Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu

GKM Global GmbH, iş birimi GKM Buchhaltung
Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg
Telefon +49 40 2989 6395, e-posta info@gkm-buchhaltung.de
Genel müdür Gagik Kreuz tarafından temsil edilir.

2. Genel

Kişisel verileri yalnızca bu web sitesinin işletilmesi, taleplerinizin işlenmesi, sözleşme öncesi önlemler, sözleşmelerin ifası veya meşru menfaatlerimiz için gerekli olduğu ölçüde işleriz. Veri satmayız.

3. Barındırma ve sunucu günlük dosyaları

Web sitesi ve müşteri paneli, IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur tarafından bize ayrılmış bir sunucuda, İspanya’daki, yani AB içindeki bir veri merkezinde çalışır. Sayfa açıldığında tarayıcınız teknik olarak gerekli verileri iletir: IP adresi, tarih ve saat, açılan adres, aktarılan veri miktarı, durum kodu, yönlendiren sayfa ile tarayıcı ve işletim sistemi.

Amaç, web sitesinin güvenli ve istikrarlı şekilde işletilmesidir. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür. Sunucu günlüğündeki veriler 14 gün sonra silinir; bir güvenlik olayının aydınlatılması gereken durumlar bunun dışındadır. Sağlayıcı verileri Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleyen olarak işler.

4. Çerezler, analiz ve harici hizmetler

Bu web sitesi çerez kullanmaz ve analiz veya reklam hizmetlerinden yararlanmaz. § 25 Abs. 1 TDDDG uyarınca yalnızca tek bir konu için rızanızı isteriz: tarayıcınızın ziyaretinizin kaynağını hatırlayabilmesi için, bkz. 6. bölüm. Müşteri panelinde ve Rekana Zeit zaman takibinde yalnızca giriş, dil seçimi ve eşleştirilen telefon için teknik olarak gerekli çerezler kullanırız, bkz. 7. bölüm. Yazı tiplerini kendi sunucumuzdan sunarız. Bu nedenle ziyaret sırasında Google’a veya başka üçüncü taraf sağlayıcılara bağlantı kurulmaz. Bu durum değişirse bu politikayı önceden güncelleriz ve gerektiğinde rızanızı alırız.

5. E-posta veya telefonla iletişim

Bizi aradığınızda veya bize yazdığınızda, talebinizi yanıtlamak için bilgilerinizi işleriz. Hukuki dayanak, sizinle bir sözleşme söz konusuysa Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, aksi halde Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür. Normal e-postalar uçtan uca şifreli değildir. Gizli belgeleri lütfen müşteri paneli üzerinden veya kararlaştırdığımız başka bir yolla gönderin.

6. Geri arama formu ile “Müşterimiz olun” ve “Vergi danışmanı bul” talepleri

İletişim sayfasındaki geri arama formunda adınızı, telefon numaranızı, isterseniz e-posta adresinizi, tercih ettiğiniz zaman aralığını, görüşme dilini, konuyu ve mesajınızı işleriz. “Müşterimiz olun” talebinde adınızı, şirket adını, şehri, e-posta adresinizi ve isterseniz telefon numaranızı, ayrıca hukuki yapıyı, sektörü, istenen hizmetleri, muhasebe kayıtlarının ve çalışanların yaklaşık sayısını, vergi danışmanı tercihinizi ve istenen başlangıç tarihini işleriz. Zorunlu alanlar işaretlenmiştir.

Bilgiler bize e-postayla ulaşır ve yanıt vermek ile teklif hazırlamak için kullanılır. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bir işletme adına verilen bilgiler için Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür. E-postalar için Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, İrlanda tarafından sunulan Microsoft 365’i Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleyen olarak kullanırız.

