Загальні умови договору на використання програми Rekana Rechnung

§ 1 Постачальник, сфера застосування та складові договору

1. Ці Загальні умови застосовуються до договорів про використання програми Rekana Rechnung (далі — «Програма») з клієнтами, які не мають із GKM Buchhaltung договору про ведення бухгалтерського обліку або розрахунок заробітної плати. Сторонами договору є:

   • GKM Global GmbH, Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg, зареєстрована в торговому реєстрі суду Amtsgericht Hamburg під номером HRB 174696, в особі керуючого директора Gagik Kreuz, що діє через свій підрозділ GKM Buchhaltung (далі — «GKM Buchhaltung»),
   • та її клієнти (далі — «Клієнт»).

2. Програма — це застосунок в особистому кабінеті клієнта GKM Buchhaltung. GKM Buchhaltung надає її через інтернет для використання в браузері. Програма не передається Клієнту і не встановлюється в нього.

3. Загальні умови Клієнта не застосовуються, навіть якщо GKM Buchhaltung прямо не заперечує проти них або надає послуги, знаючи про них.

4. Складовими договору є:

   • замовлення разом із підсумком замовлення,
   • ці Загальні умови,
   • опис функцій як Додаток 1,
   • договір про обробку даних за дорученням як Додаток 2.

   Індивідуальні угоди в текстовій формі мають пріоритет (§ 305b BGB). У разі суперечностей ці умови мають пріоритет перед Додатком 1. У питаннях захисту даних пріоритет має Додаток 2.

5. Клієнти бухгалтерського обслуговування, які мають із GKM Buchhaltung договір про ведення бухгалтерського обліку або розрахунок заробітної плати, користуються Програмою за окремим договором про використання. На них ці умови не поширюються. На бухгалтерський облік, розрахунок заробітної плати, бізнес-консалтинг або консультування з відкриття бізнесу поширюються окремі договори та Загальні умови виконання доручень GKM Buchhaltung. Якщо Клієнт укладає договір про ведення бухгалтерського обліку або розрахунок заробітної плати, застосовується ч. 6 § 19.

§ 2 Лише для підприємців

1. GKM Buchhaltung укладає договори лише з підприємцями в розумінні § 14 BGB, які мають місцезнаходження, філію або місце проживання в Німеччині.

   • Підприємцями є фізичні або юридичні особи та правоздатні товариства осіб, які під час укладення договору діють у межах своєї комерційної або самостійної професійної діяльності.
   • До них належать також малі підприємці, представники вільних професій і особи, які укладають договір у зв’язку з початком такої діяльності.
   • Зі споживачами в розумінні § 13 BGB договір не укладається.

2. Під час замовлення Клієнт зазначає:

   • найменування компанії або ім’я,
   • адресу місцезнаходження, філії або місця проживання,
   • податковий номер або ідентифікаційний номер платника ПДВ, а в разі відкриття бізнесу, коли номер ще не присвоєно, — реєстрацію підприємницької діяльності або повідомлення, подане до податкової інспекції.

   Він прямо підтверджує, що діє як підприємець. Той, хто замовляє для компанії, запевняє, що має право її представляти.

3. GKM Buchhaltung має право вимагати підтвердження статусу підприємця та відхиляти замовлення без пояснення причин. Якщо замовник неправдиво видає себе за підприємця, GKM Buchhaltung може розірвати договір без дотримання строку повідомлення.

§ 3 Укладення договору в разі онлайн-замовлення

1. Представлення Програми на сайті не є обов’язковою пропозицією укласти договір.

2. Замовлення складається з таких кроків:

   • Вибрати пакет.
   • Ввести дані згідно з ч. 2 § 2 і дані для входу.
   • Вибрати спосіб оплати, а в разі прямого дебетування надати мандат на пряме дебетування SEPA згідно з ч. 2 § 17.
   • Відкрити ці умови, Додатки 1 і 2 та погодитися з їх застосуванням, натиснувши відповідну позначку.
   • На сторінці підсумку перевірити всі дані, ціну після Пробного періоду, дату першого нарахування плати та мінімальний платіж згідно з ч. 2 § 4.

   Помилки введення Клієнт виявляє та виправляє до надсилання на сторінці підсумку — за допомогою посилань для внесення змін або функції браузера «Назад».

3. Надсилаючи замовлення за допомогою кнопки замовлення, Клієнт робить обов’язкову для себе пропозицію укласти договір. На кнопці зазначено, що після Пробного періоду нараховується плата.

4. GKM Buchhaltung невідкладно підтверджує отримання замовлення електронною поштою. Підтвердження отримання ще не є акцептом.

5. Договір укладається з моменту активації доступу. GKM Buchhaltung підтверджує активацію електронною поштою (далі — «Акцепт»). Якщо GKM Buchhaltung не активує доступ протягом трьох робочих днів після отримання замовлення, Клієнт більше не зв’язаний своїм замовленням.

6. GKM Buchhaltung зберігає текст договору, а також момент і редакцію згоди згідно з частиною 2. Разом з Акцептом Клієнт отримує підтвердження замовлення у форматі PDF з даними замовлення, редакцією цих умов, а в разі прямого дебетування — з текстом мандата. Ці умови та додатки в погодженій редакції він може будь-коли переглянути та зберегти за зазначеною там адресою, а підтвердження замовлення — будь-коли в особистому кабінеті.

7. Договір укладається німецькою мовою. Переклади іншими мовами слугують лише для розуміння.

