Condiții generale de contractare pentru programul Rekana Rechnung

§ 1 Furnizorul, domeniul de aplicare și elementele contractului

1. Prezentele condiții generale de contractare se aplică contractelor privind utilizarea programului Rekana Rechnung (denumit în continuare „Programul”) încheiate cu clienți care nu au cu GKM Buchhaltung un contract de contabilitate sau de salarizare. Părțile contractante sunt:

   • GKM Global GmbH, Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg, înregistrată în registrul comerțului ținut de Amtsgericht Hamburg sub HRB 174696, reprezentată prin administratorul Gagik Kreuz, acționând prin divizia sa GKM Buchhaltung (denumită în continuare „GKM Buchhaltung”),
   • și clienții săi (fiecare denumit în continuare „Clientul”).

2. Programul este un program din portalul clienților GKM Buchhaltung. GKM Buchhaltung îl pune la dispoziție prin internet, pentru utilizare în browser. Programul nu se predă Clientului și nu se instalează la acesta.

3. Condițiile generale de contractare ale Clientului nu se aplică, chiar dacă GKM Buchhaltung nu le contestă în mod expres sau își execută prestațiile cunoscându-le.

4. Fac parte din contract:

   • comanda, împreună cu rezumatul comenzii,
   • prezentele condiții generale de contractare,
   • descrierea funcțiilor, ca Anexa 1,
   • contractul de prelucrare a datelor, ca Anexa 2.

   Acordurile individuale în formă textuală au prioritate (§ 305b BGB). În caz de contradicții, prezentele condiții au prioritate față de Anexa 1. În chestiunile de protecție a datelor, Anexa 2 are prioritate.

5. Clienții care au cu GKM Buchhaltung un contract de contabilitate sau de salarizare utilizează Programul în baza unui contract de utilizare separat. Prezentele condiții nu li se aplică. Pentru contabilitate, salarizare, consultanță în afaceri sau consultanță pentru înființarea afacerii se aplică contracte separate și Condițiile generale de executare a mandatelor ale GKM Buchhaltung. Dacă Clientul încheie un contract de contabilitate sau de salarizare, se aplică § 19 alin. 6.

§ 2 Numai pentru întreprinzători

1. GKM Buchhaltung încheie contracte numai cu întreprinzători în sensul § 14 BGB care își au sediul, un sediu secundar sau domiciliul în Germania.

   • Întreprinzători sunt persoanele fizice sau juridice și societățile de persoane cu capacitate juridică care, la încheierea contractului, acționează în exercitarea activității lor comerciale sau profesionale independente.
   • Din această categorie fac parte și micii întreprinzători, liber-profesioniștii și persoanele care încheie contractul în vederea începerii unei astfel de activități.
   • Cu consumatorii în sensul § 13 BGB nu se încheie niciun contract.

2. La plasarea comenzii, Clientul indică:

   • denumirea firmei sau numele,
   • adresa sediului, a sediului secundar sau a domiciliului,
   • numărul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA, iar în cazul unei firme nou înființate căreia nu i s-a atribuit încă un număr, înregistrarea activității comerciale sau notificarea transmisă administrației fiscale.

   Clientul confirmă în mod expres că acționează în calitate de întreprinzător. Cine comandă pentru o societate declară că are dreptul de a o reprezenta.

3. GKM Buchhaltung poate solicita o dovadă a calității de întreprinzător și poate respinge comenzi fără a indica motivele. Dacă cel care comandă pretinde în mod fals calitatea de întreprinzător, GKM Buchhaltung poate rezilia contractul fără preaviz.

§ 3 Încheierea contractului în cazul comenzii online

1. Prezentarea Programului pe site nu constituie o ofertă fermă.

2. Comanda parcurge următorii pași:

   • Alegerea pachetului.
   • Introducerea datelor prevăzute la § 2 alin. 2 și a datelor de autentificare.
   • Alegerea metodei de plată și, în cazul debitului direct, acordarea mandatului de debitare directă SEPA conform § 17 alin. 2.
   • Accesarea prezentelor condiții și a Anexelor 1 și 2 și exprimarea acordului privind aplicarea lor printr-un clic.
   • Verificarea, pe o pagină de rezumat, a tuturor datelor, a prețului după Perioada de probă, a zilei primei facturări și a plății minime conform § 4 alin. 2.

   Clientul identifică și corectează erorile de introducere înainte de trimitere, pe pagina de rezumat, prin linkurile de modificare sau prin funcția „Înapoi” a browserului.

3. Prin trimiterea comenzii cu butonul de comandă, Clientul face o ofertă fermă. Butonul indică faptul că după Perioada de probă se datorează un preț.

4. GKM Buchhaltung confirmă primirea comenzii prin e-mail, fără întârzieri nejustificate. Confirmarea de primire nu constituie încă o acceptare.

5. Contractul se încheie prin activarea accesului. GKM Buchhaltung confirmă activarea printr-un e-mail (denumit în continuare „Acceptarea”). Dacă GKM Buchhaltung nu activează accesul în termen de trei zile lucrătoare de la primirea comenzii, Clientul nu mai este ținut de comanda sa.

6. GKM Buchhaltung stochează textul contractului, precum și momentul și versiunea acordului exprimat conform alineatului 2. Odată cu Acceptarea, Clientul primește ca PDF o confirmare a comenzii cu datele comenzii, versiunea prezentelor condiții și, în cazul debitului direct, textul mandatului. Clientul poate accesa și salva oricând prezentele condiții și anexele, în versiunea convenită, la adresa indicată acolo, iar confirmarea comenzii oricând în portalul clienților.

