Küçük bir işletme yöneten herkes, faturaların, belgelerin ve muhasebenin hangi programla yürütüleceği sorusuyla erkenden karşılaşır. Bu konuda en sık duyulan isimler DATEV, Lexware Office ve sevdesk’tir. Ancak bu programlar farklı yaklaşımlar izler. Bu yazıda onları, hiçbir sağlayıcının reklamını yapmadan bir muhasebe bürosunun bakış açısından karşılaştırıyoruz.
Üç program, üç yaklaşım
Bu üç çözüm doğrudan karşılaştırılamaz, çünkü farklı çalışma biçimleri için tasarlanmıştır. Lexware Office ve sevdesk, muhasebesini kendisi yapan veya en azından kendisi hazırlayan işletme sahipleri için programlardır. DATEV ise her şeyden önce vergi danışmanlığı bürolarının yazılımıdır; işletmeler DATEV Unternehmen online gibi erişimler üzerinden bu yazılımla birlikte çalışır.
Bu nedenle asıl soru, hangi programın en iyisi olduğu değil, işletmenizde kimin ne yaptığıdır: Faturaları kendiniz mi kesiyorsunuz? Muhasebe kayıtlarını kendiniz mi yapıyorsunuz? Peki KDV ön beyannamesini, yıllık finansal tabloları ve vergi beyannamelerini kim hazırlıyor?
Bu üçünün yanında, masaüstü programlarından stok yönetimi ve sektör programlarındaki muhasebe işlevlerine kadar çok sayıda başka program vardır. Bu yazıdaki değerlendirmeler onlar için de aynen geçerlidir.
Lexware Office ve sevdesk: muhasebesini kendisi yapanlar için
Lexware Office ve sevdesk tarayıcıda ve uygulama olarak çalışır. Fatura kesme, belge girişi, banka mutabakatı ve basit raporları tek bir arayüzde birleştirir. Belgelerin fotoğrafı çekilir veya belgeler yüklenir ve otomatik olarak okunur; banka hareketleri bir entegrasyon üzerinden aktarılır ve program hangi belgenin hangi ödemeye ait olduğunu önerir.
Belge sayısı az olan serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için bunlar iyi araçlardır. Günlük işlerde yol gösterir, abonelik olarak uygun fiyatlıdır ve kısa sürede kullanıma hazır olur. İkisi de vergi danışmanı için, çoğunlukla DATEV formatında bir erişim veya dışa aktarma olanağı sunar.
İş karmaşıklaştığında sınırlar ortaya çıkar: çok sayıda ödeme yolu, pazaryerleri, yabancı para, masraf merkezleri, açık kalem takibiyle bilanço esası veya inşaat hizmetleri gibi sektöre özgü durumlar. Bordrolama da her programda yoktur ya da yalnızca ek modül olarak sunulur. Ayrıca doğru muhasebe kayıtlarının sorumluluğu sizde kalır; program yalnızca öneride bulunur.
DATEV: vergi danışmanlığı bürolarının yazılımı
DATEV, yazılımı Almanya’daki çok sayıda vergi danışmanlığı bürosunda kullanılan bir kooperatiftir. Muhasebe, bordrolama, yıllık finansal tablolar ve vergi beyannameleri burada tek bir sistemde yürür. İşletmeler için, vergi danışmanlığı bürolarıyla veya muhasebe bürolarıyla birlikte çalışmalarını sağlayan erişimler vardır: belge yüklemek, banka hareketlerini sağlamak, raporlara ulaşmak, faturaları onaylamak.
Avantajı kesintisiz zincirdedir: Muhasebeleştirilen her şey, dışa aktarma gerekmeden yıllık finansal tablolara ve beyannamelere aktarılır. Bordrolama, masraf merkezleri, bilanço esası ve sektör çözümleri mevcuttur. Dezavantajı: İşletme sahiplerinin DATEV ile kendi muhasebe kayıtlarını yapması daha az yaygındır ve arayüz uzmanlara yöneliktir. DATEV, güçlü yanlarını uzman bilgisine sahip biri muhasebe kaydı yaptığında ortaya koyar.
Bir bakışta karşılaştırma
- Kim muhasebeleştirir: Lexware Office ve sevdesk’te çoğunlukla siz, DATEV’de çoğunlukla vergi danışmanlığı bürosu veya muhasebe bürosu
- Fatura kesme: Lexware Office ve sevdesk’te doğrudan yerleşik, DATEV’de ayrı modüller veya mevcut programınız üzerinden
- Belgeler: üçünde de uygulama veya yükleme yoluyla, otomatik okuma ile
- Banka: üçünde de banka entegrasyonları üzerinden
- Bordro: DATEV’de eksiksiz, diğerlerinde her zaman değil veya ek modül olarak
- Yıllık finansal tablolar ve beyannameler: DATEV’de aynı sistemde, diğerlerinde vergi danışmanına dışa aktarma yoluyla
- Karmaşıklık: Lexware Office ve sevdesk basit durumlar için, DATEV çok sayıda muhasebe hesabı, masraf merkezi ve sektör için de
Fiyatları burada bilerek vermiyoruz, çünkü sağlayıcılar bunları sık sık değiştiriyor. Güncel paketleri doğrudan sağlayıcılarda karşılaştırın ve kendi harcayacağınız zamanı da hesaba katın.
