Polityka prywatności

1. Administrator danych

GKM Global GmbH, dział GKM Buchhaltung
Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg
Telefon +49 40 2989 6395, e-mail info@gkm-buchhaltung.de
Spółkę reprezentuje członek zarządu Gagik Kreuz.

2. Informacje ogólne

Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prowadzenia tej strony internetowej, obsługi Państwa zapytań, podjęcia działań przed zawarciem umowy, wykonania umów lub realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów. Nie sprzedajemy danych.

3. Hosting i pliki dziennika serwera

Strona internetowa i portal klienta działają na wydzielonym serwerze IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, w centrum danych w Hiszpanii, czyli na terenie UE. Przy otwieraniu strony Państwa przeglądarka przesyła dane niezbędne ze względów technicznych: adres IP, datę i godzinę, adres otwieranej strony, ilość przesłanych danych, kod statusu, stronę odsyłającą oraz przeglądarkę i system operacyjny.

Celem jest bezpieczne i stabilne działanie strony internetowej. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO. Dane z dziennika serwera są usuwane po 14 dniach, chyba że konieczne jest wyjaśnienie incydentu bezpieczeństwa. Dostawca przetwarza dane jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 DSGVO.

4. Pliki cookie, analityka i usługi zewnętrzne

Ta strona internetowa nie zapisuje plików cookie i nie korzysta z usług analitycznych ani reklamowych. O zgodę zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG prosimy tylko w jednej sprawie: aby przeglądarka mogła zapamiętać źródło Państwa wizyty, zob. rozdział 6. W portalu klienta i w rejestracji czasu pracy Rekana Zeit stosujemy wyłącznie niezbędne technicznie pliki cookie na potrzeby logowania, wyboru języka i skonfigurowanego telefonu, zob. rozdział 7. Czcionki udostępniamy z własnego serwera. Dlatego podczas wizyty nie są nawiązywane połączenia z Google ani z innymi zewnętrznymi dostawcami. Jeśli to się zmieni, wcześniej dostosujemy niniejszą politykę i w razie potrzeby uzyskamy Państwa zgodę.

5. Kontakt przez e-mail lub telefon

Jeśli Państwo do nas dzwonią lub piszą, przetwarzamy podane dane, aby odpowiedzieć na zapytanie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO, jeśli sprawa dotyczy umowy z Państwem, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO. Zwykłe wiadomości e-mail nie są szyfrowane metodą end-to-end. Poufne dokumenty prosimy przesyłać przez portal klienta lub w sposób z nami uzgodniony.

6. Formularz prośby o oddzwonienie oraz zapytania „Zostań klientem” i „Znajdź doradcę podatkowego”

W formularzu prośby o oddzwonienie na stronie kontaktowej przetwarzamy imię i nazwisko, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail, preferowany przedział czasowy, język rozmowy, temat oraz Państwa wiadomość. W zapytaniu „Zostań klientem” przetwarzamy imię i nazwisko, nazwę firmy, miejscowość, adres e-mail i opcjonalnie numer telefonu, a ponadto formę prawną, branżę, wybrane usługi, przybliżoną liczbę księgowań i pracowników, wybór doradcy podatkowego oraz planowany termin rozpoczęcia. Pola wymagane są oznaczone.

Dane trafiają do nas e-mailem i służą udzieleniu odpowiedzi oraz przygotowaniu oferty. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO, a w przypadku danych podawanych w imieniu przedsiębiorstwa art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO. Do obsługi poczty e-mail korzystamy z usługi Microsoft 365 firmy Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia, jako podmiotu przetwarzającego zgodnie z art. 28 DSGVO.

