Cine conduce o afacere mică se confruntă devreme cu întrebarea în ce program să gestioneze facturile, documentele și contabilitatea. DATEV, Lexware Office și sevdesk sunt numele care apar cel mai des. Ele au însă abordări diferite. Aici le comparăm din perspectiva unui birou de contabilitate, fără publicitate pentru vreun furnizor.
Trei programe, trei abordări
Cele trei soluții nu pot fi comparate direct una cu alta, deoarece sunt construite pentru moduri de lucru diferite. Lexware Office și sevdesk sunt programe pentru întreprinzătorii care își țin singuri contabilitatea sau cel puțin o pregătesc singuri. DATEV, în schimb, este în primul rând software-ul cabinetelor consultanților fiscali, iar firmele lucrează cu el prin accese precum DATEV Unternehmen online.
De aceea, adevărata întrebare nu este care program este cel mai bun, ci cine ce face în firma dumneavoastră: facturile le emiteți dumneavoastră? Înregistrările contabile le faceți dumneavoastră? Și cine întocmește declarația preliminară de TVA, situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale?
Pe lângă aceste trei, există numeroase alte programe, de la programe instalate pe calculator până la funcții de contabilitate în sistemele de gestiune a stocurilor și în programele specifice anumitor domenii de activitate. Considerațiile din acest articol sunt valabile și pentru ele.
Lexware Office și sevdesk: contabilitate în regie proprie
Lexware Office și sevdesk rulează în browser și ca aplicație. Ele reunesc emiterea facturilor, înregistrarea documentelor, reconcilierea bancară și rapoarte simple într-o singură interfață. Documentele se fotografiază sau se încarcă și sunt citite automat, tranzacțiile bancare vin printr-o integrare cu banca, iar programul propune ce document aparține cărei plăți.
Pentru independenți și pentru firmele mici cu un număr redus de documente, acestea sunt instrumente bune. Vă ghidează prin activitatea de zi cu zi, au abonamente ieftine și se configurează rapid. Ambele oferă consultantului fiscal un acces sau un export, de obicei în format DATEV.
Limitele apar când afacerea devine mai complexă: multe metode de plată, marketplace-uri, valute, centre de cost, întocmirea bilanțului cu evidența sumelor neachitate sau particularități ale domeniului de activitate, precum lucrările de construcții. Nici salarizarea nu este inclusă în fiecare program sau este disponibilă doar ca supliment. Iar responsabilitatea pentru înregistrările corecte rămâne la dumneavoastră; programul doar face propuneri.
DATEV: software-ul cabinetelor consultanților fiscali
DATEV este o cooperativă al cărei software este folosit în foarte multe cabinete ale consultanților fiscali din Germania. Contabilitatea, salarizarea, situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale se fac acolo într-un singur sistem. Pentru firme există accese prin care acestea colaborează cu cabinetul consultantului fiscal sau cu biroul lor de contabilitate: încarcă documente, pun la dispoziție tranzacțiile bancare, consultă rapoarte, aprobă facturi.
Avantajul constă în lanțul neîntrerupt: ce este înregistrat ajunge fără export în situațiile financiare anuale și în declarații. Salarizarea, centrele de cost, întocmirea bilanțului și soluțiile pentru anumite domenii de activitate sunt disponibile. Dezavantajul: înregistrarea făcută chiar de întreprinzător este mai puțin obișnuită în DATEV, iar interfața se adresează specialiștilor. DATEV își arată punctele forte atunci când înregistrează cineva cu cunoștințe de specialitate.
Comparația pe scurt
- Cine înregistrează: la Lexware Office și sevdesk de obicei dumneavoastră, la DATEV de obicei cabinetul sau biroul de contabilitate
- Emiterea facturilor: integrată direct în Lexware Office și sevdesk, la DATEV prin module proprii sau prin programul pe care îl folosiți deja
- Documente: la toate trei prin aplicație sau încărcare, cu citire automată
- Bancă: la toate trei prin integrări cu banca
- Salarizare: la DATEV completă, la celelalte nu întotdeauna sau ca supliment
- Situații financiare anuale și declarații: la DATEV în același sistem, altfel prin export către consultantul fiscal
- Complexitate: Lexware Office și sevdesk pentru cazuri ușor de gestionat, DATEV și pentru multe conturi, centre de cost și domenii de activitate
Prețuri nu indicăm aici în mod intenționat, deoarece furnizorii le schimbă des. Comparați planurile tarifare actuale direct la furnizori și luați în calcul și timpul pe care îl investiți dumneavoastră.
