2025’ten bu yana Almanya’daki işletmelerin e-fatura alabilmesi gerekiyor; 2027’den itibaren ise ilk işletmeler e-fatura kesmekle de yükümlü olacak. Birçok işletme buna henüz hazır değil. Burada e-faturanın ne olduğunu, hangi sürelerin geçerli olduğunu ve geçişi stressiz nasıl yapabileceğinizi açıklıyoruz.
E-fatura nedir, ne değildir
E-fatura, bir programın elle veri girişi olmadan okuyup işleyebildiği yapılandırılmış elektronik formatta bir faturadır. Esas alınan standart, Avrupa normu EN 16931’dir. Fatura verileri makine tarafından okunabilir bir dosya olarak, genellikle XML formatında bulunur.
PDF fatura, e-postayla gelse bile e-fatura değildir. “Diğer fatura” sayılır. Aynı durum taranmış kâğıt faturalar veya fotoğraflar için de geçerlidir. Fark belirleyicidir: PDF’yi bir insanın okuması gerekir, e-faturayı ise muhasebe programı doğrudan aktarabilir. Avantaj özellikle fatura sayısı fazla olduğunda ortaya çıkar: Fatura numarası, tarih, tutarlar ve vergi oranları elle yazılmadan muhasebeye aktarılır.
Almanya’da özellikle iki format yaygındır. XRechnung, yardımcı bir program olmadan kolay okunamayan saf bir veri formatıdır. ZUGFeRD ise okunabilir bir PDF’yi gömülü XML verileriyle birleştirir; böylece insan ve makine aynı faturayı kullanabilir. ZUGFeRD, 2.0.1 sürümünden itibaren gereklilikleri karşılar, ancak her profilde değil.
Kimler kapsamda?
Zorunluluk, Almanya içinde işletmeler arasındaki faturalar, yani Almanya’da yerleşik bir işletmenin başka bir işletmeye yaptığı teslim ve hizmetler için geçerlidir. Özel müşterilere kesilen faturalar kapsam dışıdır; yurt dışındaki müşterilere kesilen faturalar da öyle. Serbest meslek sahipleri ve dernekler, KDV açısından işletme sayıldıkları ve başka işletmelere vergiye tabi teslim ve hizmetler sundukları ölçüde kapsamdadır.
- Küçük tutarlı faturalar: KDV dahil 250 avroya kadar olan faturalar bundan sonra da kâğıt üzerinde veya PDF olarak kesilebilir
- Seyahat biletleri: Yolcu taşımacılığı biletleri kapsam dışıdır
- Küçük işletmeler: E-fatura alabilmeleri gerekir, ancak e-fatura kesme zorunluluğundan muaftırlar
- KDV’den muaf işlemler: § 4 Nr. 8 ila 29 UStG uyarınca KDV’den muaf olan işlemler için, örneğin tedavi hizmetleri veya KDV’den muaf kiralama için, e-fatura zorunluluğu yoktur
Kamu idarelerine kesilen faturalar için uzun süredir ayrı kurallar geçerlidir. Federal devlet, eyaletler ve birçok belediye, genellikle XRechnung formatında ve idarenin bildirdiği bir Leitweg-ID ile e-fatura ister.
Sürelere genel bakış
Geçiş aşamalı olarak gerçekleşiyor. E-fatura almak ile kesmek arasındaki ayrım önemlidir.
- 1 Ocak 2025’ten bu yana: Almanya’daki tüm işletmelerin e-fatura alabilmesi gerekir
- 31 Aralık 2026’ya kadar: Fatura keserken kâğıt fatura ve PDF gibi diğer elektronik formatlara hâlâ izin verilir; PDF yalnızca alıcının onayıyla
- 1 Ocak 2027’den itibaren: Önceki yıl cirosu 800.000 avroyu aşan işletmeler e-fatura kesmek zorundadır
- 31 Aralık 2027’ye kadar: Cirosu bu sınırı aşmayan işletmeler kâğıt ve diğer formatları kullanmaya devam edebilir
- 1 Ocak 2028’den itibaren: Tüm işletmeler Almanya içinde e-fatura kesmek zorundadır
İşletmeler arasındaki belirli elektronik veri alışverişi yöntemleri için ek geçiş kuralları vardır. İşletmeniz için hangi sürenin geçerli olduğunu, özellikle cironuz sınıra yakınsa, vergi danışmanınızla netleştirin.
E-faturaların alınması: şimdiden geçerli olanlar
Alma zorunluluğu öncelikle yalnızca bir e-faturayı teslim alabilmeniz gerektiği anlamına gelir. Bunun için bir e-posta kutusu yeterlidir. Bir e-faturayı, kâğıt fatura tercih ettiğiniz gerekçesiyle reddedemezsiniz.
Ancak uygulamada yalnızca almak yeterli değildir. Bir XRechnung dosyası uygun bir program olmadan neredeyse okunamaz; ayrıca kontrol edilmesi, muhasebeleştirilmesi ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle faturalar için sabit bir adres kullanmak mantıklıdır; örneğin faturaların doğrudan muhasebeye gittiği ayrı bir e-posta kutusu. Birçok muhasebe programı ve belge portalı verileri otomatik olarak okur.
E-faturaların kişisel e-posta kutularında kaybolmamasına dikkat edin. Tedarikçiler faturaları tek tek çalışanlara gönderirse faturalar kolayca kaybolur. Bu nedenle tedarikçilerinize faturaların bundan sonra hangi adrese gönderilmesi gerektiğini bildirin.