Zapytanie „Znajdź doradcę podatkowego”

Jeśli szukają Państwo doradcy podatkowego z naszą pomocą, przetwarzamy dodatkowo dane dotyczące Państwa przedsiębiorstwa, sytuacji i potrzeb: formę prawną, branżę, miejscowość, liczbę pracowników i przychód w przedziałach, dotychczasowego doradcę podatkowego i powody zmiany, oczekiwane usługi, zaległości księgowe, pilność i terminy, sposób pracy, język, używane systemy oraz Państwa dane kontaktowe. Celem jest rozmowa wstępna, czyli ustalenie potrzeb bez doradztwa podatkowego, oraz zaproponowanie doradcy podatkowego, z którym współpracujemy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO.

Proponowanemu doradcy podatkowemu przekazujemy tylko te dane, których potrzebuje do przygotowania oferty, i tylko po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a DSGVO. W tym celu zapisujemy treść, wersję i moment udzielenia zgody. Mogą Państwo wycofać ją w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość, wysyłając wiadomość e-mail na adres info@gkm-buchhaltung.de. Następnie doradca podatkowy przetwarza dane jako odrębny administrator danych.

Przechowywanie zapytań i ich źródła

Zapytania ze wszystkich formularzy zapisujemy dodatkowo w naszym portalu klienta, aby je obsługiwać i analizować. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w uporządkowanej obsłudze zapytań i w analizie naszych działań reklamowych. Tylko jeśli wyrażą Państwo zgodę w komunikacie na dole strony, przeglądarka zapamiętuje w pamięci sesji na czas trwania wizyty, przez jaką stronę lub kampanię trafili Państwo do nas, bez użycia pliku cookie; wraz z zapytaniem zapisujemy również tę informację. Podstawą prawną jest w tym przypadku Państwa zgoda na podstawie § 25 ust. 1 TDDDG i art. 6 ust. 1 lit. a DSGVO. Samą Państwa decyzję przeglądarka przechowuje przez sześć miesięcy, po czym pytamy ponownie. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać za pomocą opcji „Zmień zgodę” na dole strony; bez zgody strona internetowa działa tak samo. Jak długo przechowujemy zapytania, opisano w rozdziale 12. Po wysłaniu formularza otrzymają Państwo potwierdzenie e-mailem, a w przypadku prośby o oddzwonienie tylko wtedy, gdy podadzą Państwo adres e-mail.

Gdy wypełniają Państwo formularz „Zostań klientem” lub „Znajdź doradcę podatkowego”, przeglądarka zapisuje stan wypełniania w pamięci sesji, tylko dla tej karty. Dzięki temu nic nie ginie po cofnięciu się lub ponownym załadowaniu strony. Zapisany stan pozostaje na Państwa urządzeniu i nie jest do nas przesyłany; Państwa dane otrzymujemy dopiero po wysłaniu formularza. Następnie formularz usuwa zapisany stan, a w przeciwnym razie wygasa on wraz z zamknięciem karty. Nie jest do tego potrzebna zgoda, ponieważ zapis służy wyłącznie wypełnianiu formularza, które Państwo sami rozpoczęli (§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG).

7. Portal klienta

W portalu klienta przetwarzamy dane potrzebne do zapewnienia dostępu i do współpracy: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło wyłącznie jako wartość skrótu, klucz do drugiego składnika, gdy tylko zostanie on skonfigurowany, przesłane i udostępnione dokumenty oraz podpisy elektroniczne wraz z czasem złożenia, adresem IP i sumą kontrolną dokumentu. Każdy przesłany plik nasz serwer sprawdza przed zapisaniem pod kątem złośliwego oprogramowania; podmioty trzecie nie biorą w tym udziału.

Do logowania używamy niezbędnego technicznie sesyjnego pliku cookie. Wygasa on z chwilą wylogowania, najpóźniej po dwunastu godzinach. Jeśli przy logowaniu wybiorą Państwo opcję „Zaufaj temu urządzeniu przez 30 dni”, kolejny plik cookie zapamiętuje to urządzenie na ten czas, aby wystarczało na nim samo hasło; zaufanie to mogą Państwo w każdej chwili cofnąć w portalu. Jeśli przed zalogowaniem wybiorą Państwo język, plik cookie zapisuje tylko ten wybór na rok. Wszystkie trzy pliki cookie ustawiamy wyłącznie na Państwa żądanie i nie wymagają one zgody (§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG). Logowania, podpisy i pobrania dokumentów zapisujemy w dzienniku zdarzeń jako dowód i w celu ochrony przed nadużyciami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO, a w przypadku dziennika zdarzeń art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO. Szczegóły zawierają informacje o ochronie danych dla klientów, które otrzymują Państwo w portalu.

