Od 2025 r. firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury, a od 2027 r. pierwsze z nich muszą je także wystawiać. Wiele firm nie jest jeszcze na to przygotowanych. Wyjaśniamy, czym jest e-faktura, jakie terminy obowiązują i jak mogą Państwo przejść na e-faktury bez stresu.
Czym jest e-faktura, a czym nie jest
E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który program może odczytać i przetworzyć bez przepisywania danych. Wymagania określa europejska norma EN 16931. Dane faktury mają przy tym postać pliku do odczytu maszynowego, zwykle w formacie XML.
Faktura w formacie PDF nie jest e-fakturą, nawet jeśli przychodzi e-mailem. Jest uznawana za tzw. inną fakturę. To samo dotyczy zeskanowanych faktur papierowych lub zdjęć. Różnica jest zasadnicza: plik PDF musi przeczytać człowiek, a e-fakturę program księgowy może wczytać bezpośrednio. Korzyść widać zwłaszcza przy dużej liczbie faktur: numer faktury, data, kwoty i stawki podatku trafiają do księgowości bez przepisywania.
W Niemczech rozpowszechnione są przede wszystkim dwa formaty. XRechnung to czysty format danych, który bez dodatkowego programu jest trudny do odczytania. ZUGFeRD łączy czytelny plik PDF z osadzonymi danymi XML, dzięki czemu z tej samej faktury może korzystać zarówno człowiek, jak i program. ZUGFeRD spełnia wymagania od wersji 2.0.1, choć nie w każdym profilu.
Kogo to dotyczy?
Obowiązek dotyczy faktur między firmami w Niemczech, czyli dostaw towarów i usług świadczonych przez przedsiębiorcę z siedzibą w Niemczech na rzecz innego przedsiębiorcy. Nie dotyczy faktur dla klientów indywidualnych ani faktur dla klientów za granicą. Osoby wykonujące wolne zawody i stowarzyszenia są objęte obowiązkiem, o ile są przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów o VAT i dokonują opodatkowanych dostaw towarów lub świadczą opodatkowane usługi na rzecz innych przedsiębiorców.
- Faktury o niskiej wartości: faktury do 250 euro brutto można nadal wystawiać w formie papierowej lub jako PDF
- Bilety na przejazd: bilety w przewozie osób są wyłączone z obowiązku
- Drobni przedsiębiorcy: muszą być w stanie odbierać e-faktury, ale są zwolnieni z obowiązku ich wystawiania
- Świadczenia zwolnione z podatku: w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie § 4 pkt 8–29 UStG, na przykład usług leczniczych lub najmu zwolnionego z podatku, nie ma obowiązku wystawiania e-faktur
Dla faktur wystawianych zamawiającym publicznym od dawna obowiązują odrębne zasady. Administracja federalna, kraje związkowe i wiele gmin wymagają e-faktur, zwykle w formacie XRechnung i z identyfikatorem Leitweg-ID, który przekazuje zamawiający.
Terminy w skrócie
Przejście na e-faktury następuje etapami. Ważne jest rozróżnienie między odbieraniem a wystawianiem.
- Od 1 stycznia 2025 r.: wszystkie firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury
- Do 31 grudnia 2026 r.: przy wystawianiu nadal dozwolone są faktury papierowe i inne formaty elektroniczne, takie jak PDF, przy czym PDF tylko za zgodą odbiorcy
- Od 1 stycznia 2027 r.: firmy, których przychód w poprzednim roku przekroczył 800 000 euro, muszą wystawiać e-faktury
- Do 31 grudnia 2027 r.: firmy z przychodem nieprzekraczającym tego limitu mogą nadal stosować faktury papierowe i inne formaty
- Od 1 stycznia 2028 r.: wszystkie firmy muszą wystawiać e-faktury w obrocie na terenie Niemiec
Dla niektórych procedur elektronicznej wymiany danych między firmami obowiązują dodatkowe zasady przejściowe. Warto ustalić z doradcą podatkowym, który termin dotyczy Państwa firmy, zwłaszcza gdy przychód jest bliski limitu.
Odbieranie e-faktur: to obowiązuje już teraz
Obowiązek odbioru oznacza na początek tylko tyle, że muszą Państwo być w stanie przyjąć e-fakturę. Wystarczy do tego skrzynka e-mail. Nie można odrzucić e-faktury tylko dlatego, że woli się wersję papierową.
W praktyce jednak sam odbiór nie wystarczy. Plik XRechnung bez odpowiedniego programu jest prawie nieczytelny, a trzeba go jeszcze sprawdzić, zaksięgować i zarchiwizować. Dlatego warto mieć stały adres do faktur, na przykład osobną skrzynkę, z której faktury trafiają bezpośrednio do księgowości. Wiele programów księgowych i portali dokumentów odczytuje dane automatycznie.