7. Contractul se încheie în limba germană. Traducerile în alte limbi servesc numai la înțelegerea textului.

8. GKM Buchhaltung nu a aderat la niciun cod de conduită.

§ 4 Testare gratuită

1. Primele trei luni de la activarea accesului sunt gratuite (denumite în continuare „Perioada de probă”). Perioada de probă începe în ziua activării. Ea se încheie la ora 24 a zilei care precedă ziua cu aceeași dată ca ziua activării din a treia lună după luna activării. Dacă această zi nu există în luna respectivă, Perioada de probă se încheie la ora 24 a ultimei zile a acelei luni. Perioada de probă se acordă o singură dată pentru fiecare întreprindere și fiecare instrument, deci pentru Rekana Rechnung o singură dată pentru fiecare întreprindere. Dacă o întreprindere comandă din nou Rekana Rechnung, Perioada de probă nu se mai acordă. Rezumatul comenzii indică acest lucru.

2. Perioada de probă face parte din contract. Dacă Clientul nu pune capăt contractului până la sfârșitul Perioadei de probă, contractul continuă cu plată din ziua următoare, la prețul prevăzut la § 16 alin. 1. Ulterior, Clientul poate rezilia contractul conform § 19 alin. 2 oricând, cu efect la sfârșitul lunii de facturare în curs, așadar cel mai devreme cu efect la sfârșitul primei luni de facturare. Prețul pentru prima lună de facturare este datorat. Rezumatul comenzii, butonul de comandă, Acceptarea și reamintirea prevăzută la alineatul 4 indică acest lucru.

3. Clientul poate pune capăt contractului oricând în timpul Perioadei de probă, fără preaviz și fără a indica motivele, în portalul clienților sau în formă textuală prin e-mail. Încetarea produce efecte imediat: contractul încetează în ziua în care declarația de încetare ajunge la GKM Buchhaltung. Încetarea contractului în Perioada de probă este gratuită. În acest caz nu se încasează niciun debit direct.

4. Cel târziu cu șapte zile înainte de sfârșitul Perioadei de probă, GKM Buchhaltung îi reamintește Clientului prin e-mail:

   • sfârșitul Perioadei de probă,
   • prețul,
   • ziua primei facturări,
   • plata minimă prevăzută la alineatul 2,
   • modalitatea de încetare a contractului.

   Dacă reamintirea nu are loc, Clientul poate pune capăt contractului cu efect la sfârșitul Perioadei de probă, până la expirarea a 14 zile de la primirea primei facturi. În acest caz, GKM Buchhaltung rambursează prețul plătit.

5. În Perioada de probă sunt disponibile toate funcțiile pachetului comandat. În Perioada de probă, GKM Buchhaltung trimite pentru Client cel mult numărul de documente pe zi pe care Anexa 1 îl indică pentru Perioada de probă.

6. Facturile emise de Client în Perioada de probă sunt facturi reale, cu toate consecințele fiscale și obligațiile de păstrare. După încetarea contractului în Perioada de probă se aplică § 21.

§ 5 Serviciile GKM Buchhaltung

1. GKM Buchhaltung pune Programul la dispoziție în portalul clienților pe durata contractului. Clientul îl utilizează cu un browser actualizat. Programul rulează pe serverele unui furnizor german, într-un centru de date din Uniunea Europeană.

2. Conform Anexei 1, Programul cuprinde în special:

   • Documente: ofertă, confirmare de comandă, aviz de însoțire a mărfii, factură, factură intermediară, factură de corecție și notă de credit, cu intervale de numerotare continue, nomenclatoare de clienți și de articole, texte predefinite și aspect personalizat.
   • Urmărirea plăților restante: reamintire de plată, somație de plată și ultima somație de plată, pe care le declanșează Clientul însuși.
   • Facturi electronice: tipuri de facturi în formatul ZUGFeRD, conform standardului european EN 16931. Factura XRechnung este disponibilă pentru descărcare și trimitere. Înainte de atribuirea numărului, Programul efectuează o verificare tehnică conform alin. 4.
   • Facturi electronice primite: Programul afișează în formă lizibilă facturile electronice încărcate.
   • Sume neachitate: cu plăți parțiale și facturi recurente.
   • Extrase de cont: importarea extraselor de cont ca fișier în format CAMT, MT940, CSV sau Excel. Programul afișează un sold al contului numai în măsura în care un extras importat îl conține, împreună cu data acestuia.
   • Asocierea documentelor: încărcare, scanare cu telefonul mobil și asociere cu tranzacțiile bancare, cu sugestii de categorii.
   • Export și jurnal de audit: export conform § 14 alin. 3 și un jurnal de audit care înlănțuie fiecare acțiune prin sume de control.

3. Pachetul Rekana Rechnung include:

   • un utilizator,
   • un cont bancar în Program, ale cărui extrase de cont Clientul le importă ca fișiere,
   • documente și extrase de cont în limitele prevăzute în Anexa 1.

   Clientul configurează singur în Program, fără cost suplimentar, alte conturi de firmă. Pentru protecție împotriva abuzurilor, Programul acceptă în total cel mult 20 de conturi bancare. Sunt planificate posibilitatea de a avea mai mulți utilizatori și un acces pentru consultantul fiscal.

4. Verificarea facturii electronice privește structura fișierului conform regulilor EN 16931 și XRechnung. Ea nu privește corectitudinea conținutului din perspectiva TVA. Dacă o factură electronică nu trece verificarea, Programul nu emite documentul și nu atribuie niciun număr.

5. Funcțiile pe care Anexa 1 le marchează ca planificate sunt datorate de GKM Buchhaltung abia de la punerea lor la dispoziție. Nu există niciun drept la o anumită dată a punerii la dispoziție.

6. Dacă Clientul solicită pentru întreprinderea sa anumite funcții pe care Anexa 1 nu le menționează, GKM Buchhaltung le pune la dispoziție în baza unui acord separat în formă textuală, contra unui preț convenit separat. Acest acord stabilește volumul, prețul și termenul. În lipsa acestuia nu există niciun drept la o anumită funcție.

