Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Software Rekana Rechnung

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich und Vertragsbestandteile

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Nutzung der Software Rekana Rechnung (im Folgenden „Software“) mit Kunden, die mit GKM Buchhaltung keinen Vertrag über Buchhaltung oder Lohnabrechnung haben. Vertragspartner sind:

   • die GKM Global GmbH, Gerhofstraße 1–3, c/o WeWork, 20354 Hamburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg unter HRB 174696, vertreten durch den Geschäftsführer Gagik Kreuz, handelnd durch ihren Geschäftsbereich GKM Buchhaltung (im Folgenden „GKM Buchhaltung“),
   • und ihre Kunden (im Folgenden „Kunde“).

2. Die Software ist ein Programm im Kundenportal von GKM Buchhaltung. GKM Buchhaltung stellt es über das Internet zur Nutzung im Browser bereit. Eine Überlassung oder Installation der Software beim Kunden findet nicht statt.

3. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn GKM Buchhaltung ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in ihrer Kenntnis leistet.

4. Vertragsbestandteile sind:

   • die Bestellung mit der Bestellübersicht,
   • diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen,
   • die Funktionsbeschreibung als Anlage 1,
   • der Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Anlage 2.

   Individuelle Vereinbarungen in Textform gehen vor (§ 305b BGB). Bei Widersprüchen gelten diese Bedingungen vor Anlage 1. In Fragen des Datenschutzes geht Anlage 2 vor.

5. Mandanten, die mit GKM Buchhaltung einen Vertrag über Buchhaltung oder Lohnabrechnung haben, nutzen die Software nach einem eigenen Nutzungsvertrag. Für sie gelten diese Bedingungen nicht. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Unternehmens- oder Gründungsberatung gelten eigene Verträge und die Allgemeinen Auftragsbedingungen der GKM Buchhaltung. Schließt der Kunde einen Vertrag über Buchhaltung oder Lohnabrechnung, gilt § 19 Abs. 6.

§ 2 Nur für Unternehmer

1. GKM Buchhaltung schließt Verträge nur mit Unternehmern nach § 14 BGB, die ihren Sitz, ihre Niederlassung oder ihren Wohnsitz in Deutschland haben.

   • Unternehmer sind natürliche oder juristische Personen und rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.
   • Dazu gehören auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Personen, die den Vertrag im Zuge der Aufnahme einer solchen Tätigkeit schließen.
   • Mit Verbrauchern nach § 13 BGB kommt kein Vertrag zustande.

2. Bei der Bestellung gibt der Kunde an:

   • Firma oder Namen,
   • Anschrift des Sitzes, der Niederlassung oder des Wohnsitzes,
   • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bei einer Gründung ohne erteilte Nummer die Gewerbeanmeldung oder die Anzeige an das Finanzamt.

   Er bestätigt ausdrücklich, als Unternehmer zu handeln. Wer für eine Gesellschaft bestellt, versichert, zu ihrer Vertretung berechtigt zu sein.

3. GKM Buchhaltung darf einen Nachweis der Unternehmereigenschaft verlangen und Bestellungen ohne Angabe von Gründen ablehnen. Täuscht ein Besteller die Unternehmereigenschaft vor, kann GKM Buchhaltung den Vertrag fristlos kündigen.

§ 3 Vertragsschluss bei Online-Bestellung

1. Die Darstellung der Software auf der Website ist kein bindendes Angebot.

2. Die Bestellung hat folgende Schritte:

   • Paket wählen.
   • Die Angaben nach § 2 Abs. 2 und die Zugangsdaten eingeben.
   • Die Zahlungsart wählen und bei Lastschrift das SEPA-Lastschriftmandat nach § 17 Abs. 2 erteilen.
   • Diese Bedingungen und die Anlagen 1 und 2 aufrufen und ihrer Geltung durch Anklicken zustimmen.
   • Auf einer Übersichtsseite alle Angaben, den Preis nach der Testzeit, den Tag der ersten Berechnung und die Mindestzahlung nach § 4 Abs. 2 prüfen.

   Eingabefehler erkennt und berichtigt der Kunde vor dem Absenden auf der Übersichtsseite, über die Links zum Ändern oder über die Funktion „Zurück“ des Browsers.

3. Mit dem Absenden über den Bestellknopf gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Knopf nennt, dass nach der Testzeit ein Entgelt anfällt.

4. GKM Buchhaltung bestätigt den Eingang der Bestellung unverzüglich per E-Mail. Die Eingangsbestätigung ist noch keine Annahme.

5. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs zustande. GKM Buchhaltung bestätigt die Freischaltung per E-Mail (im Folgenden „Annahme“). Schaltet GKM Buchhaltung den Zugang nicht innerhalb von drei Werktagen nach Zugang der Bestellung frei, ist der Kunde nicht mehr gebunden.

6. GKM Buchhaltung speichert den Vertragstext sowie Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung nach Absatz 2. Mit der Annahme erhält der Kunde eine Bestellbestätigung als PDF mit den Bestelldaten, der Fassung dieser Bedingungen und bei Lastschrift dem Mandatstext. Diese Bedingungen und die Anlagen kann er in der vereinbarten Fassung jederzeit unter der dort genannten Adresse abrufen und speichern, die Bestellbestätigung jederzeit im Kundenportal.