“Vergi danışmanı bul” talebi

Bir vergi danışmanı bulmak için bize başvurursanız, işletmeniz, durumunuz ve ihtiyacınız hakkında ek bilgiler de işleriz: hukuki yapı, sektör, şehir, aralık olarak belirtilen çalışan sayısı ve ciro, önceki vergi danışmanı ve değişiklik nedenleri, istenen hizmetler, birikmiş muhasebe, aciliyet ve süreler, çalışma şekli, dil, kullanılan sistemler ile iletişim bilgileriniz. Amaç, vergi danışmanlığı içermeyen bir ihtiyaç tespiti olan ön görüşme ve birlikte çalıştığımız bir vergi danışmanının önerilmesidir. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO hükmüdür.

Önerilen vergi danışmanına yalnızca teklif için ihtiyaç duyduğu bilgileri ve yalnızca Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO uyarınca açıkça verdiğiniz rızayla iletiriz. Bunun için rızanın metnini, sürümünü ve zamanını kaydederiz. Rızanızı istediğiniz zaman ileriye dönük olarak info@gkm-buchhaltung.de adresine e-posta göndererek geri alabilirsiniz. Vergi danışmanı verileri bundan sonra bağımsız veri sorumlusu olarak işler.

Taleplerin ve kaynağın saklanması

Tüm formlardan gelen talepleri, işlemek ve değerlendirmek için ayrıca müşteri panelimizde saklarız. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür; meşru menfaatimiz taleplerin düzenli işlenmesi ve reklamlarımızın değerlendirilmesidir. Yalnızca sayfanın altındaki bildirimde onay verirseniz, tarayıcınız ziyaretiniz süresince oturum depolama alanında, bize hangi sayfa veya kampanya üzerinden geldiğinizi çerez kullanmadan hatırlar; bir talep gönderdiğinizde bu bilgiyi talebinizle birlikte saklarız. Bunun hukuki dayanağı, § 25 Abs. 1 TDDDG ve Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO uyarınca verdiğiniz rızadır. Kararınızın kendisini tarayıcı altı ay saklar, ardından size tekrar sorarız. Rızanızı istediğiniz zaman sayfanın altındaki “Rıza ayarlarını değiştir” ile geri alabilirsiniz; rıza olmadan da web sitesi aynı şekilde çalışır. Talepleri ne kadar süre sakladığımız 12. bölümde yer alır. Gönderdikten sonra e-postayla bir onay alırsınız; geri arama talebinde ise bu onayı yalnızca bir e-posta adresi verdiyseniz alırsınız.

“Müşterimiz olun” veya “Vergi danışmanı bul” formunu doldurduğunuzda tarayıcınız ara durumu yalnızca bu sekme için oturum depolama alanında saklar. Böylece geri gittiğinizde veya sayfayı yeniden yüklediğinizde hiçbir şey kaybolmaz. Ara durum cihazınızda kalır ve bize iletilmez; bilgilerinizi ancak formu gönderdiğinizde alırız. Ardından form ara durumu siler, aksi halde ara durum sekmeyi kapattığınızda sona erer. Bunun için rıza gerekmez, çünkü depolama yalnızca sizin başlattığınız form doldurma işlemine hizmet eder (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Müşteri paneli

Müşteri panelinde erişim ve iş birliği için ihtiyaç duyduğumuz verileri işleriz: ad, e-posta adresi, yalnızca hash değeri olarak şifre, ayarlandığı andan itibaren ikinci doğrulama adımının anahtarı, yüklenen ve sunulan belgeler ile zaman, IP adresi ve dokümanın sağlama toplamıyla birlikte elektronik imzalar. Yüklenen her dosyayı sunucumuz kaydetmeden önce zararlı yazılım bakımından kontrol eder; bu işleme üçüncü taraflar katılmaz.

Giriş için teknik olarak gerekli bir oturum çerezi kullanırız. Bu çerez oturumu kapattığınızda, en geç on iki saat sonra sona erer. Giriş sırasında “Bu cihaza 30 gün boyunca güven” seçeneğini işaretlerseniz, başka bir çerez bu cihazı bu süre boyunca hatırlar, böylece orada şifre yeterli olur; bunu müşteri panelinde istediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Girişten önce bir dil seçerseniz, bir çerez yalnızca bu seçimi bir yıl boyunca saklar. Bu üç çerezi yalnızca sizin talebiniz üzerine kullanırız; bunlar rıza gerektirmez (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Girişleri, imzaları ve belge erişimlerini kanıt amacıyla ve kötüye kullanıma karşı korunmak için işlem günlüğüne kaydederiz. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, işlem günlüğü için Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür. Ayrıntılar, müşteri panelinde size sunulan müşterilere yönelik veri koruma bilgilendirmesinde yer alır.

