Wer ein kleines Unternehmen führt, steht früh vor der Frage, mit welchem Programm Rechnungen, Belege und Buchhaltung laufen sollen. DATEV, Lexware Office und sevdesk sind die Namen, die dabei am häufigsten fallen. Sie verfolgen aber unterschiedliche Ansätze. Hier vergleichen wir sie aus Sicht eines Buchhaltungsbüros, ohne Werbung für einen Anbieter.
Drei Programme, drei Ansätze
Die drei Lösungen lassen sich nicht direkt gegeneinander stellen, weil sie für unterschiedliche Arbeitsweisen gebaut sind. Lexware Office und sevdesk sind Programme für Unternehmer, die ihre Buchhaltung selbst machen oder zumindest selbst vorbereiten. DATEV ist dagegen vor allem die Software der Steuerkanzleien, und Unternehmen arbeiten über Zugänge wie DATEV Unternehmen online mit ihr zusammen.
Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, welches Programm das beste ist, sondern wer in Ihrem Unternehmen was macht: Schreiben Sie Rechnungen selbst? Buchen Sie selbst? Und wer erstellt Voranmeldung, Abschluss und Erklärungen?
Neben diesen drei gibt es zahlreiche weitere Programme, von Desktop-Lösungen bis zu Buchhaltungsfunktionen in Warenwirtschaften und Branchenprogrammen. Die Überlegungen in diesem Artikel gelten für sie genauso.
Lexware Office und sevdesk: Buchhaltung zum Selbermachen
Lexware Office und sevdesk laufen im Browser und als App. Sie verbinden Rechnungsschreiben, Belegerfassung, Bankabgleich und einfache Auswertungen in einer Oberfläche. Belege werden fotografiert oder hochgeladen und automatisch ausgelesen, Bankumsätze kommen über eine Schnittstelle, und das Programm schlägt vor, welcher Beleg zu welcher Zahlung gehört.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen mit überschaubarer Belegmenge sind das gute Werkzeuge. Sie führen durch den Alltag, sind günstig im Abo und schnell eingerichtet. Beide bieten einen Zugang oder Export für den Steuerberater, meist im DATEV-Format.
Grenzen zeigen sich, wenn das Geschäft komplexer wird: viele Zahlungswege, Marktplätze, Fremdwährungen, Kostenstellen, Bilanzierung mit offenen Posten oder Branchenbesonderheiten wie Bauleistungen. Auch die Lohnabrechnung ist nicht in jedem Programm enthalten oder nur als Zusatz. Und die Verantwortung für richtige Buchungen bleibt bei Ihnen, das Programm schlägt nur vor.
DATEV: die Software der Steuerkanzleien
DATEV ist eine Genossenschaft, deren Software in sehr vielen Steuerkanzleien in Deutschland im Einsatz ist. Buchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen laufen dort in einem System. Für Unternehmen gibt es Zugänge, über die sie mit ihrer Kanzlei oder ihrem Buchhaltungsbüro zusammenarbeiten: Belege hochladen, Bankumsätze bereitstellen, Auswertungen abrufen, Rechnungen freigeben.
Der Vorteil liegt in der durchgängigen Kette: Was gebucht ist, landet ohne Export in Abschluss und Erklärungen. Lohnabrechnung, Kostenstellen, Bilanzierung und Branchenlösungen sind vorhanden. Der Nachteil: Selbst buchen ist mit DATEV für Unternehmer weniger üblich, und die Oberfläche richtet sich an Fachleute. DATEV spielt seine Stärken aus, wenn jemand mit Fachwissen bucht.
Der Vergleich in der Übersicht
- Wer bucht: bei Lexware Office und sevdesk meist Sie selbst, bei DATEV meist Kanzlei oder Buchhaltungsbüro
- Rechnungen schreiben: Lexware Office und sevdesk direkt eingebaut, bei DATEV über eigene Module oder Ihr bisheriges Programm
- Belege: in allen drei per App oder Upload, mit automatischem Auslesen
- Bank: in allen drei über Schnittstellen zur Bank
- Lohn: bei DATEV vollständig, bei den anderen nicht immer oder als Zusatz
- Abschluss und Erklärungen: bei DATEV im selben System, sonst über Export an den Steuerberater
- Komplexität: Lexware Office und sevdesk für überschaubare Fälle, DATEV auch für viele Konten, Kostenstellen und Branchen
Preise nennen wir hier bewusst nicht, weil die Anbieter sie häufig ändern. Vergleichen Sie die aktuellen Tarife direkt bei den Anbietern und rechnen Sie Ihren eigenen Zeitaufwand mit ein.
