Хто керує малим бізнесом, рано постає перед питанням, у якій програмі виставляти рахунки, обробляти документи й вести бухгалтерський облік. DATEV, Lexware Office і sevdesk — назви, які звучать найчастіше. Проте підходи в них різні. Тут ми порівнюємо їх з погляду бухгалтерського бюро, без реклами будь-якого розробника.
Три програми — три підходи
Ці три рішення не можна просто порівняти одне з одним, бо їх створено для різних способів роботи. Lexware Office і sevdesk — програми для підприємців, які ведуть бухгалтерський облік самі або принаймні самі його готують. DATEV натомість — передусім програма бюро податкових консультантів, а компанії працюють із нею через доступи на кшталт DATEV Unternehmen online.
Тож справжнє питання не в тому, яка програма найкраща, а в тому, хто у вашій компанії що робить. Ви самі виставляєте рахунки? Самі ведете облік? І хто складає попередні декларації з ПДВ, річну фінансову звітність і податкові декларації?
Крім цих трьох, є багато інших програм — від програм для комп’ютера до бухгалтерських функцій у системах товарного обліку та галузевих програмах. Міркування з цієї статті стосуються і їх.
Lexware Office і sevdesk: облік своїми силами
Lexware Office і sevdesk працюють у браузері та як застосунок. Вони поєднують виставлення рахунків, облік документів, звірку з банком і прості звіти в одному інтерфейсі. Документи фотографують або завантажують, і вони автоматично розпізнаються; банківські операції надходять через інтеграцію з банком, а програма пропонує, який документ належить до якого платежу.
Для самозайнятих осіб і малих компаній з невеликою кількістю документів це хороші інструменти. Вони допомагають у щоденній роботі, мають недорогу підписку і швидко налаштовуються. Обидві програми надають доступ або експорт даних для податкового консультанта, здебільшого у форматі DATEV.
Межі стають помітними, коли бізнес ускладнюється: багато способів оплати, маркетплейси, іноземні валюти, центри витрат, складання балансу з обліком непогашеної заборгованості або галузеві особливості, як-от будівельні роботи. Розрахунок заробітної плати теж є не в кожній програмі або лише як доповнення. І відповідальність за правильні проводки залишається на вас: програма лише пропонує.
DATEV: програма бюро податкових консультантів
DATEV — це кооператив, програмне забезпечення якого використовують дуже багато бюро податкових консультантів у Німеччині. Бухгалтерський облік, заробітна плата, річна фінансова звітність і податкові декларації ведуться там в одній системі. Для компаній є доступи, через які вони співпрацюють зі своїм податковим консультантом або бухгалтерським бюро: завантажують документи, надають банківські операції, отримують звіти, затверджують рахунки.
Перевага — у безперервному ланцюжку: усе, що проведено, потрапляє до фінансової звітності та декларацій без експорту. Є розрахунок заробітної плати, центри витрат, складання балансу й галузеві рішення. Недолік: самостійно вести облік у DATEV для підприємців менш звично, а інтерфейс розрахований на фахівців. DATEV розкриває свої сильні сторони, коли облік веде людина з фаховими знаннями.
Коротке порівняння
- Хто веде облік: у Lexware Office і sevdesk — зазвичай ви самі, у DATEV — зазвичай податковий консультант або бухгалтерське бюро
- Виставлення рахунків: у Lexware Office і sevdesk вбудоване, у DATEV — через окремі модулі або вашу поточну програму
- Документи: у всіх трьох — через застосунок або завантаження, з автоматичним розпізнаванням
- Банк: у всіх трьох — через інтеграцію з банком
- Зарплата: у DATEV — повністю, в інших — не завжди або як доповнення
- Фінансова звітність і декларації: у DATEV — у тій самій системі, в інших — через експорт даних для податкового консультанта
- Складність: Lexware Office і sevdesk — для нескладних випадків, DATEV — також для багатьох рахунків бухгалтерського обліку, центрів витрат і галузей
Ціни ми тут свідомо не наводимо, бо розробники часто їх змінюють. Порівнюйте актуальні тарифи безпосередньо в розробників і враховуйте також власні витрати часу.