Należy dopilnować, aby e-faktury nie ginęły w osobistych skrzynkach pocztowych. Jeśli dostawcy wysyłają faktury do poszczególnych pracowników, łatwo je zgubić. Dlatego warto poinformować dostawców, na jaki adres mają w przyszłości wysyłać faktury.
Wystawianie e-faktur: jak się przestawić
Do wystawiania potrzebują Państwo programu do fakturowania, który tworzy e-faktury. Większość popularnych programów już to potrafi, często w formacie ZUGFeRD lub XRechnung. Kto dziś pisze faktury w edytorze tekstu, powinien w porę zmienić program.
Przy okazji warto sprawdzić dane podstawowe: adresy klientów, numery identyfikacyjne VAT, numery zamówień, a w przypadku zamawiających publicznych także Leitweg-ID. E-faktura jest tylko tak dobra jak dane, z których powstaje. Pierwsze faktury dobrze jest przetestować za pomocą programu weryfikującego lub z klientem, który już przetwarza e-faktury.
Warto ustalić z kluczowymi klientami, w jakim formacie oczekują faktur. Duże firmy często mają własne wymagania lub portale. Kto wie o tym wcześnie, unika odrzuconych faktur i opóźnionych płatności.
Archiwizacja i księgowanie
E-faktury trzeba przechowywać w oryginalnym formacie, czyli jako plik XML, a nie tylko jako wydruk lub obraz. Zapis w archiwum musi być niezmienialny i zapewniać czytelność faktury przez cały okres przechowywania. Dla dokumentów księgowych okres przechowywania wynosi z reguły osiem lat.
Dla księgowości e-faktura jest korzyścią: dane są wczytywane, a nie przepisywane, więc znikają błędy przy wprowadzaniu. Aby to działało, faktura musi jednak trafić do księgowości właściwą drogą. Najprostszym sposobem jest portal dokumentów lub portal klienta z archiwum.
Kwestia dla doradcy podatkowego: gdy tylko dostawca ma obowiązek wystawiania e-faktur, pojawia się pytanie, jak postępować z fakturami w innym formacie, na przykład przy odliczaniu VAT naliczonego. Jak w tej sytuacji postąpić, ocenia doradca podatkowy.
Częste błędy przy przejściu na e-faktury
W praktyce wciąż widzimy te same pułapki. Większości z nich można uniknąć niewielkim nakładem pracy, jeśli się je zna.
- Uznawanie PDF za e-fakturę: plik PDF wysłany e-mailem nie spełnia obowiązku wystawiania e-faktur
- Przechowywanie tylko wydruku: kto usunie plik XML, nie ma już oryginału
- Faktury w osobistych skrzynkach: giną podczas urlopu lub przy zmianach w zespole
- Błędna ocena limitu przychodu: decyduje cały przychód z poprzedniego roku, a nie przychód od poszczególnych klientów
- Pominięcie samofakturowania: kto rozlicza się fakturami wystawianymi w ramach samofakturowania, na przykład z podwykonawcami, wystawia w ten sposób faktury, do których stosuje się te same zasady
- Zbyt późny start: zmiana programu, dane podstawowe i testy wymagają więcej czasu, niż się wydaje
Dlatego przejście na e-faktury warto zaplanować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a nie na ostatnie tygodnie przed terminem. Idealny jest do tego spokojny miesiąc bez rocznego sprawozdania finansowego i bez szczytu sezonu.
Lista kontrolna przejścia na e-faktury
- Odbiór: skonfigurować stały adres do faktur i przekazać go dostawcom
- Odczyt i weryfikacja: program lub portal, który wyświetla i odczytuje pliki XRechnung i ZUGFeRD
- Zatwierdzanie: ustalić, kto sprawdza faktury merytorycznie i je zatwierdza
- Archiwum: niezmienialny zapis w oryginalnym formacie przez cały okres przechowywania
- Wystawianie: przestawić program do fakturowania na e-faktury i sprawdzić dane podstawowe
- Klienci: ustalić oczekiwane formaty i portale najważniejszych klientów
- Termin: ustalić z doradcą podatkowym, od kiedy trzeba wystawiać e-faktury
- Test: zlecić sprawdzenie pierwszych faktur, zanim obowiązek wejdzie w życie
Jak GKM pomaga w przejściu na e-faktury
Razem z Państwem sprawdzamy, jak obecnie wpływają i wychodzą faktury, konfigurujemy odbiór i archiwizację oraz dbamy o to, aby e-faktury trafiały bezpośrednio do księgowości. W zakresie wystawiania doradzamy przy wyborze programu do fakturowania i w sprawie danych podstawowych; oferujemy do tego także własny program Rekana Rechnung. Więcej na stronach E-faktura i Cyfryzacja.
Za ocenę podatkową w konkretnym przypadku, na przykład terminu przy przychodzie bliskim limitu lub odliczenia VAT naliczonego, odpowiada doradca podatkowy. Jakie programy sprawdzą się w małych firmach, pokazuje porównanie DATEV, Lexware Office czy sevdesk.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
- EN 16931: europejska norma dotycząca faktury elektronicznej
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.