7. Der Vertrag wird in deutscher Sprache geschlossen. Übersetzungen in andere Sprachen dienen nur dem Verständnis.

8. GKM Buchhaltung hat sich keinem Verhaltenskodex unterworfen.

§ 4 Kostenloser Test

1. Die ersten drei Monate ab Freischaltung des Zugangs sind kostenlos (im Folgenden „Testzeit“). Die Testzeit beginnt mit dem Tag der Freischaltung. Sie endet um 24 Uhr am Vortag des Tages, der im dritten Folgemonat dieselbe Zahl trägt wie der Tag der Freischaltung. Fehlt dieser Tag im dritten Folgemonat, endet sie um 24 Uhr am letzten Tag dieses Monats. Die Testzeit gibt es einmal je Unternehmen und Werkzeug, für Rekana Rechnung also einmal je Unternehmen. Bestellt ein Unternehmen Rekana Rechnung erneut, entfällt die Testzeit. Die Bestellübersicht weist darauf hin.

2. Die Testzeit ist Teil des Vertrags. Beendet der Kunde den Vertrag nicht bis zum Ende der Testzeit, läuft er ab dem folgenden Tag kostenpflichtig weiter, zu dem Entgelt nach § 16 Abs. 1. Danach kann der Kunde nach § 19 Abs. 2 jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen, frühestens also zum Ende des ersten Abrechnungsmonats. Das Entgelt für den ersten Abrechnungsmonat ist zu zahlen. Darauf weisen Bestellübersicht, Bestellknopf, Annahme und Erinnerung nach Absatz 4 hin.

3. Der Kunde kann den Vertrag während der Testzeit jederzeit ohne Frist und ohne Angabe von Gründen beenden, im Kundenportal oder in Textform per E-Mail. Die Beendigung wirkt sofort: Der Vertrag endet an dem Tag, an dem sie GKM Buchhaltung zugeht. Die Beendigung in der Testzeit ist kostenfrei. Eine Lastschrift wird dann nicht eingezogen.

4. Spätestens sieben Tage vor dem Ende der Testzeit erinnert GKM Buchhaltung den Kunden per E-Mail an:

   • das Ende der Testzeit,
   • das Entgelt,
   • den Tag der ersten Berechnung,
   • die Mindestzahlung nach Absatz 2,
   • den Weg zur Beendigung.

   Unterbleibt die Erinnerung, kann der Kunde den Vertrag bis zum Ablauf von 14 Tagen nach Zugang der ersten Rechnung mit Wirkung zum Ende der Testzeit beenden. Gezahltes Entgelt erstattet GKM Buchhaltung dann.

5. In der Testzeit stehen alle Funktionen des bestellten Pakets zur Verfügung. In der Testzeit versendet GKM Buchhaltung für den Kunden höchstens die Zahl von Belegen je Tag, die Anlage 1 für die Testzeit nennt.

6. Rechnungen, die der Kunde in der Testzeit ausstellt, sind echte Rechnungen mit allen steuerlichen Folgen und Aufbewahrungspflichten. Nach einer Beendigung in der Testzeit gilt § 21.

§ 5 Leistungen von GKM Buchhaltung

1. GKM Buchhaltung stellt die Software für die Dauer des Vertrags im Kundenportal bereit. Der Kunde nutzt sie mit einem aktuellen Browser. Die Software läuft auf Servern eines deutschen Anbieters in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union.

2. Die Software umfasst nach Anlage 1 insbesondere:

   • Belege: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift mit fortlaufenden Nummernkreisen, Kunden- und Artikelstamm, Textbausteinen und eigener Gestaltung.
   • Mahnwesen: Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung, die der Kunde selbst auslöst.
   • E-Rechnungen: Rechnungsarten im Format ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung steht zum Herunterladen und für den Versand bereit. Vor der Nummernvergabe prüft die Software technisch nach Abs. 4.
   • Eingehende E-Rechnungen: Die Software zeigt hochgeladene E-Rechnungen lesbar an.
   • Offene Posten: mit Teilzahlungen und Serienrechnungen.
   • Kontoauszüge: Kontoauszüge als Datei im Format CAMT, MT940, CSV oder Excel einlesen. Einen Kontostand zeigt die Software nur, soweit ein eingelesener Auszug ihn enthält, mit dessen Datum.
   • Belege zuordnen: hochladen, mit dem Mobiltelefon scannen und Bankumsätzen zuordnen, mit Kategorien als Vorschlag.
   • Export und Protokoll: Export nach § 14 Abs. 3 und ein Protokoll, das jede Aktion mit Prüfsummen verkettet.

3. Im Paket Rekana Rechnung enthalten sind:

   • ein Benutzer,
   • ein Bankkonto in der Software, dessen Kontoauszüge der Kunde als Datei einliest,
   • Belege und Kontoauszüge im Rahmen der Grenzen nach Anlage 1.

   Weitere Geschäftskonten richtet der Kunde ohne Aufpreis selbst in der Software ein. Zum Schutz vor Missbrauch nimmt die Software insgesamt höchstens 20 Bankkonten auf. Mehrere Benutzer und ein Zugang für den Steuerberater sind geplant.

4. Die Prüfung der E-Rechnung betrifft den Aufbau der Datei nach den Regeln der EN 16931 und der XRechnung. Sie betrifft nicht die umsatzsteuerliche Richtigkeit des Inhalts. Besteht eine E-Rechnung die Prüfung nicht, stellt die Software den Beleg nicht aus und vergibt keine Nummer.