Rekana Rechnung siparişi

Rekana Rechnung programını çevrimiçi sipariş ederseniz sipariş bilgilerini işleriz: şirket adı, hukuki yapı, siparişi veren kişinin adı, adres, e-posta adresi, isterseniz telefon, vergi numarası veya KDV kimlik numarası, henüz numarası olmayan yeni kuruluşlarda ticari faaliyet bildiriminin veya vergi dairesine yapılan bildirimin tarihi, seçilen fatura şablonu, sayfanın dili ve faturalarınızın dili, SEPA doğrudan borçlandırma ile ödemede hesap sahibi, IBAN ve isterseniz BIC. Girişimci olduğunuza ilişkin onayınızı, Genel İşlem Koşullarını ve veri işleme sözleşmesini kabul ettiğinizi ve SEPA doğrudan borçlandırma talimatını metni, sürümü, zamanı, IP adresi ve tarayıcı tanımlayıcısıyla birlikte kanıt olarak saklarız.

Amaç, sözleşmenin kurulması ve ifası, erişiminizin etkinleştirilmesi ve aylık faturalandırmadır. Hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO hükmüdür. Ücretsiz deneme süresinin her işletme ve her araç için yalnızca bir kez verilmesi için e-posta adresini, vergi numarasını veya KDV kimlik numarasını ve IBAN’ı önceki siparişlerle karşılaştırırız; hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür. Faturaları ve sözleşme verilerini § 147 AO ve § 257 HGB uyarınca saklarız; bunun hukuki dayanağı Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hükmüdür.

SEPA doğrudan borçlandırma ile öderseniz, doğrudan borçlandırmayı talimat referansı, hesap sahibi, IBAN ve tutarla birlikte GKM Global GmbH’nın bankasına iletiriz; banka bu verileri tahsilat için işler. Bir siparişi e-postamızdaki bağlantı üzerinden 14 gün içinde onaylamazsanız veya ardından ikinci doğrulama adımını sonraki 14 gün içinde ayarlamazsanız, siparişi bilgileriyle birlikte sileriz.

Yazılımda kendiniz girdiğiniz verileri, örneğin müşterileri, faturaları, hesap hareketlerini ve belgeleri, işletmeniz adına Genel İşlem Koşulları Ek 2’deki veri işleme sözleşmesine göre işleriz.

Hesap ekstreleri ve belgeler

Müşteri panelinde bir ticari hesabın hesap ekstrelerini CAMT, MT940, CSV veya Excel formatında dosya olarak yüklerseniz, hesap hareketlerini karşı taraf, IBAN, ödeme açıklaması, tutar ve tarihle birlikte, ekstrelerdeki hesap bakiyelerini, yüklenen belgeleri ve kategorilerinizi işleriz. Hareketlerin alındığı, bankanızla kurulmuş bir bağlantı yoktur. Sunucumuz, belgeleri hareketlerle eşleştirmek için PDF belgelerden tutarı, tarihi, fatura numarasını ve adları okur; bu işleme üçüncü taraflar katılmaz. Excel, CSV veya PDF olarak dışa aktarmaları sunucu yalnızca sizin talebiniz üzerine oluşturur.

Rekana Rechnung ile faturalar

Müşteri panelinde fatura keserseniz, belgeleri müşterilerinizin bilgileriyle birlikte saklarız ve isteğiniz üzerine işletmeniz adına göndeririz: e-faturaları 8. bölümde açıklandığı gibi Microsoft 365 üzerinden e-rechnung@gkm-buchhaltung.de adresimizden veya kendi e-posta kutunuz üzerinden. Her gönderim alıcı, zaman ve dosyaların sağlama toplamıyla birlikte işlem günlüğüne kaydedilir.

