoziție la prelucrare și la portabilitatea datelor conform art. 15–21 DSGVO le exercitați față de această întreprindere. În plus, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor; pentru GKM Global GmbH este competent Comisarul din Hamburg pentru protecția datelor și libertatea informației.

Pagina gkm-buchhaltung.de/zertifikat cu informații despre semnătura acestor e-mailuri nu plasează cookie-uri și nu măsoară vizitele.

9. Contabilitatea în DATEV

Dacă ținem contabilitatea sau salarizarea pentru întreprinderea dumneavoastră, prelucrăm datele contabile și salariale în numele întreprinderii dumneavoastră, conform art. 28 DSGVO. Operatorul pentru aceste date este întreprinderea dumneavoastră; detaliile sunt reglementate de contractul de prelucrare a datelor pe care îl încheiem cu aceasta. Prelucrarea servește îndeplinirii obligațiilor sale de ținere a contabilității, de înregistrare și de raportare (art. 6 alin. 1 lit. c DSGVO) și executării contractelor sale (art. 6 alin. 1 lit. b DSGVO). Pentru categoriile speciale de date cu caracter personal ale salariaților din salarizare, temeiul juridic este art. 9 alin. 2 lit. b DSGVO coroborat cu obligațiile angajatorului din dreptul muncii, din dreptul fiscal și din dreptul asigurărilor sociale. Unde se ține contabilitatea convenim cu întreprinderea dumneavoastră. Există trei variante:

• În baza de date DATEV a consultantului nostru fiscal partener. Facem înregistrările contabile într-o bază de date pe care un consultant fiscal cu care colaborăm o ține în DATEV sub numărul său de consultant. Acesta ne pune la dispoziție acest mediu ca subîmputernicit; contractul de prelucrare a datelor încheiat cu întreprinderea dumneavoastră îl menționează. Ca titular al bazei de date, are acces tehnic. Conform dreptului profesional, este obligat să păstreze secretul profesional (§ 57 alin. 1 StBerG). Dacă întreprinderea dumneavoastră îl mandatează sau îi acordă o împuternicire de reprezentare în materie fiscală, acesta prelucrează datele din baza de date DATEV pentru sarcinile sale fiscale ca operator independent; pentru contabilitatea ținută de noi, rămâne subîmputernicit. Întreprinderea dumneavoastră poate solicita oricând să ținem contabilitatea prin una dintre celelalte variante.
• În baza de date DATEV a propriului dumneavoastră consultant fiscal. Facem acolo înregistrările contabile printr-un acces pe care ni-l configurează consultantul dumneavoastră fiscal sau îi livrăm contabilitatea în format DATEV. Consultantul dumneavoastră fiscal prelucrează datele pentru sarcinile sale ca operator independent.
• În Lexware Office. Întreprinderea dumneavoastră încheie ea însăși un contract cu furnizorul și ne configurează acolo un acces. Datele se află atunci la furnizorul Lexware Office, care le prelucrează în numele întreprinderii dumneavoastră.

Bazele de date DATEV se află în centrul de date al DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, în Germania. Accesul din țări terțe este posibil doar în mod excepțional, în cazul lucrărilor de întreținere efectuate de alte persoane împuternicite de DATEV, pe baza unor decizii privind caracterul adecvat sau a clauzelor contractuale standard ale UE (art. 45 și 46 DSGVO). DATEV prelucrează datele ca persoană împuternicită a consultantului fiscal sub al cărui număr de consultant este ținută baza de date, deci, în cazul bazei de date a consultantului nostru fiscal partener, în lanț, prin noi și prin acesta, și transmite, de asemenea, declarațiile prevăzute de lege către autoritățile fiscale, instituțiile de asigurări sociale și casa de asigurare pentru accidente de muncă a ramurii. Destinatarii datelor contabile sunt, în funcție de variantă, DATEV eG, consultantul nostru fiscal partener ca subîmputernicit și, în măsura în care întreprinderea dumneavoastră l-a mandatat, ca operator independent, propriul dumneavoastră consultant fiscal ca operator independent sau furnizorul Lexware Office ca persoană împuternicită a întreprinderii dumneavoastră, precum și organismele cărora legea le prevede transmiterea de declarații, iar în plus ceilalți subîmputerniciți pe care contractul de prelucrare a datelor îi menționează pentru acces de la distanță, e-mail, arhivare și aplicații de inteligență artificială. La încetarea contractului, transferăm baza de date întreprinderii dumneavoastră sau unui nou prestator desemnat de aceasta; în rest se aplică secțiunea 12.