5. Funktionen, die Anlage 1 als geplant kennzeichnet, schuldet GKM Buchhaltung erst ab ihrer Bereitstellung. Auf einen Zeitpunkt der Bereitstellung besteht kein Anspruch.

6. Verlangt der Kunde für sein Unternehmen bestimmte Funktionen, die Anlage 1 nicht nennt, stellt GKM Buchhaltung sie nach gesonderter Vereinbarung in Textform gegen einen gesondert vereinbarten Preis bereit. Umfang, Preis und Termin legt diese Vereinbarung fest. Ohne sie besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Funktion.

7. Nicht geschuldet sind:

   • Buchführung und Kontierung,
   • Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen,
   • steuerliche oder rechtliche Beratung,
   • der Einzug von Forderungen des Kunden,
   • Mahnungen im Namen des Kunden,
   • das Auslösen von Zahlungen,
   • der Abruf von Kontoumsätzen direkt bei der Bank des Kunden,
   • die Übermittlung über Peppol oder andere Netze.

8. Die Software ist nicht als Kasse bestimmt. Die Zahlungsart Barzahlung vermerkt nur auf der Rechnung, dass bar gezahlt wurde. Bareinnahmen zeichnet der Kunde in seinem eigenen Kassensystem auf. Für dessen Anforderungen nach § 146a AO ist er verantwortlich.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung und Datensicherung

1. GKM Buchhaltung hält die Software mit einer Verfügbarkeit von 98 Prozent im Monatsmittel bereit. Nicht eingerechnet sind:

   • angekündigte Wartungen, die möglichst außerhalb der Zeit von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr stattfinden,
   • unaufschiebbare Sicherheitsaktualisierungen,
   • Störungen außerhalb des Einflussbereichs von GKM Buchhaltung, insbesondere des Internets und der Mailserver der Empfänger.

2. GKM Buchhaltung kündigt Wartungen, die die Nutzung voraussichtlich mehr als eine Stunde einschränken, mindestens zwei Werktage vorher im Kundenportal oder per E-Mail an.

3. GKM Buchhaltung sichert die Daten regelmäßig, mindestens einmal wöchentlich, verschlüsselt an einem zweiten Standort innerhalb der Europäischen Union und bewahrt jeden Sicherungsstand höchstens 30 Tage auf.

4. Die Datensicherung von GKM Buchhaltung ersetzt nicht die Aufbewahrung durch den Kunden nach § 15. Es obliegt dem Kunden, seine Daten regelmäßig, mindestens einmal im Monat, zu exportieren und bei sich aufzubewahren.

§ 7 Weiterentwicklung und Änderungen der Software

1. GKM Buchhaltung entwickelt die Software weiter. Sie passt sie an geänderte gesetzliche Anforderungen an Rechnungen, E-Rechnungen und die Aufbewahrung an.

2. GKM Buchhaltung darf die Software ändern, soweit das für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Funktionen nach Anlage 1 entfernt GKM Buchhaltung nicht ohne gleichwertigen Ersatz.

3. Schränkt eine Änderung die Nutzung für den Kunden wesentlich ein, kündigt GKM Buchhaltung sie mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann bis zum Wirksamwerden der Änderung auf diesen Zeitpunkt kündigen. Darauf weist die Ankündigung hin.

4. Änderungen aus zwingenden gesetzlichen Gründen oder zur Abwehr von Sicherheitsgefahren darf GKM Buchhaltung auch kurzfristig vornehmen. Sie informiert den Kunden unverzüglich.

§ 8 Unterstützung

1. Fragen zur Bedienung beantwortet GKM Buchhaltung werktags per E-Mail.

2. Die Unterstützung umfasst keine steuerlichen oder rechtlichen Auskünfte. Steuerliche Fragen klärt der Kunde mit seinem Steuerberater.

3. Einrichtung, Import oder Gestaltung durch GKM Buchhaltung erfolgen nur nach gesonderter Vereinbarung in Textform gegen Vergütung nach Zeitaufwand. Steuerarten, Steuersätze und Kategorien legt der Kunde selbst fest. GKM Buchhaltung richtet sie nur nach seinen Angaben ein.

4. Mitarbeiter von GKM Buchhaltung sehen Daten des Kunden nur, soweit es für einen dieser Zwecke nötig ist:

   • Unterstützung auf seine Anfrage,
   • Sicherung des Betriebs,
   • Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht.

   Abrufe von Belegen, offenen Posten, Mahnungen, Journal und Export über das Adminportal hält GKM Buchhaltung in einem unveränderbaren Protokoll fest. Die Anzeige dieser Abrufe für den Kunden ist geplant. Zugriffe auf Server und Datenbank sind auf Administratoren beschränkt, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. In den Fällen, die Anlage 2 nennt, erhält GKM Buchhaltung automatische Meldungen mit Daten des Kunden. Eine Freigabe durch den Kunden, bevor Mitarbeiter Belege einsehen, ist geplant.

§ 9 Zugang und Nutzungsrechte

1. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Software für seinen eigenen Geschäftsbetrieb zu nutzen.

2. Ein Benutzerzugang gehört einer natürlichen Person. Der Kunde gibt Zugangsdaten nicht weiter und überlässt die Software keinem Dritten.

3. Die Nutzung der Software setzt einen eingerichteten zweiten Faktor voraus. Der Kunde schützt Passwort und zweiten Faktor vor dem Zugriff Dritter. Er haftet für Schäden aus einer missbräuchlichen Nutzung seines Zugangs, soweit er sie zu vertreten hat.