8. GKM Buchhaltung не брала на себе зобов’язання дотримуватися жодного кодексу поведінки.

§ 4 Безкоштовне тестування

1. Перші три місяці з моменту активації доступу безкоштовні (далі — «Пробний період»). Пробний період починається в день активації. Він закінчується о 24 годині дня, що передує дню з тим самим числом, що й день активації, у третьому місяці після місяця активації. Якщо такого числа в цьому місяці немає, Пробний період закінчується о 24 годині останнього дня цього місяця. Пробний період надається один раз для кожного підприємства і кожного інструмента, тобто для Rekana Rechnung один раз для кожного підприємства. Якщо підприємство замовляє Rekana Rechnung повторно, Пробний період не надається. Про це зазначено в підсумку замовлення.

2. Пробний період є частиною договору. Якщо Клієнт не припинить договір до кінця Пробного періоду, з наступного дня договір продовжує діяти на платній основі, з оплатою згідно з ч. 1 § 16. Після цього Клієнт може згідно з ч. 2 § 19 будь-коли розірвати договір на кінець поточного розрахункового місяця, тобто щонайраніше на кінець першого розрахункового місяця. Плата за перший розрахунковий місяць підлягає сплаті. Про це зазначено в підсумку замовлення, на кнопці замовлення, в Акцепті та в нагадуванні згідно з частиною 4.

3. Протягом Пробного періоду Клієнт може будь-коли припинити договір без дотримання строку та без пояснення причин — в особистому кабінеті або в текстовій формі електронною поштою. Припинення діє негайно: договір закінчується в той день, коли заява про припинення надходить до GKM Buchhaltung. Припинення протягом Пробного періоду безкоштовне. Кошти шляхом прямого дебетування в такому разі не списуються.

4. Не пізніше ніж за сім днів до кінця Пробного періоду GKM Buchhaltung нагадує Клієнту електронною поштою про:

   • кінець Пробного періоду,
   • плату,
   • дату першого нарахування плати,
   • мінімальний платіж згідно з частиною 2,
   • спосіб припинення договору.

   Якщо нагадування не було надіслано, Клієнт може до спливу 14 днів після отримання першого рахунку припинити договір із чинністю на кінець Пробного періоду. У такому разі GKM Buchhaltung повертає сплачену плату.

5. Протягом Пробного періоду доступні всі функції замовленого пакета. Протягом Пробного періоду GKM Buchhaltung надсилає для Клієнта не більше документів на день, ніж зазначено в Додатку 1 для Пробного періоду.

6. Рахунки, які Клієнт виставляє протягом Пробного періоду, є справжніми рахунками з усіма податковими наслідками та обов’язками зберігання. Після припинення договору протягом Пробного періоду застосовується § 21.

§ 5 Послуги GKM Buchhaltung

1. GKM Buchhaltung надає Програму в особистому кабінеті на весь строк дії договору. Клієнт користується нею за допомогою актуального браузера. Програма працює на серверах німецького провайдера в центрі обробки даних у Європейському Союзі.

2. Відповідно до Додатка 1 Програма охоплює, зокрема:

   • Документи: комерційна пропозиція, підтвердження замовлення, накладна, рахунок, проміжний рахунок, коригувальний рахунок і кредит-нота з послідовними діапазонами номерів, довідниками клієнтів, товарів і послуг, текстовими шаблонами та власним оформленням.
   • Робота з простроченою заборгованістю: нагадування про оплату, вимога про оплату та остання вимога про оплату, які Клієнт ініціює сам.
   • Електронні рахунки: типи рахунків у форматі ZUGFeRD згідно з європейським стандартом EN 16931. Формат XRechnung доступний для завантаження на пристрій і для надсилання. Перед присвоєнням номера Програма здійснює технічну перевірку згідно з ч. 4.
   • Вхідні електронні рахунки: Програма відображає завантажені електронні рахунки в зручному для читання вигляді.
   • Непогашена заборгованість: з частковими оплатами та серіями рахунків.
   • Банківські виписки: імпорт банківських виписок у вигляді файлів у форматі CAMT, MT940, CSV або Excel. Залишок на рахунку Програма показує лише тоді, коли його містить імпортована виписка, і з датою цієї виписки.
   • Прив’язка документів: завантаження, сканування мобільним телефоном і прив’язка до банківських операцій із запропонованими категоріями.
   • Експорт і журнал дій: експорт згідно з ч. 3 § 14 і журнал дій, який пов’язує кожну дію в ланцюжок за допомогою контрольних сум.

3. До пакета Rekana Rechnung входять:

   • один користувач,
   • один банківський рахунок у Програмі, виписки за яким Клієнт імпортує у вигляді файлів,
   • документи та банківські виписки в межах обмежень згідно з Додатком 1.

   Додаткові бізнес-рахунки Клієнт без доплати налаштовує в Програмі сам. Для захисту від зловживань Програма приймає загалом не більше 20 банківських рахунків. Кілька користувачів і доступ для податкового консультанта заплановано.

4. Перевірка електронного рахунку стосується структури файлу відповідно до правил EN 16931 і XRechnung. Вона не стосується правильності змісту з погляду ПДВ. Якщо електронний рахунок не проходить перевірку, Програма не виставляє документ і не присвоює номер.

5. Функції, які в Додатку 1 позначено як заплановані, GKM Buchhaltung зобов’язана надавати лише з моменту їх запровадження. Права вимагати запровадження в певний строк немає.