Müşterilerimizin çalışanları için erişim

Bir işletmenin bordrolamasını yürütüyorsak, işletme çalışanlarına müşteri paneline kendi erişimlerini verebilir. Bunun için işveren adına Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleyen olarak şunları işleriz: ad, e-posta adresi ve isteğe bağlı olarak işverenin girdiği personel numarası, işten ayrılış tarihi, yalnızca hash değeri olarak şifre, isteğe bağlı olarak ikinci doğrulama adımının anahtarı, seçilen dil ile zaman ve IP adresiyle birlikte girişler ve erişimler. Bu erişimde çalışanın maaş bordrolarını ve işveren bağlarsa personel bilgi formunu sunarız. Yeni bordroları e-postayla, ek olmadan ve bordrodan bilgi içermeden bildiririz.

Veri sorumlusu işverendir. Hukuki dayanak, Art. 6 Abs. 1 lit. b ve c DSGVO uyarınca, işverenin § 108 GewO kapsamındaki bordro düzenleme yükümlülüğü dahil iş ilişkisinin yürütülmesidir. İşveren her çalışan için bordroyu çevrimiçi mi yoksa kâğıt üzerinde mi alacağına karar verir. İşveren erişimi engellerse veya kâğıt üzerinde teslime geçerse, oturum hemen sona erer. Erişim işten ayrılıştan bir yıl sonra sona erer: bu durumda şifreyi, ikinci doğrulama adımını, yedek kodları ve oturumları sileriz; bordrolar işverenin saklama yükümlülükleri için onda kalır. Çalışanlar 14. bölümdeki haklarını işverenlerine karşı kullanır; bize gelen talepleri işverene iletiriz.

Rekana Zeit zaman takibi

Bir işletmenin bordrolamasını yürütüyorsak, işletme çalışanları için Rekana Zeit zaman takibini kullanabilir. Zaman takibini işveren adına Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleyen olarak işletiriz; veri sorumlusu işverendir. Kayıtları saatleriyle, düzeltme taleplerini gerekçeleriyle, işverenin incelemesini, ayın onayını, giriş-çıkış yapılan cihazı ve giriş-çıkış sırasındaki IP adresini saklarız. Zaman takibi konum sormaz. Hukuki dayanak, işverenin § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG ve § 17 MiLoG kapsamındaki kayıt tutma yükümlülükleriyle birlikte Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hükmüdür.

Çalışan, telefonunu işvereninin verdiği bir kodla eşleştirir. Bunun için bu cihazı tanıyan, teknik olarak gerekli bir çerez kullanırız; çerez son kullanımdan itibaren 90 gün geçerlidir. Bağlantı yokken tarayıcı kayıtları cihazda saklar ve bağlantı yeniden kurulur kurulmaz gönderir. Çerez ve depolama alanı yalnızca çalışanın kendisinin açtığı zaman takibine hizmet eder; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG uyarınca rıza gerektirmezler.

Çalışan telefonunda hatırlatmaları açarsa, bunları tarayıcısının veya işletim sisteminin bildirim hizmeti iletir; bu hizmet cihaza göre Apple, Google, Mozilla veya Microsoft’a aittir. Sunucumuz bu hizmete cihazın orada ulaşılabildiği adresi ve şifrelenmiş bildirimi aktarır; bildirimi yalnızca cihaz okuyabilir. Bu sırada verilerin ABD’de işlenmesi mümkündür, bkz. 11. bölüm. Hatırlatmalar istenildiği zaman kapatılabilir.

Kayıtlar en az iki yıl, bordro belgelerinin parçası olarak ise altı yıla kadar saklanır ve ardından silinir. Çalışanlar 14. bölümdeki haklarını işverenlerine karşı kullanır; bize gelen talepleri işverene iletiriz.