4. Vermutet der Kunde einen Missbrauch, informiert er GKM Buchhaltung unverzüglich. GKM Buchhaltung darf den Zugang bis zur Klärung sperren.

5. Der Kunde darf:

   • nicht automatisiert auf die Software zugreifen, außer über bereitgestellte Schnittstellen,
   • technische Schutzmaßnahmen nicht umgehen,
   • Last- oder Sicherheitstests nur mit Zustimmung von GKM Buchhaltung in Textform durchführen.

6. Alle Daten, die der Kunde eingibt oder hochlädt, bleiben seine Daten. GKM Buchhaltung erhält an ihnen nur die Rechte, die zur Erfüllung dieses Vertrags nötig sind.

§ 10 Allgemeine Pflichten des Kunden

1. Der Kunde hält seine Angaben in der Software richtig und aktuell, insbesondere:

   • Firma und Anschrift,
   • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
   • Bankverbindung,
   • E-Mail-Adresse,
   • die Pflichtangaben seiner Rechtsform.

2. Der Kunde nutzt die Software nicht für rechtswidrige Inhalte und lädt keine Schadsoftware hoch. Hochgeladene Dateien prüft GKM Buchhaltung auf Schadsoftware. Befallene Dateien weist sie zurück.

3. Der Kunde versendet über die Software keine Werbung. Betreff und Text von Belegmails enthalten keine Werbung und keine Bitte um Bewertung.

4. Der Kunde verwendet nur Logos, Briefpapier und Texte, an denen er die nötigen Rechte hat.

5. Der Kunde stellt GKM Buchhaltung von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer von ihm zu vertretenden rechtswidrigen Nutzung der Software beruhen. Das schließt die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung ein.

§ 11 Inhalt der Rechnungen

1. Rechnungsaussteller ist der Kunde. Er erstellt, prüft und stellt seine Belege selbst aus und löst ihren Versand aus.

2. Für den Inhalt seiner Belege ist allein der Kunde verantwortlich, insbesondere für:

   • Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbefreiungen,
   • den Zeitpunkt der Leistung,
   • die Angaben nach §§ 14 und 14a UStG,
   • den Hinweis nach § 19 UStG,
   • die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nach seiner Rechtsform.

   Branchenmuster, Steuerarten, Textbausteine und Vorschläge der Software sind Hilfen. Sie ersetzen keine Prüfung im Einzelfall.

3. Ausgestellte Belege lassen sich nicht mehr ändern. Korrekturen erfolgen durch Rechnungskorrektur oder Stornierung.

4. Format und Übermittlungsweg klärt der Kunde mit seinen Empfängern. Sieht das Gesetz eine Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung vor, holt der Kunde sie ein. Das betrifft insbesondere:

   • sonstige Rechnungen in elektronischer Form in der Übergangszeit nach § 27 Abs. 38 UStG,
   • Rechnungen, für die keine Pflicht zur E-Rechnung besteht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

5. Wählt der Kunde in einem Beleg die Lastschrift, braucht er eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandate seiner Kunden. Den Einzug veranlasst er selbst.

6. Zahlungserinnerungen und Mahnungen löst der Kunde selbst aus. Für Gebühren, Zinsen und Fristen darin ist er verantwortlich. GKM Buchhaltung betreibt kein Inkasso.

7. Soll GKM Buchhaltung Rechnungen im Namen und für Rechnung des Kunden ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG), bedarf es einer gesonderten Vereinbarung. Dieser Vertrag umfasst das nicht.

§ 12 Versand von E-Rechnungen über GKM Buchhaltung

1. GKM Buchhaltung versendet im Auftrag des Kunden E-Mails von der Adresse e-rechnung@gkm-buchhaltung.de. Das gilt für Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften, für die beim Ausstellen eine gültige E-Rechnung entstanden ist.

   • Rechnungsaussteller bleibt der Kunde. GKM Buchhaltung übermittelt nur technisch auf seine Veranlassung.
   • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet GKM Buchhaltung nicht. Für sie gilt § 13.
   • Die Software lässt den Versand dieser Belegarten über GKM Buchhaltung nicht zu.

2. Absenderbezeichnung oder Betreff nennen die Firma des Kunden und GKM Buchhaltung als Versender. Antworten der Empfänger gehen an die E-Mail-Adresse des Kunden. Nachrichten an e-rechnung@gkm-buchhaltung.de werden nicht gelesen und nicht weitergeleitet. Die E-Mail weist die Empfänger darauf hin und verweist sie an den Kunden.

3. Die E-Mail enthält einen Standardtext mit den Angaben zum Beleg und den Pflichtangaben des Kunden. Sie nennt GKM Buchhaltung nur als technischen Versender in einer Zeile Text, ohne Logo und ohne Link. Sie enthält keine Werbung für GKM Buchhaltung.

4. Sobald das S/MIME-Zertifikat der GKM Global GmbH eingerichtet ist, signiert GKM Buchhaltung die E-Mail damit.

   • Die Signatur zeigt, dass die E-Mail unverändert aus dem Versandsystem von GKM Buchhaltung kommt. Sie zeigt nicht, wer den Beleg verfasst hat.
   • Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach § 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG.
   • Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit seiner Rechnungen gewährleistet der Kunde durch sein eigenes innerbetriebliches Kontrollverfahren (§ 14 Abs. 3 Sätze 4 und 5 UStG).

