Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die ersten sie auch ausstellen. Viele Betriebe sind darauf noch nicht vorbereitet. Hier erklären wir, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen gelten und wie Sie die Umstellung ohne Stress schaffen.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen lesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen dabei als maschinenlesbare Datei vor, in der Regel im XML-Format.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Sie gilt als sonstige Rechnung. Gleiches gilt für eingescannte Papierrechnungen oder Fotos. Der Unterschied ist entscheidend: Ein PDF muss ein Mensch lesen, eine E-Rechnung kann die Buchhaltungssoftware direkt übernehmen. Der Vorteil zeigt sich vor allem bei vielen Rechnungen: Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze landen ohne Abtippen in der Buchhaltung.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist ein reines Datenformat, das ohne Hilfsprogramm nicht gut lesbar ist. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten, sodass Mensch und Maschine dieselbe Rechnung nutzen können. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen ab Version 2.0.1, allerdings nicht in jedem Profil.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, also für Leistungen eines in Deutschland ansässigen Unternehmers an einen anderen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen an Kunden im Ausland. Freiberufler und Vereine sind betroffen, soweit sie umsatzsteuerlich Unternehmer sind und steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmer erbringen.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden
- Fahrausweise: Tickets für die Personenbeförderung sind ausgenommen
- Kleinunternehmer: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen
- Steuerfreie Leistungen: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Heilbehandlungen oder steuerfreie Vermietung, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten schon länger eigene Regeln. Bund, Länder und viele Kommunen verlangen E-Rechnungen, meist im Format XRechnung und mit einer Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitteilt.
Die Fristen im Überblick
Die Umstellung läuft in Stufen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF sind beim Ausstellen noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze dürfen noch Papier und andere Formate verwenden
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im Inland E-Rechnungen ausstellen
Für bestimmte Verfahren des elektronischen Datenaustauschs zwischen Unternehmen gibt es zusätzliche Übergangsregeln. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, besonders wenn Ihr Umsatz nahe an der Grenze liegt.
E-Rechnungen empfangen: das gilt schon jetzt
Die Empfangspflicht bedeutet zunächst nur, dass Sie eine E-Rechnung entgegennehmen können müssen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Sie dürfen eine E-Rechnung nicht mit der Begründung ablehnen, dass Sie lieber Papier hätten.
In der Praxis reicht das Empfangen allein aber nicht. Eine XRechnung ist ohne passendes Programm kaum lesbar, und sie muss geprüft, gebucht und archiviert werden. Sinnvoll ist deshalb eine feste Adresse für Rechnungen, etwa ein eigenes Postfach, von dem aus die Rechnungen direkt in die Buchhaltung gehen. Viele Buchhaltungsprogramme und Belegportale lesen die Daten automatisch aus.
Achten Sie darauf, dass E-Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern verschwinden. Wenn Lieferanten Rechnungen an einzelne Mitarbeiter schicken, gehen sie leicht verloren. Teilen Sie Ihren Lieferanten deshalb mit, an welche Adresse Rechnungen künftig gehen sollen.
E-Rechnungen ausstellen: so stellen Sie um
Für das Ausstellen brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt. Die meisten gängigen Programme können das inzwischen, oft als ZUGFeRD oder XRechnung. Wer Rechnungen heute in einer Textverarbeitung schreibt, sollte rechtzeitig wechseln.
Prüfen Sie dabei Ihre Stammdaten: Kundenadressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Bestellnummern und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Testen Sie die ersten Rechnungen mit einem Prüfprogramm oder mit einem Kunden, der E-Rechnungen bereits verarbeitet.
Klären Sie mit wichtigen Kunden, in welchem Format sie Rechnungen erwarten. Große Unternehmen haben oft eigene Vorgaben oder Portale. Wer das früh weiß, vermeidet abgelehnte Rechnungen und verspätete Zahlungen.
Archivieren und buchen
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also die XML-Datei, nicht nur ein Ausdruck oder eine Bildansicht. Die Ablage muss unveränderbar sein und die Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar halten. Für Buchungsbelege gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Für die Buchhaltung ist die E-Rechnung ein Vorteil: Die Daten werden übernommen, statt abgetippt, und Fehler beim Erfassen fallen weg. Damit das funktioniert, muss die Rechnung aber auf dem richtigen Weg in die Buchhaltung gelangen. Ein Belegportal oder ein Kundenportal mit Archiv ist dafür der einfachste Weg.
Ein Punkt für den Steuerberater: Sobald ein Lieferant zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, stellt sich die Frage, wie mit Rechnungen in anderem Format umzugehen ist, etwa beim Vorsteuerabzug. Wie Sie hier vorgehen, beurteilt der Steuerberater.
Häufige Fehler bei der Umstellung
In der Praxis sehen wir immer wieder dieselben Stolperstellen. Die meisten lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden, wenn man sie kennt.
- PDF für E-Rechnung halten: Ein PDF per E-Mail erfüllt die Pflicht zur Ausstellung nicht
- Nur den Ausdruck aufbewahren: Wer die XML-Datei löscht, hat das Original nicht mehr
- Rechnungen in persönlichen Postfächern: Sie gehen bei Urlaub oder Personalwechsel verloren
- Umsatzgrenze falsch eingeschätzt: Maßgeblich ist der gesamte Umsatz des Vorjahres, nicht der Umsatz mit einzelnen Kunden
- Gutschriften vergessen: Wer mit Gutschriften abrechnet, etwa gegenüber Subunternehmern, stellt damit Rechnungen aus, für die dieselben Regeln gelten
- Zu spät begonnen: Programmwechsel, Stammdaten und Tests brauchen mehr Zeit, als man denkt
Planen Sie die Umstellung deshalb mit einigen Monaten Vorlauf, nicht in den letzten Wochen vor dem Stichtag. Ein ruhiger Monat ohne Jahresabschluss und ohne Saisonspitze ist dafür ideal.
Checkliste für die Umstellung
- Empfang: feste Adresse für Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen
- Lesen und prüfen: Programm oder Portal, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt und ausliest
- Freigabe: festlegen, wer Rechnungen fachlich prüft und freigibt
- Archiv: unveränderbare Ablage im Originalformat für die gesamte Aufbewahrungsfrist
- Ausstellen: Rechnungsprogramm auf E-Rechnung umstellen und Stammdaten prüfen
- Kunden: Formatwünsche und Portale der wichtigsten Kunden klären
- Frist: mit dem Steuerberater klären, ab wann Sie ausstellen müssen
- Test: erste Rechnungen prüfen lassen, bevor die Pflicht greift
Wie GKM bei der Umstellung hilft
Wir prüfen mit Ihnen, wie Rechnungen heute ein- und ausgehen, richten den Empfang und die Ablage ein und sorgen dafür, dass E-Rechnungen direkt in die Buchhaltung fließen. Beim Ausstellen beraten wir zur Wahl des Rechnungsprogramms und zu den Stammdaten; mit Rekana Rechnung bieten wir dafür auch ein eigenes Programm an. Mehr dazu auf den Seiten E-Rechnung und Digitalisierung.
Für die steuerliche Beurteilung im Einzelfall, etwa zur Frist bei Umsätzen nahe der Grenze oder zum Vorsteuerabzug, ist der Steuerberater zuständig. Welche Programme sich für kleine Unternehmen eignen, zeigt der Vergleich DATEV, Lexware Office oder sevdesk.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
- EN 16931: europäische Norm für die elektronische Rechnung
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.