С 2025 года компании в Германии должны уметь принимать электронные счета, а с 2027 года первые из них обязаны их и выставлять. Многие предприятия к этому ещё не готовы. Здесь мы объясняем, что такое электронный счёт, какие сроки действуют и как перейти на него без стресса.
Что является электронным счётом, а что нет
Электронный счёт — это счёт в структурированном электронном формате, который программа может прочитать и обработать без ручного ввода. Определяющим является европейский стандарт EN 16931. Данные счёта при этом представлены в виде машиночитаемого файла, как правило в формате XML.
Счёт в формате PDF не является электронным счётом, даже если он пришёл по электронной почте. Он считается прочим счётом. То же касается отсканированных бумажных счетов или фотографий. Разница принципиальна: PDF должен прочитать человек, а электронный счёт бухгалтерская программа может принять напрямую. Преимущество особенно заметно при большом количестве счетов: номер счёта, дата, суммы и ставки налога попадают в бухгалтерию без ручного ввода.
В Германии распространены прежде всего два формата. XRechnung — это чистый формат данных, который без вспомогательной программы читать неудобно. ZUGFeRD объединяет читаемый PDF со встроенными данными XML, так что человек и машина могут пользоваться одним и тем же счётом. ZUGFeRD соответствует требованиям начиная с версии 2.0.1, но не в каждом профиле.
Кого это касается?
Обязанность действует для счетов между компаниями внутри страны, то есть для поставок и услуг одного предпринимателя, имеющего местонахождение в Германии, другому. Счета частным клиентам это не затрагивает, как и счета клиентам за рубежом. Лиц свободных профессий и объединений это касается, если они являются предпринимателями в целях НДС и оказывают облагаемые налогом услуги другим предпринимателям.
- Счета на небольшие суммы: счета до 250 евро брутто по-прежнему можно выставлять на бумаге или в формате PDF
- Проездные билеты: билеты на пассажирские перевозки исключены из этого требования
- Малые предприниматели: они должны уметь принимать электронные счета, но освобождены от обязанности их выставлять
- Услуги, освобождённые от налога: для оборотов, которые освобождены от налога согласно § 4 Nr. 8–29 UStG, например лечебных услуг или освобождённой от налога сдачи в аренду, обязанности выставлять электронный счёт нет
Для счетов государственным заказчикам уже давно действуют собственные правила. Федерация, федеральные земли и многие муниципалитеты требуют электронные счета, как правило в формате XRechnung и с идентификатором Leitweg-ID, который сообщает заказчик.
Обзор сроков
Переход происходит поэтапно. Важно различать получение и выставление счетов.
- С 1 января 2025 года: все компании в Германии должны уметь принимать электронные счета
- До 31 декабря 2026 года: при выставлении ещё допускаются бумажные счета и другие электронные форматы, такие как PDF, причём PDF — только с согласия получателя
- С 1 января 2027 года: компании, оборот которых за предыдущий год превысил 800 000 евро, обязаны выставлять электронные счета
- До 31 декабря 2027 года: компании, оборот которых не превышает указанный порог, могут по-прежнему использовать бумажные и другие форматы
- С 1 января 2028 года: все компании обязаны выставлять электронные счета на территории страны
Для определённых процедур электронного обмена данными между предприятиями предусмотрены дополнительные переходные правила. Уточните у своего налогового консультанта, какой срок действует для вашего предприятия, особенно если ваш оборот близок к установленному порогу.
Получение электронных счетов: это уже вступило в силу
Обязанность принимать поначалу означает лишь одно: вы должны иметь возможность получить электронный счёт. Для этого достаточно электронного почтового ящика. Вы не вправе отклонить электронный счёт на том основании, что предпочитаете бумагу.
Но на практике одного получения недостаточно. XRechnung без подходящей программы почти невозможно прочитать, а её нужно проверить, провести и заархивировать. Поэтому имеет смысл завести постоянный адрес для счетов, например отдельный почтовый ящик, откуда счета сразу поступают в бухгалтерию. Многие бухгалтерские программы и порталы для документов считывают данные автоматически.
Следите за тем, чтобы электронные счета не пропадали в личных почтовых ящиках. Если поставщики отправляют счета отдельным сотрудникам, они легко теряются. Поэтому сообщите своим поставщикам, на какой адрес в будущем следует отправлять счета.
