Zaległości w księgowości zdarzają się częściej, niż wielu osobom się wydaje, i można je nadrobić. Najważniejsze to szybko zacząć i działać we właściwej kolejności. Oto droga od pierwszego przeglądu do przekazania księgowości doradcy podatkowemu – bez stert papieru i bez paniki.
Jak powstają zaległości
Mało który przedsiębiorca celowo zaniedbuje księgowość. Zwykle jedno pociąga za sobą drugie: bardzo pracowity rok, choroba, pracownik, który prowadził księgowość i odszedł, albo doradca podatkowy, który zakończył współpracę. Z jednego miesiąca robią się trzy, z trzech – cały rok.
Im dłużej trwają zaległości, tym trudniej zacząć. Dokumenty są porozrzucane, brakuje wyciągów bankowych, a urząd skarbowy przysyła przypomnienia. Dobra wiadomość jest taka: uporządkowanie zaległości zawsze przebiega według tych samych kroków. Kto je zna, przestaje bać się góry dokumentów.
Co się dzieje, gdy nic się nie dzieje
Urząd skarbowy nie czeka w nieskończoność. Kto nie składa deklaracji, otrzymuje najpierw przypomnienia, a potem mogą zostać nałożone dopłata za nieterminowe złożenie deklaracji oraz grzywna w celu przymuszenia. Jeśli deklaracje nadal nie zostaną złożone, urząd skarbowy szacuje podstawę opodatkowania. Szacunki rzadko wypadają na Państwa korzyść, a oszacowany podatek i tak trzeba zapłacić.
Od decyzji z oszacowaniem podstawy opodatkowania mogą Państwo wnieść odwołanie w ciągu miesiąca. Najskuteczniej jest złożyć brakującą deklarację; decyzja zostaje wtedy z reguły zmieniona na podstawie rzeczywistych danych. Po upływie terminu jest to znacznie trudniejsze.
Zaległości mają skutki także poza urzędem skarbowym. Banki wymagają przy kredytach aktualnych raportów, spółki kapitałowe muszą publikować roczne sprawozdania finansowe, bo inaczej grozi im kara porządkowa, a bez aktualnych liczb sami Państwo tracą orientację w płynności finansowej i wyniku finansowym.
Jeśli przez dłuższy czas nie składano deklaracji lub wykazywały one zaniżone kwoty, w grę mogą wchodzić także kwestie karne. Nie jest to zadanie dla biura rachunkowego. W takim przypadku przed złożeniem dokumentów w urzędzie skarbowym należy poufnie porozmawiać z doradcą podatkowym lub adwokatem specjalizującym się w prawie podatkowym.
Krok 1: analiza stanu obecnego
Na początku potrzebny jest rzetelny przegląd sytuacji. Zwykle wystarczą na to jedna lub dwie rozmowy, które wyjaśniają, co naprawdę trzeba zrobić.
- Zaległe okresy: które miesiące i lata nie zostały zaksięgowane?
- Pisma z urzędu skarbowego: należy zebrać decyzje z oszacowaniem podstawy opodatkowania, przypomnienia, wezwania z wyznaczonym terminem i zawiadomienia o planowanej egzekucji. Przekazujemy je doradcy podatkowemu bez sprawdzania; to on je ocenia i ustala, których sprawozdań finansowych i deklaracji brakuje
- Konto podatnika: wyciąg z konta podatnika w urzędzie skarbowym z kwotami nieopłaconymi i zapłaconymi analizuje doradca podatkowy
- Rachunki i kanały płatności: jakie rachunki bankowe, karty kredytowe, kasy i serwisy płatnicze były używane w tym okresie?
- Dokumenty: gdzie się znajdują – w formie cyfrowej, w skrzynce e-mail, w segregatorze czy w pudełku po butach?
- Pracownicy: czy rozliczano płace i składano zgłoszenia?
Z analizy stanu obecnego wynika zakres prac. Dopiero wtedy można rzetelnie określić, ile potrwa uporządkowanie zaległości i ile będzie kosztować.
Krok 2: zebranie wyciągów bankowych i dokumentów
Podstawą każdego uporządkowania zaległości są wyciągi bankowe. Każdą transakcję bankową trzeba zaksięgować, a każda transakcja powinna w idealnym przypadku mieć swój dokument. Wiele banków udostępnia transakcje elektronicznie tylko przez ograniczony czas; starsze wyciągi można zwykle zamówić ponownie, czasem za opłatą. Warto zapytać o nie wcześnie, bo może to potrwać.
Brakujące faktury często łatwiej zdobyć, niż się wydaje. Wielu dostawców, na przykład operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy energii, sklepy wysyłkowe czy wydawcy kart paliwowych, ma portale klienta, w których przechowywane są stare faktury. Serwisy płatnicze i platformy sprzedażowe udostępniają do pobrania raporty za wcześniejsze okresy.
Jeśli dokumentu definitywnie brakuje, księgowanie można udokumentować dowodem wewnętrznym: z datą, kwotą, odbiorcą płatności, powodem płatności i Państwa podpisem. Do odliczenia VAT naliczonego dowód wewnętrzny jednak nie wystarczy, ponieważ VAT naliczony można odliczyć tylko na podstawie prawidłowej faktury. Przy większych kwotach warto więc poprosić dostawcę o kopię faktury.
