Відставання в обліку трапляється частіше, ніж багато хто думає, і його можна усунути. Головне — швидко почати й діяти в правильній послідовності. Нижче описано шлях від першого огляду до передачі податковому консультанту — без гір паперу й без паніки.
Як виникає відставання в обліку
Мало хто з підприємців навмисно занедбує бухгалтерію. Зазвичай одне накладається на інше: вдалий рік із великою кількістю роботи, хвороба, працівник, який вів бухгалтерію і звільнився, або податковий консультант, який припинив співпрацю. Один місяць перетворюється на три, а три — на рік.
Що довше триває відставання, то важче почати. Документи розкидані, банківських виписок бракує, а податкова інспекція надсилає нагадування. Добра новина: відновлення обліку завжди складається з тих самих кроків. Хто їх знає, той перестає боятися завалу.
Що буде, якщо нічого не робити
Податкова інспекція не чекає безкінечно. Хто не подає декларацій, спершу отримує нагадування, а потім йому можуть нарахувати надбавку за несвоєчасне подання та накласти примусовий штраф. Якщо декларацій так і немає, податкова інспекція визначає базу оподаткування шляхом оцінки. Оцінка рідко буває на вашу користь, а податок, визначений за оцінкою, однаково доведеться сплатити.
На рішення з оцінкою бази оподаткування ви можете подати заперечення протягом одного місяця. Найдієвіше — подати пропущену декларацію; тоді рішення, як правило, змінюють на основі фактичних цифр. Якщо строк минув, усе стає значно складніше.
Відставання має наслідки й поза податковою інспекцією. Для кредитів банки вимагають актуальних звітів, товариства капіталу зобов’язані оприлюднювати річну фінансову звітність, інакше їм загрожує штраф, а без актуальних цифр ви й самі не бачите стану ліквідності та фінансового результату.
Якщо декларації тривалий час не подавали або суми в них були занижені, можуть постати й питання кримінального права. Це не завдання для бухгалтерського бюро. У такому разі конфіденційно поговоріть із податковим консультантом або адвокатом зі спеціалізацією в податковому праві, перш ніж подавати документи до податкової інспекції.
Крок 1: аналіз поточного стану
Спочатку потрібен чесний огляд ситуації. Зазвичай для нього достатньо однієї-двох розмов, і він показує, що насправді треба зробити.
- Періоди без обліку: за які місяці й роки операції не відображено в обліку?
- Листи з податкової інспекції: зберіть рішення з оцінкою бази оподаткування, нагадування, вимоги з установленими строками та повідомлення про примусове стягнення. Ми передаємо їх податковому консультанту без перевірки; він оцінює їх і з’ясовує, якої фінансової звітності та яких декларацій бракує
- Особовий рахунок у податковій інспекції: виписку з нього з неоплаченими та сплаченими сумами аналізує податковий консультант
- Рахунки та способи оплати: які банківські рахунки, кредитні картки, каси та платіжні сервіси використовувалися в цей період?
- Документи: де вони зберігаються — в електронному вигляді, у поштовій скриньці, у папці чи в коробці з-під взуття?
- Працівники: чи розраховували заробітну плату і чи подавали повідомлення?
Аналіз поточного стану показує обсяг роботи. Лише після нього можна відповідально сказати, скільки триватиме відновлення обліку і скільки воно коштуватиме.
Крок 2: зібрати банківські виписки та документи
Основа будь-якого відновлення обліку — банківські виписки. Кожну банківську операцію треба відобразити в обліку, і в ідеалі до кожної операції має бути документ. Багато банків надають операції в електронному вигляді лише за обмежений період; старіші виписки зазвичай можна замовити повторно, іноді за плату. Запитуйте про це заздалегідь, бо це може тривати довго.
Відсутні рахунки часто знайти легше, ніж здається. У багатьох постачальників є особисті кабінети клієнтів, де зберігаються старі рахунки, наприклад в операторів зв’язку, енергопостачальників, інтернет-магазинів або постачальників паливних карток. Платіжні сервіси та маркетплейси дають змогу завантажити звіти за попередні періоди.
Якщо документа остаточно немає, проводку може підтвердити власний первинний документ: із датою, сумою, отримувачем платежу, підставою та вашим підписом. Проте для вхідного ПДВ власного первинного документа недостатньо, бо відрахувати його можна лише за належно оформленим рахунком. Тому для більших сум варто запросити в постачальника копію рахунку.