7. Nu sunt datorate:

   • ținerea contabilității și contarea,
   • declarațiile preliminare de TVA și declarațiile fiscale,
   • consultanța fiscală sau juridică,
   • încasarea creanțelor Clientului,
   • somațiile de plată în numele Clientului,
   • inițierea plăților,
   • preluarea tranzacțiilor din cont direct de la banca Clientului,
   • transmiterea prin Peppol sau prin alte rețele.

8. Programul nu este destinat utilizării ca casă de marcat. Metoda de plată în numerar menționează pe factură doar faptul că s-a plătit în numerar. Clientul înregistrează încasările în numerar în propriul sistem de casă de marcat. Clientul răspunde de cerințele aplicabile acestui sistem conform § 146a AO.

§ 6 Disponibilitatea, întreținerea și salvarea datelor

1. GKM Buchhaltung pune Programul la dispoziție cu o disponibilitate de 98 % în medie lunară. Nu se iau în calcul:

   • lucrările de întreținere anunțate, care au loc pe cât posibil în afara intervalului de luni până vineri, între orele 8 și 18,
   • actualizările de securitate care nu pot fi amânate,
   • perturbările din afara sferei de influență a GKM Buchhaltung, în special cele ale internetului și ale serverelor de e-mail ale destinatarilor.

2. GKM Buchhaltung anunță lucrările de întreținere care vor restrânge probabil utilizarea mai mult de o oră cu cel puțin două zile lucrătoare înainte, în portalul clienților sau prin e-mail.

3. GKM Buchhaltung salvează datele în mod regulat, cel puțin o dată pe săptămână, în formă criptată, într-o a doua locație din Uniunea Europeană și păstrează fiecare copie de siguranță cel mult 30 de zile.

4. Salvarea datelor de către GKM Buchhaltung nu înlocuiește păstrarea de către Client conform § 15. Clientului îi revine sarcina de a-și exporta datele regulat, cel puțin o dată pe lună, și de a le păstra la sine.

§ 7 Dezvoltarea și modificarea Programului

1. GKM Buchhaltung dezvoltă Programul în continuare. Aceasta îl adaptează la modificarea cerințelor legale privind facturile, facturile electronice și păstrarea documentelor.

2. GKM Buchhaltung poate modifica Programul în măsura în care acest lucru este rezonabil pentru Client. GKM Buchhaltung nu elimină funcții esențiale prevăzute în Anexa 1 fără o înlocuire echivalentă.

3. Dacă o modificare restrânge în mod semnificativ utilizarea pentru Client, GKM Buchhaltung o anunță în formă textuală cu cel puțin șase săptămâni înainte. Clientul poate atunci rezilia contractul până la intrarea în vigoare a modificării, cu efect la acea dată. Anunțul menționează acest lucru.

4. GKM Buchhaltung poate efectua și cu scurt preaviz modificări impuse de motive legale imperative sau necesare pentru înlăturarea riscurilor de securitate. Aceasta îl informează pe Client fără întârzieri nejustificate.

§ 8 Asistență

1. GKM Buchhaltung răspunde prin e-mail, în zilele lucrătoare, la întrebările privind utilizarea.

2. Asistența nu include informații fiscale sau juridice. Clientul clarifică întrebările fiscale cu consultantul său fiscal.

3. Configurarea, importul sau personalizarea aspectului de către GKM Buchhaltung se fac numai în baza unui acord separat în formă textuală, contra unei remunerații calculate în funcție de timpul alocat. Tipurile de impozit, cotele de impozitare și categoriile le stabilește Clientul însuși. GKM Buchhaltung le configurează numai pe baza indicațiilor acestuia.

4. Angajații GKM Buchhaltung văd datele Clientului numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru unul dintre următoarele scopuri:

   • asistență la cererea Clientului,
   • asigurarea funcționării,
   • îndeplinirea unei obligații legale.

   Accesările documentelor, sumelor neachitate, somațiilor de plată, jurnalului și exportului prin portalul de administrare sunt consemnate de GKM Buchhaltung într-un jurnal de audit nemodificabil. Afișarea acestor accesări pentru Client este planificată. Accesul la server și la baza de date este limitat la administratori obligați să păstreze confidențialitatea. În cazurile menționate în Anexa 2, GKM Buchhaltung primește notificări automate cu date ale Clientului. Este planificată o aprobare din partea Clientului înainte ca angajații să consulte documentele.

§ 9 Accesul și drepturile de utilizare

1. Pe durata contractului, Clientul primește dreptul neexclusiv, netransmisibil și fără drept de sublicențiere de a utiliza Programul pentru propria activitate economică.

2. Un cont de utilizator aparține unei persoane fizice. Clientul nu transmite datele de autentificare și nu pune Programul la dispoziția niciunui terț.

3. Utilizarea Programului presupune configurarea celui de-al doilea factor. Clientul protejează parola și al doilea factor împotriva accesului terților. Acesta răspunde pentru daunele cauzate de utilizarea abuzivă a accesului său, în măsura în care aceasta îi este imputabilă.

4. Dacă Clientul suspectează un abuz, acesta informează GKM Buchhaltung fără întârzieri nejustificate. GKM Buchhaltung poate bloca accesul până la clarificare.

5. Clientul nu are dreptul:

   • să acceseze Programul în mod automatizat decât prin interfețele puse la dispoziție,
   • să ocolească măsurile tehnice de protecție,
   • să efectueze teste de încărcare sau de securitate decât cu acordul GKM Buchhaltung, exprimat în formă textuală.

6. Toate datele pe care Clientul le introduce sau le încarcă rămân datele sale. GKM Buchhaltung dobândește asupra lor numai drepturile necesare pentru executarea prezentului contract.

