Un spațiu de coworking trăiește din venituri recurente. Membrii plătesc lunar pentru locuri fixe, locuri flexibile sau birouri, la care se adaugă permise de o zi, rezervări de săli de ședințe și evenimente. Facturile se emit într-un software de facturare, iar banii vin prin debit direct, card sau transfer bancar. Reconciliem lunar cele două și arătăm care membri au plăți restante. Debitele directe returnate și comisioanele aferente le asociem cu membrul respectiv.
Depozitele de garanție aparțin membrilor cât timp aceștia sunt membri. De aceea, ele se țin separat și, la plecarea membrului, se compensează sau se restituie. La fel este și cu plățile în avans pentru durate mai lungi: cine plătește un birou cu un an înainte nu a primit încă cea mai mare parte a serviciului. Înregistrăm aceste plăți în așa fel încât raportul lunar să nu supraevalueze o singură lună, iar la sfârșitul anului îi predăm consultantului fiscal o listă a plăților în avans.
Consultantul fiscal evaluează dacă serviciile dumneavoastră reprezintă, din punctul de vedere al TVA, o închiriere de spații sau o prestare de servicii mai amplă și dacă opțiunea de taxare cu TVA este utilă sau necesară. Pentru contabilitate, aceasta înseamnă că tipurile de venituri trebuie separate corect, ca el să poată face această evaluare. Configurăm conturile contabile în consecință.
La cheltuieli intră chiria plătită locatorului principal, utilitățile, curățenia, internetul, cafeaua și dotările. Dotările se amortizează pe mai mulți ani; utilitățile se refacturează adesea. Urmărim ce parte din aceste costuri se refacturează membrilor.
Spațiile de coworking sunt adesea și loc de întâlnire și de evenimente. Meetup-urile, workshopurile și petrecerile private aduc venituri suplimentare, dar și costuri pentru catering, echipamente tehnice și personal. Unii operatori au parteneri care le oferă membrilor discounturi, iar alții închiriază spații publicitare. Înregistrăm separat aceste venituri, ca să vedeți ce aduce activitatea de bază și ce aduc ofertele suplimentare.