8. Fatura gönderimi

Müşteri panelinde Rekana Rechnung programını kullanan işletmeler, e-faturalarını GKM Buchhaltung üzerinden e-rechnung@gkm-buchhaltung.de adresinden gönderebilir. Alıcıların verilerinin işlenmesinde veri sorumlusu, faturayı kesen ve e-postada adı geçen işletmedir. GKM Global GmbH bu kapsamda Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleyen olarak hareket eder.

Alıcının ve irtibat kişilerinin adı, adresi ve e-posta adresi, faturanın ve eklerinin bilgileri ile gönderim verileri işlenir: zaman, gönderen, alıcı, konu, mesaj kimliği, dosyaların sağlama toplamları ve posta sunucusunun yanıtı. Amaç, faturanın gönderilmesi ve gönderimin kanıtlanmasıdır.

E-postalar Microsoft 365 üzerinden gönderilir. Microsoft Ireland Operations Limited, GKM Global GmbH’nın alt veri işleyenidir; işleme yeri ve üçüncü ülkelerden erişim durumundaki güvenceler, veri işleme sözleşmesine ve bu politikanın 11. bölümüne göre belirlenir.

Gönderim kaydı ve gönderilen mesaj belgenin parçasıdır ve belgeyle birlikte, en az belgenin § 147 AO ve § 14b UStG uyarınca saklama yükümlülüğü süresince saklanır. İşletmenin GKM Global GmbH ile sözleşmesi sona ererse, bunlar işletmenin salt okunur erişimi için saklanır ve ardından silinir: Rekana Rechnung programını çevrimiçi sipariş eden müşterilerde sözleşmenin sona ermesini izleyen onuncu takvim yılının sonunda, GKM müşterilerinde ise son faturanın saklama süresinin dolmasıyla.

Mesajlar e-rechnung@gkm-buchhaltung.de adresine gönderildiğinde GKM Global GmbH’ya ulaşır; orada okunmaz, iletilmez ve alındıktan en geç 45 gün sonra silinir. Bu mesajlar için veri sorumlusu GKM Global GmbH’nın kendisidir; hukuki dayanak Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hükmüdür, meşru menfaat ise gelen mesajları işlenmeyen bir gönderim adresinin işletilmesidir. Faturayla ilgili sorularınız için lütfen faturayı kesen işletmeye başvurun.

Bilgi alma, düzeltme veya silme, işlemenin kısıtlanması, işlemeye itiraz ve veri taşınabilirliği haklarınızı Art. 15 ila 21 DSGVO uyarınca bu işletmeye karşı kullanırsınız. Ayrıca bir veri koruma denetim makamına şikayette bulunma hakkınız vardır; GKM Global GmbH için yetkili makam Hamburg Eyaleti Veri Koruma ve Bilgi Edinme Özgürlüğü Görevlisidir.

Bu e-postaların imzasına ilişkin bilgilerin yer aldığı gkm-buchhaltung.de/zertifikat sayfası çerez kullanmaz ve ziyaretleri ölçmez.

9. DATEV’de muhasebe

İşletmenizin muhasebesini veya bordrolamasını yürütüyorsak, muhasebe ve bordro verilerini Art. 28 DSGVO uyarınca işletmeniz adına işleriz. Bu veriler için veri sorumlusu işletmenizdir; ayrıntılar, işletmenizle yaptığımız veri işleme sözleşmesinde düzenlenir. İşleme, işletmenin defter tutma, kayıt ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesine (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) ve sözleşmelerinin ifasına (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) hizmet eder. Bordrolamada çalışanlara ait özel kategorideki kişisel veriler için hukuki dayanak, işverenin iş hukuku, vergi hukuku ve sosyal sigorta hukukundan doğan yükümlülükleriyle bağlantılı olarak Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO hükmüdür. Muhasebenin nerede tutulacağını işletmenizle kararlaştırırız. Üç seçenek vardır:

• İş ortağımız vergi danışmanının DATEV veri tabanında. Birlikte çalıştığımız bir vergi danışmanının kendi danışman numarası altında DATEV’de tuttuğu bir veri tabanında muhasebe kayıtlarını yaparız. Vergi danışmanı bu ortamı bize alt veri işleyen olarak sağlar; işletmenizle yapılan veri işleme sözleşmesinde adı geçer. Veri tabanının sahibi olarak teknik erişimi vardır. Meslek hukuku gereği sır saklama yükümlülüğü altındadır (§ 57 Abs. 1 StBerG). İşletmeniz onu görevlendirirse veya ona vergi işlerinde temsil için vekâlet verirse, vergi danışmanı DATEV veri tabanındaki verileri kendi vergisel görevleri için bağımsız veri sorumlusu olarak işler; bizim yürüttüğümüz muhasebe için alt veri işleyen olarak kalır. İşletmeniz muhasebenin diğer seçeneklerden biriyle yürütülmesini istediği zaman talep edebilir.
• Kendi vergi danışmanınızın DATEV veri tabanında. Vergi danışmanınızın bizim için açtığı bir erişim üzerinden orada muhasebe kayıtlarını yaparız veya muhasebeyi ona DATEV formatında teslim ederiz. Vergi danışmanınız verileri kendi görevleri için bağımsız veri sorumlusu olarak işler.
• Lexware Office’te. İşletmeniz sağlayıcıyla kendisi bir sözleşme yapar ve orada bizim için bir erişim açar. Veriler bu durumda, bunları işletmeniz adına işleyen Lexware Office sağlayıcısında bulunur.

DATEV veri tabanları, DATEV eG’nin veri merkezinde, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, Almanya’da bulunur. Üçüncü ülkelerden erişim yalnızca istisnai olarak, DATEV’in diğer veri işleyenlerinin yaptığı bakım sırasında, yeterlilik kararları veya AB standart sözleşme hükümleri temelinde mümkündür (Art. 45, 46 DSGVO). DATEV verileri, veri tabanının danışman numarası altında tutulduğu vergi danışmanının veri işleyeni olarak, dolayısıyla iş ortağımız vergi danışmanının veri tabanında bizim ve onun üzerinden uzanan zincir içinde işler; ayrıca yasal bildirimleri maliye idaresine, sosyal sigorta kurumlarına ve iş kazası sigorta kurumuna iletir. Muhasebe verilerinin alıcıları seçeneğe göre şunlardır: DATEV eG; alt veri işleyen olarak ve işletmeniz onu görevlendirdiyse bağımsız veri sorumlusu olarak da iş ortağımız vergi danışmanı; bağımsız veri sorumlusu olarak kendi vergi danışmanınız veya işletmenizin veri işleyeni olarak Lexware Office sağlayıcısı; ayrıca kanunun bildirim yapılmasını öngördüğü kurumlar ve veri işleme sözleşmesinin uzaktan erişim, e-posta, dosyalama ve yapay zekâ uygulamaları için saydığı diğer alt veri işleyenler. Sözleşme sona erdiğinde veri tabanını işletmenize veya işletmenizin belirlediği yeni hizmet sağlayıcıya aktarırız; bunun dışında 12. bölüm geçerlidir.

10. Alıcılar

Verilere yalnızca talebinizi işleyen GKM çalışanları ile veri işleyen olarak barındırma, e-posta ve BT hizmet sağlayıcılarımız erişebilir. Birlikte çalıştığımız bir vergi danışmanını seçerseniz, iletişim bilgilerinizi ve görevlendirmeye ilişkin bilgileri onayınızla ona iletiriz. Vergi danışmanı bu verileri ardından kendi sorumluluğunda işler. Muhasebe verilerini kimin aldığı 9. bölümde yer alır. Resmi makamlar yalnızca kanun gerektirdiğinde veri alır.

