Kto prowadzi małą firmę, wcześnie staje przed pytaniem, w jakim programie wystawiać faktury, zbierać dokumenty i prowadzić księgowość. DATEV, Lexware Office i sevdesk to nazwy, które padają przy tym najczęściej. Każdy z nich przyjmuje jednak inne podejście. Porównujemy je z perspektywy biura rachunkowego, bez reklamowania któregokolwiek dostawcy.
Trzy programy, trzy podejścia
Tych trzech rozwiązań nie da się bezpośrednio zestawić ze sobą, ponieważ powstały dla różnych sposobów pracy. Lexware Office i sevdesk to programy dla przedsiębiorców, którzy sami prowadzą księgowość albo przynajmniej sami ją przygotowują. DATEV jest natomiast przede wszystkim oprogramowaniem kancelarii podatkowych, a firmy współpracują z nim przez dostępy takie jak DATEV Unternehmen online.
Właściwe pytanie nie brzmi więc, który program jest najlepszy, lecz kto w Państwa firmie co robi: czy faktury wystawiają Państwo sami? Czy sami Państwo księgują? I kto sporządza zaliczkowe deklaracje VAT, roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe?
Oprócz tych trzech istnieje wiele innych programów, od programów instalowanych na komputerze po funkcje księgowe w systemach magazynowych i programach branżowych. Rozważania z tego artykułu dotyczą ich w tym samym stopniu.
Lexware Office i sevdesk: księgowość do samodzielnego prowadzenia
Lexware Office i sevdesk działają w przeglądarce i jako aplikacja. Łączą w jednym interfejsie wystawianie faktur, ewidencję dokumentów, uzgadnianie z wyciągiem bankowym i proste raporty. Dokumenty fotografuje się lub przesyła, a program automatycznie odczytuje z nich dane. Transakcje bankowe trafiają do programu przez interfejs, a program podpowiada, który dokument należy do której płatności.
Dla osób samozatrudnionych i małych firm z niewielką liczbą dokumentów to dobre narzędzia. Prowadzą przez codzienne czynności, abonament jest niedrogi, a konfiguracja szybka. Oba programy oferują dostęp lub eksport dla doradcy podatkowego, zwykle w formacie DATEV.
Ograniczenia pojawiają się, gdy działalność staje się bardziej złożona: wiele kanałów płatności, platformy sprzedażowe, waluty obce, miejsca powstawania kosztów, pełna księgowość z ewidencją nierozliczonych pozycji albo specyfika branżowa, taka jak usługi budowlane. Nie każdy program obejmuje też rozliczanie płac, a niektóre oferują je tylko jako dodatek. A odpowiedzialność za prawidłowe księgowania pozostaje po Państwa stronie, program tylko podpowiada.
DATEV: oprogramowanie kancelarii podatkowych
DATEV to spółdzielnia, której oprogramowanie jest używane w bardzo wielu kancelariach podatkowych w Niemczech. Księgowość, płace, roczne sprawozdania finansowe i deklaracje podatkowe są tam obsługiwane w jednym systemie. Firmy otrzymują dostęp, przez który współpracują ze swoją kancelarią lub biurem rachunkowym: przesyłanie dokumentów, udostępnianie transakcji bankowych, pobieranie raportów, zatwierdzanie faktur.
Zaletą jest ciągłość całego procesu: to, co zostało zaksięgowane, trafia bez eksportu do rocznego sprawozdania finansowego i deklaracji podatkowych. Rozliczanie płac, miejsca powstawania kosztów, pełna księgowość i rozwiązania branżowe są dostępne. Wada: samodzielne księgowanie w DATEV jest wśród przedsiębiorców mniej popularne, a interfejs jest przeznaczony dla specjalistów. DATEV pokazuje swoje mocne strony, gdy księguje ktoś z wiedzą fachową.
Porównanie w skrócie
- Kto księguje: przy Lexware Office i sevdesk zwykle Państwo sami, przy DATEV zwykle kancelaria lub biuro rachunkowe
- Wystawianie faktur: w Lexware Office i sevdesk wbudowane, przy DATEV przez osobne moduły lub Państwa dotychczasowy program
- Dokumenty: we wszystkich trzech przez aplikację lub przesłanie pliku, z automatycznym odczytem danych
- Bank: we wszystkich trzech przez interfejsy bankowe
- Płace: w DATEV w pełnym zakresie, w pozostałych nie zawsze lub jako dodatek
- Roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe: w DATEV w tym samym systemie, w pozostałych przez eksport do doradcy podatkowego
- Złożoność: Lexware Office i sevdesk do prostszych przypadków, DATEV także przy wielu kontach księgowych, miejscach powstawania kosztów i różnych branżach
Celowo nie podajemy tu cen, ponieważ dostawcy często je zmieniają. Warto porównać aktualne plany cenowe bezpośrednio u dostawców i uwzględnić własny nakład czasu.