§ 10 Obligațiile generale ale Clientului

1. Clientul își menține datele din Program corecte și actualizate, în special:

   • denumirea firmei și adresa,
   • numărul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA,
   • datele bancare,
   • adresa de e-mail,
   • mențiunile obligatorii aferente formei sale juridice.

2. Clientul nu utilizează Programul pentru conținut ilegal și nu încarcă programe malware. GKM Buchhaltung verifică fișierele încărcate pentru a depista programele malware. Aceasta respinge fișierele infectate.

3. Clientul nu trimite publicitate prin intermediul Programului. Subiectul și textul e-mailurilor cu documente nu conțin publicitate și nici solicitări de recenzii.

4. Clientul folosește numai logouri, hârtie cu antet și texte asupra cărora deține drepturile necesare.

5. Clientul despăgubește GKM Buchhaltung în cazul pretențiilor terților care se întemeiază pe o utilizare ilegală a Programului, imputabilă Clientului. Aceasta include costurile rezonabile ale apărării în justiție.

§ 11 Conținutul facturilor

1. Emitentul facturilor este Clientul. Acesta își întocmește, verifică și emite singur documentele și declanșează trimiterea lor.

2. Clientul este singurul responsabil pentru conținutul documentelor sale, în special pentru:

   • descrierea livrării sau a prestării, contravaloarea, cota de impozitare și scutirile de impozit,
   • momentul livrării sau al prestării,
   • mențiunile prevăzute la §§ 14 și 14a UStG,
   • mențiunea prevăzută la § 19 UStG,
   • mențiunile obligatorii pe corespondența comercială, în funcție de forma sa juridică.

   Șabloanele pe domeniu de activitate, tipurile de impozit, textele predefinite și sugestiile Programului sunt instrumente ajutătoare. Ele nu înlocuiesc verificarea fiecărui caz în parte.

3. Documentele emise nu mai pot fi modificate. Corecturile se fac prin factură de corecție sau prin stornare.

4. Clientul stabilește formatul și modalitatea de transmitere împreună cu destinatarii săi. Dacă legea prevede acordul destinatarului pentru transmiterea electronică, Clientul obține acest acord. Aceasta privește în special:

   • alte facturi în formă electronică în perioada de tranziție conform § 27 alin. 38 UStG,
   • facturile pentru care nu există obligația de a emite factură electronică (§ 14 alin. 1 teza 5 UStG).

5. Dacă Clientul alege într-un document debitul direct, are nevoie de un identificator de creditor propriu și de mandatele clienților săi. Încasarea o inițiază el însuși.

6. Clientul declanșează el însuși reamintirile de plată și somațiile de plată. Acesta răspunde de taxele, dobânzile și termenele cuprinse în ele. GKM Buchhaltung nu desfășoară activități de recuperare a creanțelor.

7. Dacă GKM Buchhaltung urmează să emită facturi în numele și în contul Clientului (§ 14 alin. 2 UStG), este necesar un acord separat. Prezentul contract nu cuprinde acest lucru.

§ 12 Trimiterea facturilor electronice prin GKM Buchhaltung

1. GKM Buchhaltung trimite, din însărcinarea Clientului, e-mailuri de pe adresa e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Aceasta se aplică facturilor, facturilor intermediare, facturilor de corecție și notelor de credit pentru care la emitere a rezultat o factură electronică validă.

   • Emitentul facturii rămâne Clientul. GKM Buchhaltung realizează numai transmiterea tehnică, la inițiativa acestuia.
   • GKM Buchhaltung nu trimite oferte, confirmări de comandă, avize de însoțire a mărfii, reamintiri de plată sau somații de plată. Pentru acestea se aplică § 13.
   • Programul nu permite trimiterea acestor tipuri de documente prin GKM Buchhaltung.

2. Numele expeditorului sau subiectul indică denumirea firmei Clientului și GKM Buchhaltung ca expeditor. Răspunsurile destinatarilor ajung la adresa de e-mail a Clientului. Mesajele trimise la e-rechnung@gkm-buchhaltung.de nu sunt citite și nu sunt redirecționate. E-mailul îi informează pe destinatari despre acest lucru și îi îndrumă către Client.

3. E-mailul conține un text standard cu datele documentului și mențiunile obligatorii ale Clientului. Acesta menționează GKM Buchhaltung numai ca expeditor tehnic, într-un rând de text, fără logo și fără link. E-mailul nu conține publicitate pentru GKM Buchhaltung.

4. De îndată ce certificatul S/MIME al GKM Global GmbH este configurat, GKM Buchhaltung semnează e-mailul cu acesta.

   • Semnătura arată că e-mailul provine nemodificat din sistemul de trimitere al GKM Buchhaltung. Ea nu arată cine a redactat documentul.
   • Ea nu este o semnătură electronică calificată în sensul § 14 alin. 3 teza 6 pct. 1 UStG.
   • Clientul asigură autenticitatea originii și integritatea facturilor sale prin propria procedură de control intern (§ 14 alin. 3 tezele 4 și 5 UStG).

5. Prin GKM Buchhaltung se trimit cel mult 100 de documente pe Client și pe zi. Limita de dimensiune a e-mailului este indicată în Anexa 1. Documentele mai mari le trimite Clientul conform § 13.

6. GKM Buchhaltung datorează predarea corespunzătoare a e-mailului către rețea, nu primirea lui de către destinatar. Jurnalul de audit dovedește:

   • momentul și adresa destinatarului,
   • fișierele trimise și sumele de control,
   • răspunsul serviciului de trimitere.

   Notificările privind e-mailurile care nu au putut fi livrate ajung în căsuța poștală e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. GKM Buchhaltung nu le citește și nu le redirecționează. Afișarea lor la document este planificată. Clientul răspunde de demersurile ulterioare și de primirea documentelor de către destinatari.

