З 2025 року компанії в Німеччині повинні мати змогу отримувати електронні рахунки, а з 2027 року перші з них мусять їх і виставляти. Багато підприємств до цього ще не готові. Тут ми пояснюємо, що таке електронний рахунок, які строки діють і як без стресу перейти на електронні рахунки.
Що таке електронний рахунок, а що ні
Електронний рахунок — це рахунок у структурованому електронному форматі, який програма може прочитати й обробити без ручного введення. Визначальним є європейський стандарт EN 16931. Дані рахунку при цьому містяться в машиночитному файлі, як правило, у форматі XML.
Рахунок у форматі PDF не є електронним рахунком, навіть якщо він надходить електронною поштою. Він належить до категорії інших рахунків. Те саме стосується відсканованих паперових рахунків або фото. Різниця принципова: PDF має прочитати людина, а електронний рахунок бухгалтерська програма може імпортувати напряму. Перевага особливо помітна, коли рахунків багато: номер рахунку, дата, суми та ставки податку потрапляють в облік без ручного введення.
У Німеччині найпоширеніші два формати. XRechnung — це суто формат даних, який без допоміжної програми важко читати. ZUGFeRD поєднує читабельний PDF із вбудованими даними XML, тож людина і програма можуть користуватися тим самим рахунком. ZUGFeRD відповідає вимогам із версії 2.0.1, але не в кожному профілі.
Кого це стосується?
Обов’язок стосується рахунків між підприємствами в Німеччині, тобто постачання товарів і послуг одним підприємцем із місцезнаходженням у Німеччині іншому. Рахунків приватним клієнтам він не стосується, так само як і рахунків клієнтам за кордоном. Представників вільних професій та об’єднання він стосується тією мірою, якою вони є підприємцями для цілей ПДВ і здійснюють оподатковувані постачання іншим підприємцям.
- Рахунки на невелику суму: рахунки до 250 євро з ПДВ і далі можна виставляти на папері або у форматі PDF
- Проїзні документи: квитки на пасажирські перевезення є винятком
- Малі підприємці: вони повинні мати змогу отримувати електронні рахунки, але звільнені від обов’язку їх виставляти
- Послуги, звільнені від ПДВ: для операцій, звільнених від податку відповідно до § 4 Nr. 8–29 UStG, наприклад лікувальних послуг або звільненої від податку оренди, обов’язку виставляти електронний рахунок немає
Для рахунків державним замовникам уже давно діють окремі правила. Федерація, федеральні землі та багато муніципалітетів вимагають електронних рахунків, здебільшого у форматі XRechnung і з ідентифікатором Leitweg-ID, який повідомляє замовник.
Огляд строків
Перехід відбувається поетапно. Важливо розрізняти отримання і виставлення рахунків.
- З 1 січня 2025 року: усі підприємства в Німеччині повинні мати змогу отримувати електронні рахунки
- До 31 грудня 2026 року: під час виставлення ще дозволено паперові рахунки та інші електронні формати, як-от PDF, причому PDF — лише за згодою отримувача
- З 1 січня 2027 року: підприємства з виручкою за попередній рік понад 800 000 євро мають виставляти електронні рахунки
- До 31 грудня 2027 року: підприємства з виручкою в межах цього порогу ще можуть використовувати папір та інші формати
- З 1 січня 2028 року: усі підприємства мають виставляти електронні рахунки за операціями в межах Німеччини
Для певних процедур електронного обміну даними між підприємствами діють додаткові перехідні правила. Уточніть у податкового консультанта, який строк діє для вашого підприємства, особливо якщо виручка близька до порогу.
Отримання електронних рахунків: що діє вже зараз
Обов’язок отримувати електронні рахунки спершу означає лише, що ви повинні мати змогу їх прийняти. Для цього достатньо електронної поштової скриньки. Відмовитися від електронного рахунку з тієї причини, що ви віддаєте перевагу паперу, не можна.
Проте на практиці самого отримання недостатньо. Рахунок у форматі XRechnung без відповідної програми майже неможливо прочитати, а ще його треба перевірити, відобразити в обліку та заархівувати. Тому варто мати постійну адресу для рахунків, наприклад окрему поштову скриньку, звідки рахунки надходять прямо в бухгалтерію. Багато бухгалтерських програм і порталів для документів зчитують дані автоматично.
Стежте, щоб електронні рахунки не зникали в особистих поштових скриньках. Якщо постачальники надсилають рахунки окремим працівникам, вони легко губляться. Тому повідомте постачальникам, на яку адресу надсилати рахунки надалі.