5. Über GKM Buchhaltung gehen höchstens 100 Belege je Kunde und Tag. Die Größengrenze der E-Mail nennt Anlage 1. Größere Belege versendet der Kunde nach § 13.

6. GKM Buchhaltung schuldet die ordnungsgemäße Übergabe der E-Mail an das Netz, nicht ihren Zugang beim Empfänger. Das Protokoll weist nach:

   • Zeitpunkt und Empfängeradresse,
   • versandte Dateien und Prüfsummen,
   • die Antwort des Versanddienstes.

   Meldungen über unzustellbare E-Mails gehen im Postfach e-rechnung@gkm-buchhaltung.de ein. GKM Buchhaltung liest sie nicht und leitet sie nicht weiter. Ihre Anzeige am Beleg ist geplant. Nachfassen und Zugang verantwortet der Kunde.

7. Bei Anhaltspunkten für unerwünschte Werbung, Täuschung oder rechtswidrige Inhalte darf GKM Buchhaltung den Versand über ihre Adresse sofort sperren. Sie informiert den Kunden unverzüglich.

8. Empfängeradressen und Belegdaten nutzt GKM Buchhaltung nur für den Versand und nie für eigene Zwecke.

§ 13 Versand über das eigene Postfach und Download

1. Jeden Beleg kann der Kunde als PDF und, bei Rechnungsarten, als E-Rechnung herunterladen und selbst versenden. Alternativ versendet er ihn über sein eigenes Postfach.

2. Für den Versand über das eigene Postfach hinterlegt der Kunde die Zugangsdaten seines Postausgangsservers.

   • GKM Buchhaltung speichert das Passwort verschlüsselt und nutzt es nur für den Versand, den der Kunde auslöst.
   • Die Anmeldung beim Anbieter des Postfachs ohne Speicherung des Passworts ist geplant.
   • Der Kunde versichert, über das Postfach verfügen zu dürfen. Er kann die Anbindung jederzeit trennen.

3. Beim Versand über das eigene Postfach signiert GKM Buchhaltung nicht. Meldungen über unzustellbare E-Mails erreichen das Postfach des Kunden, nicht die Software. Eine Kopie im Ordner für gesendete Nachrichten entsteht nur, wenn der Kunde „Kopie an mich“ wählt oder sein Anbieter sie selbst ablegt.

4. Für Ablehnungen, Sperren oder geänderte Anmeldeverfahren des Anbieters des Kunden haftet GKM Buchhaltung nicht.

§ 14 Belege, Kategorien, Export und keine Steuerberatung

1. Die Software schlägt vor, welcher Beleg zu welchem Bankumsatz gehört. Eindeutige Paare ordnet sie selbst zu, bezahlte Rechnungen markiert sie als bezahlt. Der Kunde prüft jede Zuordnung. Falsche Zuordnungen löst er in der Software.

2. Kategorien sind Vorschläge zur Ordnung der Umsätze. Der Kunde wählt die Kategorie selbst. Kategorien sind keine Kontierung und keine steuerliche Würdigung.

3. Der Kunde kann jederzeit exportieren:

   • seine Belege als PDF und als E-Rechnung,
   • das Rechnungsausgangsbuch,
   • Zahlungen, Kunden, Artikel und das Protokoll,
   • die Bankumsätze als Excel, CSV oder PDF mit Kategorie und Belegnamen.

   Ein Export mit den hochgeladenen Belegdateien und mit einem Buchungsstapel im DATEV-Format ist geplant. Exporte sind Arbeitshilfen.

4. Die Software ist Software zur eigenen Nutzung und ersetzt keine steuerliche Beratung. GKM Buchhaltung kontiert und bucht in diesem Vertrag nicht. Sie leistet keine Hilfe in Steuersachen nach §§ 2 und 3 StBerG. Steuerliche Fragen klärt der Kunde mit seinem Steuerberater.

5. Wünscht der Kunde Buchhaltung oder Lohnabrechnung von GKM Buchhaltung, schließen die Parteien dafür einen eigenen Vertrag. Mit dessen Beginn endet dieser Vertrag nach § 19 Abs. 6. Die Daten bleiben im Kundenportal.

§ 15 Ordnungsmäßigkeit, Aufbewahrung und Datenzugriff

1. Der Kunde bleibt verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung und die Aufbewahrung seiner Unterlagen. Grundlage sind § 147 AO, § 14b UStG und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (im Folgenden „GoBD“). Das schließt seine Verfahrensdokumentation ein.

2. Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahrt der Kunde acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, jeweils gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für betroffene Steuern noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bei E-Rechnungen bewahrt er den strukturierten Teil auf.

3. GKM Buchhaltung stellt mit Anlage 1 eine Beschreibung der Software bereit, die der Kunde für seine Verfahrensdokumentation verwenden kann. Unveränderbare Belege und verkettetes Protokoll unterstützen die Ordnungsmäßigkeit. Eine Zertifizierung der Software ist damit nicht verbunden.

4. Verlangt die Finanzbehörde Zugriff auf Daten, die bei GKM Buchhaltung gespeichert sind (§ 147 Abs. 6 AO), gewährt GKM Buchhaltung auf Anforderung des Kunden oder der Finanzbehörde einen Lesezugang für die Prüfung oder überträgt die Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Das gilt während der Laufzeit und während der Lesezeit nach § 21. Den Aufwand, der über die Bereitstellung des Lesezugangs und des Exports hinausgeht, trägt der Kunde nach Zeitaufwand (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).

