Правовая информация
Политика конфиденциальности
Политика конфиденциальности GKM Global GmbH для сайта gkm-buchhaltung.de и личного кабинета: какие данные мы обрабатываем, зачем, как долго и какие у вас есть права.
Это перевод; определяющей является немецкая версия.
1. Контролёр
GKM Global GmbH, подразделение GKM Buchhaltung
Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg
Телефон +49 40 2989 6395, электронная почта info@gkm-buchhaltung.de
Представитель — управляющий директор Gagik Kreuz.
2. Общие положения
Мы обрабатываем персональные данные только в той мере, в какой это необходимо для работы этого сайта, обработки ваших запросов, преддоговорных мероприятий, исполнения договоров или для наших законных интересов. Мы не продаём данные.
3. Хостинг и журналы сервера
Сайт и личный кабинет работают на отдельном сервере компании IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, в центре обработки данных в Испании, то есть в пределах ЕС. При открытии страниц ваш браузер передаёт технически необходимые данные: IP-адрес, дату и время, запрошенный адрес, объём переданных данных, код состояния, ссылающуюся страницу, а также браузер и операционную систему.
Цель — безопасная и стабильная работа сайта. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Данные журналов удаляются через 14 дней, если только не требуется расследовать инцидент безопасности. Провайдер обрабатывает данные в качестве обработчика согласно Art. 28 DSGVO.
5. Связь по электронной почте или телефону
Если вы звоните или пишете нам, мы обрабатываем ваши данные, чтобы ответить на запрос. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, если речь идёт о договоре с вами, в остальных случаях — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Обычные электронные письма не защищены сквозным шифрованием. Конфиденциальные документы просим отправлять через личный кабинет или по договорённости.
6. Форма обратного звонка и запросы «Стать клиентом» и «Найти налогового консультанта»
В форме обратного звонка на странице контактов мы обрабатываем имя, телефон, по желанию адрес электронной почты, удобное время звонка, язык разговора, тему и сообщение. В запросе «Стать клиентом» мы обрабатываем имя, компанию, населённый пункт, адрес электронной почты и по желанию телефон, а также организационно-правовую форму, отрасль, желаемые услуги, примерное количество проводок и сотрудников, выбор налогового консультанта и желаемую дату начала работы. Обязательные поля отмечены.
Данные поступают к нам по электронной почте и используются для ответа и подготовки предложения. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, для данных, указанных от имени компании, — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Для электронной почты мы используем Microsoft 365 компании Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ирландия, в качестве обработчика согласно Art. 28 DSGVO.
Запрос «Найти налогового консультанта»
Если вы ищете налогового консультанта через нас, мы дополнительно обрабатываем сведения о вашей компании, вашей ситуации и ваших потребностях: организационно-правовую форму, отрасль, населённый пункт, число сотрудников и оборот в виде диапазона, прежнего налогового консультанта и причины смены, желаемые услуги, отставание в ведении учёта, срочность и сроки, порядок работы, язык, используемые системы, а также ваши контактные данные. Цель — первый разговор, то есть выяснение потребностей без налогового консультирования, и предложение налогового консультанта, с которым мы сотрудничаем. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Предложенному налоговому консультанту мы передаём только те сведения, которые нужны ему для подготовки предложения, и только с вашего явно выраженного согласия согласно Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Для этого мы сохраняем текст, редакцию и время согласия. Вы можете в любое время отозвать его на будущее, написав на info@gkm-buchhaltung.de. После передачи налоговый консультант обрабатывает данные в качестве самостоятельного контролёра.
Хранение запросов и источника перехода
Запросы из всех форм мы дополнительно сохраняем в системе личного кабинета, чтобы обрабатывать и анализировать их. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: наш законный интерес в упорядоченной обработке запросов и в анализе нашей рекламы. Только если вы дадите согласие в уведомлении внизу страницы, ваш браузер на время визита запоминает в хранилище сеанса, с какой страницы или по какой кампании вы к нам пришли, без использования cookie; вместе с запросом мы сохраняем и эти сведения. Правовое основание для этого — ваше согласие согласно § 25 Abs. 1 TDDDG и Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Само ваше решение браузер хранит шесть месяцев, после чего мы спросим снова. Вы можете в любое время отозвать согласие по ссылке «Изменить согласие» внизу страницы; без согласия сайт работает точно так же. Сколько времени мы храним запросы, указано в разделе 12. После отправки вы получите подтверждение по электронной почте, а при заказе обратного звонка — только если укажете адрес электронной почты.