Виставлення електронних рахунків: як перейти
Для виставлення потрібна програма для рахунків, яка створює електронні рахунки. Більшість поширених програм уже це вміють, часто у форматі ZUGFeRD або XRechnung. Якщо ви досі складаєте рахунки в текстовому редакторі, варто вчасно перейти на іншу програму.
Заодно перевірте свої основні дані: адреси клієнтів, ідентифікаційні номери платників ПДВ, номери замовлень, а для державних замовників — ідентифікатор Leitweg-ID. Електронний рахунок хороший рівно настільки, наскільки хороші дані, з яких його створено. Протестуйте перші рахунки в програмі для перевірки або з клієнтом, який уже обробляє електронні рахунки.
З’ясуйте з основними клієнтами, у якому форматі вони очікують рахунки. Великі компанії часто мають власні вимоги або портали. Хто знає це заздалегідь, уникне відхилених рахунків і затримок оплати.
Архівування та відображення в обліку
Електронні рахунки треба зберігати в оригінальному форматі, тобто у вигляді файлу XML, а не лише як роздруківку чи зображення. Архів має бути захищений від змін і забезпечувати читабельність рахунку протягом усього строку зберігання. Для первинних документів бухгалтерського обліку строк зберігання, як правило, становить вісім років.
Для бухгалтерії електронний рахунок — це перевага: дані імпортуються, а не вводяться вручну, і помилок під час введення немає. Але щоб це працювало, рахунок має потрапити в бухгалтерію правильним шляхом. Найпростіше для цього — портал для документів або особистий кабінет клієнта з архівом.
Окремий момент для податкового консультанта: щойно на постачальника поширюється обов’язок виставляти електронні рахунки, постає питання, як поводитися з рахунками в іншому форматі, наприклад щодо відрахування вхідного ПДВ. Як діяти в цьому разі, оцінює податковий консультант.
Типові помилки під час переходу
На практиці ми раз у раз бачимо ті самі підводні камені. Більшості з них легко уникнути, якщо знати про них заздалегідь.
- Вважати PDF електронним рахунком: надіславши PDF електронною поштою, ви не виконуєте обов’язку виставляти електронні рахунки
- Зберігати лише роздруківку: хто видаляє файл XML, той утрачає оригінал
- Рахунки в особистих поштових скриньках: вони губляться під час відпусток або зміни персоналу
- Неправильно оцінити поріг виручки: визначальною є вся виручка за попередній рік, а не виручка від окремих клієнтів
- Забути про рахунки, які виставляє сам отримувач: якщо ви так розраховуєтеся, наприклад, із субпідрядниками, ви теж виставляєте рахунки, і для них діють ті самі правила
- Почати надто пізно: зміна програми, основні дані та тести потребують більше часу, ніж здається
Тому плануйте перехід за кілька місяців наперед, а не на останні тижні перед кінцевою датою. Ідеально підходить спокійний місяць без річної фінансової звітності та без сезонного піку.
Чек-лист для переходу
- Отримання: налаштувати постійну адресу для рахунків і повідомити її постачальникам
- Читання та перевірка: програма або портал, що відображає і зчитує XRechnung та ZUGFeRD
- Затвердження: визначити, хто перевіряє рахунки по суті і затверджує їх
- Архів: зберігання без можливості змін в оригінальному форматі протягом усього строку зберігання
- Виставлення: перевести програму для рахунків на електронні рахунки й перевірити основні дані
- Клієнти: з’ясувати, яких форматів очікують основні клієнти і які портали вони використовують
- Строк: з’ясувати з податковим консультантом, з якого часу ви мусите виставляти електронні рахунки
- Тест: віддати перші рахунки на перевірку, перш ніж обов’язок почне діяти
Як GKM допомагає з переходом
Разом із вами ми перевіряємо, як зараз надходять і надсилаються рахунки, налаштовуємо отримання й архівування і дбаємо, щоб електронні рахунки надходили прямо в бухгалтерію. Для виставлення рахунків ми консультуємо щодо вибору програми та основних даних; для цього ми пропонуємо й власну програму — Rekana Rechnung. Детальніше — на сторінках Електронні рахунки і Цифровізація.
За податкову оцінку в конкретному випадку, наприклад щодо строку, якщо виручка близька до порогу, або щодо відрахування вхідного ПДВ, відповідає податковий консультант. Які програми підходять для малого бізнесу, показує порівняння DATEV, Lexware Office чи sevdesk.
Джерела
Закони та установи, згадані в статті. Тексти законів відкриваються за посиланнями на gesetze-im-internet.de.
- EN 16931: європейський стандарт електронних рахунків
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.