Тот, кто руководит небольшой компанией, рано сталкивается с вопросом, в какой программе вести счета, документы и бухгалтерию. Чаще всего при этом звучат названия DATEV, Lexware Office и sevdesk. Однако подходы у них разные. Здесь мы сравниваем их с точки зрения бухгалтерского бюро, без рекламы какого-либо поставщика.
Три программы, три подхода
Эти три решения нельзя напрямую сравнивать друг с другом, потому что они созданы для разных способов работы. Lexware Office и sevdesk — программы для предпринимателей, которые ведут бухгалтерию сами или хотя бы сами её готовят. DATEV же — прежде всего программа налоговых канцелярий, а компании работают с ней через доступы вроде DATEV Unternehmen online.
Поэтому главный вопрос не в том, какая программа лучшая, а в том, кто в вашей компании что делает: выставляете ли вы счета сами? Ведёте ли учёт сами? И кто составляет предварительную декларацию по НДС, годовую отчётность и налоговые декларации?
Помимо этих трёх, существует множество других программ — от настольных решений до бухгалтерских функций в системах товарного учёта и отраслевых программах. Соображения из этой статьи относятся к ним точно так же.
Lexware Office и sevdesk: бухгалтерский учёт своими руками
Lexware Office и sevdesk работают в браузере и в виде приложения. Они объединяют выставление счетов, ввод документов, сверку банковских выписок и простые отчёты в одном интерфейсе. Документы фотографируются или загружаются и автоматически распознаются, банковские операции поступают через интерфейс, и программа предлагает, какой документ относится к какому платежу.
Для лиц, работающих на себя, и для малых компаний с небольшим объёмом документов это хорошие инструменты. Они помогают в повседневной работе, недороги по подписке и быстро настраиваются. Обе программы дают доступ или выгрузку для налогового консультанта, обычно в формате DATEV.
Ограничения становятся заметны, когда бизнес усложняется: много способов оплаты, маркетплейсы, иностранные валюты, центры затрат, составление баланса с учётом открытых позиций или отраслевые особенности, такие как строительные работы. Расчёт зарплаты тоже есть не в каждой программе или только как дополнение. И ответственность за правильные проводки остаётся за вами — программа лишь делает предложения.
DATEV: программное обеспечение налоговых канцелярий
DATEV — это кооператив, программы которого используются в очень многих налоговых канцеляриях Германии. Бухгалтерия, зарплата, годовая отчётность и налоговые декларации ведутся там в одной системе. Для компаний есть доступы, через которые они работают со своей налоговой канцелярией или бухгалтерским бюро: загружают документы, передают банковские операции, получают отчёты, утверждают счета.
Преимущество — в сквозной цепочке: то, что проведено, без выгрузки попадает в годовую отчётность и декларации. Есть расчёт заработной платы, центры затрат, составление баланса и отраслевые решения. Недостаток: самостоятельно вести учёт в DATEV предпринимателям менее привычно, а интерфейс рассчитан на специалистов. DATEV раскрывает свои сильные стороны, когда проводки делает человек со специальными знаниями.
Краткое сравнение
- Кто ведёт учёт: в Lexware Office и sevdesk обычно вы сами, в DATEV обычно налоговая канцелярия или бухгалтерское бюро
- Выставление счетов: в Lexware Office и sevdesk встроено, в DATEV — через отдельные модули или вашу нынешнюю программу
- Документы: во всех трёх системах — через приложение или загрузку, с автоматическим считыванием
- Банк: во всех трёх системах — через интерфейсы с банком
- Заработная плата: в DATEV полная поддержка, в остальных — не всегда или в качестве дополнения
- Годовая отчётность и декларации: в DATEV в той же системе, в остальных — через выгрузку налоговому консультанту
- Сложность: Lexware Office и sevdesk подходят для несложных случаев, DATEV — и для большого количества счетов, центров затрат и отраслей
Мы сознательно не указываем здесь цены, поскольку поставщики часто их меняют. Сравните актуальные тарифы прямо у поставщиков и учтите собственные затраты времени.