6. Якщо Клієнт потребує для свого підприємства певних функцій, яких немає в Додатку 1, GKM Buchhaltung надає їх за окремою угодою в текстовій формі за окремо погоджену ціну. Обсяг, ціну та строк визначає ця угода. Без неї права на певну функцію немає.

7. До зобов’язань GKM Buchhaltung не належать:

   • ведення бухгалтерського обліку та рознесення за рахунками обліку,
   • попередні декларації з ПДВ і податкові декларації,
   • податкове чи юридичне консультування,
   • стягнення дебіторської заборгованості Клієнта,
   • вимоги про оплату від імені Клієнта,
   • ініціювання платежів,
   • отримання операцій за рахунком безпосередньо з банку Клієнта,
   • передача через Peppol або інші мережі.

8. Програма не призначена для використання як каса. Спосіб оплати «Оплата готівкою» лише зазначає в рахунку, що оплату здійснено готівкою. Готівкові надходження Клієнт фіксує у власній касовій системі. За її відповідність вимогам § 146a AO відповідає він.

§ 6 Доступність, технічне обслуговування та резервне копіювання даних

1. GKM Buchhaltung забезпечує доступність Програми на рівні 98 відсотків у середньому за місяць. Не враховуються:

   • оголошені роботи з технічного обслуговування, які за можливості проводяться поза часом з понеділка по п’ятницю з 8 до 18 години,
   • невідкладні оновлення безпеки,
   • збої поза сферою впливу GKM Buchhaltung, зокрема в роботі інтернету та поштових серверів отримувачів.

2. Про роботи з технічного обслуговування, які, імовірно, обмежать користування більш ніж на одну годину, GKM Buchhaltung повідомляє щонайменше за два робочі дні в особистому кабінеті або електронною поштою.

3. GKM Buchhaltung регулярно, щонайменше раз на тиждень, створює зашифровані резервні копії даних у другому місці зберігання в межах Європейського Союзу та зберігає кожну резервну копію не довше 30 днів.

4. Резервне копіювання з боку GKM Buchhaltung не замінює зберігання даних Клієнтом згідно з § 15. На Клієнта покладається обов’язок регулярно, щонайменше раз на місяць, експортувати свої дані та зберігати їх у себе.

§ 7 Подальший розвиток і зміни Програми

1. GKM Buchhaltung розвиває Програму. Вона адаптує її до змін законодавчих вимог щодо рахунків, електронних рахунків і зберігання.

2. GKM Buchhaltung має право змінювати Програму, якщо це прийнятно для Клієнта. Суттєві функції згідно з Додатком 1 GKM Buchhaltung не вилучає без рівноцінної заміни.

3. Якщо зміна суттєво обмежує користування для Клієнта, GKM Buchhaltung повідомляє про неї в текстовій формі щонайменше за шість тижнів. У такому разі Клієнт може до набрання зміною чинності розірвати договір на цей момент. На це вказується в повідомленні.

4. Зміни з обов’язкових законодавчих причин або для відвернення загроз безпеці GKM Buchhaltung має право вносити й у стислі строки. Вона невідкладно інформує про це Клієнта.

§ 8 Підтримка

1. На запитання щодо користування Програмою GKM Buchhaltung відповідає в робочі дні електронною поштою.

2. Підтримка не охоплює податкових чи юридичних довідок. Податкові питання Клієнт з’ясовує зі своїм податковим консультантом.

3. Налаштування, імпорт або оформлення силами GKM Buchhaltung здійснюються лише за окремою угодою в текстовій формі з оплатою за фактично витрачений час. Види податків, ставки податку та категорії Клієнт визначає сам. GKM Buchhaltung налаштовує їх лише за його вказівками.

4. Працівники GKM Buchhaltung переглядають дані Клієнта лише тією мірою, якою це необхідно для однієї з таких цілей:

   • підтримка на його запит,
   • забезпечення роботи системи,
   • виконання обов’язку, встановленого законом.

   GKM Buchhaltung фіксує в незмінному журналі дій перегляди документів, непогашеної заборгованості, вимог про оплату, журналу та експорту через адміністративний портал. Відображення цих переглядів для Клієнта заплановано. Доступ до сервера та бази даних мають лише адміністратори, зобов’язані дотримуватися конфіденційності. У випадках, зазначених у Додатку 2, GKM Buchhaltung отримує автоматичні повідомлення з даними Клієнта. Заплановано, що працівники переглядатимуть документи лише після дозволу Клієнта.

§ 9 Доступ і права користування

1. На строк дії договору Клієнт отримує невиключне право, яке не підлягає передачі та субліцензуванню, користуватися Програмою для власної підприємницької діяльності.

2. Кожен доступ користувача закріплено за однією фізичною особою. Клієнт не передає дані для входу іншим особам і не надає Програму в користування третім особам.

3. Користування Програмою можливе лише за умови налаштованого другого фактора. Клієнт захищає пароль і другий фактор від доступу третіх осіб. Він відповідає за шкоду від зловживання своїм доступом, якщо вона виникла з причин, за які він відповідає.

4. Якщо Клієнт підозрює зловживання, він невідкладно повідомляє про це GKM Buchhaltung. GKM Buchhaltung має право заблокувати доступ до з’ясування обставин.

5. Клієнту заборонено:

   • автоматизовано звертатися до Програми, крім як через надані інтерфейси,
   • обходити технічні засоби захисту,
   • проводити навантажувальні тести або тести безпеки без згоди GKM Buchhaltung у текстовій формі.