Когда вы заполняете анкету «Стать клиентом» или «Найти налогового консультанта», браузер сохраняет промежуточные данные в хранилище сеанса, только для этой вкладки. Так при возврате назад или перезагрузке страницы ничего не теряется. Промежуточные данные остаются на вашем устройстве и не передаются нам; ваши данные мы получаем только после отправки. После этого форма удаляет промежуточные данные, иначе они удаляются при закрытии вкладки. Согласие для этого не требуется, потому что хранилище служит только для заполнения формы, которое вы начали сами (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
7. Личный кабинет
В личном кабинете мы обрабатываем данные, которые нужны для доступа и сотрудничества: имя, адрес электронной почты, пароль, который хранится только в виде хеша, ключ для второго фактора аутентификации, как только он настроен, загруженные и предоставленные документы, а также электронные подписи с указанием времени, IP-адреса и контрольной суммы документа. Каждый загруженный файл наш сервер перед сохранением проверяет на вредоносное программное обеспечение; третьи лица в этом не участвуют.
Для входа мы устанавливаем технически необходимый сеансовый cookie. Он действует до выхода из системы, но не более двенадцати часов. Если при входе вы выберете «Доверять этому устройству 30 дней», ещё один cookie запоминает это устройство на это время, чтобы на нём было достаточно пароля; вы можете в любое время отозвать доверие к этому устройству в личном кабинете. Если до входа вы выберете язык, cookie сохраняет только этот выбор на один год. Все три cookie мы устанавливаем только по вашему запросу, согласия для них не требуется (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Входы в систему, подписи и открытие документов мы протоколируем для подтверждения и защиты от злоупотреблений. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, для протокола — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Подробности содержатся в информации о защите данных для клиентов, которую вы получаете в личном кабинете.
Заказ Rekana Rechnung
Если вы заказываете Rekana Rechnung онлайн, мы обрабатываем данные заказа: фирменное наименование, организационно-правовую форму, имя лица, оформляющего заказ, адрес, адрес электронной почты, по желанию телефон, налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС, при создании бизнеса без номера дату регистрации предпринимательской деятельности или подачи уведомления в налоговую инспекцию, выбранный шаблон счёта, язык страницы и язык ваших счетов, а при оплате прямым дебетованием SEPA также владельца счёта, IBAN и по желанию BIC. Ваше подтверждение статуса предпринимателя, ваше согласие с Общими условиями договора и с договором об обработке данных по поручению, а также поручение на прямое дебетование SEPA мы сохраняем вместе с текстом, редакцией, временем, IP-адресом и идентификатором браузера для целей подтверждения.
Цель — заключение и исполнение договора, активация вашего доступа и ежемесячное выставление счетов. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Чтобы бесплатный пробный период предоставлялся только один раз для каждой компании и каждого инструмента, мы сверяем адрес электронной почты, налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС и IBAN с предыдущими заказами; правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Счета и данные договора мы храним согласно § 147 AO и § 257 HGB; правовое основание для этого — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Если вы платите посредством прямого дебетования SEPA, мы передаём в банк GKM Global GmbH требование о списании с референсом поручения, владельцем счёта, IBAN и суммой; банк обрабатывает эти данные для списания. Если вы не подтвердите заказ в течение 14 дней по ссылке в нашем письме или после этого не настроите второй фактор аутентификации в течение следующих 14 дней, мы удалим заказ вместе с его данными.
Данные, которые вы сами вносите в программу, например клиентов, счета, операции по счёту и документы, мы обрабатываем по поручению вашей компании на основании договора об обработке данных по поручению, приведённого в Приложении 2 к Общим условиям договора.
Банковские выписки и документы
Если вы загружаете в личном кабинете банковские выписки по расчётному счёту в виде файлов в формате CAMT, MT940, CSV или Excel, мы обрабатываем операции по счёту с данными контрагента, IBAN, назначением платежа, суммой и датой, остатки по счёту из выписок, загруженные документы и ваши категории. Соединения с вашим банком для получения операций нет. Из документов в формате PDF наш сервер считывает сумму, дату, номер счёта и наименования, чтобы сопоставить их с операциями; третьи лица в этом не участвуют. Экспорт в форматах Excel, CSV или PDF сервер формирует только по вашему запросу.
