Restanțele în contabilitate sunt mai frecvente decât cred mulți și se pot rezolva. Important este să începeți repede și să procedați în ordinea corectă. Iată drumul de la prima privire de ansamblu până la predarea către consultantul fiscal, fără munți de hârtii și fără panică.
Cum apar restanțele
Aproape niciun întreprinzător nu lasă contabilitatea deoparte intenționat. De cele mai multe ori, un lucru duce la altul: un an bun, cu mult de lucru, o boală, un angajat care se ocupa de contabilitate și a plecat sau un consultant fiscal care a renunțat la mandat. O lună devine trei, iar trei devin un an.
Cu cât restanța durează mai mult, cu atât este mai greu să începeți. Documentele sunt împrăștiate, extrasele de cont lipsesc, iar administrația fiscală trimite reamintiri. Vestea bună este că reconstituirea urmează mereu aceiași pași. Cine îi cunoaște nu se mai teme de muntele de hârtii.
Ce se întâmplă dacă nu se întâmplă nimic
Administrația fiscală nu așteaptă la nesfârșit. Cine nu depune declarațiile primește mai întâi reamintiri, apoi pot urma o penalitate pentru depunerea cu întârziere și o amendă cominatorie. Dacă declarațiile tot nu sunt depuse, administrația fiscală estimează bazele de impozitare. Estimările ies rareori în favoarea dumneavoastră, iar impozitul estimat trebuie plătit oricum.
Împotriva unei decizii de impunere prin estimare puteți depune contestație în termen de o lună. Cel mai eficient este să depuneți ulterior declarația lipsă; de regulă, decizia este apoi modificată pe baza cifrelor reale. Dacă termenul a expirat, lucrurile devin mult mai dificile.
Restanțele au consecințe și în afara administrației fiscale. Băncile cer rapoarte actuale pentru credite, societățile de capital trebuie să își publice situațiile financiare anuale, altfel riscă o amendă, iar fără cifre actuale vă lipsește chiar și dumneavoastră imaginea de ansamblu asupra lichidității și a rezultatului.
Dacă declarațiile lipsesc de mult timp sau au cuprins sume prea mici, pot intra în discuție și aspecte de drept penal. Aceasta nu este o sarcină pentru un birou de contabilitate. În acest caz, discutați confidențial cu un consultant fiscal sau cu un avocat specializat în drept fiscal înainte de a depune documente la administrația fiscală.
Pasul 1: analiza situației actuale
Totul începe cu o privire de ansamblu onestă. De obicei, aceasta cere doar una sau două discuții și clarifică ce este cu adevărat de făcut.
- Perioade neînregistrate: ce luni și ce ani lipsesc din contabilitate?
- Corespondența de la administrația fiscală: adunați deciziile de impunere prin estimare, reamintirile, termenele impuse și anunțurile de executare silită. Le transmitem consultantului fiscal fără să le verificăm; acesta le evaluează și clarifică ce situații financiare anuale și ce declarații lipsesc
- Contul fiscal: extrasul de cont de la administrația fiscală, cu sumele neachitate și cu cele plătite, este analizat de consultantul fiscal
- Conturi și modalități de plată: ce conturi bancare, carduri de credit, casierii și servicii de plată au existat în perioada respectivă?
- Documente: unde se află, în format digital, în căsuța de e-mail, în bibliorafturi sau într-o cutie de pantofi?
- Angajați: s-au calculat salariile și s-au depus declarațiile?
Din analiza situației actuale rezultă volumul de lucru. Abia după aceea se poate estima realist cât durează reconstituirea și cât costă.
Pasul 2: obținerea extraselor de cont și a documentelor
Baza oricărei reconstituiri o constituie extrasele de cont. Fiecare mișcare din cont trebuie înregistrată, iar fiecărei mișcări îi corespunde, ideal, un document. Multe bănci pun la dispoziție tranzacțiile în format electronic doar pentru o perioadă limitată; extrasele mai vechi pot fi de obicei comandate ulterior, uneori contra cost. Întrebați din timp, pentru că poate dura.
Facturile lipsă se pot obține adesea mai ușor decât s-ar crede. Mulți furnizori au portaluri pentru clienți în care se află facturile vechi, de exemplu furnizorii de telecomunicații, furnizorii de energie, magazinele de vânzare prin corespondență sau emitenții de carduri de combustibil. Serviciile de plată și marketplace-urile oferă rapoarte pentru perioadele anterioare, care pot fi descărcate.
Acolo unde un document lipsește definitiv, un document justificativ propriu poate justifica înregistrarea: cu data, suma, beneficiarul plății, motivul și semnătura dumneavoastră. Pentru TVA deductibilă, un document justificativ propriu nu este însă suficient, deoarece aceasta poate fi dedusă numai pe baza unei facturi conforme. De aceea, la sumele mai mari merită să solicitați furnizorului o copie a facturii.