6. Усі дані, які Клієнт вводить або завантажує, залишаються його даними. GKM Buchhaltung отримує щодо них лише ті права, які необхідні для виконання цього договору.

§ 10 Загальні обов’язки Клієнта

1. Клієнт підтримує свої дані в Програмі правильними та актуальними, зокрема:

   • найменування компанії та адресу,
   • податковий номер або ідентифікаційний номер платника ПДВ,
   • банківські реквізити,
   • адресу електронної пошти,
   • обов’язкові відомості, передбачені для його організаційно-правової форми.

2. Клієнт не використовує Програму для протиправного вмісту і не завантажує шкідливе програмне забезпечення. Завантажені файли GKM Buchhaltung перевіряє на наявність шкідливого програмного забезпечення. Заражені файли вона відхиляє.

3. Клієнт не надсилає через Програму рекламу. Тема і текст листів із документами не містять реклами та прохання залишити відгук.

4. Клієнт використовує лише ті логотипи, фірмові бланки й тексти, на які має необхідні права.

5. Клієнт звільняє GKM Buchhaltung від претензій третіх осіб, які ґрунтуються на протиправному використанні Програми, за яке відповідає Клієнт. Це охоплює також обґрунтовані витрати на юридичний захист.

§ 11 Зміст рахунків

1. Особою, яка виставляє рахунки, є Клієнт. Він сам створює, перевіряє й виставляє свої документи та ініціює їх надсилання.

2. За зміст своїх документів відповідає лише Клієнт, зокрема за:

   • опис товарів і послуг, ціну, ставку податку та звільнення від податку,
   • момент поставки або надання послуги,
   • відомості згідно з §§ 14 і 14a UStG,
   • примітку згідно з § 19 UStG,
   • обов’язкові відомості в діловому листуванні, передбачені для його організаційно-правової форми.

   Галузеві шаблони, види податків, текстові шаблони та підказки Програми є допоміжними засобами. Вони не замінюють перевірки в кожному окремому випадку.

3. Виставлені документи змінити вже не можна. Виправлення здійснюються за допомогою коригувального рахунку або сторнування.

4. Формат і спосіб передачі Клієнт узгоджує зі своїми отримувачами. Якщо закон передбачає згоду отримувача на електронну передачу, Клієнт отримує таку згоду. Це стосується, зокрема:

   • інших рахунків в електронній формі в перехідний період згідно з § 27 Abs. 38 UStG,
   • рахунків, для яких немає обов’язку виставляти електронний рахунок (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

5. Якщо Клієнт обирає в документі пряме дебетування, йому потрібні власний ідентифікатор кредитора та мандати його клієнтів. Списання коштів він ініціює сам.

6. Нагадування про оплату та вимоги про оплату Клієнт ініціює сам. За збори, проценти та строки, зазначені в них, відповідає він. GKM Buchhaltung не займається стягненням боргів.

7. Якщо GKM Buchhaltung має виставляти рахунки від імені та за рахунок Клієнта (§ 14 Abs. 2 UStG), для цього потрібна окрема угода. Цей договір цього не охоплює.

§ 12 Надсилання електронних рахунків через GKM Buchhaltung

1. За дорученням Клієнта GKM Buchhaltung надсилає електронні листи з адреси e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Це стосується рахунків, проміжних рахунків, коригувальних рахунків і кредит-нот, для яких під час виставлення було створено дійсний електронний рахунок.

   • Особою, яка виставляє рахунок, залишається Клієнт. GKM Buchhaltung лише технічно передає рахунки за його ініціативою.
   • Комерційні пропозиції, підтвердження замовлень, накладні, нагадування про оплату та вимоги про оплату GKM Buchhaltung не надсилає. Для них застосовується § 13.
   • Програма не дозволяє надсилати ці типи документів через GKM Buchhaltung.

2. У полі відправника або в темі листа зазначено найменування компанії Клієнта та GKM Buchhaltung як відправника. Відповіді отримувачів надходять на адресу електронної пошти Клієнта. Повідомлення на адресу e-rechnung@gkm-buchhaltung.de не читаються і не пересилаються. Лист повідомляє про це отримувачів і скеровує їх до Клієнта.

3. Лист містить стандартний текст із даними про документ і обов’язковими відомостями Клієнта. GKM Buchhaltung зазначено в ньому лише як технічного відправника в одному рядку тексту, без логотипа і без посилання. Лист не містить реклами GKM Buchhaltung.

4. Щойно буде налаштовано сертифікат S/MIME компанії GKM Global GmbH, GKM Buchhaltung підписуватиме ним листи.

   • Підпис засвідчує, що лист надійшов без змін із системи надсилання GKM Buchhaltung. Він не засвідчує, хто склав документ.
   • Він не є кваліфікованим електронним підписом згідно з § 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG.
   • Автентичність походження та цілісність своїх рахунків Клієнт забезпечує власною внутрішньою процедурою контролю (§ 14 Abs. 3 Sätze 4 і 5 UStG).

5. Через GKM Buchhaltung надсилається не більше 100 документів на одного Клієнта на день. Обмеження розміру листа зазначено в Додатку 1. Більші документи Клієнт надсилає згідно з § 13.

6. GKM Buchhaltung зобов’язана належним чином передати лист у мережу, але не зобов’язана забезпечити його доставку отримувачу. Журнал дій засвідчує:

   • час і адресу отримувача,
   • надіслані файли та контрольні суми,
   • відповідь служби надсилання.