11. Üçüncü ülkelere aktarım

Web sitesinin kendisi AB ve AEA dışındaki ülkelere veri aktarmaz. Microsoft e-postalarımızı kural olarak AB’de işler. ABD’deki ana şirket Microsoft Corporation’ın erişimi olasılık dışı değildir. Bu erişim, Microsoft’un sertifikalı olduğu EU-US Data Privacy Framework’e ilişkin yeterlilik kararına (Art. 45 DSGVO) ve ek olarak standart sözleşme hükümlerine (Art. 46 DSGVO) dayanır. Bir çalışan Rekana Zeit zaman takibinde hatırlatmaları açarsa, sunucumuz şifrelenmiş bildirimi tarayıcısının Apple, Google, Mozilla veya Microsoft’taki bildirim hizmetine aktarır; bu sırada verilerin ABD’de işlenmesi mümkündür. DATEV için 9. bölümde açıklanan bakım istisnası geçerlidir. Muhasebe verileri için bunun dışında veri işleme sözleşmesindeki üçüncü ülkelere aktarım kuralları geçerlidir.

12. Saklama süresi

Sunucu günlük dosyaları: 14 gün. Müşteri paneli giriş bilgileri: erişimin sona ermesine kadar. Girişlerin, imzaların ve belge erişimlerinin kaydını, kanıt amacıyla sözleşme süresince ve yasal saklama süreleri boyunca saklarız. Bizimle sözleşme yapılmayan talepleri, sizi bir vergi danışmanıyla tanıştırmış olsak bile, son işlemden altı ay sonra anonim hale getiririz: ad, şirket, şehir, iletişim bilgileri, formdaki bilgiler, bunlara ilişkin notlarımız ve rıza verdiğiniz sırada kaydedilen IP adresi silinir. Değerlendirmemiz için yalnızca talebin türü, kaynağı, sektörü, hukuki yapısı ve işlem durumu, kişinizle bağlantısı olmadan kalır. Bu taleplere ilişkin e-postaları da aynı tarihte e-posta kutumuzdan sileriz. Bir sözleşme kurulursa yasal saklama süreleri geçerlidir: ticari yazışmalar için altı yıl, muhasebe belgeleri için sekiz yıl, defterler ve finansal tablolar için on yıl. Müşteri panelindeki hesap hareketleri ve yüklenen belgeler sözleşme süresince saklanır; ardından bunları veri işleme sözleşmesine göre teslim eder veya sileriz. Rekana Rechnung programını çevrimiçi sipariş eden müşterilerde yazılımdaki veriler sözleşme sona erdikten sonra salt okunur erişimde, sözleşmenin sona ermesini izleyen onuncu takvim yılının sonuna kadar saklanır ve ardından silinir; talep üzerine daha erken sileriz. GKM müşterilerinde Rekana Rechnung ile kesilen belgeler, gönderim kaydı ve gönderilen mesajla birlikte, salt okunur erişim için son faturanın saklama süresi dolana kadar saklanır ve ardından silinir. Silinen veriler yedeklerden en geç 30 gün sonra kaybolur. e-rechnung@gkm-buchhaltung.de adresine gönderilen mesajları alındıktan en geç 45 gün sonra sileriz, bkz. 8. bölüm.

13. Veri güvenliği

Web sitesine bağlantı TLS ile şifrelenir; bunu adresteki “https://” ifadesinden anlayabilirsiniz. Verilerinizi korumak için uygun teknik ve organizasyonel önlemler alırız.

14. Haklarınız

Bilgi alma, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması ve veri taşınabilirliği haklarına sahipsiniz (Art. 15 ila 20 DSGVO). Verileri meşru menfaatlere dayanarak işliyorsak, özel durumunuzdan kaynaklanan nedenlerle itiraz edebilirsiniz (Art. 21 DSGVO). Verdiğiniz bir rızayı istediğiniz zaman ileriye dönük olarak geri alabilirsiniz. info@gkm-buchhaltung.de adresine bir mesaj göndermeniz yeterlidir.

Bir veri koruma denetim makamına şikayette bulunabilirsiniz; bizim için yetkili makam Hamburg Eyaleti Veri Koruma ve Bilgi Edinme Özgürlüğü Görevlisidir.

15. Otomatik kararlar

Yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlar almayız ve profil oluşturmayız.