Касові книги, денні звіти каси та документи із заробітної плати теж потрібні, якщо в цей період була каса або працівники. Якщо їх немає, ми разом із вами та податковим консультантом з’ясовуємо, як задокументувати прогалину.
Крок 3: правильна послідовність
Як правило, роботу ведуть у хронологічному порядку, починаючи з найдавнішого незакритого року. Причина проста: кожен рік починається з кінцевих залишків попереднього року. Якщо почати з останнього року, згодом доведеться все коригувати ще раз.
Проте є винятки. Якщо за якийсь рік є рішення з оцінкою бази оподаткування, на які ще можна подати заперечення, або податкова інспекція встановила строк, цей рік беруть першим. Послідовність ми визначаємо разом із податковим консультантом.
Не менш важливо: облік поточного місяця починається одразу. Поки відновлюється облік за минулі роки, ми вже ведемо облік поточних місяців у звичайному режимі. Так відставання більше не зростає, а відновлення обліку має чітке завершення.
Крок 4: відображення в обліку та звірка
Тепер операції відображають в обліку — місяць за місяцем і по кожному рахунку обліку окремо. Наприкінці кожного місяця сальдо кожного банківського рахунку має до цента збігатися з банківською випискою. Каси, платіжні сервіси та кредитні картки звіряють так само. Платежі прив’язують до неоплачених рахунків клієнтам і від постачальників, а особисті платежі відокремлюють від платежів бізнесу. Заключні та вступні проводки не входять до проведення пропущених операцій; їх бере на себе податковий консультант разом із річною фінансовою звітністю.
Усе, чого бракує під час обліку, потрапляє до переліку. Замість того щоб писати вам щодо кожного документа окремо, ми збираємо запитання і надсилаємо їх разом, упорядкувавши за місяцями. Ви відповідаєте на них за один раз або завантажуєте відсутні документи в особистому кабінеті клієнта.
Якщо у вас були працівники, до відновлення обліку входить і розрахунок заробітної плати. Пропущені розрахунки та повідомлення надолужують, щоб особові рахунки працівників, внески й податок із заробітної плати були правильними.
Крок 5: передача податковому консультанту
Коли операції за рік відображено в обліку і звірено, ми передаємо облік за цей рік податковому консультанту. Він складає річну фінансову звітність і податкові декларації та вирішує, які податкові звіти ще треба подати або виправити. Оскільки цифри звірено, він може працювати без тривалих уточнень.
Потім настає черга наступного року — і так доти, доки відставання не буде повністю ліквідовано. Якщо у вас ще немає податкового консультанта або попередній припинив співпрацю, ми зв’яжемо вас із податковим консультантом безкоштовно і без зобов’язань: Знайти податкового консультанта.
Скільки це триває і скільки коштує?
Тривалість залежить не стільки від кількості років, скільки від стану документів. Рік із повними банківськими виписками та рахунками в цифровому вигляді відображається в обліку швидко. Рік, за який доводиться шукати документи й повторно замовляти виписки, триває довше. Після аналізу поточного стану — діагностики обліку — ми називаємо вам графік і фіксовану ціну за кожен відновлений місяць. Ваша участь теж важлива: що швидше ви відповідаєте на запитання, то швидше рік буде готовий.
Детальніше про те, як ми працюємо, — на сторінці Відновлення бухгалтерського обліку. Там ви також можете одразу запросити аналіз поточного стану.
Як потім підтримувати порядок
Після відновлення обліку не варто знову доводити до такого стану. Допоможе чіткий щомісячний розпорядок, який забирає небагато часу:
- Документи одразу в цифровому вигляді: фото з телефона або пересилання електронною поштою, прямо в особистий кабінет клієнта
- Банківські виписки щомісяця: експортувати як файл з онлайн-банкінгу й завантажити в особистий кабінет клієнта
- Чіткий строк: документи до 5-го числа наступного місяця, щоб місяць вчасно відобразили в обліку
- Перелік відсутніх документів: опрацьовувати раз на місяць, а не накопичувати
- Щомісячний звіт: коротко переглянути й уточнити, якщо щось здається незвичним
З таким розпорядком поточний бухгалтерський облік забирає лічені хвилини на місяць, а наступна річна фінансова звітність обійдеться без сюрпризів.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.