Registrele de casă, rapoartele zilnice de închidere și documentele de salarizare fac de asemenea parte din acestea, dacă în perioada respectivă a existat o casierie sau au existat angajați. Dacă lipsesc, clarificăm împreună cu dumneavoastră și cu consultantul fiscal cum se documentează golul.
Pasul 3: ordinea corectă
De regulă se lucrează cronologic, începând cu cel mai vechi an rămas neînregistrat. Motivul este simplu: fiecare an începe cu soldurile finale ale anului precedent. Cine începe cu anul cel mai recent trebuie să ajusteze ulterior totul încă o dată.
Există însă excepții. Dacă pentru un an există decizii de impunere prin estimare cu termen de contestație în curs sau dacă administrația fiscală a stabilit un termen, acel an are prioritate. Ordinea o stabilim împreună cu consultantul fiscal.
La fel de important: lucrul la luna în curs începe imediat. În timp ce anii vechi sunt reconstituiți, noi înregistrăm deja în mod obișnuit lunile curente. Astfel restanța nu mai crește, iar reconstituirea are un sfârșit clar.
Pasul 4: înregistrarea și reconcilierea
Acum se înregistrează, lună de lună și cont cu cont. La sfârșitul fiecărei luni, soldul fiecărui cont bancar trebuie să corespundă la cent cu extrasul de cont. Casieriile, serviciile de plată și cardurile de credit se reconciliază la fel. Facturile neachitate către clienți și de la furnizori se asociază cu plățile, iar plățile personale sunt separate de cele ale afacerii. Înregistrările de închidere și de deschidere nu fac parte din înregistrarea operațiunilor lipsă; acestea sunt preluate de consultantul fiscal odată cu situațiile financiare anuale.
Ce lipsește la înregistrare se trece pe o listă. În loc să vă scriem pentru fiecare document în parte, adunăm întrebările și vi le trimitem grupate, ordonate pe luni. Răspundeți la ele dintr-o singură dată sau încărcați documentele lipsă în portalul clienților.
Dacă au existat angajați, și salarizarea face parte din reconstituire. Fluturașii de salariu și declarațiile lipsă se întocmesc ulterior, pentru ca fișele individuale de salarii, contribuțiile și impozitul pe salariu să fie corecte.
Pasul 5: predarea către consultantul fiscal
Când un an este înregistrat și reconciliat, îl predăm consultantului fiscal. Acesta întocmește situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale și decide ce declarații periodice mai trebuie depuse sau rectificate. Deoarece cifrele sunt reconciliate, poate lucra fără întrebări suplimentare îndelungate.
Apoi urmează anul următor, până când restanța este recuperată complet. Dacă nu aveți încă un consultant fiscal sau dacă cel anterior a renunțat la mandat, vă punem în legătură cu unul, gratuit și fără obligații: Găsiți un consultant fiscal.
Cât durează și cât costă?
Durata depinde mai puțin de numărul de ani și mai mult de starea documentelor. Un an cu extrase de cont complete și facturi digitale se înregistrează repede. Un an în care documentele trebuie căutate și extrasele comandate din nou durează mai mult. După analiza situației actuale, adică verificarea restanțelor contabile, vă comunicăm un calendar și un preț fix pentru fiecare lună reconstituită. Contează și contribuția dumneavoastră: cu cât răspundeți mai repede la întrebări, cu atât un an este gata mai repede.
Mai multe despre modul nostru de lucru găsiți pe pagina Reconstituirea contabilității. Acolo puteți solicita direct și o analiză a situației actuale.
Cum rămâne totul în ordine după aceea
După reconstituire, lucrurile nu ar trebui să ajungă din nou atât de departe. Reușiți acest lucru cu o rutină lunară fixă, care nu cere mult timp:
- Documente imediat în format digital: o fotografie cu telefonul mobil sau o redirecționare prin e-mail, direct în portalul clienților
- Extrase de cont în fiecare lună: descărcați-le ca fișier din internet banking și încărcați-le în portalul clienților
- Termen fix: documentele până la data de 5 a lunii următoare, pentru ca luna să fie înregistrată la timp
- Lista documentelor lipsă: rezolvați-o o dată pe lună, nu o lăsați să se adune
- Raportul lunar: parcurgeți-l rapid și întrebați dacă observați ceva neobișnuit
Cu această rutină, contabilitatea curentă vă ia doar câteva minute pe lună, iar următoarele situații financiare anuale vin fără surprize.
Acest articol oferă informații generale și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică pentru cazuri individuale. De întrebările fiscale se ocupă consultantul fiscal.