7. Dacă există indicii de publicitate nesolicitată, de inducere în eroare sau de conținut ilegal, GKM Buchhaltung poate bloca imediat trimiterea prin adresa sa. Aceasta îl informează pe Client fără întârzieri nejustificate.

8. GKM Buchhaltung utilizează adresele destinatarilor și datele documentelor numai pentru trimitere și niciodată în scopuri proprii.

§ 13 Trimiterea prin propria căsuță poștală și descărcarea

1. Clientul poate descărca fiecare document ca PDF și, în cazul tipurilor de facturi, ca factură electronică și îl poate trimite el însuși. Alternativ, îl trimite prin propria căsuță poștală.

2. Pentru trimiterea prin propria căsuță poștală, Clientul introduce datele de autentificare ale serverului său de e-mail de ieșire.

   • GKM Buchhaltung stochează parola în formă criptată și o utilizează numai pentru trimiterile declanșate de Client.
   • Este planificată autentificarea la furnizorul căsuței poștale fără stocarea parolei.
   • Clientul declară că are dreptul de a dispune de căsuța poștală. Acesta poate întrerupe oricând conexiunea.

3. La trimiterea prin propria căsuță poștală, GKM Buchhaltung nu semnează e-mailurile. Notificările privind e-mailurile care nu au putut fi livrate ajung în căsuța poștală a Clientului, nu în Program. O copie în dosarul pentru mesaje trimise se creează numai dacă Clientul alege „Copie către mine” sau dacă furnizorul său o salvează singur.

4. GKM Buchhaltung nu răspunde pentru respingerile, blocările sau modificările procedurilor de autentificare ale furnizorului Clientului.

§ 14 Documente, categorii, export și excluderea consultanței fiscale

1. Programul sugerează ce document corespunde cărei tranzacții bancare. Perechile univoce le asociază singur, iar facturile achitate le marchează ca achitate. Clientul verifică fiecare asociere. Asocierile greșite le anulează în Program.

2. Categoriile sunt sugestii pentru ordonarea tranzacțiilor. Clientul alege el însuși categoria. Categoriile nu reprezintă o contare și nici o evaluare fiscală.

3. Clientul poate exporta oricând:

   • documentele sale ca PDF și ca factură electronică,
   • registrul facturilor emise,
   • plățile, clienții, articolele și jurnalul de audit,
   • tranzacțiile bancare ca Excel, CSV sau PDF, cu categoria și denumirea documentului.

   Este planificat un export cu fișierele documentelor încărcate și cu un lot de înregistrări contabile în format DATEV. Exporturile sunt instrumente de lucru.

4. Programul este un program pentru uz propriu și nu înlocuiește consultanța fiscală. În temeiul prezentului contract, GKM Buchhaltung nu efectuează contări și nu face înregistrări contabile. Aceasta nu acordă asistență în materie fiscală în sensul §§ 2 și 3 StBerG. Clientul clarifică întrebările fiscale cu consultantul său fiscal.

5. Dacă Clientul dorește servicii de contabilitate sau de salarizare de la GKM Buchhaltung, părțile încheie în acest scop un contract separat. La începutul acestuia, prezentul contract încetează conform § 19 alin. 6. Datele rămân în portalul clienților.

§ 15 Regularitatea, păstrarea și accesul la date

1. Clientul rămâne responsabil pentru regularitatea contabilității sale și pentru păstrarea documentelor sale. Temeiul îl constituie § 147 AO, § 14b UStG și Principiile privind ținerea și păstrarea corespunzătoare a registrelor, evidențelor și documentelor în formă electronică, precum și privind accesul la date (denumite în continuare „GoBD”). Aceasta include documentația sa privind procedurile.

2. Clientul păstrează facturile și celelalte documente justificative contabile timp de opt ani, iar registrele și evidențele timp de zece ani, termenele calculându-se de fiecare dată de la sfârșitul anului calendaristic în care au fost întocmite (§ 147 alin. 3 și 4 AO). Termenul nu expiră cât timp termenul de stabilire a impozitelor în cauză este încă în curs (§ 147 alin. 3 teza 5 AO). În cazul facturilor electronice, Clientul păstrează partea structurată.

3. GKM Buchhaltung pune la dispoziție, sub forma Anexei 1, o descriere a Programului pe care Clientul o poate folosi pentru documentația sa privind procedurile. Documentele nemodificabile și jurnalul de audit înlănțuit susțin regularitatea. Aceasta nu implică o certificare a Programului.

4. Dacă autoritatea fiscală solicită acces la datele stocate la GKM Buchhaltung (§ 147 alin. 6 AO), GKM Buchhaltung acordă, la cererea Clientului sau a autorității fiscale, un acces doar pentru citire în vederea controlului sau transferă datele într-un format care permite prelucrarea automată. Aceasta se aplică pe durata contractului și în Perioada de acces pentru citire conform § 21. Efortul care depășește punerea la dispoziție a accesului doar pentru citire și a exportului este suportat de Client, în funcție de timpul alocat (§ 147 alin. 6 teza 3 AO).

§ 16 Prețuri și facturare

1. Prețul lunar rezultă din acordul de preț al părților. În cazul unei comenzi online, acesta este rezumatul comenzii. Prețurile pentru funcțiile prevăzute la § 5 alin. 6 rezultă din acordul separat respectiv. La toate prețurile se adaugă TVA legală. Perioada de probă este gratuită.

2. Prima lună de facturare începe în ziua următoare sfârșitului Perioadei de probă. Fiecare lună de facturare ulterioară începe în aceeași zi calendaristică a lunii următoare. Dacă această zi nu există în luna următoare, luna de facturare începe în ultima zi a acelei luni. Pentru lunile următoare rămâne determinantă ziua calendaristică a primei luni de facturare. Prețul se plătește lunar, în avans. GKM Buchhaltung emite factura în prima zi a lunii de facturare. Scadența este reglementată de § 17 alin. 4.