Potrzebne są również księgi kasowe, raporty dzienne i dokumentacja płacowa, jeśli w danym okresie firma miała kasę lub pracowników. Jeśli ich brakuje, ustalamy z Państwem i doradcą podatkowym, jak udokumentować tę lukę.
Krok 3: właściwa kolejność
Z reguły pracuje się chronologicznie, zaczynając od najstarszego zaległego roku. Powód jest prosty: każdy rok zaczyna się od sald końcowych roku poprzedniego. Kto zaczyna od najnowszego roku, musi później wszystko jeszcze raz dopasowywać.
Są jednak wyjątki. Jeśli za dany rok wydano decyzje z oszacowaniem podstawy opodatkowania, od których termin na odwołanie jeszcze biegnie, lub jeśli urząd skarbowy wyznaczył termin, ten rok ma pierwszeństwo. Kolejność ustalamy wspólnie z doradcą podatkowym.
Równie ważne: bieżący miesiąc zaczynamy od razu. Podczas porządkowania zaległych lat bieżące miesiące księgujemy już w zwykłym trybie. Dzięki temu zaległości dalej nie rosną, a ich uporządkowanie ma wyznaczony koniec.
Krok 4: księgowanie i uzgadnianie
Teraz czas na księgowanie, miesiąc po miesiącu i konto po koncie. Na koniec każdego miesiąca saldo każdego rachunku bankowego musi co do centa zgadzać się z wyciągiem bankowym. Kasy, serwisy płatnicze i karty kredytowe uzgadnia się w ten sam sposób. Płatności przypisuje się do nieopłaconych faktur dla klientów i od dostawców, a płatności prywatne oddziela się od firmowych. Księgowania zamykające i otwierające nie należą do księgowania zaległych miesięcy; przejmuje je doradca podatkowy wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.
To, czego brakuje przy księgowaniu, trafia na listę. Zamiast pisać do Państwa w sprawie każdego dokumentu osobno, zbieramy pytania i wysyłamy je w jednym zestawieniu, uporządkowane według miesięcy. Odpowiadają Państwo na nie za jednym razem lub przesyłają brakujące dokumenty przez portal klienta.
Jeśli firma zatrudniała pracowników, uporządkowanie obejmuje także rozliczenie płac. Brakujące rozliczenia płac i zgłoszenia są uzupełniane, aby karty wynagrodzeń pracowników, składki i podatek od wynagrodzeń się zgadzały.
Krok 5: przekazanie doradcy podatkowemu
Gdy dany rok jest zaksięgowany i uzgodniony, przekazujemy go doradcy podatkowemu. Doradca sporządza roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe oraz decyduje, które deklaracje okresowe trzeba jeszcze złożyć lub skorygować. Ponieważ dane są uzgodnione, może pracować bez wielu dodatkowych pytań.
Potem przychodzi kolej na następny rok, aż zaległości zostaną w pełni nadrobione. Jeśli firma nie ma jeszcze doradcy podatkowego albo dotychczasowy doradca zakończył współpracę, skontaktujemy Państwa z doradcą podatkowym – bezpłatnie i niezobowiązująco: Znajdź doradcę podatkowego.
Ile to trwa i ile kosztuje?
Czas trwania zależy nie tyle od liczby lat, ile od stanu dokumentów. Rok z kompletnymi wyciągami bankowymi i fakturami w formie cyfrowej księguje się szybko. Rok, w którym trzeba szukać dokumentów i ponownie zamawiać wyciągi, trwa dłużej. Po analizie stanu obecnego, czyli sprawdzeniu zaległości, przedstawiamy Państwu harmonogram i stałą cenę za każdy zaksięgowany zaległy miesiąc. Liczy się też Państwa współpraca: im szybciej pojawią się odpowiedzi na pytania, tym szybciej dany rok będzie gotowy.
Więcej o naszym sposobie pracy można przeczytać na stronie Uporządkowanie zaległej księgowości. Tam mogą Państwo również od razu poprosić o analizę stanu obecnego.
Jak potem utrzymać porządek
Po uporządkowaniu księgowości nie powinno znów do tego dojść. Pomaga w tym stała comiesięczna rutyna, która zajmuje niewiele czasu:
- Dokumenty od razu w formie cyfrowej: zdjęcie telefonem lub przekazanie e-mailem, prosto do portalu klienta
- Wyciągi bankowe co miesiąc: pobrać jako plik z bankowości internetowej i przesłać w portalu klienta
- Stały termin: dokumenty do 5. dnia następnego miesiąca, aby miesiąc został zaksięgowany na czas
- Lista brakujących dokumentów: uzupełniać raz w miesiącu, a nie odkładać na później
- Raport miesięczny: krótko przejrzeć i dopytać o wszystko, co budzi wątpliwości
Dzięki tej rutynie bieżąca księgowość zajmuje tylko kilka minut miesięcznie, a kolejne roczne sprawozdanie finansowe nie przynosi niespodzianek.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.