   Повідомлення про недоставлені листи надходять до поштової скриньки e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. GKM Buchhaltung їх не читає і не пересилає. Відображення цих повідомлень біля документа заплановано. За повторне звернення до отримувачів і доставку відповідає Клієнт.

7. За наявності ознак небажаної реклами, обману або протиправного вмісту GKM Buchhaltung має право негайно заблокувати надсилання через свою адресу. Вона невідкладно інформує про це Клієнта.

8. Адреси отримувачів і дані документів GKM Buchhaltung використовує лише для надсилання і ніколи — для власних цілей.

§ 13 Надсилання через власну поштову скриньку та завантаження на пристрій

1. Кожен документ Клієнт може завантажити на пристрій у форматі PDF, а для рахунків — також як електронний рахунок, і надіслати сам. Або ж він надсилає документ через власну поштову скриньку.

2. Для надсилання через власну поштову скриньку Клієнт зберігає в Програмі дані для входу до свого сервера вихідної пошти.

   • GKM Buchhaltung зберігає пароль у зашифрованому вигляді та використовує його лише для надсилання, яке ініціює Клієнт.
   • Вхід через постачальника поштової скриньки без збереження пароля заплановано.
   • Клієнт запевняє, що має право розпоряджатися поштовою скринькою. Він може будь-коли від’єднати поштову скриньку від Програми.

3. Під час надсилання через власну поштову скриньку GKM Buchhaltung не підписує листи. Повідомлення про недоставлені листи надходять до поштової скриньки Клієнта, а не до Програми. Копія в папці надісланих повідомлень з’являється лише тоді, коли Клієнт вибирає «Копію мені» або коли постачальник поштової скриньки сам її зберігає.

4. За відмови, блокування або змінені процедури входу з боку постачальника поштової скриньки Клієнта GKM Buchhaltung не відповідає.

§ 14 Документи, категорії, експорт і відсутність податкового консультування

1. Програма пропонує, який документ належить до якої банківської операції. Однозначні пари вона прив’язує сама, оплачені рахунки позначає як оплачені. Клієнт перевіряє кожну прив’язку. Помилкові прив’язки він скасовує в Програмі.

2. Категорії — це підказки для впорядкування операцій. Клієнт сам обирає категорію. Категорії не є рознесенням за рахунками обліку і не є податковою оцінкою.

3. Клієнт може будь-коли експортувати:

   • свої документи у форматі PDF і як електронні рахунки,
   • журнал вихідних рахунків,
   • платежі, клієнтів, товари й послуги та журнал дій,
   • банківські операції у форматі Excel, CSV або PDF із категорією та назвами документів.

   Експорт із завантаженими файлами документів і з пакетом проводок у форматі DATEV заплановано. Експортовані дані є допоміжним засобом для роботи.

4. Програма призначена для власного користування і не замінює податкового консультування. У межах цього договору GKM Buchhaltung не розносить операції за рахунками обліку і не відображає їх в обліку. Вона не надає допомоги в податкових справах у розумінні §§ 2 і 3 StBerG. Податкові питання Клієнт з’ясовує зі своїм податковим консультантом.

5. Якщо Клієнт бажає, щоб GKM Buchhaltung вела його бухгалтерський облік або розрахунок заробітної плати, сторони укладають для цього окремий договір. З початком його дії цей договір закінчується згідно з ч. 6 § 19. Дані залишаються в особистому кабінеті.

§ 15 Належне ведення обліку, зберігання та доступ до даних

1. Клієнт і далі відповідає за належне ведення свого бухгалтерського обліку та зберігання своїх документів. Підставою є § 147 AO, § 14b UStG і Принципи належного ведення та зберігання книг, записів і документів в електронній формі, а також доступу до даних (далі — «GoBD»). Це стосується і його документації процедур.

2. Рахунки та інші бухгалтерські первинні документи Клієнт зберігає вісім років, книги та записи — десять років, у кожному разі починаючи з кінця календарного року, в якому вони виникли (§ 147 Abs. 3 і 4 AO). Строк не спливає, доки ще триває строк визначення податкових зобов’язань щодо відповідних податків (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Щодо електронних рахунків він зберігає структуровану частину.

3. У Додатку 1 GKM Buchhaltung надає опис Програми, який Клієнт може використовувати для своєї документації процедур. Незмінні документи та пов’язаний у ланцюжок журнал дій сприяють належному веденню обліку. Сертифікації Програми це не означає.

4. Якщо податковий орган вимагає доступу до даних, які зберігаються в GKM Buchhaltung (§ 147 Abs. 6 AO), GKM Buchhaltung на запит Клієнта або податкового органу надає доступ лише для читання для перевірки або передає дані у форматі, придатному для машинної обробки. Це діє протягом строку дії договору та протягом Періоду доступу для читання згідно з § 21. Витрати, що виходять за межі надання доступу лише для читання та експорту, Клієнт оплачує за фактично витраченим часом (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).

§ 16 Ціни та виставлення рахунків

1. Щомісячна плата визначається угодою сторін про ціну. У разі онлайн-замовлення такою угодою є підсумок замовлення. Ціни на функції згідно з ч. 6 § 5 визначаються відповідною окремою угодою. Усі ціни вказано без ПДВ; ПДВ нараховується додатково за встановленою законом ставкою. Пробний період безкоштовний.

