W branży eventowej pieniądze wpływają na długo przed wykonaniem usługi. Zaliczki i kaucje przychodzą na kilka miesięcy przed wydarzeniem, faktury końcowe dopiero po nim, a opłaty za odwołanie stają się należne, gdy goście rezygnują. Jeśli się tego starannie nie rozdzieli, wiosną widać wysokie przychody, a jesienią straty, choć wydarzenia się udały. Dlatego przypisujemy płatności do poszczególnych wydarzeń.
Wydarzenie składa się często z kilku usług: sali, techniki, jedzenia, napojów, obsługi i biletów wstępu. Na gruncie VAT te elementy mogą podlegać różnym zasadom. Jakie stawki podatku obowiązują i czy sala oraz catering stanowią razem jednolite świadczenie, ocenia doradca podatkowy. Księgujemy pozycje oddzielnie, tak jak wykazują je Państwa oferty i faktury.
Kto angażuje artystów, prowadzących lub muzyków, może być zobowiązany do płacenia składki na ubezpieczenie społeczne artystów, a za muzykę należą się opłaty na rzecz GEMA. Zbieramy odpowiednie faktury i zgłoszenia, aby nic nie zostało pominięte.
Za każdym dużym wydarzeniem stoi wiele rąk do pracy: pracownicy dorywczy w obsłudze, w szatni i przy montażu. Zatrudnienie krótkoterminowe, minijoby i studenci podlegają własnym zasadom w zakresie ubezpieczenia społecznego i zgłoszeń. Przy sezonowych szczytach ważne jest planowanie płynności finansowej, zwłaszcza gdy zaliczki zostały już wydane.
Wiele obiektów eventowych współpracuje ze stałymi partnerami: firmami cateringowymi, firmami technicznymi, DJ-ami i dekoratorami. Czasem to Państwo fakturują ich usługi na swoich klientów, a czasem partnerzy sami wystawiają faktury klientom i płacą Państwu prowizję. Oba rozwiązania są powszechne, ale księguje się je inaczej. Dostosowujemy księgowanie do Państwa umów, aby prowizje i refakturowane usługi były wyraźnie widoczne.