Счета в Rekana Rechnung
Если вы выставляете счета в личном кабинете, мы сохраняем документы с данными ваших клиентов и по вашему желанию отправляем их по поручению вашей компании: электронные счета — через Microsoft 365 с нашего адреса e-rechnung@gkm-buchhaltung.de, как описано в разделе 8, или через ваш собственный почтовый ящик. Каждая отправка фиксируется в журнале с указанием получателя, времени и контрольной суммы файлов.
Доступ для сотрудников наших клиентов
Если мы ведём расчёт заработной платы для компании, она может предоставить своим сотрудникам собственный доступ к личному кабинету. Для этого мы по поручению работодателя как обработчик согласно Art. 28 DSGVO обрабатываем: имя, адрес электронной почты и по желанию табельный номер, который вносит работодатель, дату увольнения, пароль только в виде хеша, по желанию ключ второго фактора аутентификации, выбранный язык, а также входы и скачивания с указанием времени и IP-адреса. В этом доступе мы предоставляем расчётные листки сотрудника, а также его анкету сотрудника, если работодатель связал её с доступом. О новых расчётных листках мы сообщаем по электронной почте, без вложения и без данных из листка.
Контролёром является работодатель. Правовое основание — исполнение трудовых отношений, включая обязанность работодателя предоставлять расчётный листок согласно § 108 GewO, Art. 6 Abs. 1 lit. b и c DSGVO. Работодатель решает для каждого сотрудника, получает ли тот расчётный листок онлайн или на бумаге. Если работодатель блокирует доступ или переходит на бумагу, вход сразу прекращается. Через год после увольнения доступ заканчивается: тогда мы удаляем пароль, второй фактор аутентификации, резервные коды и сеансы; расчётные листки остаются у работодателя для исполнения его обязанностей по хранению. Свои права по разделу 14 сотрудники осуществляют в отношении работодателя; обращения к нам мы передаём ему.
Учёт рабочего времени Rekana Zeit
Если мы рассчитываем для компании заработную плату, она может использовать для своих сотрудников учёт рабочего времени Rekana Zeit. Мы обеспечиваем его работу по поручению работодателя как обработчик согласно Art. 28 DSGVO; контролёром является работодатель. Мы сохраняем отметки с указанием времени, исправления с указанием причины, проверку работодателем, подтверждение месяца, устройство, с которого делаются отметки, и IP-адрес при отметке. Местоположение учёт рабочего времени не запрашивает. Правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO в сочетании с обязанностями работодателя по ведению записей согласно § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG и § 17 MiLoG.
Телефон сотрудник настраивает по коду своего работодателя. Для этого мы устанавливаем технически необходимый cookie, который распознаёт это устройство, на 90 дней с момента последнего использования. Без связи браузер сохраняет отметки на устройстве и отправляет их, как только соединение восстановится. Cookie и хранилище служат только для учёта рабочего времени, который сотрудник открывает сам; согласия для них согласно § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG не требуется.
Если сотрудник включает напоминания на телефоне, их доставляет служба уведомлений его браузера или операционной системы, в зависимости от устройства — Apple, Google, Mozilla или Microsoft. Наш сервер передаёт этой службе адрес, по которому устройство там доступно, и зашифрованное уведомление; прочитать его может только устройство. При этом возможна обработка в США, см. раздел 11. Напоминания можно в любое время отключить.
Записи хранятся не менее двух лет, как часть документов по заработной плате — до шести лет, а затем удаляются. Свои права по разделу 14 сотрудники осуществляют в отношении своего работодателя; обращения к нам мы передаём ему.
8. Отправка счетов
Компании, которые используют Rekana Rechnung в личном кабинете, могут отправлять свои электронные счета через GKM Buchhaltung с адреса e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Контролёром в отношении обработки данных получателей является компания, которая выставляет счёт и указана в письме. GKM Global GmbH действует при этом в качестве обработчика согласно Art. 28 DSGVO.
Обрабатываются имя, адрес и адрес электронной почты получателя и его контактных лиц, сведения, содержащиеся в счёте и вложениях к нему, а также данные отправки: время, отправитель, получатель, тема, идентификатор сообщения, контрольные суммы файлов и ответ почтового сервера. Цель — отправка счёта и подтверждение отправки.
Письма отправляются через Microsoft 365. Microsoft Ireland Operations Limited является субобработчиком GKM Global GmbH; место обработки и гарантии при доступе из третьих стран определяются договором об обработке данных по поручению и разделом 11 настоящей политики.