2. Перший розрахунковий місяць починається наступного дня після закінчення Пробного періоду. Кожен наступний починається того самого календарного дня наступного місяця. Якщо в наступному місяці такого дня немає, розрахунковий місяць починається в останній день цього місяця. Для подальших місяців визначальним залишається календарний день першого розрахункового місяця. Плата сплачується щомісяця наперед. GKM Buchhaltung виставляє рахунок у перший день розрахункового місяця. Строк оплати регулює ч. 4 § 17.

3. У разі розірвання договору GKM Buchhaltung повертає вже сплачену плату пропорційно лише в таких випадках:

   • розірвання згідно з ч. 3 § 7, ч. 3 § 18 або ч. 3 § 27,
   • розірвання з боку GKM Buchhaltung, яке не ґрунтується на поведінці Клієнта,
   • розірвання Клієнтом з поважної причини, за яку відповідає GKM Buchhaltung.

   Положення ч. 4 § 4 залишаються чинними.

4. GKM Buchhaltung надає свої рахунки в електронному вигляді електронною поштою та в особистому кабінеті. Клієнт погоджується отримувати рахунки в електронному вигляді як електронні рахунки або, якщо це дозволено законом, у форматі PDF (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, § 27 Abs. 38 UStG).

§ 17 Оплата шляхом прямого дебетування SEPA або за рахунком, прострочення

1. Клієнт оплачує шляхом базового прямого дебетування SEPA або банківським переказом за рахунком.

2. У разі прямого дебетування Клієнт під час замовлення надає мандат на пряме дебетування SEPA на користь GKM Global GmbH, ідентифікатор кредитора DE80ZZZ00002917259.

   • Клієнт підтверджує повний текст мандата з ідентифікатором кредитора та вказівкою на те, що протягом восьми тижнів від дати списання він може вимагати відшкодування списаної суми.
   • Референс мандата GKM Buchhaltung повідомляє разом з Акцептом. Текст мандата Клієнт отримує разом з Акцептом у форматі PDF.
   • GKM Buchhaltung списує плату не раніше ніж через п’ять календарних днів після отримання рахунку. Рахунок вважається попереднім повідомленням про списання. Цим сторони скорочують звичайний строк у 14 календарних днів.
   • Клієнт забезпечує наявність достатніх коштів на рахунку на день списання.

3. Якщо пряме дебетування повернуто з причини, за яку відповідає Клієнт, він відшкодовує GKM Buchhaltung фактично понесену плату за банківські послуги. Фіксованої суми GKM Buchhaltung не вимагає.

4. Плата підлягає сплаті з моменту отримання рахунку. У разі оплати за рахунком її слід сплатити без вирахувань протягом десяти днів після отримання.

5. Якщо Клієнт допускає прострочення, застосовуються:

   • проценти за прострочення в розмірі дев’яти процентних пунктів понад базову процентну ставку (§ 288 Abs. 2 BGB),
   • фіксована компенсація в розмірі 40 євро (§ 288 Abs. 5 BGB).

   Інші вимоги залишаються чинними.

6. Клієнт може проводити зарахування лише тими вимогами, які не оспорюються або встановлені рішенням суду, що набрало законної сили. Це не стосується зустрічних вимог із цього договору, зокрема у зв’язку з недоліками або щодо повернення надмірно сплаченої плати. Право притримання Клієнт може заявляти лише на підставі цього договору.

§ 18 Зміна цін

1. GKM Buchhaltung може змінювати щомісячну плату на майбутнє один раз на календарний рік, але не раніше ніж через дванадцять місяців після початку першого розрахункового місяця. Умовою є зростання її витрат на надання Програми. До них належать, зокрема:

   • сервери, центр обробки даних і резервне копіювання,
   • ліцензії та сертифікати,
   • надсилання електронної пошти,
   • персонал.

   Підвищення не може перевищувати зростання цих витрат. Якщо ці витрати знижуються, GKM Buchhaltung знижує плату в тій самій пропорції.

2. Про зміну ціни GKM Buchhaltung повідомляє в текстовій формі щонайменше за шість тижнів до набрання нею чинності. У повідомленні зазначаються причина, нова ціна й дата набрання чинності, а також міститься вказівка на право розірвати договір.

3. Клієнт може до набрання зміною ціни чинності розірвати договір на цей момент. Його право на розірвання договору у звичайному порядку залишається чинним.

4. Якщо змінюється ставка ПДВ, сума з ПДВ з цього моменту змінюється відповідно.

§ 19 Строк дії та розірвання договору

1. Договір починає діяти з моменту активації доступу та укладається на невизначений строк.

2. Клієнт може будь-коли розірвати договір на кінець поточного розрахункового місяця. Повідомлення про розірвання має надійти не пізніше останнього дня розрахункового місяця. Протягом Пробного періоду договір у разі розірвання закінчується негайно, ч. 3 § 4.

3. GKM Buchhaltung може розірвати договір на кінець розрахункового місяця, повідомивши про це за три місяці.

4. Клієнт розриває договір в особистому кабінеті або в текстовій формі електронною поштою, GKM Buchhaltung — у текстовій формі. GKM Buchhaltung невідкладно підтверджує в текстовій формі отримання повідомлення про розірвання та дату закінчення договору.

5. Право обох сторін на розірвання договору без дотримання строку повідомлення з поважної причини залишається чинним. Поважна причина для GKM Buchhaltung існує, зокрема, якщо:

   • Клієнт прострочив сплату плати за два місяці,
   • він, попри попередження, суттєво порушує § 10,
   • він неправдиво видав себе за підприємця.

   Поважна причина для Клієнта існує, зокрема, якщо рівень доступності згідно з ч. 1 § 6 не досягається протягом трьох місяців поспіль.