Ce trebuie să poată face toate trei
Indiferent de program, există cerințe pe care orice soluție trebuie să le îndeplinească. Contabilitatea trebuie să respecte principiile ținerii corecte a contabilității, datele trebuie să fie nemodificabile și disponibile pe toată durata termenului de păstrare, iar pentru procese ar trebui să existe o documentație a procedurilor, care descrie cum sunt înregistrate, verificate și arhivate documentele.
Din 2025 se adaugă factura electronică. Programul dumneavoastră trebuie să poată primi, afișa și arhiva facturile electronice în formatul original, iar de la data de la care obligația vi se aplică, să le și genereze. Programele uzuale au integrat deja această funcție; verificați totuși dacă planul dumneavoastră tarifar o include.
Și, nu în ultimul rând: datele trebuie să poată fi transferate în altă parte. Cine schimbă programul sau consultantul fiscal are nevoie de un export complet. Întrebați despre acest lucru înainte de a vă decide.
La ce să fiți atenți când alegeți
Înainte de a vă decide pentru un program, merită o scurtă privire asupra următorilor doi, trei ani. Aceste întrebări vă ajută:
- Numărul de documente: câte facturi și tranzacții bancare aveți astăzi și câte veți avea?
- Angajați: plănuiți angajări? Atunci aveți nevoie de salarizare, în program sau externalizată
- Determinarea profitului: este suficient un calcul al profitului pe baza încasărilor și plăților sau trebuie să întocmiți bilanț?
- Integrări: se pot conecta magazinul online, casa de marcat, serviciile de plată și banca?
- Consultant fiscal: în ce format are nevoie de date și lucrează cu programul respectiv?
- Protecția datelor: unde sunt stocate datele și există un contract de prelucrare a datelor?
- Limba: sunt interfața și asistența disponibile în limba în care lucrați?
Dacă la mai multe dintre aceste întrebări vă așteptați la o creștere, ar trebui fie să alegeți un program care crește odată cu afacerea, fie să planificați de la început colaborarea cu un birou de contabilitate.
Pentru cine este potrivit fiecare
- Fondatori și independenți cu puține documente: Lexware Office sau sevdesk, înregistrare proprie, export către consultantul fiscal
- Firme mici care își emit singure facturile, dar nu vor să țină contabilitatea: facturi în Lexware Office sau sevdesk, contabilitate la biroul de contabilitate, în DATEV
- Firme cu angajați, mai multe conturi sau particularități ale domeniului de activitate: contabilitate și salarizare în DATEV, documente și rapoarte prin portal
- Comercianți online cu marketplace-uri și servicii de plată: contabilitate pe baza rapoartelor de decontare, de obicei în DATEV, completată cu instrumente pentru importul rapoartelor
Limitele sunt fluide. Multe firme încep cu Lexware Office sau sevdesk și schimbă programul mai târziu, când afacerea crește. O schimbare este posibilă, dar costă timp. Cine poate anticipa că va angaja în curând personal sau că va trebui să întocmească bilanț ar trebui să țină cont de acest lucru la alegere. Dacă aveți dubii, întrebați biroul de contabilitate sau consultantul fiscal cu ce soluție colaborează cel mai bine.
Cum arată colaborarea cu biroul de contabilitate
Nu trebuie să alegeți între programul dumneavoastră și un birou de contabilitate. Adesea, combinația este varianta cea mai potrivită: continuați să emiteți facturile în programul pe care îl cunoașteți, iar biroul preia înregistrarea, reconcilierea și rapoartele. Facturile ajung în contabilitate prin export sau prin integrare. Documentele primite și extrasele de cont le încărcați în portal; documentele le puteți și redirecționa prin e-mail.
GKM înregistrează de preferință în DATEV, la cerere în Lexware Office, și preia date din Lexware Office, sevdesk și alte programe uzuale. Dacă abia începeți, vă oferim consultanță privind programul potrivit pentru procesele dumneavoastră și configurăm legătura. Mai multe pe pagina Digitalizare.
Acest articol oferă informații generale și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică pentru cazuri individuale. De întrebările fiscale se ocupă consultantul fiscal.