Zamówienie programu Rekana Rechnung

Jeśli zamawiają Państwo program Rekana Rechnung online, przetwarzamy dane podane w zamówieniu: nazwę firmy, formę prawną, imię i nazwisko osoby składającej zamówienie, adres, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, numer podatkowy lub numer identyfikacyjny VAT, w przypadku nowej firmy bez numeru datę zgłoszenia działalności gospodarczej lub zgłoszenia w urzędzie skarbowym, wybrany szablon faktury, język strony i język Państwa faktur, a przy płatności w formie polecenia zapłaty SEPA posiadacza rachunku, IBAN i opcjonalnie BIC. Państwa potwierdzenie statusu przedsiębiorcy, Państwa akceptację Ogólnych warunków umów i umowy powierzenia przetwarzania danych oraz mandat polecenia zapłaty SEPA zapisujemy jako dowód wraz z treścią, wersją, czasem, adresem IP i identyfikatorem przeglądarki.

Celem jest zawarcie i wykonanie umowy, aktywacja Państwa dostępu oraz comiesięczne rozliczenie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO. Aby bezpłatny okres próbny przysługiwał tylko raz na przedsiębiorstwo i narzędzie, porównujemy adres e-mail, numer podatkowy lub numer identyfikacyjny VAT oraz IBAN z wcześniejszymi zamówieniami; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO. Faktury i dane umowy przechowujemy zgodnie z § 147 AO i § 257 HGB; podstawą prawną jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. c DSGVO.

Jeśli płacą Państwo w formie polecenia zapłaty SEPA, przekazujemy polecenie zapłaty wraz z numerem referencyjnym mandatu, posiadaczem rachunku, IBAN i kwotą do banku GKM Global GmbH; bank przetwarza te dane w celu pobrania kwoty. Jeśli nie potwierdzą Państwo zamówienia w ciągu 14 dni za pomocą linku w naszej wiadomości e-mail albo jeśli następnie nie skonfigurują Państwo drugiego składnika w ciągu kolejnych 14 dni, usuwamy zamówienie wraz z jego danymi.

Dane, które Państwo sami wprowadzają do programu, np. klientów, faktury, transakcje na rachunku i dokumenty, przetwarzamy na zlecenie Państwa przedsiębiorstwa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiącej załącznik nr 2 do Ogólnych warunków umów.

Wyciągi bankowe i dokumenty

Jeśli przesyłają Państwo w portalu wyciągi z rachunku firmowego jako plik w formacie CAMT, MT940, CSV lub Excel, przetwarzamy transakcje na rachunku wraz z kontrahentem, IBAN, tytułem przelewu, kwotą i datą, salda rachunku z wyciągów, przesłane dokumenty oraz Państwa kategorie. Nie istnieje połączenie z Państwa bankiem, przez które pobierane byłyby transakcje. Z dokumentów w formacie PDF nasz serwer odczytuje kwotę, datę, numer faktury i nazwy, aby przypisać je do transakcji; osoby trzecie nie uczestniczą w tym procesie. Eksporty w formacie Excel, CSV lub PDF serwer tworzy wyłącznie na Państwa żądanie.

Faktury w programie Rekana Rechnung

Jeśli wystawiają Państwo faktury w portalu, zapisujemy dokumenty wraz z danymi Państwa klientów i na Państwa życzenie wysyłamy je na zlecenie Państwa przedsiębiorstwa: e-faktury przez Microsoft 365 z naszego adresu e-rechnung@gkm-buchhaltung.de, jak opisano w rozdziale 8, lub z Państwa własnej skrzynki pocztowej. Każda wysyłka jest zapisywana w dzienniku zdarzeń wraz z odbiorcą, czasem i sumą kontrolną plików.