6. Якщо починає діяти договір Клієнта з GKM Buchhaltung про ведення бухгалтерського обліку або розрахунок заробітної плати, цей договір припиняється за згодою сторін з початком дії того договору, і розривати його не потрібно. Подальше користування Програмою в такому разі регулює договір про використання для клієнтів бухгалтерського обслуговування згідно з ч. 5 § 1. Дані Клієнта залишаються в особистому кабінеті. Положення ч. 2 § 21 у такому разі не застосовуються.

§ 20 Блокування

1. GKM Buchhaltung може обмежити доступ режимом «лише читання»:

   • якщо Клієнт прострочив сплату плати більш ніж на 14 днів після вимоги про оплату і GKM Buchhaltung попередила про обмеження в текстовій формі щонайменше за сім днів,
   • за наявності ознак зловживання згідно з ч. 4 § 9 або ч. 7 § 12 — також негайно, з невідкладним інформуванням Клієнта.

2. Навіть під час обмеження Клієнт може входити в систему, переглядати свої дані та експортувати їх згідно з ч. 3 § 14. Права притримання даних Клієнта не існує.

3. GKM Buchhaltung невідкладно знімає обмеження, щойно зникає його причина. Обов’язок сплачувати плату зберігається.

§ 21 Доступ лише для читання, експорт даних і видалення після закінчення договору

1. Протягом строку дії договору Клієнт може будь-коли експортувати свої дані згідно з ч. 3 § 14.

2. Із закінченням договору відбувається таке:

   • Клієнт більше не може виставляти чи надсилати нові документи.
   • Доступ безкоштовно зберігається в режимі «лише читання» з експортом згідно з ч. 3 § 14 до кінця десятого календарного року, що настає після закінчення договору (далі — «Період доступу для читання»).

   Це діє також тоді, коли договір закінчується протягом Пробного періоду.

3. Протягом Періоду доступу для читання діє ч. 4 § 15. Якщо строк зберігання документів Клієнта згідно з § 147 Abs. 3 Satz 5 AO триває довше, GKM Buchhaltung на вимогу Клієнта в текстовій формі продовжує Період доступу для читання.

4. Клієнт може будь-коли вимагати в текстовій формі, щоб GKM Buchhaltung видалила його дані до закінчення Періоду доступу для читання. Перед видаленням GKM Buchhaltung у текстовій формі попереджає його, що тоді він сам має забезпечити зберігання та доступ до даних згідно з § 147 Abs. 6 AO.

5. Після закінчення Періоду доступу для читання або на вимогу згідно з частиною 4 GKM Buchhaltung видаляє дані Клієнта. Щонайменше за три місяці до закінчення Періоду доступу для читання вона інформує Клієнта електронною поштою. З резервних копій дані зникають у міру закінчення строку зберігання цих копій, не пізніше ніж через 30 днів після видалення.

   • Винятком є дані, які GKM Buchhaltung зобов’язана зберігати сама, зокрема її рахунки Клієнту та дані договору.
   • Запис про видалення залишається в журналі дій.
   • На вимогу GKM Buchhaltung підтверджує видалення в текстовій формі.

6. Доступ лише для читання не замінює зберігання даних Клієнтом згідно з § 15. За своєчасне збереження свого експорту Клієнт відповідає сам.

§ 22 Захист даних і обробка даних за дорученням

1. Персональні дані, які Клієнт обробляє в Програмі, GKM Buchhaltung обробляє за його дорученням згідно з Art. 28 DSGVO. Для цього сторони разом із замовленням укладають в електронній формі договір про обробку даних за дорученням згідно з Додатком 2 (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Він регулює, зокрема:

   • предмет, характер і мету обробки,
   • види даних і суб’єктів даних,
   • технічні та організаційні заходи,
   • субобробників.

2. Клієнт надає загальний дозвіл на залучення субобробників. На момент публікації цієї редакції це:

   • IONOS SE, Montabaur, — для експлуатації сервера в центрі обробки даних у Європейському Союзі,
   • Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Ірландія, — для надсилання згідно з § 12 і комунікації електронною поштою. Дані зберігаються в межах EU Data Boundary. Доступ зі США можливий на підставі EU-US Data Privacy Framework або стандартних договірних положень ЄС.

   Про заплановані зміни GKM Buchhaltung повідомляє в текстовій формі щонайменше за чотири тижні. Клієнт може з поважної причини, пов’язаної із захистом даних, заперечити та розірвати договір на момент зміни.

3. Субобробниками не є:

   • банки,
   • центр сертифікації, що видав сертифікат S/MIME,
   • постачальник електронної пошти Клієнта,
   • отримувачі документів.

4. Щодо замовлення, виконання договору, виставлення рахунків, списання коштів шляхом прямого дебетування, журналів безпеки та комунікації з Клієнтом GKM Buchhaltung сама є контролером. Докладніше про це — у Політиці конфіденційності.

5. GKM Buchhaltung не використовує вміст Клієнта та дані його клієнтів для власних цілей. Це стосується, зокрема, реклами та аналізу даних (Art. 28 Abs. 10 DSGVO).

6. Клієнт відповідає за законність обробки та інформування своїх клієнтів згідно з Art. 13 і 14 DSGVO. Це стосується і надсилання через GKM Buchhaltung.

§ 23 Конфіденційність

Сторони зберігають конфіденційність усієї непублічної інформації іншої сторони, у тому числі після закінчення договору. GKM Buchhaltung залучає лише осіб, зобов’язаних дотримуватися конфіденційності.