10. Destinatari

Acces au doar salariații GKM care prelucrează solicitarea dumneavoastră, precum și furnizorii noștri de servicii de găzduire, e-mail și IT, ca persoane împuternicite de operator. Dacă alegeți un consultant fiscal cu care colaborăm, îi transmitem, cu acordul dumneavoastră, datele de contact și informațiile despre mandat. Acesta le prelucrează apoi pe propria răspundere. Cine primește datele contabile este precizat în secțiunea 9. Autoritățile primesc date doar dacă legea o cere.

11. Transferul în țări terțe

Site-ul în sine nu transferă date în state din afara UE și a SEE. Microsoft prelucrează e-mailurile noastre, în principiu, în UE. Un acces din partea societății-mamă Microsoft Corporation din SUA nu este exclus. Acesta se bazează pe decizia privind caracterul adecvat pentru Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, în temeiul căruia Microsoft este certificat (art. 45 DSGVO), și, în completare, pe clauze contractuale standard (art. 46 DSGVO). Dacă un salariat activează mementourile în pontajul Rekana Zeit, serverul nostru transmite notificarea criptată serviciului de notificări al browserului său, la Apple, Google, Mozilla sau Microsoft; în acest context este posibilă o prelucrare în SUA. Pentru DATEV se aplică excepția pentru lucrări de întreținere descrisă în secțiunea 9. În rest, pentru datele contabile se aplică regulile privind transferul în țări terțe din contractul de prelucrare a datelor.

12. Durata stocării

Fișierele jurnal ale serverului: 14 zile. Datele de autentificare pentru portalul clienților: până la încetarea accesului. Jurnalul autentificărilor, al semnăturilor și al accesărilor de documente îl păstrăm ca dovadă pe durata contractului și a termenelor legale de păstrare. Solicitările care nu duc la încheierea unui contract cu noi le anonimizăm la șase luni după ultima prelucrare, chiar dacă v-am pus în legătură cu un consultant fiscal: numele, firma, localitatea, datele de contact, datele din formular, notițele noastre despre acestea și adresa IP a consimțământului dumneavoastră se șterg. Pentru evaluarea noastră rămân doar tipul, sursa, domeniul de activitate, forma juridică și stadiul prelucrării solicitării, fără legătură cu persoana dumneavoastră. E-mailurile referitoare la aceste solicitări le ștergem din căsuța noastră de e-mail în același moment. Dacă se încheie un contract, se aplică termenele legale de păstrare: șase ani pentru corespondența comercială, opt ani pentru documentele justificative contabile, zece ani pentru registrele contabile și situațiile financiare. Tranzacțiile în cont și documentele justificative încărcate în portal rămân stocate pe durata contractului; după aceea le predăm sau le ștergem conform contractului de prelucrare a datelor. În cazul clienților care au comandat online Rekana Rechnung, datele din program rămân stocate după încetarea contractului, în accesul doar pentru citire, până la sfârșitul celui de-al zecelea an calendaristic de după încetarea contractului, iar apoi sunt șterse; la cerere, le ștergem mai devreme. În cazul clienților de contabilitate și salarizare, documentele emise în Rekana Rechnung, împreună cu jurnalul de trimitere și mesajul trimis, rămân stocate pentru accesul doar pentru citire până la expirarea termenului de păstrare a ultimei facturi, iar apoi sunt șterse. Din copiile de siguranță, datele șterse dispar cel târziu după 30 de zile. Mesajele trimise la e-rechnung@gkm-buchhaltung.de le ștergem cel târziu la 45 de zile de la primire, a se vedea secțiunea 8.

13. Securitatea datelor

Conexiunea la site este criptată cu TLS, lucru vizibil după „https://” din adresă. Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor dumneavoastră.

14. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, la rectificare, la ștergere, la restricționarea prelucrării și la portabilitatea datelor (art. 15–20 DSGVO). Dacă prelucrăm date pe baza unor interese legitime, vă puteți opune din motive legate de situația dumneavoastră particulară (art. 21 DSGVO). Puteți retrage oricând un consimțământ, cu efect pentru viitor. Este suficient un mesaj la info@gkm-buchhaltung.de.

Puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor; pentru noi este competent Comisarul din Hamburg pentru protecția datelor și libertatea informației.

15. Decizii automatizate

Nu luăm decizii exclusiv automatizate și nu creăm profiluri.