Що мають уміти всі три
Незалежно від програми є вимоги, яким має відповідати кожне рішення. Бухгалтерський облік має відповідати принципам належного ведення бухгалтерського обліку, дані мають бути незмінними й доступними протягом усього строку зберігання, а для процесів має бути документація процедур, яка описує, як документи вносять, перевіряють і архівують.
З 2025 року до цього додаються електронні рахунки. Ваша програма має вміти отримувати, показувати й архівувати електронні рахунки в оригінальному форматі, а з моменту, коли це стане для вас обов’язковим, — і створювати їх. Поширені програми вже мають цю функцію; проте перевірте, чи входить вона у ваш тариф.
І нарешті: дані мають бути переносними. Хто змінює програму або податкового консультанта, потребує повного експорту. Запитайте про це, перш ніж зробити вибір.
На що звернути увагу під час вибору
Перш ніж обрати програму, варто коротко подумати про наступні два-три роки. У цьому допоможуть такі запитання:
- Кількість документів: скільки рахунків і банківських операцій у вас сьогодні і скільки їх буде?
- Працівники: плануєте наймати людей? Тоді вам потрібен розрахунок заробітної плати — у програмі або в зовнішнього виконавця
- Визначення прибутку: чи достатньо спрощеного розрахунку прибутку, чи вам треба складати баланс?
- Інтеграції: чи можна підключити інтернет-магазин, касу, платіжні сервіси та банк?
- Податковий консультант: у якому форматі йому потрібні дані і чи працює він із цією програмою?
- Захист даних: де зберігаються дані і чи є договір про обробку даних за дорученням?
- Мова: чи є інтерфейс і підтримка мовою, якою ви працюєте?
Якщо в кількох із цих запитань ви розраховуєте на зростання, варто або обрати програму, яка зростатиме разом із бізнесом, або від початку планувати роботу з бухгалтерським бюро.
Кому що підходить
- Засновники та самозайняті особи з невеликою кількістю документів: Lexware Office або sevdesk, облік своїми силами, експорт даних для податкового консультанта
- Малі компанії, які самі виставляють рахунки, але не хочуть вести облік: рахунки — у Lexware Office або sevdesk, бухгалтерський облік — у бухгалтерському бюро в DATEV
- Компанії з працівниками, кількома банківськими рахунками або галузевими особливостями: бухгалтерський облік і зарплата в DATEV, документи та звіти — через особистий кабінет
- Інтернет-продавці з маркетплейсами та платіжними сервісами: бухгалтерський облік на основі звітів платформ про розрахунки, здебільшого в DATEV, з інструментами для імпорту звітів
Межі розмиті. Багато компаній починають із Lexware Office або sevdesk і пізніше переходять на іншу програму, коли бізнес зростає. Перехід можливий, але забирає час. Хто передбачає, що незабаром найматиме працівників або муситиме складати баланс, має врахувати це під час вибору. Якщо сумніваєтеся, запитайте своє бухгалтерське бюро або податкового консультанта, з яким рішенням їм найзручніше працювати.
Як виглядає співпраця з бухгалтерським бюро
Вам не треба обирати між своєю програмою та бухгалтерським бюро. Часто найрозумніше їх поєднати: ви й надалі виставляєте рахунки в знайомій програмі, а бюро бере на себе проводки, звірку та звіти. Рахунки потрапляють до бухгалтерського обліку через експорт або інтеграцію. Вхідні документи та банківські виписки ви завантажуєте в особистому кабінеті; документи можна також пересилати електронною поштою.
GKM веде облік переважно в DATEV, за бажанням — у Lexware Office, і переносить дані з Lexware Office, sevdesk та інших поширених програм. Якщо ви тільки починаєте, ми підкажемо, яка програма підходить для ваших процесів, і налаштуємо з’єднання. Докладніше — на сторінці Цифровізація.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.