§ 24 Недоліки

1. Протягом строку дії договору GKM Buchhaltung надає Програму в стані, що забезпечує користування згідно з Додатком 1.

2. Клієнт невідкладно повідомляє про недоліки в текстовій формі із зрозумілим описом.

3. GKM Buchhaltung усуває недоліки в розумний строк. Допускається прийнятне тимчасове рішення, яке дає змогу обійти недолік до його усунення.

4. Право Клієнта в разі недоліку зменшити плату та вимагати повернення надмірно сплаченого залишається чинним.

5. Відповідальність незалежно від вини за недоліки, які існували на момент укладення договору (§ 536a Abs. 1 BGB), виключається.

6. У зв’язку з ненаданням користування відповідно до договору Клієнт може розірвати договір лише після того, як безрезультатно сплив розумний строк для усунення порушення (§ 543 Abs. 3 BGB).

7. Недоліком Програми не є збої, причиною яких є:

   • пристрої, браузер або інтернет-з’єднання Клієнта,
   • вміст Клієнта,
   • послуги банків, поштових серверів отримувачів або постачальника електронної пошти Клієнта.

§ 25 Відповідальність

1. GKM Buchhaltung несе необмежену відповідальність:

   • за умисел і грубу необережність,
   • за шкоду, заподіяну життю, тілу або здоров’ю,
   • за наданими гарантіями та в разі зловмисного введення в оману,
   • згідно із Законом про відповідальність за продукцію та іншими імперативними нормами закону.

2. У разі простої необережності GKM Buchhaltung відповідає лише за порушення суттєвих договірних обов’язків.

   • Суттєвими є обов’язки, виконання яких взагалі уможливлює належне виконання договору і на дотримання яких Клієнт зазвичай може покладатися.
   • Це, зокрема: надання Програми, резервне копіювання даних, можливість експорту, доступ лише для читання згідно з § 21 і належне надсилання згідно з § 12.
   • У такому разі відповідальність обмежується типовою для договору передбачуваною шкодою.

3. За втрату даних, які охоплює експорт згідно з ч. 3 § 14, GKM Buchhaltung у разі простої необережності відповідає лише в розмірі витрат, необхідних для їх відновлення, якби Клієнт виконав свій обов’язок згідно з ч. 4 § 6. Положення частини 1 залишаються чинними.

4. За шкоду, що виникла через зміст документів Клієнта, зокрема через відомості, ставки податку або адреси отримувачів, GKM Buchhaltung не відповідає. Це стосується також несприятливих податкових наслідків, які ґрунтуються на відомостях або рішеннях Клієнта. Якщо GKM Buchhaltung порушила власний обов’язок, це обмеження не застосовується.

5. Банки, поштові сервери отримувачів і постачальник електронної пошти Клієнта не є особами, залученими GKM Buchhaltung до виконання зобов’язань.

6. Частини 1–5 діють також на користь працівників GKM Buchhaltung.

§ 26 Позовна давність

Позовна давність за вимогами Клієнта до GKM Buchhaltung становить один рік від встановленого законом початку перебігу позовної давності. Це не стосується випадків, зазначених у ч. 1 § 25.

§ 27 Зміни цих умов

1. GKM Buchhaltung може пропонувати зміни цих умов із таких причин:

   • зміни законодавства або судової практики,
   • нові технічні вимоги до електронних рахунків, банків або постачальників електронної пошти,
   • нові функції,
   • прогалини в регулюванні.

   Основні послуги та ціна змінюються лише згідно з §§ 7 і 18.

2. Пропозиція надається в текстовій формі щонайменше за шість тижнів до запланованого набрання чинності та містить зіставлення змін із чинними положеннями.

3. Зміна набирає чинності, якщо Клієнт погоджується з нею в особистому кабінеті або в текстовій формі. Якщо до запланованого набрання чинності він не погодиться, і далі діє попередня редакція. У такому разі Клієнт може розірвати договір на цей момент. Право GKM Buchhaltung на розірвання договору у звичайному порядку згідно з ч. 3 § 19 залишається чинним.

§ 28 Комунікація

1. Заяви за цим договором потребують текстової форми (§ 126b BGB). Для цього достатньо:

   • електронного листа на адресу Клієнта, збережену в обліковому записі,
   • електронного листа на адресу GKM Buchhaltung, зазначену у вихідних даних,
   • повідомлення в особистому кабінеті.

2. Клієнт підтримує свою адресу електронної пошти актуальною та регулярно перевіряє вхідні листи.

§ 29 Прикінцеві положення

1. Застосовується право Федеративної Республіки Німеччина, за винятком Конвенції ООН про договори міжнародної купівлі-продажу товарів.

2. Місцем виконання є Гамбург.

3. Місцем виключної підсудності всіх спорів, що випливають із цього договору, є Гамбург (§ 38 ZPO). Це діє, якщо Клієнт належить до однієї з таких груп:

   • комерсант,
   • юридична особа публічного права,
   • відокремлене майно публічного права,
   • особа без загального місця підсудності в Німеччині.

   GKM Buchhaltung може також подати позов за місцезнаходженням Клієнта.

4. Клієнт може передавати права за цим договором лише за згодою GKM Buchhaltung у текстовій формі.

5. Якщо будь-яке положення є недійсним, решта договору залишається чинною. Замість недійсного положення застосовуються норми закону (§ 306 Abs. 2 BGB).

6. Юридичну силу має німецька версія.