Din 2025, întreprinderile din Germania trebuie să poată primi facturi electronice, iar din 2027 primele dintre ele trebuie să le și emită. Multe afaceri nu sunt încă pregătite pentru acest lucru. Aici explicăm ce este o factură electronică, ce termene se aplică și cum faceți trecerea fără stres.
Ce este și ce nu este o factură electronică
O factură electronică este o factură într-un format electronic structurat, pe care un program îl poate citi și prelucra fără ca datele să fie introduse manual. Standardul de referință este norma europeană EN 16931. Datele facturii sunt disponibile într-un fișier care poate fi citit automat, de regulă în format XML.
O factură PDF nu este o factură electronică, chiar dacă vine prin e-mail. Ea intră în categoria „alte facturi”. Același lucru este valabil pentru facturile pe hârtie scanate sau pentru fotografii. Diferența este esențială: un PDF trebuie citit de un om, în timp ce o factură electronică poate fi preluată direct de programul de contabilitate. Avantajul se vede mai ales atunci când sunt multe facturi: numărul facturii, data, sumele și cotele de TVA ajung în contabilitate fără a fi introduse manual.
În Germania sunt răspândite în special două formate. XRechnung este un format pur de date, care fără un program auxiliar nu se poate citi ușor. ZUGFeRD combină un PDF lizibil cu date XML integrate, astfel încât omul și calculatorul pot folosi aceeași factură. ZUGFeRD îndeplinește cerințele începând cu versiunea 2.0.1, însă nu în fiecare profil.
Cine este vizat?
Obligația se aplică facturilor între întreprinderi din Germania, adică livrărilor de bunuri și prestărilor de servicii efectuate de un întreprinzător stabilit în Germania către altul. Facturile către persoane fizice nu sunt vizate și nici cele către clienți din străinătate. Liber-profesioniștii și asociațiile sunt vizați în măsura în care sunt întreprinzători din punctul de vedere al TVA și efectuează livrări de bunuri și prestări de servicii taxabile către alți întreprinzători.
- Facturi de mică valoare: facturile de până la 250 de euro cu TVA inclus pot fi emise în continuare pe hârtie sau ca PDF
- Legitimații de călătorie: biletele pentru transportul de persoane sunt exceptate
- Mici întreprinzători: trebuie să poată primi facturi electronice, dar sunt exceptați de la obligația de a le emite
- Servicii scutite de TVA: pentru operațiunile scutite conform § 4 pct. 8–29 UStG, de exemplu tratamente medicale sau închirieri scutite de TVA, nu există obligația de facturare electronică
Pentru facturile către autoritățile contractante publice se aplică de mai mult timp reguli proprii. Federația, landurile și multe administrații locale cer facturi electronice, de obicei în formatul XRechnung și cu un Leitweg-ID comunicat de autoritatea contractantă.
Termenele pe scurt
Trecerea se face în etape. Important este să faceți diferența între primire și emitere.
- Din 1 ianuarie 2025: toate întreprinderile din Germania trebuie să poată primi facturi electronice
- Până la 31 decembrie 2026: la emitere sunt încă permise facturile pe hârtie și alte formate electronice, precum PDF, iar PDF-ul doar cu acordul destinatarului
- De la 1 ianuarie 2027: întreprinderile cu o cifră de afaceri de peste 800.000 de euro în anul anterior trebuie să emită facturi electronice
- Până la 31 decembrie 2027: întreprinderile care nu depășesc acest plafon al cifrei de afaceri pot folosi în continuare hârtia și alte formate
- De la 1 ianuarie 2028: toate întreprinderile trebuie să emită facturi electronice pentru operațiunile din Germania
Pentru anumite proceduri de schimb electronic de date între întreprinderi există reguli tranzitorii suplimentare. Verificați împreună cu consultantul dumneavoastră fiscal ce termen se aplică întreprinderii dumneavoastră, mai ales dacă cifra de afaceri se apropie de plafon.
Primirea facturilor electronice: ce se aplică deja
Obligația de primire înseamnă, în primul rând, doar că trebuie să puteți accepta o factură electronică. Pentru aceasta este suficientă o căsuță de e-mail. Nu aveți voie să refuzați o factură electronică pe motiv că ați prefera hârtia.
În practică însă, simpla primire nu este suficientă. O factură XRechnung este greu de citit fără un program potrivit și trebuie verificată, înregistrată și arhivată. De aceea, are sens o adresă fixă pentru facturi, de exemplu o căsuță de e-mail separată, din care facturile ajung direct în contabilitate. Multe programe de contabilitate și portaluri de documente citesc automat datele.
Aveți grijă ca facturile electronice să nu se piardă în căsuțele de e-mail personale. Dacă furnizorii trimit facturile unor angajați anume, acestea se pierd ușor. De aceea, comunicați furnizorilor la ce adresă trebuie trimise facturile de acum înainte.