§ 16 Preise und Abrechnung

1. Das monatliche Entgelt ergibt sich aus der Preisvereinbarung der Parteien. Bei einer Online-Bestellung ist das die Bestellübersicht. Preise für Funktionen nach § 5 Abs. 6 ergeben sich aus der jeweiligen gesonderten Vereinbarung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Testzeit ist kostenlos.

2. Der erste Abrechnungsmonat beginnt am Tag nach dem Ende der Testzeit. Jeder weitere beginnt am selben Kalendertag des Folgemonats. Fehlt dieser Tag im Folgemonat, beginnt der Abrechnungsmonat am letzten Tag dieses Monats. Für die folgenden Monate bleibt der Kalendertag des ersten Abrechnungsmonats maßgeblich. Das Entgelt ist monatlich im Voraus zu zahlen. GKM Buchhaltung stellt die Rechnung am ersten Tag des Abrechnungsmonats aus. Die Fälligkeit regelt § 17 Abs. 4.

3. Bei einer Kündigung erstattet GKM Buchhaltung ein bereits gezahltes Entgelt anteilig nur in diesen Fällen:

   • Kündigung nach § 7 Abs. 3, § 18 Abs. 3 oder § 27 Abs. 3,
   • Kündigung durch GKM Buchhaltung, die nicht auf einem Verhalten des Kunden beruht,
   • Kündigung des Kunden aus wichtigem Grund, den GKM Buchhaltung zu vertreten hat.

   § 4 Abs. 4 bleibt unberührt.

4. GKM Buchhaltung stellt ihre Rechnungen elektronisch per E-Mail und im Kundenportal bereit. Der Kunde stimmt zu, Rechnungen als E-Rechnung oder, soweit gesetzlich zulässig, als PDF elektronisch zu erhalten (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, § 27 Abs. 38 UStG).

§ 17 Zahlung per SEPA-Lastschrift oder Rechnung, Verzug

1. Der Kunde zahlt per SEPA-Basislastschrift oder per Überweisung nach Rechnung.

2. Bei Lastschrift erteilt der Kunde bei der Bestellung ein SEPA-Lastschriftmandat zugunsten der GKM Global GmbH, Gläubiger-Identifikationsnummer DE80ZZZ00002917259.

   • Der Kunde bestätigt den vollständigen Mandatstext mit Gläubiger-Identifikationsnummer und dem Hinweis, dass er binnen acht Wochen ab dem Belastungsdatum die Erstattung des belasteten Betrags verlangen kann.
   • Die Mandatsreferenz teilt GKM Buchhaltung mit der Annahme mit. Den Mandatstext erhält der Kunde mit der Annahme als PDF.
   • GKM Buchhaltung zieht das Entgelt frühestens fünf Kalendertage nach Zugang der Rechnung ein. Die Rechnung gilt als Vorabankündigung. Die Parteien verkürzen damit die übliche Frist von 14 Kalendertagen.
   • Der Kunde sorgt zum Einzugstag für Deckung.

3. Wird eine Lastschrift aus einem Grund zurückgegeben, den der Kunde zu vertreten hat, erstattet er GKM Buchhaltung die tatsächlich entstandenen Bankentgelte. Einen pauschalen Betrag verlangt GKM Buchhaltung nicht.

4. Das Entgelt wird mit Zugang der Rechnung fällig. Bei Zahlung nach Rechnung ist es innerhalb von zehn Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen.

5. Gerät der Kunde in Verzug, gelten:

   • Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB),
   • die Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB).

   Weitere Ansprüche bleiben unberührt.

6. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Das gilt nicht für Gegenforderungen aus diesem Vertrag, insbesondere wegen Mängeln oder auf Rückzahlung zu viel gezahlten Entgelts. Ein Zurückbehaltungsrecht kann er nur aus diesem Vertrag geltend machen.

§ 18 Preisänderungen

1. GKM Buchhaltung kann das monatliche Entgelt einmal je Kalenderjahr für die Zukunft anpassen, frühestens zwölf Monate nach Beginn des ersten Abrechnungsmonats. Voraussetzung ist, dass ihre Kosten für die Bereitstellung der Software gestiegen sind. Dazu gehören insbesondere:

   • Server, Rechenzentrum und Datensicherung,
   • Lizenzen und Zertifikate,
   • Mailversand,
   • Personal.

   Die Erhöhung darf den Anstieg dieser Kosten nicht übersteigen. Sinken diese Kosten, senkt GKM Buchhaltung das Entgelt im selben Verhältnis.

2. GKM Buchhaltung kündigt eine Anpassung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Die Ankündigung nennt Grund, neuen Preis und Zeitpunkt und weist auf das Kündigungsrecht hin.

3. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Anpassung auf diesen Zeitpunkt kündigen. Sein Recht zur ordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

4. Ändert sich der Satz der Umsatzsteuer, ändert sich der Bruttobetrag ab diesem Zeitpunkt entsprechend.

§ 19 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Zugangs und läuft auf unbestimmte Zeit.

2. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Die Kündigung muss spätestens am letzten Tag des Abrechnungsmonats zugehen. In der Testzeit endet der Vertrag mit einer Kündigung sofort, § 4 Abs. 3.