Что должны уметь все три
Независимо от программы есть требования, которые должно выполнять любое решение. Бухгалтерия должна соответствовать принципам надлежащего ведения бухгалтерского учёта, данные должны быть неизменяемыми и доступными в течение всего срока хранения, а порядок работы должен быть описан в документации процессов учёта: как документы вводятся, проверяются и архивируются.
С 2025 года к этому добавляется электронный счёт. Ваша программа должна уметь принимать электронные счета, отображать их и архивировать в исходном формате, а с момента, когда для вас наступит обязанность, — и создавать их. Распространённые программы уже имеют эти функции; тем не менее проверьте, входят ли они в ваш тариф.
И, наконец: данные должны быть переносимыми. Если вы меняете программу или налогового консультанта, вам понадобится полный экспорт данных. Уточните этот момент, прежде чем принимать окончательное решение.
На что следует обратить внимание при выборе
Прежде чем выбрать программу, стоит кратко проанализировать ситуацию на ближайшие два-три года. В этом помогут следующие вопросы:
- Количество документов: сколько счетов и банковских операций у вас сегодня и сколько их будет?
- Сотрудники: планируете ли вы нанимать новых сотрудников? В таком случае вам понадобится расчёт заработной платы — в программе или с помощью внешнего сервиса
- Метод определения прибыли: достаточно ли упрощённого расчёта прибыли (§ 4 Abs. 3 EStG) или вы обязаны составлять баланс?
- Интерфейсы: можно ли подключить интернет-магазин, кассу, платёжные сервисы и банк?
- Налоговый консультант: в каком формате ему нужны данные и работает ли он с этой программой?
- Защита данных: где хранятся данные и есть ли договор об обработке данных по поручению?
- Язык: есть ли интерфейс и поддержка на языке, на котором вы работаете?
Если по нескольким из этих вопросов вы ожидаете роста, стоит либо выбрать программу, которая растёт вместе с бизнесом, либо с самого начала планировать работу с бухгалтерским бюро.
Кому что подходит
- Начинающие предприниматели и лица, работающие на себя, если документов немного: Lexware Office или sevdesk, учёт своими силами, выгрузка налоговому консультанту
- Небольшие компании, которые сами выставляют счета, но не хотят вести бухгалтерский учёт: счета в Lexware Office или sevdesk, бухгалтерский учёт в бухгалтерском бюро в DATEV
- Компании с сотрудниками, несколькими счетами или отраслевыми особенностями: бухгалтерия и зарплата в DATEV, документы и отчёты через личный кабинет
- Интернет-продавцы с маркетплейсами и платёжными сервисами: бухгалтерия на основе отчётов о расчётах, обычно в DATEV, дополненная инструментами для импорта отчётов
Границы размыты. Многие компании начинают с Lexware Office или sevdesk и позже переходят на другую программу, когда бизнес растёт. Переход возможен, но требует времени. Если вы уже видите, что скоро наймёте сотрудников или будете обязаны составлять баланс, учтите это при выборе. В случае сомнений спросите своё бухгалтерское бюро или налогового консультанта, с каким решением им удобнее всего работать.
Как выглядит сотрудничество с бухгалтерским бюро
Вам не нужно выбирать между своей программой и бухгалтерским бюро. Часто сочетание — самый разумный вариант: вы по-прежнему выставляете счета в знакомой программе, а бюро берёт на себя проводки, сверку и отчёты. Счета попадают в бухгалтерию через выгрузку или интерфейс. Входящие документы и банковские выписки вы загружаете в личный кабинет; документы можно также пересылать по электронной почте.
GKM ведёт учёт предпочтительно в DATEV, по желанию в Lexware Office, и принимает данные из Lexware Office, sevdesk и других распространённых программ. Если вы только начинаете, мы подскажем, какая программа подходит к вашим процессам, и настроим подключение. Подробнее — на странице Цифровизация.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.