Журнал отправки и отправленное сообщение относятся к документу и хранятся вместе с ним, как минимум в течение срока его обязательного хранения согласно § 147 AO и § 14b UStG. Если договор компании с GKM Global GmbH прекращается, они сохраняются для её доступа только для чтения, а затем удаляются: у клиентов, заказавших Rekana Rechnung онлайн, — по истечении десятого календарного года после окончания договора, у клиентов бухгалтерского обслуживания — по истечении срока хранения последнего счёта.
Сообщения на адрес e-rechnung@gkm-buchhaltung.de поступают в GKM Global GmbH; там их не читают, не пересылают и удаляют не позднее чем через 45 дней после получения. В отношении этих сообщений GKM Global GmbH сама является контролёром; правовое основание — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, законный интерес состоит в работе адреса для отправки, входящие сообщения на который не обрабатываются. С вопросами по счёту обращайтесь в компанию, которая выставила счёт.
Свои права на получение информации, исправление или удаление, ограничение обработки, возражение против обработки и переносимость данных согласно Art. 15–21 DSGVO вы осуществляете в отношении этой компании. Кроме того, вы вправе подать жалобу в надзорный орган по защите данных; в отношении GKM Global GmbH компетентен Уполномоченный по защите данных и свободе информации Гамбурга.
Страница gkm-buchhaltung.de/zertifikat с информацией о подписи этих электронных писем не использует файлы cookie и не отслеживает посещения.
9. Бухгалтерский учёт в DATEV
Если мы ведём для вашей компании бухгалтерский учёт или расчёт заработной платы, мы обрабатываем данные учёта и заработной платы по поручению вашей компании согласно Art. 28 DSGVO. Контролёром в отношении этих данных является ваша компания; подробности регулирует договор об обработке данных по поручению, который мы с ней заключаем. Обработка служит исполнению её обязанностей по ведению учёта, записей и представлению отчётности (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) и исполнению её договоров (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Для особых категорий персональных данных работников при расчёте заработной платы правовым основанием является Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO в сочетании с обязанностями работодателя в области трудового и налогового права и права социального страхования. Где ведётся бухгалтерский учёт, мы согласовываем с вашей компанией. Существует три варианта:
- В базе данных DATEV налогового консультанта, с которым мы сотрудничаем. Мы ведём учёт в базе данных, которую этот налоговый консультант ведёт в DATEV под своим номером консультанта. Он предоставляет нам эту среду в качестве субобработчика; он указан в договоре об обработке данных по поручению с вашей компанией. Как владелец базы данных он имеет к ней технический доступ. В силу профессионального права он обязан соблюдать профессиональную тайну (§ 57 Abs. 1 StBerG). Если ваша компания даёт ему поручение или выдаёт ему доверенность на представительство в налоговых делах, он обрабатывает данные в базе данных DATEV для выполнения своих налоговых задач в качестве самостоятельного контролёра; в отношении ведения бухгалтерского учёта нами он остаётся субобработчиком. Ваша компания может в любое время потребовать, чтобы мы вели бухгалтерский учёт по одному из других вариантов.
- В базе данных DATEV вашего собственного налогового консультанта. Мы ведём учёт там через доступ, который нам предоставляет ваш налоговый консультант, или передаём ему бухгалтерский учёт в формате DATEV. Ваш налоговый консультант обрабатывает данные для выполнения своих задач в качестве самостоятельного контролёра.
- В Lexware Office. Ваша компания сама заключает договор с провайдером и предоставляет нам там доступ. В этом случае данные находятся у провайдера Lexware Office, который обрабатывает их по поручению вашей компании.
Базы данных DATEV находятся в центре обработки данных DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, в Германии. Доступ из третьих стран возможен лишь в исключительных случаях при техническом обслуживании другими обработчиками DATEV на основании решений о достаточности уровня защиты или стандартных договорных положений ЕС (Art. 45, 46 DSGVO). DATEV обрабатывает данные в качестве обработчика того налогового консультанта, под номером консультанта которого ведётся база данных; в базе данных налогового консультанта, с которым мы сотрудничаем, это цепочка через нас и через него. Кроме того, DATEV передаёт предусмотренные законом сообщения в налоговые органы, органы социального страхования и отраслевую страховую кассу от несчастных случаев. Получателями данных бухгалтерского учёта в зависимости от варианта являются DATEV eG, налоговый консультант, с которым мы сотрудничаем, в качестве субобработчика, а если ваша компания дала ему поручение, — в качестве самостоятельного контролёра, ваш собственный налоговый консультант в качестве самостоятельного контролёра или провайдер Lexware Office в качестве обработчика вашей компании, а также органы, которым закон предписывает направлять сообщения, и, кроме того, другие субобработчики, указанные в договоре об обработке данных по поручению, для удалённого доступа, электронной почты, хранения документов и приложений искусственного интеллекта. При прекращении договора мы передаём базу данных вашей компании или определённому ею преемнику; в остальном действует раздел 12.