3. GKM Buchhaltung kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungsmonats kündigen.

4. Der Kunde kündigt im Kundenportal oder in Textform per E-Mail, GKM Buchhaltung in Textform. GKM Buchhaltung bestätigt den Eingang der Kündigung und das Vertragsende unverzüglich in Textform.

5. Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für GKM Buchhaltung liegt insbesondere vor, wenn:

   • der Kunde mit zwei Monatsentgelten in Verzug ist,
   • er trotz Abmahnung erheblich gegen § 10 verstößt,
   • er die Unternehmereigenschaft vorgetäuscht hat.

   Ein wichtiger Grund für den Kunden liegt insbesondere vor, wenn die Verfügbarkeit nach § 6 Abs. 1 in drei aufeinanderfolgenden Monaten unterschritten wird.

6. Beginnt ein Vertrag des Kunden mit GKM Buchhaltung über Buchhaltung oder Lohnabrechnung, endet dieser Vertrag einvernehmlich mit Beginn jenes Vertrags, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die weitere Nutzung der Software regelt dann der Nutzungsvertrag für Mandanten nach § 1 Abs. 5. Die Daten des Kunden bleiben im Kundenportal. § 21 Abs. 2 gilt in diesem Fall nicht.

§ 20 Sperre

1. GKM Buchhaltung kann den Zugang auf „nur lesen“ beschränken:

   • wenn der Kunde mit einem Entgelt länger als 14 Tage nach Mahnung in Verzug ist und GKM Buchhaltung die Beschränkung mit einer Frist von mindestens sieben Tagen in Textform angekündigt hat,
   • bei Anhaltspunkten für einen Missbrauch nach § 9 Abs. 4 oder § 12 Abs. 7 auch sofort, mit unverzüglicher Information.

2. Auch während der Beschränkung kann der Kunde sich anmelden, seine Daten ansehen und nach § 14 Abs. 3 exportieren. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Daten des Kunden besteht nicht.

3. GKM Buchhaltung hebt die Beschränkung unverzüglich auf, sobald ihr Grund entfallen ist. Die Pflicht zur Zahlung des Entgelts bleibt bestehen.

§ 21 Lesezugang, Datenexport und Löschung nach Vertragsende

1. Während der Laufzeit kann der Kunde seine Daten jederzeit nach § 14 Abs. 3 exportieren.

2. Mit dem Vertragsende geschieht Folgendes:

   • Der Kunde kann keine neuen Belege mehr ausstellen oder versenden.
   • Der Zugang bleibt kostenfrei im Modus „nur lesen“ mit Export nach § 14 Abs. 3 bestehen, bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres, das auf das Vertragsende folgt (im Folgenden „Lesezeit“).

   Das gilt auch, wenn der Vertrag in der Testzeit endet.

3. Während der Lesezeit gilt § 15 Abs. 4. Läuft für Unterlagen des Kunden die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO länger, verlängert GKM Buchhaltung die Lesezeit auf Verlangen des Kunden in Textform.

4. Der Kunde kann jederzeit in Textform verlangen, dass GKM Buchhaltung seine Daten vor Ablauf der Lesezeit löscht. GKM Buchhaltung weist ihn vor der Löschung in Textform darauf hin, dass er dann selbst für die Aufbewahrung und den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO sorgen muss.

5. Nach Ablauf der Lesezeit oder auf Verlangen nach Absatz 4 löscht GKM Buchhaltung die Daten des Kunden. Mindestens drei Monate vor dem Ablauf der Lesezeit informiert sie den Kunden per E-Mail. Aus den Datensicherungen verschwinden die Daten mit Ablauf der Sicherungsstände, spätestens 30 Tage nach der Löschung.

   • Ausgenommen sind Daten, die GKM Buchhaltung selbst aufbewahren muss, insbesondere ihre Rechnungen an den Kunden und die Vertragsdaten.
   • Ein Vermerk über die Löschung bleibt im Protokoll.
   • Auf Verlangen bestätigt GKM Buchhaltung die Löschung in Textform.

6. Der Lesezugang ersetzt nicht die Aufbewahrung durch den Kunden nach § 15. Für die rechtzeitige Sicherung seines Exports ist der Kunde selbst verantwortlich.

§ 22 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Personenbezogene Daten, die der Kunde in der Software verarbeitet, verarbeitet GKM Buchhaltung in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen dafür mit der Bestellung den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Anlage 2 in elektronischer Form (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Er regelt insbesondere:

   • Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung,
   • die Arten der Daten und die betroffenen Personen,
   • die technischen und organisatorischen Maßnahmen,
   • die Unterauftragsverarbeiter.

2. Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für Unterauftragsverarbeiter. Bei Erscheinen dieser Fassung sind das:

   • die IONOS SE, Montabaur, für den Betrieb des Servers in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union,
   • die Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, für den Versand nach § 12 und die E-Mail-Kommunikation. Die Speicherung erfolgt innerhalb der EU Data Boundary. Zugriffe aus den USA sind auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln möglich.

   Über beabsichtigte Änderungen informiert GKM Buchhaltung mindestens vier Wochen vorher in Textform. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

3. Keine Unterauftragsverarbeiter sind:

   • die Banken,
   • die Zertifizierungsstelle des S/MIME-Zertifikats,
   • der E-Mail-Anbieter des Kunden,
   • die Empfänger der Belege.