Co muszą umieć wszystkie trzy programy
Niezależnie od programu istnieją wymogi, które musi spełniać każde rozwiązanie. Księgowość musi być zgodna z zasadami prawidłowego prowadzenia ksiąg, dane muszą być niezmienialne i dostępne przez cały okres przechowywania, a dla procesów powinna istnieć dokumentacja procedur opisująca, jak dokumenty są ewidencjonowane, sprawdzane i archiwizowane.
Od 2025 r. dochodzi do tego e-faktura. Program musi umieć odbierać, wyświetlać i archiwizować e-faktury w oryginalnym formacie, a od momentu, w którym obowiązek zacznie dotyczyć Państwa, także je tworzyć. Popularne programy mają to już wbudowane; mimo to warto sprawdzić, czy Państwa plan cenowy to obejmuje.
I na koniec: dane muszą dać się przenieść. Kto zmienia program lub doradcę podatkowego, potrzebuje pełnego eksportu. Warto zapytać o to, zanim zdecydują się Państwo na program.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze
Zanim zdecydują się Państwo na program, warto spojrzeć na najbliższe dwa, trzy lata. Pomogą w tym następujące pytania:
- Liczba dokumentów: ile faktur i transakcji bankowych mają Państwo dziś i ile będzie ich w przyszłości?
- Pracownicy: czy planują Państwo zatrudniać pracowników? Wtedy potrzebne jest rozliczanie płac, w programie lub zewnętrznie
- Ustalanie zysku: czy wystarczy rachunek nadwyżki przychodów nad wydatkami, czy muszą Państwo sporządzać bilans?
- Interfejsy: czy można podłączyć sklep, kasę, serwisy płatnicze i bank?
- Doradca podatkowy: w jakim formacie potrzebuje danych i czy pracuje z tym programem?
- Ochrona danych: gdzie są przechowywane dane i czy jest zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych?
- Język: czy interfejs i wsparcie są dostępne w języku, w którym Państwo pracują?
Jeśli przy kilku z tych pytań spodziewają się Państwo wzrostu, warto wybrać program, który rośnie razem z firmą, albo od początku planować współpracę z biurem rachunkowym.
Co dla kogo
- Założyciele firm i osoby samozatrudnione z niewielką liczbą dokumentów: Lexware Office lub sevdesk, samodzielne księgowanie, eksport do doradcy podatkowego
- Małe firmy, które same wystawiają faktury, ale nie chcą księgować: faktury w Lexware Office lub sevdesk, księgowość w biurze rachunkowym w DATEV
- Firmy z pracownikami, kilkoma rachunkami bankowymi lub specyfiką branżową: księgowość i płace w DATEV, dokumenty i raporty przez portal
- Sprzedawcy internetowi korzystający z platform sprzedażowych i serwisów płatniczych: księgowość na podstawie raportów rozliczeniowych, zwykle w DATEV, uzupełniona narzędziami do importu raportów
Granice są płynne. Wiele firm zaczyna od Lexware Office lub sevdesk i później zmienia program, gdy działalność się rozwija. Zmiana jest możliwa, ale wymaga czasu. Jeśli już wiadomo, że wkrótce trzeba będzie zatrudnić pracowników lub sporządzać bilans, warto uwzględnić to przy wyborze. W razie wątpliwości najlepiej zapytać biuro rachunkowe lub doradcę podatkowego, z jakim rozwiązaniem współpracuje im się najlepiej.
Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym
Nie muszą Państwo wybierać między swoim programem a biurem rachunkowym. Często najrozsądniejsze jest połączenie obu: faktury wystawiają Państwo nadal w dotychczasowym programie, a biuro przejmuje księgowanie, uzgadnianie kont i raporty. Faktury trafiają do księgowości przez eksport lub interfejs. Dokumenty zakupowe i wyciągi bankowe przesyłają Państwo w portalu; dokumenty można też przekazywać e-mailem.
GKM księguje przede wszystkim w DATEV, a na życzenie w Lexware Office, i przejmuje dane z Lexware Office, sevdesk i innych popularnych programów. Jeśli dopiero zaczynają Państwo działalność, doradzimy, który program pasuje do sposobu pracy firmy, i skonfigurujemy połączenie. Więcej na stronie Cyfryzacja.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.