Выставление электронных счетов: как перейти на эту систему
Для выставления нужна программа для счетов, которая создаёт электронные счета. Большинство распространённых программ уже это умеют, часто в форматах ZUGFeRD или XRechnung. Тем, кто сегодня пишет счета в текстовом редакторе, стоит своевременно перейти на другую программу.
При этом проверьте основные данные: адреса клиентов, идентификационные номера плательщика НДС, номера заказов, а для государственных заказчиков — Leitweg-ID. Электронный счёт хорош ровно настолько, насколько хороши данные, из которых он создан. Проверьте первые счета программой проверки или вместе с клиентом, который уже обрабатывает электронные счета.
Уточните у важных клиентов, в каком формате они ожидают получать счета. Крупные компании часто имеют собственные требования или порталы. Если узнать об этом заранее, можно избежать отказов в принятии счетов и задержек с оплатой.
Архивирование и учёт
Электронные счета нужно хранить в исходном формате, то есть в виде файла XML, а не только распечатки или изображения. Хранилище должно исключать изменения и обеспечивать читаемость счёта в течение всего срока хранения. Для первичных документов бухгалтерского учёта срок хранения, как правило, составляет восемь лет.
Для бухгалтерии электронный счёт — преимущество: данные переносятся автоматически, а не вводятся вручную, и ошибки ввода исключаются. Но для этого счёт должен попасть в бухгалтерию правильным путём. Самый простой путь — портал для документов или личный кабинет с архивом.
Вопрос для налогового консультанта: как только поставщик обязан выставлять электронные счета, возникает вопрос, как поступать со счетами в другом формате, например при вычете входного НДС. Как действовать в этом случае, оценивает налоговый консультант.
Частые ошибки при переходе
На практике мы снова и снова видим одни и те же трудности. Большинства из них можно избежать без больших усилий, если о них знать.
- Считать PDF электронным счётом: PDF по электронной почте не выполняет обязанность по выставлению электронного счёта
- Хранение только распечатки: если удалить XML-файл, оригинал будет утрачен
- Счета в личных почтовых ящиках: они теряются во время отпуска или при смене персонала
- Неправильная оценка порога оборота: определяющим является общий оборот за предыдущий год, а не оборот с отдельными клиентами
- Забытые кредит-ноты: кто рассчитывается кредит-нотами, например с субподрядчиками, сам выставляет счета, и на них распространяются те же правила
- Слишком поздний старт: смена программы, основные данные и тестирование требуют больше времени, чем кажется
Поэтому планируйте переход за несколько месяцев до срока, а не в последние недели перед датой перехода. Идеально подходит для этого спокойный месяц без подготовки годовой отчётности и без пика сезона.
Контрольный список для перехода
- Получение: завести постоянный адрес для счетов и сообщить его поставщикам
- Чтение и проверка: программа или портал, отображающий и считывающий XRechnung и ZUGFeRD
- Утверждение: определить, кто проверяет счета по существу и утверждает их
- Архивирование: обеспечить неизменяемое хранение в исходном формате в течение всего срока хранения
- Выставление: перевести программу выставления счетов на электронные счета и проверить основные данные
- Клиенты: уточнить требования к формату и порталы основных клиентов
- Срок: уточнить у налогового консультанта, с какого момента необходимо начинать выставлять счета
- Тест: дать проверить первые счета до того, как обязанность вступит в силу
Как GKM помогает в процессе перехода
Мы вместе с вами проверяем, как сегодня поступают и выставляются счета, настраиваем получение и хранение и следим за тем, чтобы электронные счета поступали прямо в бухгалтерию. При выставлении счетов мы консультируем по выбору программы для счетов и по основным данным; с Rekana Rechnung мы предлагаем для этого и собственную программу. Подробнее — на страницах Электронный счёт и Цифровизация.
За налоговую оценку в конкретном случае, например по сроку при обороте, близком к порогу, или по вычету входного НДС, отвечает налоговый консультант. Какие программы подходят малым компаниям, показывает сравнение DATEV, Lexware Office или sevdesk.
Источники
Законы и ведомства, которые упоминаются в статье. Тексты законов открываются на gesetze-im-internet.de на немецком языке.
- EN 16931: европейский стандарт электронных счетов
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.