Dostęp dla pracowników naszych klientów

Jeśli prowadzimy rozliczanie płac przedsiębiorstwa, może ono dać swoim pracownikom własny dostęp do portalu klienta. W tym celu przetwarzamy na zlecenie pracodawcy jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 DSGVO: imię i nazwisko, adres e-mail i opcjonalnie numer ewidencyjny wpisany przez pracodawcę, datę zakończenia zatrudnienia, hasło wyłącznie jako wartość skrótu, opcjonalnie klucz do drugiego składnika, wybrany język oraz logowania i pobrania wraz z czasem i adresem IP. W ramach dostępu udostępniamy paski płacowe pracownika oraz, jeśli pracodawca go powiąże, jego kwestionariusz osobowy. O nowych paskach płacowych informujemy e-mailem, bez załącznika i bez danych z paska płacowego.

Administratorem danych jest pracodawca. Podstawą prawną jest wykonywanie stosunku pracy, w tym obowiązek pracodawcy przekazania rozliczenia wynagrodzenia zgodnie z § 108 GewO, art. 6 ust. 1 lit. b i c DSGVO. Pracodawca decyduje osobno dla każdego pracownika, czy otrzymuje on pasek płacowy online, czy w formie papierowej. Jeśli pracodawca zablokuje dostęp lub przełączy doręczenie na formę papierową, sesja natychmiast się kończy. Rok po zakończeniu zatrudnienia dostęp wygasa: usuwamy wtedy hasło, drugi składnik, kody zapasowe i zapisane logowania; paski płacowe pozostają u pracodawcy na potrzeby jego obowiązków przechowywania. Swoje prawa wynikające z rozdziału 14 pracownicy realizują wobec pracodawcy; zapytania skierowane do nas przekazujemy pracodawcy.

Rejestracja czasu pracy Rekana Zeit

Jeśli rozliczamy płace przedsiębiorstwa, może ono korzystać dla swoich pracowników z rejestracji czasu pracy Rekana Zeit. Prowadzimy ją na zlecenie pracodawcy jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 DSGVO; administratorem danych jest pracodawca. Przechowujemy wpisy z godziną, wnioski o korektę z powodem, ich rozpatrzenie przez pracodawcę, potwierdzenie miesiąca, urządzenie, którym rejestrowany jest czas, oraz adres IP przy rejestracji. Rejestracja czasu pracy nie pobiera danych o lokalizacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c DSGVO w związku z obowiązkami pracodawcy w zakresie rejestrowania czasu pracy zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 1 ArbSchG, § 16 ust. 2 ArbZG i § 17 MiLoG.

Pracownik konfiguruje telefon za pomocą kodu od pracodawcy. W tym celu stosujemy niezbędny technicznie plik cookie, który rozpoznaje to urządzenie, przez 90 dni od ostatniego użycia. Bez połączenia z siecią przeglądarka zapisuje wpisy na urządzeniu i wysyła je, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone. Plik cookie i pamięć służą wyłącznie rejestracji czasu pracy, którą pracownik sam otwiera; zgodnie z § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG nie wymagają one zgody.

Jeśli pracownik włączy przypomnienia na telefonie, dostarcza je usługa powiadomień jego przeglądarki lub systemu operacyjnego, prowadzona w zależności od urządzenia przez firmę Apple, Google, Mozilla lub Microsoft. Nasz serwer przekazuje tej usłudze adres, pod którym urządzenie jest w niej osiągalne, oraz zaszyfrowane powiadomienie; odczytać może je tylko urządzenie. Możliwe jest przy tym przetwarzanie w USA, zob. rozdział 11. Przypomnienia można w każdej chwili wyłączyć.