3. În caz de reziliere, GKM Buchhaltung rambursează proporțional prețul deja plătit numai în următoarele cazuri:

   • rezilierea conform § 7 alin. 3, § 18 alin. 3 sau § 27 alin. 3,
   • rezilierea de către GKM Buchhaltung care nu se întemeiază pe conduita Clientului,
   • rezilierea de către Client din motive întemeiate imputabile GKM Buchhaltung.

   Dispozițiile § 4 alin. 4 rămân neafectate.

4. GKM Buchhaltung pune facturile sale la dispoziție electronic, prin e-mail și în portalul clienților. Clientul este de acord să primească facturile electronic, ca factură electronică sau, în măsura permisă de lege, ca PDF (§ 14 alin. 1 teza 5 UStG, § 27 alin. 38 UStG).

§ 17 Plata prin debit direct SEPA sau pe bază de factură, întârzierea

1. Clientul plătește prin debit direct SEPA de bază sau prin transfer bancar pe bază de factură.

2. În cazul debitului direct, Clientul acordă la plasarea comenzii un mandat de debitare directă SEPA în favoarea GKM Global GmbH, identificatorul creditorului DE80ZZZ00002917259.

   • Clientul confirmă textul complet al mandatului, cu identificatorul creditorului și cu mențiunea că poate solicita, în termen de opt săptămâni de la data debitării, rambursarea sumei debitate.
   • GKM Buchhaltung comunică referința mandatului odată cu Acceptarea. Clientul primește textul mandatului ca PDF odată cu Acceptarea.
   • GKM Buchhaltung încasează prețul cel mai devreme la cinci zile calendaristice după primirea facturii. Factura are valoare de notificare prealabilă. Părțile scurtează astfel termenul uzual de 14 zile calendaristice.
   • Clientul asigură disponibilul necesar în cont la data încasării.

3. Dacă un debit direct este returnat dintr-un motiv imputabil Clientului, acesta îi rambursează GKM Buchhaltung costurile bancare efectiv generate. GKM Buchhaltung nu solicită o sumă forfetară.

4. Prețul devine scadent la primirea facturii. În cazul plății pe bază de factură, acesta trebuie achitat fără nicio deducere în termen de zece zile de la primire.

5. Dacă Clientul intră în întârziere, se aplică:

   • dobânzi de întârziere de nouă puncte procentuale peste rata dobânzii de bază (§ 288 alin. 2 BGB),
   • suma forfetară de 40 de euro (§ 288 alin. 5 BGB).

   Alte pretenții rămân neafectate.

6. Clientul poate compensa numai cu creanțe necontestate sau constatate printr-o hotărâre definitivă. Aceasta nu se aplică contracreanțelor rezultate din prezentul contract, în special celor privind viciile sau restituirea prețului plătit în plus. Clientul poate invoca un drept de retenție numai în temeiul prezentului contract.

§ 18 Modificări de preț

1. GKM Buchhaltung poate ajusta prețul lunar o dată pe an calendaristic, pentru viitor, cel mai devreme la douăsprezece luni de la începutul primei luni de facturare. Condiția este creșterea costurilor sale pentru punerea la dispoziție a Programului. Acestea includ în special:

   • serverele, centrul de date și salvarea datelor,
   • licențele și certificatele,
   • trimiterea e-mailurilor,
   • personalul.

   Majorarea nu poate depăși creșterea acestor costuri. Dacă aceste costuri scad, GKM Buchhaltung reduce prețul în aceeași proporție.

2. GKM Buchhaltung anunță o ajustare în formă textuală cu cel puțin șase săptămâni înainte de intrarea ei în vigoare. Anunțul indică motivul, noul preț și data și menționează dreptul de reziliere.

3. Clientul poate rezilia contractul până la intrarea în vigoare a ajustării, cu efect la acea dată. Dreptul său la reziliere ordinară rămâne neafectat.

4. Dacă se modifică cota TVA, suma brută se modifică în mod corespunzător de la acea dată.

§ 19 Durata și rezilierea

1. Contractul începe odată cu activarea accesului și are durată nedeterminată.

2. Clientul poate rezilia contractul oricând, cu efect la sfârșitul lunii de facturare în curs. Declarația de reziliere trebuie să fie primită cel târziu în ultima zi a lunii de facturare. În Perioada de probă, contractul încetează imediat prin reziliere, conform § 4 alin. 3.

3. GKM Buchhaltung poate rezilia contractul cu un termen de preaviz de trei luni, cu efect la sfârșitul unei luni de facturare.

4. Clientul reziliază în portalul clienților sau în formă textuală prin e-mail, iar GKM Buchhaltung în formă textuală. GKM Buchhaltung confirmă fără întârzieri nejustificate, în formă textuală, primirea declarației de reziliere și data încetării contractului.

5. Dreptul ambelor părți de a rezilia contractul fără preaviz din motive întemeiate rămâne neafectat. Un motiv întemeiat pentru GKM Buchhaltung există în special dacă:

   • Clientul este în întârziere cu plata prețului aferent a două luni,
   • acesta încalcă în mod grav § 10, în pofida unui avertisment,
   • acesta a pretins în mod fals calitatea de întreprinzător.

   Un motiv întemeiat pentru Client există în special dacă disponibilitatea prevăzută la § 6 alin. 1 nu este atinsă timp de trei luni consecutive.

6. Dacă începe un contract al Clientului cu GKM Buchhaltung privind contabilitatea sau salarizarea, prezentul contract încetează prin acordul părților la începutul acelui contract, fără a fi necesară o reziliere. Utilizarea în continuare a Programului este reglementată atunci de contractul de utilizare pentru clienții de contabilitate și salarizare, prevăzut la § 1 alin. 5. Datele Clientului rămân în portalul clienților. Dispozițiile § 21 alin. 2 nu se aplică în acest caz.