10. Получатели
Доступ имеют только сотрудники GKM, которые обрабатывают ваш запрос, а также наши поставщики услуг хостинга, электронной почты и ИТ в качестве обработчиков. Если вы выбираете налогового консультанта, с которым мы сотрудничаем, мы с вашего согласия передаём ему ваши контактные данные и сведения о поручении. Затем он обрабатывает их под свою ответственность. Кто получает данные бухгалтерского учёта, указано в разделе 9. Государственные органы получают данные только в тех случаях, когда этого требует закон.
11. Передача данных в третьи страны
Сам сайт не передаёт данные в государства за пределами ЕС и ЕЭЗ. Microsoft, как правило, обрабатывает наши электронные письма в ЕС. Доступ со стороны материнской компании Microsoft Corporation в США не исключён. Он основывается на решении о достаточности уровня защиты в отношении EU-US Data Privacy Framework, в рамках которого Microsoft сертифицирована (Art. 45 DSGVO), и дополнительно на стандартных договорных положениях (Art. 46 DSGVO). Если сотрудник включает напоминания в системе учёта рабочего времени Rekana Zeit, наш сервер передаёт зашифрованное уведомление службе уведомлений его браузера — Apple, Google, Mozilla или Microsoft; при этом возможна обработка в США. Для DATEV действует исключение при техническом обслуживании, описанное в разделе 9. В остальном для данных бухгалтерского учёта действуют правила передачи в третьи страны, установленные договором об обработке данных по поручению.
12. Срок хранения
Журналы сервера — 14 дней. Данные для доступа к личному кабинету — до прекращения доступа. Журнал входов, подписей и обращений к документам мы храним как доказательство в течение срока действия договора и установленных законом сроков хранения. Запросы, по которым договор с нами не заключён, мы анонимизируем через шесть месяцев после последней обработки, даже если мы передали вас налоговому консультанту: имя, наименование компании, населённый пункт, контактные данные, сведения из формы, наши заметки к ним и IP-адрес, с которого было дано согласие, удаляются. Для нашего анализа остаются только вид, источник, отрасль, организационно-правовая форма и статус обработки запроса без привязки к вашей личности. Электронные письма по этим запросам мы удаляем из нашего почтового ящика в тот же момент. Если договор заключён, действуют установленные законом сроки хранения: шесть лет для деловых писем, восемь лет для бухгалтерских первичных документов, десять лет для книг и годовой отчётности. Операции по счёту и загруженные документы в личном кабинете хранятся в течение срока действия договора; после этого мы выдаём их или удаляем согласно договору об обработке данных по поручению. У клиентов, заказавших Rekana Rechnung онлайн, данные программы после окончания договора сохраняются в доступе только для чтения до конца десятого календарного года после окончания договора, а затем удаляются; по требованию мы удаляем их раньше. У клиентов бухгалтерского обслуживания выставленные документы из Rekana Rechnung с журналом отправки и отправленным сообщением сохраняются для доступа только для чтения до истечения срока хранения последнего счёта, а затем удаляются. Из резервных копий удалённые данные исчезают не позднее чем через 30 дней. Сообщения на адрес e-rechnung@gkm-buchhaltung.de мы удаляем не позднее чем через 45 дней после получения, см. раздел 8.
13. Безопасность данных
Соединение с сайтом защищено шифрованием TLS — это видно по «https://» в адресе. Мы принимаем надлежащие технические и организационные меры для защиты ваших данных.
14. Ваши права
Вы имеете право на получение информации, исправление, удаление, ограничение обработки и переносимость данных (Art. 15–20 DSGVO). Если мы обрабатываем данные на основании законных интересов, вы можете возразить против обработки по причинам, связанным с вашей особой ситуацией (Art. 21 DSGVO). Согласие вы можете в любое время отозвать на будущее. Достаточно сообщения на info@gkm-buchhaltung.de.
Вы можете подать жалобу в надзорный орган по защите данных; в отношении нас компетентен Уполномоченный по защите данных и свободе информации Гамбурга.
15. Автоматизированные решения
Мы не принимаем решений исключительно на основе автоматизированной обработки и не составляем профили.
По состоянию на ноябрь 2026 года