Zapisy są przechowywane przez co najmniej dwa lata, a jako część dokumentacji płacowej do sześciu lat, po czym są usuwane. Swoje prawa wynikające z rozdziału 14 pracownicy realizują wobec pracodawcy; zapytania skierowane do nas przekazujemy pracodawcy.

8. Wysyłka faktur

Przedsiębiorstwa korzystające z programu Rekana Rechnung w portalu klienta mogą wysyłać swoje e-faktury przez GKM Buchhaltung z adresu e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Administratorem w zakresie przetwarzania danych odbiorców jest przedsiębiorstwo, które wystawia fakturę i jest wskazane w wiadomości e-mail. GKM Global GmbH działa przy tym jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 DSGVO.

Przetwarzane są: nazwa lub imię i nazwisko, adres i adres e-mail odbiorcy oraz jego osób kontaktowych, dane faktury i jej załączników, a także dane wysyłki: czas, nadawca, odbiorca, temat, identyfikator wiadomości, sumy kontrolne plików i odpowiedź serwera pocztowego. Celem jest wysłanie faktury i udokumentowanie wysyłki.

Wiadomości e-mail są wysyłane przez Microsoft 365. Microsoft Ireland Operations Limited jest dalszym podmiotem przetwarzającym dla GKM Global GmbH; miejsce przetwarzania i zabezpieczenia w przypadku dostępu z państw trzecich określają umowa powierzenia przetwarzania danych oraz rozdział 11 niniejszej polityki.

Dziennik wysyłki i wysłana wiadomość stanowią część dokumentu i są przechowywane razem z nim, co najmniej przez okres obowiązku jego przechowywania zgodnie z § 147 AO i § 14b UStG. Jeśli umowa przedsiębiorstwa z GKM Global GmbH wygaśnie, pozostają one zapisane na potrzeby dostępu przedsiębiorstwa tylko do odczytu, a następnie są usuwane: w przypadku klientów, którzy zamówili program Rekana Rechnung online, z końcem dziesiątego roku kalendarzowego po zakończeniu umowy, a w przypadku klientów naszego biura rachunkowego z upływem okresu przechowywania ostatniej faktury.

Wiadomości wysłane na adres e-rechnung@gkm-buchhaltung.de trafiają do GKM Global GmbH; nie są tam czytane ani przekazywane dalej i są usuwane najpóźniej 45 dni po ich otrzymaniu. W przypadku tych wiadomości administratorem danych jest sama GKM Global GmbH; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO, a prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie adresu służącego do wysyłki, którego poczta przychodząca nie jest obsługiwana. Z pytaniami dotyczącymi faktury prosimy zwracać się do przedsiębiorstwa, które ją wystawiło.

Swoje prawa do dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych zgodnie z art. 15–21 DSGVO realizują Państwo wobec tego przedsiębiorstwa. Ponadto mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych; właściwym organem dla GKM Global GmbH jest Hamburski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji.

Strona gkm-buchhaltung.de/zertifikat z informacjami o podpisie cyfrowym tych wiadomości e-mail nie używa plików cookie i nie mierzy odwiedzin.

9. Księgowość w systemie DATEV

Jeśli prowadzimy księgowość lub rozliczanie płac Państwa przedsiębiorstwa, przetwarzamy dane księgowe i płacowe na zlecenie Państwa przedsiębiorstwa zgodnie z art. 28 DSGVO. Administratorem tych danych jest Państwa przedsiębiorstwo; szczegóły określa umowa powierzenia przetwarzania danych, którą z nim zawieramy. Przetwarzanie służy wypełnieniu jego obowiązków księgowych, ewidencyjnych i zgłoszeniowych (art. 6 ust. 1 lit. c DSGVO) oraz wykonaniu jego umów (art. 6 ust. 1 lit. b DSGVO). W przypadku szczególnych kategorii danych osobowych pracowników w rozliczeniu płac podstawą prawną jest art. 9 ust. 2 lit. b DSGVO w związku z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z prawa pracy, prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych. Miejsce prowadzenia księgowości uzgadniamy z Państwa przedsiębiorstwem. Istnieją trzy warianty:

• W bazie danych DATEV naszego partnerskiego doradcy podatkowego. Księgujemy w bazie danych, którą doradca podatkowy, z którym współpracujemy, prowadzi w systemie DATEV pod swoim numerem doradcy. Udostępnia nam to środowisko jako dalszy podmiot przetwarzający; jest wymieniony w umowie powierzenia przetwarzania danych zawartej z Państwa przedsiębiorstwem. Jako posiadacz bazy danych ma do niej dostęp techniczny. Na mocy prawa zawodowego jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej (§ 57 ust. 1 StBerG). Jeśli Państwa przedsiębiorstwo udzieli mu zlecenia lub pełnomocnictwa do reprezentowania w sprawach podatkowych, przetwarza on dane w bazie danych DATEV na potrzeby swoich zadań podatkowych jako odrębny administrator danych; w zakresie prowadzonej przez nas księgowości pozostaje dalszym podmiotem przetwarzającym. Państwa przedsiębiorstwo może w każdej chwili zażądać, abyśmy prowadzili księgowość w jednym z pozostałych wariantów.
• W bazie danych DATEV Państwa własnego doradcy podatkowego. Księgujemy tam, korzystając z dostępu, który konfiguruje dla nas Państwa doradca podatkowy, lub przekazujemy mu księgowość w formacie DATEV. Państwa doradca podatkowy przetwarza dane na potrzeby swoich zadań jako odrębny administrator danych.
• W programie Lexware Office. Państwa przedsiębiorstwo samo zawiera umowę z dostawcą i konfiguruje tam dla nas dostęp. Dane są wtedy przechowywane u dostawcy Lexware Office, który przetwarza je na zlecenie Państwa przedsiębiorstwa.

Bazy danych DATEV znajdują się w centrum danych DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, w Niemczech. Dostęp z państw trzecich jest możliwy tylko wyjątkowo, w ramach prac serwisowych wykonywanych przez kolejne podmioty przetwarzające działające na zlecenie DATEV, na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych UE (art. 45, 46 DSGVO). DATEV przetwarza dane jako podmiot przetwarzający działający na zlecenie doradcy podatkowego, pod którego numerem doradcy prowadzona jest baza danych, a więc w przypadku bazy danych naszego partnerskiego doradcy podatkowego w łańcuchu przez nas i przez niego, a ponadto przekazuje ustawowe zgłoszenia do organów podatkowych, instytucji ubezpieczenia społecznego i branżowej kasy ubezpieczenia wypadkowego. Odbiorcami danych księgowych są, w zależności od wariantu, DATEV eG, nasz partnerski doradca podatkowy jako dalszy podmiot przetwarzający oraz, o ile Państwa przedsiębiorstwo udzieliło mu zlecenia, jako odrębny administrator danych, Państwa własny doradca podatkowy jako odrębny administrator danych lub dostawca Lexware Office jako podmiot przetwarzający działający na zlecenie Państwa przedsiębiorstwa, a także podmioty, którym prawo nakazuje przekazywać zgłoszenia, ponadto dalsze podmioty przetwarzające wymienione w umowie powierzenia przetwarzania danych w zakresie zdalnego dostępu, poczty e-mail, przechowywania plików i zastosowań sztucznej inteligencji. Po zakończeniu umowy przekazujemy bazę danych Państwa przedsiębiorstwu lub wskazanemu przez nie nowemu usługodawcy; w pozostałym zakresie obowiązuje rozdział 12.