Emiterea facturilor electronice: cum faceți trecerea
Pentru emitere aveți nevoie de un program de facturare care generează facturi electronice. Majoritatea programelor uzuale pot face deja acest lucru, adesea în format ZUGFeRD sau XRechnung. Cine emite astăzi facturile într-un editor de text ar trebui să schimbe programul din timp.
Verificați cu această ocazie datele de bază: adresele clienților, codurile de înregistrare în scopuri de TVA, numerele de comandă și, la autoritățile contractante publice, Leitweg-ID-ul. O factură electronică este doar atât de bună cât sunt datele din care este generată. Testați primele facturi cu un program de verificare sau cu un client care prelucrează deja facturi electronice.
Clarificați cu clienții importanți în ce format așteaptă facturile. Firmele mari au adesea cerințe sau portaluri proprii. Cine știe acest lucru din timp evită facturile respinse și plățile întârziate.
Arhivarea și înregistrarea contabilă
Facturile electronice trebuie păstrate în formatul original, adică fișierul XML, nu doar o versiune tipărită sau o imagine. Arhiva trebuie să fie nemodificabilă și să păstreze factura lizibilă pe întreaga durată a termenului de păstrare. Pentru documentele justificative contabile se aplică de regulă un termen de păstrare de opt ani.
Pentru contabilitate, factura electronică este un avantaj: datele sunt preluate în loc să fie introduse manual, iar greșelile de introducere dispar. Pentru ca acest lucru să funcționeze, factura trebuie însă să ajungă pe calea corectă în contabilitate. Cea mai simplă cale pentru aceasta este un portal de documente sau un portal al clienților cu arhivă.
Un aspect pentru consultantul fiscal: de îndată ce un furnizor este obligat să emită facturi electronice, se pune întrebarea cum trebuie tratate facturile în alt format, de exemplu la deducerea TVA. Modul în care procedați în acest caz îl evaluează consultantul fiscal.
Greșeli frecvente la trecerea la factura electronică
În practică întâlnim mereu aceleași capcane. Cele mai multe pot fi evitate cu puțin efort, dacă le cunoașteți.
- PDF-ul considerat factură electronică: un PDF trimis prin e-mail nu îndeplinește obligația de emitere
- Păstrarea doar a versiunii tipărite: cine șterge fișierul XML nu mai are originalul
- Facturi în căsuțe de e-mail personale: se pierd în perioadele de concediu sau la schimbarea personalului
- Plafonul cifrei de afaceri estimat greșit: contează întreaga cifră de afaceri din anul anterior, nu cea realizată cu anumiți clienți
- Autofacturile uitate: cine decontează prin autofacturi, de exemplu cu subcontractanții, emite astfel facturi pentru care se aplică aceleași reguli
- Început prea târziu: schimbarea programului, datele de bază și testele cer mai mult timp decât s-ar crede
De aceea, planificați trecerea cu câteva luni înainte, nu în ultimele săptămâni dinaintea termenului. O lună liniștită, fără situații financiare anuale și fără vârf de sezon, este ideală pentru aceasta.
Listă de verificare pentru trecerea la factura electronică
- Primire: configurați o adresă fixă pentru facturi și comunicați-o furnizorilor
- Citire și verificare: un program sau un portal care afișează și citește XRechnung și ZUGFeRD
- Aprobare: stabiliți cine verifică facturile pe fond și cine le aprobă
- Arhivă: stocare nemodificabilă în formatul original, pe întreaga durată a termenului de păstrare
- Emitere: treceți programul de facturare pe factura electronică și verificați datele de bază
- Clienți: clarificați formatele dorite și portalurile celor mai importanți clienți
- Termen: clarificați cu consultantul fiscal de când trebuie să emiteți facturi electronice
- Test: cereți verificarea primelor facturi înainte ca obligația să se aplice
Cum vă ajută GKM la trecerea la factura electronică
Analizăm împreună cu dumneavoastră cum circulă astăzi facturile primite și cele emise, configurăm primirea și arhivarea și ne asigurăm că facturile electronice ajung direct în contabilitate. La emitere, vă oferim consultanță privind alegerea programului de facturare și datele de bază; cu Rekana Rechnung oferim pentru aceasta și un program propriu. Mai multe pe paginile Facturare electronică și Digitalizare.
Pentru evaluarea fiscală a fiecărui caz în parte, de exemplu privind termenul aplicabil când cifra de afaceri este aproape de plafon sau privind deducerea TVA, este competent consultantul fiscal. Ce programe sunt potrivite pentru întreprinderile mici arată comparația DATEV, Lexware Office sau sevdesk.
Surse
Legile și instituțiile pe care le menționează articolul. Textele legilor trimit la gesetze-im-internet.de.
- EN 16931: standardul european pentru factura electronică
Acest articol oferă informații generale și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică pentru cazuri individuale. De întrebările fiscale se ocupă consultantul fiscal.