4. Für Bestellung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Lastschrifteinzug, Sicherheitsprotokolle und Kommunikation mit dem Kunden ist GKM Buchhaltung selbst Verantwortlicher. Näheres steht in der Datenschutzerklärung.

5. GKM Buchhaltung nutzt Inhalte des Kunden und die Daten seiner Kunden nicht für eigene Zwecke. Das gilt insbesondere für Werbung und Auswertungen (Art. 28 Abs. 10 DSGVO).

6. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information seiner Kunden nach Art. 13 und 14 DSGVO verantwortlich. Das schließt den Versand über GKM Buchhaltung ein.

§ 23 Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln alle nicht öffentlichen Informationen der anderen Partei vertraulich, auch nach dem Ende des Vertrags. GKM Buchhaltung setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

§ 24 Mängel

1. GKM Buchhaltung stellt die Software während der Laufzeit in einem Zustand bereit, der die Nutzung nach Anlage 1 ermöglicht.

2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

3. GKM Buchhaltung beseitigt Mängel in angemessener Frist. Eine zumutbare Umgehung, die den Mangel bis zur Beseitigung überbrückt, ist zulässig.

4. Das Recht des Kunden, das Entgelt bei einem Mangel zu mindern und zu viel Gezahltes zurückzufordern, bleibt unberührt.

5. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss vorhanden sind (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

6. Wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs kann der Kunde erst kündigen, wenn eine angemessene Frist zur Abhilfe erfolglos abgelaufen ist (§ 543 Abs. 3 BGB).

7. Kein Mangel der Software sind Störungen, die beruhen auf:

   • Geräten, Browser oder Internetanbindung des Kunden,
   • Inhalten des Kunden,
   • Leistungen der Banken, der Mailserver der Empfänger oder des E-Mail-Anbieters des Kunden.

§ 25 Haftung

1. GKM Buchhaltung haftet unbeschränkt:

   • für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit,
   • für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
   • aus übernommenen Garantien und bei Arglist,
   • nach dem Produkthaftungsgesetz und nach sonstigen zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet GKM Buchhaltung nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.

   • Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
   • Das sind insbesondere: die Bereitstellung der Software, die Datensicherung, die Möglichkeit zum Export, der Lesezugang nach § 21 und der ordnungsgemäße Versand nach § 12.
   • Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

3. Für den Verlust von Daten, die der Export nach § 14 Abs. 3 umfasst, haftet GKM Buchhaltung bei einfacher Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der zu ihrer Wiederherstellung nötig wäre, wenn der Kunde seiner Obliegenheit nach § 6 Abs. 4 nachgekommen wäre. Absatz 1 bleibt unberührt.

4. Für Schäden aus dem Inhalt der Belege des Kunden haftet GKM Buchhaltung nicht, insbesondere aus Angaben, Steuersätzen oder Empfängeradressen. Das gilt auch für steuerliche Nachteile, die auf Angaben oder Entscheidungen des Kunden beruhen. Hat GKM Buchhaltung eine eigene Pflicht verletzt, gilt diese Einschränkung nicht.

5. Banken, die Mailserver der Empfänger und der E-Mail-Anbieter des Kunden sind keine Erfüllungsgehilfen von GKM Buchhaltung.

6. Die Absätze 1 bis 5 gelten auch zugunsten der Mitarbeiter von GKM Buchhaltung.

§ 26 Verjährung

Ansprüche des Kunden gegen GKM Buchhaltung verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Beginn der Verjährung. Das gilt nicht für die Fälle in § 25 Abs. 1.

§ 27 Änderungen dieser Bedingungen

1. GKM Buchhaltung kann Änderungen dieser Bedingungen anbieten aus folgenden Gründen:

   • geänderte Gesetze oder Rechtsprechung,
   • neue technische Vorgaben für E-Rechnungen, Banken oder E-Mail-Anbieter,
   • neue Funktionen,
   • Lücken in der Regelung.

   Hauptleistungen und Preis ändern sich nur nach §§ 7 und 18.

2. Das Angebot erfolgt mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform und stellt die Änderungen gegenüber.

3. Die Änderung gilt, wenn der Kunde ihr im Kundenportal oder in Textform zustimmt. Stimmt er bis zum geplanten Wirksamwerden nicht zu, gilt die bisherige Fassung weiter. Der Kunde kann den Vertrag dann auf diesen Zeitpunkt kündigen. Das Recht von GKM Buchhaltung zur ordentlichen Kündigung nach § 19 Abs. 3 bleibt unberührt.

§ 28 Kommunikation

1. Erklärungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dafür genügen:

   • eine E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse des Kunden,
   • eine E-Mail an die im Impressum genannte Adresse von GKM Buchhaltung,
   • eine Nachricht im Kundenportal.

2. Der Kunde hält seine E-Mail-Adresse aktuell und prüft den Eingang regelmäßig.

§ 29 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

2. Erfüllungsort ist Hamburg.

3. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Hamburg (§ 38 ZPO). Das gilt, wenn der Kunde zu einer dieser Gruppen gehört:

   • Kaufmann,
   • juristische Person des öffentlichen Rechts,
   • öffentlich-rechtliches Sondervermögen,
   • ohne allgemeinen Gerichtsstand im Inland.

   GKM Buchhaltung kann auch am Sitz des Kunden klagen.

4. Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung von GKM Buchhaltung in Textform übertragen.

5. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 Abs. 2 BGB).

6. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.