10. Odbiorcy

Dostęp mają wyłącznie pracownicy GKM, którzy obsługują Państwa zapytanie, oraz nasi usługodawcy w zakresie hostingu, poczty e-mail i IT jako podmioty przetwarzające. Jeśli wybiorą Państwo doradcę podatkowego, z którym współpracujemy, za Państwa zgodą przekazujemy mu Państwa dane kontaktowe i informacje o zleceniu. Przetwarza je on następnie na własną odpowiedzialność. Kto otrzymuje dane księgowe, opisano w rozdziale 9. Organy publiczne otrzymują dane tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

11. Przekazywanie danych do państw trzecich

Sama strona internetowa nie przekazuje danych do państw spoza UE i EOG. Microsoft co do zasady przetwarza nasze wiadomości e-mail w UE. Nie można wykluczyć dostępu ze strony spółki dominującej Microsoft Corporation w USA. Opiera się on na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dotyczącej EU-US Data Privacy Framework, w ramach którego Microsoft jest certyfikowany (art. 45 DSGVO), a uzupełniająco na standardowych klauzulach umownych (art. 46 DSGVO). Jeśli pracownik włączy przypomnienia w rejestracji czasu pracy Rekana Zeit, nasz serwer przekazuje zaszyfrowane powiadomienie usłudze powiadomień jego przeglądarki w firmie Apple, Google, Mozilla lub Microsoft; możliwe jest przy tym przetwarzanie w USA. W przypadku DATEV obowiązuje wyjątek dotyczący prac serwisowych opisany w rozdziale 9. W pozostałym zakresie do danych księgowych stosuje się zasady przekazywania danych do państw trzecich zawarte w umowie powierzenia przetwarzania danych.

12. Okres przechowywania

Pliki dziennika serwera: 14 dni. Dane logowania do portalu klienta: do wygaśnięcia dostępu. Rejestr logowań, podpisów i pobrań dokumentów przechowujemy w celach dowodowych przez czas trwania umowy i ustawowych okresów przechowywania. Zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia z nami umowy, anonimizujemy sześć miesięcy po ostatniej czynności związanej z ich obsługą, także wtedy, gdy skontaktowaliśmy Państwa z doradcą podatkowym: imię i nazwisko, nazwa firmy, miejscowość, dane kontaktowe, dane z formularza, nasze notatki na ten temat oraz adres IP zapisany przy udzieleniu zgody są usuwane. Na potrzeby naszych analiz pozostają wyłącznie rodzaj, źródło, branża, forma prawna i status obsługi zapytania, bez związku z Państwa osobą. Wiadomości e-mail dotyczące tych zapytań usuwamy z naszej skrzynki pocztowej w tym samym terminie. Jeśli dojdzie do zawarcia umowy, obowiązują ustawowe okresy przechowywania: sześć lat dla korespondencji handlowej, osiem lat dla dokumentów księgowych, dziesięć lat dla ksiąg i sprawozdań finansowych. Transakcje na rachunku i przesłane dokumenty w portalu są przechowywane przez czas trwania umowy; następnie wydajemy je lub usuwamy zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych. W przypadku klientów, którzy zamówili program Rekana Rechnung online, dane z programu pozostają po zakończeniu umowy zapisane w dostępie tylko do odczytu do końca dziesiątego roku kalendarzowego po zakończeniu umowy, a następnie są usuwane; na żądanie usuwamy je wcześniej. W przypadku klientów naszego biura rachunkowego dokumenty wystawione w programie Rekana Rechnung wraz z dziennikiem wysyłki i wysłaną wiadomością pozostają zapisane na potrzeby dostępu tylko do odczytu, aż do upływu okresu przechowywania ostatniej faktury, a następnie są usuwane. Z kopii zapasowych usunięte dane znikają najpóźniej po 30 dniach. Wiadomości wysłane na adres e-rechnung@gkm-buchhaltung.de usuwamy najpóźniej 45 dni po ich otrzymaniu, zob. rozdział 8.

13. Bezpieczeństwo danych

Połączenie ze stroną internetową jest szyfrowane protokołem TLS, co można rozpoznać po „https://” w adresie. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych.

14. Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych (art. 15–20 DSGVO). Jeśli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, mogą Państwo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją (art. 21 DSGVO). Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Wystarczy wiadomość na adres info@gkm-buchhaltung.de.

Mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych; właściwym dla nas organem jest Hamburski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie tworzymy profili.