Üçünün de yapabilmesi gerekenler
Programdan bağımsız olarak her çözümün karşılaması gereken gereklilikler vardır. Muhasebe, usulüne uygun defter tutma ilkelerini karşılamalı, veriler değiştirilemez olmalı ve saklama süresinin tamamı boyunca erişilebilir kalmalıdır; ayrıca belgelerin nasıl kaydedildiğini, kontrol edildiğini ve arşivlendiğini anlatan bir süreç dokümantasyonu bulunmalıdır.
2025’ten bu yana buna e-fatura da eklendi. Programınız e-faturaları alabilmeli, görüntüleyebilmeli ve orijinal formatında arşivleyebilmeli, sizin için yükümlülüğün başladığı tarihten itibaren de oluşturabilmelidir. Yaygın programlarda bu artık yerleşik olarak bulunur; yine de paketinizin bunu içerip içermediğini kontrol edin.
Son olarak: Veriler taşınabilir olmalıdır. Programını veya vergi danışmanını değiştiren herkesin eksiksiz bir dışa aktarmaya ihtiyacı vardır. Karar vermeden önce bunu sorun.
Seçim yaparken dikkat etmeniz gerekenler
Bir programa karar vermeden önce önümüzdeki iki üç yıla kısaca bakmakta fayda var. Şu sorular yardımcı olur:
- Belge sayısı: Bugün kaç faturanız ve banka hareketiniz var, ileride kaç olacak?
- Çalışanlar: İşe alım planlıyor musunuz? O zaman program içinde veya harici olarak bordrolamaya ihtiyacınız olur
- Kâr tespiti: Nakit esaslı gelir-gider hesabı yeterli mi, yoksa bilanço esasına göre mi defter tutmanız gerekiyor?
- Entegrasyonlar: Online mağaza, yazar kasa, ödeme hizmetleri ve banka bağlanabiliyor mu?
- Vergi danışmanı: Vergi danışmanınız verilere hangi formatta ihtiyaç duyuyor ve bu programla çalışıyor mu?
- Veri koruma: Veriler nerede saklanıyor ve bir veri işleme sözleşmesi var mı?
- Dil: Arayüz ve destek, çalıştığınız dilde sunuluyor mu?
Bu soruların birkaçında büyüme bekleyen, ya kendisiyle birlikte büyüyen bir program seçmeli ya da baştan bir muhasebe bürosuyla çalışmayı planlamalıdır.
Hangisi kime uygun
- Belge sayısı az olan iş kuranlar ve serbest çalışanlar: Lexware Office veya sevdesk, kendi yaptıkları muhasebe kayıtları, vergi danışmanına dışa aktarma
- Faturalarını kendisi kesen ama muhasebe kaydı yapmak istemeyen küçük işletmeler: faturalar Lexware Office veya sevdesk’te, muhasebe kayıtları muhasebe bürosu tarafından DATEV’de
- Çalışanı, birden fazla banka hesabı veya sektöre özgü özellikleri olan işletmeler: muhasebe ve bordrolama DATEV’de, belgeler ve raporlar müşteri paneli üzerinden
- Pazaryerleri ve ödeme hizmetleri üzerinden satış yapan e-ticaret satıcıları: platform hesap özetlerine dayalı muhasebe, çoğunlukla DATEV’de, raporların içe aktarılması için araçlarla desteklenmiş
Sınırlar keskin değildir. Birçok işletme Lexware Office veya sevdesk ile başlar ve iş büyüdükçe daha sonra geçiş yapar. Geçiş mümkündür, ancak zaman alır. Yakında çalışan alacağını veya bilanço esasına geçmesi gerekeceğini öngörebilen, bunu seçim yaparken dikkate almalıdır. Emin değilseniz muhasebe bürosunuza veya vergi danışmanınıza, hangi çözümle en iyi çalıştıklarını sorun.
Muhasebe bürosuyla birlikte çalışma nasıl işler
Programınızla bir muhasebe bürosu arasında seçim yapmak zorunda değilsiniz. Çoğu zaman en mantıklısı ikisini birlikte kullanmaktır: Faturalarınızı bildiğiniz programda kesmeye devam edersiniz, büro da muhasebe kaydını, mutabakatı ve raporları üstlenir. Faturalar dışa aktarma veya entegrasyon yoluyla muhasebeye aktarılır. Gelen belgeleri ve hesap ekstrelerini müşteri paneline yüklersiniz; belgeleri e-postayla da iletebilirsiniz.
GKM, muhasebe kayıtlarını tercihen DATEV’de, isterseniz Lexware Office’te yapar ve Lexware Office, sevdesk ile diğer yaygın programlardan verileri aktarır. Yeni başlıyorsanız, iş akışınıza hangi programın uyduğu konusunda size bilgi veriyor ve bağlantıyı ayarlıyoruz. Ayrıntılar Dijitalleşme sayfasında.
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.