Przestrzeń coworkingowa żyje z przychodów cyklicznych. Członkowie płacą co miesiąc za stałe stanowiska, elastyczne stanowiska lub biura, do tego dochodzą karnety dzienne, rezerwacje sal konferencyjnych i wydarzenia. Faktury powstają w programie do rozliczeń, a pieniądze wpływają poleceniem zapłaty, kartą lub przelewem. Co miesiąc uzgadniamy jedno z drugim i pokazujemy, którzy członkowie zalegają z płatnościami. Zwroty poleceń zapłaty i związane z nimi opłaty przypisujemy do konkretnego członka.
Kaucje należą do członków, dopóki są oni członkami. Dlatego prowadzi się je oddzielnie, a przy wyprowadzce potrąca z należnościami lub zwraca. Podobnie jest z przedpłatami za dłuższe okresy: kto płaci za biuro z góry za cały rok, większą część usługi otrzyma dopiero później. Takie płatności księgujemy tak, aby raport miesięczny nie zawyżał wyniku pojedynczego miesiąca, a na koniec roku przekazujemy doradcy podatkowemu listę przedpłat.
To, czy Państwa usługi są dla celów VAT najmem pomieszczeń, czy szerszą usługą, oraz czy wybór opodatkowania VAT jest sensowny lub konieczny, ocenia doradca podatkowy. Dla księgowości oznacza to, że rodzaje przychodów muszą być starannie rozdzielone, aby doradca mógł to ocenić. Odpowiednio do tego zakładamy konta księgowe.
Po stronie kosztów są czynsz płacony głównemu wynajmującemu, koszty eksploatacyjne, sprzątanie, internet, kawa i wyposażenie. Wyposażenie amortyzuje się przez kilka lat, a koszty eksploatacyjne często się refakturuje. Pilnujemy, które z tych kosztów przechodzą na członków.
Przestrzenie coworkingowe są często także miejscem spotkań i wydarzeń. Meetupy, warsztaty i prywatne imprezy przynoszą dodatkowe przychody, ale też koszty cateringu, techniki i obsługi. Niektórzy operatorzy mają partnerów, którzy dają członkom rabaty, albo wynajmują powierzchnie reklamowe. Księgujemy te przychody oddzielnie, aby widzieli Państwo, ile przynosi podstawowa działalność, a ile oferta dodatkowa.