§ 20 Blocare

1. GKM Buchhaltung poate restrânge accesul la modul „doar citire”:

   • dacă Clientul este în întârziere cu plata unui preț mai mult de 14 zile după o somație de plată și GKM Buchhaltung a anunțat restricția în formă textuală, cu un termen de cel puțin șapte zile,
   • în cazul unor indicii de abuz conform § 9 alin. 4 sau § 12 alin. 7, chiar și imediat, cu informarea Clientului fără întârzieri nejustificate.

2. Și în timpul restricției, Clientul se poate autentifica, își poate vizualiza datele și le poate exporta conform § 14 alin. 3. Nu există un drept de retenție asupra datelor Clientului.

3. GKM Buchhaltung ridică restricția fără întârzieri nejustificate, de îndată ce motivul acesteia a încetat. Obligația de plată a prețului se menține.

§ 21 Accesul doar pentru citire, exportul datelor și ștergerea după încetarea contractului

1. Pe durata contractului, Clientul își poate exporta datele oricând conform § 14 alin. 3.

2. La încetarea contractului se întâmplă următoarele:

   • Clientul nu mai poate emite sau trimite documente noi.
   • Accesul se menține gratuit în modul „doar citire”, cu export conform § 14 alin. 3, pe o perioadă care durează până la sfârșitul celui de-al zecelea an calendaristic următor încetării contractului (denumită în continuare „Perioada de acces pentru citire”).

   Aceasta se aplică și dacă contractul încetează în Perioada de probă.

3. În Perioada de acces pentru citire se aplică § 15 alin. 4. Dacă termenul de păstrare pentru documentele Clientului conform § 147 alin. 3 teza 5 AO durează mai mult, GKM Buchhaltung prelungește Perioada de acces pentru citire la cererea Clientului, formulată în formă textuală.

4. Clientul poate solicita oricând, în formă textuală, ca GKM Buchhaltung să îi șteargă datele înainte de expirarea Perioadei de acces pentru citire. Înainte de ștergere, GKM Buchhaltung îi atrage atenția, în formă textuală, că va trebui să asigure el însuși păstrarea și accesul la date conform § 147 alin. 6 AO.

5. După expirarea Perioadei de acces pentru citire sau la cererea formulată conform alineatului 4, GKM Buchhaltung șterge datele Clientului. Cu cel puțin trei luni înainte de expirarea Perioadei de acces pentru citire, aceasta îl informează pe Client prin e-mail. Din copiile de siguranță, datele dispar odată cu expirarea acestora, cel târziu la 30 de zile după ștergere.

   • Sunt exceptate datele pe care GKM Buchhaltung trebuie să le păstreze ea însăși, în special facturile sale către Client și datele contractuale.
   • O mențiune privind ștergerea rămâne în jurnalul de audit.
   • La cerere, GKM Buchhaltung confirmă ștergerea în formă textuală.

6. Accesul doar pentru citire nu înlocuiește păstrarea de către Client conform § 15. Clientul este el însuși responsabil pentru salvarea la timp a exportului său.

§ 22 Protecția datelor și prelucrarea în numele operatorului

1. Datele cu caracter personal pe care Clientul le prelucrează în Program sunt prelucrate de GKM Buchhaltung în numele acestuia, conform art. 28 DSGVO. În acest scop, odată cu comanda, părțile încheie în formă electronică contractul de prelucrare a datelor din Anexa 2 (art. 28 alin. 9 DSGVO). Acesta reglementează în special:

   • obiectul, natura și scopul prelucrării,
   • tipurile de date și persoanele vizate,
   • măsurile tehnice și organizatorice,
   • subîmputerniciții.

2. Clientul acordă o autorizare generală pentru subîmputerniciți. La data publicării acestei versiuni, aceștia sunt:

   • IONOS SE, Montabaur, pentru operarea serverului într-un centru de date din Uniunea Europeană,
   • Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irlanda, pentru trimiterea conform § 12 și pentru comunicarea prin e-mail. Stocarea are loc în interiorul EU Data Boundary. Accesul din SUA este posibil pe baza EU-US Data Privacy Framework sau a clauzelor contractuale standard ale UE.

   GKM Buchhaltung informează în formă textuală, cu cel puțin patru săptămâni înainte, despre modificările intenționate. Clientul se poate opune din motive întemeiate privind protecția datelor și poate rezilia contractul cu efect la data modificării.

3. Nu sunt subîmputerniciți:

   • băncile,
   • autoritatea de certificare a certificatului S/MIME,
   • furnizorul de e-mail al Clientului,
   • destinatarii documentelor.

4. Pentru comandă, executarea contractului, facturare, încasarea prin debit direct, jurnalele de securitate și comunicarea cu Clientul, GKM Buchhaltung este ea însăși operator. Detalii se găsesc în Politica de confidențialitate.

5. GKM Buchhaltung nu utilizează conținutul Clientului și datele clienților acestuia în scopuri proprii. Aceasta se aplică în special publicității și analizelor (art. 28 alin. 10 DSGVO).

6. Clientul răspunde de legalitatea prelucrării și de informarea clienților săi conform art. 13 și 14 DSGVO. Aceasta include trimiterea prin GKM Buchhaltung.

§ 23 Confidențialitate

Părțile tratează confidențial toate informațiile nepublice ale celeilalte părți, inclusiv după încetarea contractului. GKM Buchhaltung folosește numai persoane obligate să păstreze confidențialitatea.

§ 24 Vicii

1. Pe durata contractului, GKM Buchhaltung pune Programul la dispoziție într-o stare care permite utilizarea conform Anexei 1.