Was alle drei können müssen
Unabhängig vom Programm gibt es Anforderungen, die jede Lösung erfüllen muss. Die Buchhaltung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, die Daten müssen unveränderbar und für die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, und für die Abläufe sollte eine Verfahrensdokumentation vorliegen, die beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und archiviert werden.
Seit 2025 kommt die E-Rechnung hinzu. Ihr Programm muss E-Rechnungen empfangen, anzeigen und im Originalformat archivieren können, und ab Ihrem Pflichtzeitpunkt auch erzeugen. Die gängigen Programme haben das inzwischen eingebaut; prüfen Sie trotzdem, ob Ihr Tarif es enthält.
Und schließlich: Die Daten müssen sich mitnehmen lassen. Wer das Programm oder den Steuerberater wechselt, braucht einen vollständigen Export. Fragen Sie danach, bevor Sie sich festlegen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Bevor Sie sich für ein Programm entscheiden, lohnt ein kurzer Blick auf die nächsten zwei, drei Jahre. Diese Fragen helfen dabei:
- Belegmenge: Wie viele Rechnungen und Bankbewegungen haben Sie heute, und wie viele werden es sein?
- Mitarbeiter: Planen Sie Einstellungen? Dann brauchen Sie eine Lohnabrechnung, im Programm oder extern
- Gewinnermittlung: Reicht eine Einnahmenüberschussrechnung, oder müssen Sie bilanzieren?
- Schnittstellen: Lassen sich Shop, Kasse, Zahlungsdienste und Bank anbinden?
- Steuerberater: In welchem Format braucht er die Daten, und arbeitet er mit dem Programm zusammen?
- Datenschutz: Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Sprache: Gibt es die Oberfläche und den Support in der Sprache, in der Sie arbeiten?
Wer bei mehreren dieser Fragen mit Wachstum rechnet, sollte entweder ein Programm wählen, das mitwächst, oder von Anfang an mit einem Buchhaltungsbüro planen.
Für wen sich was eignet
- Gründer und Selbstständige mit wenigen Belegen: Lexware Office oder sevdesk, selbst gebucht, Export an den Steuerberater
- Kleine Unternehmen, die Rechnungen selbst schreiben, aber nicht buchen wollen: Rechnungen in Lexware Office oder sevdesk, Buchhaltung beim Buchhaltungsbüro in DATEV
- Unternehmen mit Mitarbeitern, mehreren Konten oder Branchenbesonderheiten: Buchhaltung und Lohn in DATEV, Belege und Auswertungen über das Portal
- Onlinehändler mit Marktplätzen und Zahlungsdiensten: Buchhaltung aus den Abrechnungsberichten, meist in DATEV, ergänzt um Werkzeuge für den Import der Berichte
Die Grenzen sind fließend. Viele Unternehmen beginnen mit Lexware Office oder sevdesk und wechseln später, wenn das Geschäft wächst. Ein Wechsel ist möglich, kostet aber Zeit. Wer absehen kann, dass er bald Mitarbeiter einstellt oder bilanzieren muss, sollte das bei der Wahl berücksichtigen. Fragen Sie im Zweifel Ihr Buchhaltungsbüro oder Ihren Steuerberater, mit welcher Lösung sie am besten zusammenarbeiten.
Wie die Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro aussieht
Sie müssen sich nicht zwischen Ihrem Programm und einem Buchhaltungsbüro entscheiden. Häufig ist die Kombination am sinnvollsten: Sie schreiben Rechnungen weiter in dem Programm, das Sie kennen, und das Büro übernimmt Buchung, Abstimmung und Auswertung. Die Rechnungen kommen per Export oder Schnittstelle in die Buchhaltung. Eingangsbelege und Kontoauszüge laden Sie im Portal hoch; Belege können Sie auch per E-Mail weiterleiten.
GKM bucht bevorzugt in DATEV, auf Wunsch in Lexware Office, und übernimmt Daten aus Lexware Office, sevdesk und anderen gängigen Programmen. Wenn Sie neu einsteigen, beraten wir Sie, welches Programm zu Ihrem Ablauf passt, und richten die Verbindung ein. Mehr dazu auf der Seite Digitalisierung.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.