E-faturaların kesilmesi: geçişi böyle yaparsınız
E-fatura kesmek için e-fatura oluşturan bir fatura programına ihtiyacınız var. Yaygın programların çoğu artık bunu yapabiliyor, çoğunlukla ZUGFeRD veya XRechnung formatında. Faturalarınızı hâlâ bir kelime işlemci programında yazıyorsanız zamanında program değiştirmelisiniz.
Bu sırada ana verilerinizi kontrol edin: müşteri adresleri, KDV kimlik numaraları, sipariş numaraları ve kamu idareleri için Leitweg-ID. Bir e-fatura, ancak oluşturulduğu veriler kadar iyidir. İlk faturalarınızı bir kontrol programıyla veya e-faturaları zaten işleyen bir müşterinizle test edin.
Önemli müşterilerinizle faturaları hangi formatta beklediklerini netleştirin. Büyük şirketlerin çoğu zaman kendi kuralları veya portalları vardır. Bunu erkenden öğrenirseniz reddedilen faturaları ve geciken ödemeleri önlersiniz.
Arşiv ve muhasebe kaydı
E-faturalar orijinal formatlarında, yani XML dosyası olarak saklanmalıdır; yalnızca çıktı veya görüntü yeterli değildir. Arşiv değiştirilemez olmalı ve faturayı saklama süresinin tamamı boyunca okunabilir tutmalıdır. Muhasebe belgeleri için saklama süresi genellikle sekiz yıldır.
Muhasebe açısından e-fatura bir avantajdır: Veriler elle yazılmak yerine aktarılır ve veri girişi hataları ortadan kalkar. Ancak bunun işlemesi için faturanın muhasebeye doğru yoldan ulaşması gerekir. Bunun en kolay yolu bir belge portalı veya arşivli bir müşteri panelidir.
Vergi danışmanını ilgilendiren bir konu: Bir tedarikçi e-fatura kesmekle yükümlü olduğu andan itibaren, örneğin KDV indirimi açısından, başka formattaki faturaların nasıl ele alınacağı sorusu ortaya çıkar. Bu konuda nasıl hareket edeceğinizi vergi danışmanı değerlendirir.
Geçişte sık yapılan hatalar
Uygulamada aynı sorunlu noktalarla tekrar tekrar karşılaşıyoruz. Bunların çoğu, bilindiğinde az bir çabayla önlenebilir.
- PDF’yi e-fatura sanmak: E-postayla gönderilen bir PDF, e-fatura kesme zorunluluğunu karşılamaz
- Yalnızca çıktıyı saklamak: XML dosyasını silerseniz orijinal artık elinizde olmaz
- Kişisel e-posta kutularındaki faturalar: İzin dönemlerinde veya çalışan değiştiğinde kaybolur
- Ciro sınırını yanlış değerlendirmek: Esas olan, tek tek müşterilerle elde edilen ciro değil, önceki yılın toplam cirosudur
- Alıcı tarafından kesilen faturaları unutmak: Örneğin alt yüklenicilerle bu şekilde hesaplaşıyorsanız, aynı kurallara tabi faturalar kesmiş olursunuz
- Çok geç başlamak: Program değişikliği, ana veriler ve testler sanıldığından daha fazla zaman alır
Bu nedenle geçişi son tarihten önceki son haftalara bırakmayın, birkaç ay önceden planlayın. Bunun için yıllık finansal tablo hazırlığına ve sezon yoğunluğuna denk gelmeyen sakin bir ay idealdir.
Geçiş için kontrol listesi
- Gelen faturalar: faturalar için sabit bir adres ayarlayın ve tedarikçilerinize bildirin
- Okuma ve kontrol: XRechnung ve ZUGFeRD dosyalarını gösteren ve okuyan bir program veya portal
- Onay: faturaları kimin içerik açısından kontrol edip onaylayacağını belirleyin
- Arşiv: saklama süresinin tamamı boyunca orijinal formatta değiştirilemez arşiv
- Giden faturalar: fatura programını e-faturaya geçirin ve ana verileri kontrol edin
- Müşteriler: en önemli müşterilerinizin format tercihlerini ve portallarını netleştirin
- Süre: e-fatura kesmeye ne zamandan itibaren başlamanız gerektiğini vergi danışmanınızla netleştirin
- Test: zorunluluk başlamadan önce ilk faturalarınızı kontrol ettirin
GKM geçişte nasıl yardımcı olur
Faturaların bugün nasıl gelip gittiğini sizinle birlikte inceliyor, faturaların alınmasını ve arşivlenmesini ayarlıyor ve e-faturaların doğrudan muhasebeye aktarılmasını sağlıyoruz. Fatura kesme konusunda ise fatura programı seçimi ve ana veriler hakkında bilgi veriyoruz; bunun için Rekana Rechnung ile kendi programımızı da sunuyoruz. Ayrıntılar E-fatura ve Dijitalleşme sayfalarında.
Somut durumdaki vergisel değerlendirmeden, örneğin cironun sınıra yakın olduğu durumlarda geçerli süre veya KDV indirimi konusunda, vergi danışmanı sorumludur. Küçük işletmelere hangi programların uygun olduğunu DATEV, Lexware Office veya sevdesk karşılaştırmasında görebilirsiniz.
Kaynaklar
Yazıda adı geçen kanunlar ve kurumlar. Kanun metinleri için gesetze-im-internet.de sitesine bağlantı verilir.
- EN 16931: elektronik fatura için Avrupa standardı
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.