2. Clientul semnalează viciile fără întârzieri nejustificate, în formă textuală, cu o descriere clară.

3. GKM Buchhaltung remediază viciile într-un termen rezonabil. Este permisă o soluție provizorie rezonabilă, care compensează viciul până la remediere.

4. Dreptul Clientului de a reduce prețul în cazul unui viciu și de a cere restituirea sumelor plătite în plus rămâne neafectat.

5. Răspunderea independentă de culpă pentru viciile existente la încheierea contractului (§ 536a alin. 1 BGB) este exclusă.

6. Pentru neasigurarea folosinței conforme contractului, Clientul poate rezilia numai după expirarea fără rezultat a unui termen rezonabil de remediere (§ 543 alin. 3 BGB).

7. Nu constituie viciu al Programului perturbările care se datorează:

   • dispozitivelor, browserului sau conexiunii la internet a Clientului,
   • conținutului Clientului,
   • serviciilor băncilor, ale serverelor de e-mail ale destinatarilor sau ale furnizorului de e-mail al Clientului.

§ 25 Răspundere

1. GKM Buchhaltung răspunde nelimitat:

   • pentru intenție și culpă gravă,
   • pentru daunele rezultate din vătămarea vieții, a integrității corporale sau a sănătății,
   • în temeiul garanțiilor asumate și în caz de dol,
   • conform Legii germane privind răspunderea pentru produse și altor dispoziții legale imperative.

2. În caz de culpă ușoară, GKM Buchhaltung răspunde numai pentru încălcarea obligațiilor contractuale esențiale.

   • Esențiale sunt obligațiile fără îndeplinirea cărora executarea corespunzătoare a contractului nu ar fi posibilă și pe a căror respectare Clientul se poate baza în mod obișnuit.
   • Acestea sunt în special: punerea la dispoziție a Programului, salvarea datelor, posibilitatea de export, accesul doar pentru citire conform § 21 și trimiterea corespunzătoare conform § 12.
   • În acest caz, răspunderea este limitată la prejudiciul previzibil, tipic pentru contract.

3. Pentru pierderea datelor cuprinse în exportul conform § 14 alin. 3, GKM Buchhaltung răspunde în caz de culpă ușoară numai în limita efortului care ar fi necesar pentru restabilirea lor dacă Clientul și-ar fi îndeplinit sarcina prevăzută la § 6 alin. 4. Alineatul 1 rămâne neafectat.

4. GKM Buchhaltung nu răspunde pentru daunele rezultate din conținutul documentelor Clientului, în special din date, cote de impozitare sau adrese ale destinatarilor. Aceasta se aplică și dezavantajelor fiscale care se întemeiază pe datele sau deciziile Clientului. Dacă GKM Buchhaltung și-a încălcat o obligație proprie, această limitare nu se aplică.

5. Băncile, serverele de e-mail ale destinatarilor și furnizorul de e-mail al Clientului nu sunt persoane folosite de GKM Buchhaltung pentru executarea obligațiilor sale.

6. Alineatele 1–5 se aplică și în favoarea angajaților GKM Buchhaltung.

§ 26 Prescripție

Pretențiile Clientului împotriva GKM Buchhaltung se prescriu în termen de un an de la începutul legal al termenului de prescripție. Aceasta nu se aplică în cazurile prevăzute la § 25 alin. 1.

§ 27 Modificarea prezentelor condiții

1. GKM Buchhaltung poate propune modificări ale prezentelor condiții din următoarele motive:

   • modificarea legislației sau a jurisprudenței,
   • noi cerințe tehnice pentru facturile electronice, bănci sau furnizori de e-mail,
   • funcții noi,
   • lacune în reglementare.

   Prestațiile principale și prețul se modifică numai conform §§ 7 și 18.

2. Oferta se face în formă textuală, cu cel puțin șase săptămâni înainte de data planificată a intrării în vigoare, și prezintă comparativ modificările.

3. Modificarea se aplică dacă Clientul își exprimă acordul în portalul clienților sau în formă textuală. Dacă acesta nu își exprimă acordul până la data planificată a intrării în vigoare, versiunea anterioară continuă să se aplice. Clientul poate atunci rezilia contractul cu efect la această dată. Dreptul GKM Buchhaltung la reziliere ordinară conform § 19 alin. 3 rămâne neafectat.

§ 28 Comunicare

1. Declarațiile făcute în temeiul prezentului contract necesită formă textuală (§ 126b BGB). În acest scop sunt suficiente:

   • un e-mail la adresa Clientului înregistrată în cont,
   • un e-mail la adresa GKM Buchhaltung indicată în Informațiile legale,
   • un mesaj în portalul clienților.

2. Clientul își menține adresa de e-mail actualizată și verifică periodic mesajele primite.

§ 29 Dispoziții finale

1. Se aplică dreptul Republicii Federale Germania, cu excluderea Convenției Națiunilor Unite privind contractele de vânzare internațională de mărfuri.

2. Locul executării este Hamburg.

3. Instanța competentă exclusiv pentru toate litigiile rezultate din prezentul contract este cea din Hamburg (§ 38 ZPO). Aceasta se aplică dacă Clientul face parte din una dintre următoarele categorii:

   • comerciant,
   • persoană juridică de drept public,
   • patrimoniu special de drept public,
   • fără instanță competentă generală în Germania.

   GKM Buchhaltung poate introduce acțiune și la instanța de la sediul Clientului.

4. Clientul poate transfera drepturi rezultate din prezentul contract numai cu acordul GKM Buchhaltung, exprimat în formă textuală.

5. Dacă o dispoziție este nevalabilă, restul contractului rămâne valabil. Dispoziția nevalabilă se înlocuiește cu prevederile legale (§ 306 alin. 2 BGB).

6. Prevalează versiunea în limba germană.