Bir ortak çalışma alanı tekrarlayan gelirlerle ayakta durur. Üyeler sabit masalar, esnek masalar veya ofisler için her ay ödeme yapar; bunlara günlük geçişler, toplantı odası rezervasyonları ve etkinlikler eklenir. Faturalar bir faturalama yazılımında oluşur, para ise doğrudan borçlandırma, kart veya banka havalesiyle gelir. İkisinin mutabakatını her ay yapıyor ve hangi üyelerin ödemesinin geciktiğini gösteriyoruz. İade edilen doğrudan borçlandırmaları ve bunların masraflarını ilgili üyeyle eşleştiriyoruz.
Depozitolar, üyelik sürdüğü sürece üyelere aittir. Bu nedenle ayrı izlenir ve üye ayrılırken mahsup edilir veya iade edilir. Uzun süreler için yapılan ön ödemelerde de durum benzerdir: Bir ofisin bir yıllık ücretini peşin ödeyen kişi, hizmetin büyük kısmını henüz almamıştır. Bu tür ödemeleri, aylık rapor tek bir ayı olduğundan yüksek göstermeyecek şekilde muhasebeleştiriyor ve yıl sonunda vergi danışmanına ön ödemelerin bir listesini teslim ediyoruz.
Hizmetlerinizin KDV açısından alan kiralaması mı yoksa daha kapsamlı bir hizmet mi olduğunu ve KDV’ye tabi olmayı seçmenin mantıklı veya gerekli olup olmadığını vergi danışmanı değerlendirir. Muhasebe açısından bunun anlamı şudur: Vergi danışmanının bunu değerlendirebilmesi için hasılat türleri düzgün biçimde ayrılmalıdır. Muhasebe hesaplarını buna göre düzenliyoruz.
Gider tarafında asıl kiraya verene ödenen kira, yan giderler, temizlik, internet, kahve ve demirbaşlar yer alır. Demirbaşlar birkaç yıl boyunca amortismana tabi tutulur; yan giderler çoğu zaman üyelere yansıtılır. Bunlardan hangi kısmın üyelere yansıtıldığını takip ediyoruz.
Ortak çalışma alanları çoğu zaman aynı zamanda buluşma noktası ve etkinlik mekânıdır. Buluşmalar, atölye çalışmaları ve özel kutlamalar ek hasılat getirir, ancak catering, teknik ekipman ve personel için giderler de doğurur. Bazı işletmecilerin üyelere indirim sağlayan iş ortakları vardır ya da bu işletmeciler reklam alanı kiraya verir. Bu hasılatı ayrı muhasebeleştiriyoruz; böylece ana faaliyetin ne kadar katkı sağladığını ve ek hizmetlerin ne getirdiğini görürsünüz.
