Чесна відповідь така: усе залежить від обставин, але не від випадковості. Ціна бухгалтерського обліку визначається кількома чинниками, які ви самі можете добре оцінити. Тут ми показуємо, що це за чинники, як виставляють рахунки податкові консультанти та бухгалтерські бюро і як коректно порівнювати пропозиції.
Як виставляють рахунки податкові консультанти
Податкові консультанти виставляють рахунки згідно з Положенням про винагороду податкових консультантів, скорочено StBVV. За поточне ведення бухгалтерського обліку § 33 StBVV передбачає щомісячну винагороду, яка залежить від річної виручки або суми витрат — тієї з цих сум, що більша, — і визначається в установлених межах. За розрахунок заробітної плати § 34 StBVV встановлює винагороду за кожного працівника за розрахунковий період, теж у певних межах.
Де саме в цих межах податковий консультант визначає винагороду, залежить від обсягу і складності роботи. Крім того, податкові консультанти можуть укласти з вами угоду про винагороду, наприклад про щомісячну фіксовану плату. На практиці це поширено, бо так обидві сторони можуть планувати.
До цього в податкового консультанта додається винагорода за річну фінансову звітність і податкові декларації. Якщо податковий консультант сам веде облік, попередня декларація з ПДВ відповідно до § 33 Abs. 8 StBVV уже покривається винагородою за ведення бухгалтерського обліку. Якщо поточний бухгалтерський облік бере на себе бухгалтерське бюро, податковий консультант виставляє рахунок за попередню декларацію окремо. Річна фінансова звітність і податкові декларації потрібні в будь-якому разі.
Як виставляють рахунки бухгалтерські бюро
Бухгалтерські бюро не прив’язані до жодного положення про винагороду і вільно формують ціни. Зазвичай це щомісячна фіксована плата, що залежить від очікуваного обсягу роботи, іноді також ціни за проводку або за документ. За окремі завдання, як-от відновлення обліку чи налаштування цифрових процесів, встановлюють фіксовані ціни або погодинні ставки.
У GKM ціну поточного бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати ми називаємо індивідуально: після короткої анкети ви отримуєте фіксовану щомісячну пропозицію. Докладніше — на сторінці Ціни.
Важливо для порівняння: бухгалтерське бюро не замінює податкового консультанта повністю. Тому, порівнюючи пропозиції, завжди додавайте витрати на бухгалтерський облік і на податкового консультанта. Чому це так, пояснює стаття Бухгалтерське бюро чи податковий консультант.
Ці чинники визначають ціну
Незалежно від того, чи виставляє виконавець рахунки за положенням про винагороду, чи вільно, обсяг роботи майже завжди залежить від тих самих чинників. Хто їх знає, може краще оцінити пропозицію.
- Кількість проводок: скільки банківських операцій, рахунків і касових операцій виникає за місяць?
- Способи оплати: кожен банківський рахунок, кожен платіжний сервіс і кожен маркетплейс потрібно звіряти
- Якість документів: документи надходять повністю і в цифровому вигляді чи їх доводиться шукати й запитувати додатково?
- Спосіб визначення прибутку: якщо складається баланс, ведеться облік непогашеної заборгованості, а в разі спрощеного розрахунку прибутку здебільшого ні
- Звіти: центри витрат, проєкти чи філії роблять облік інформативнішим, але й трудомісткішим
- Зв’язок із закордоном: іноземні валюти, поставки за кордон та імпорт потребують більшої ретельності
- Галузеві особливості: ведення каси в торгівлі, будівельні роботи, вживані автомобілі або звіти маркетплейсів про розрахунки
- Заробітна плата: кількість працівників, прийняття на роботу і звільнення, тарифні угоди, доплати та мініджоби
- Відставання в обліку: пропущені місяці або роки відновлюються окремо
Тому два підприємства з однаковою виручкою можуть мати дуже різні ціни. Консультант із двадцятьма рахунками на місяць дає менше роботи, ніж інтернет-продавець з такою самою виручкою, але тисячами замовлень і п’ятьма платіжними сервісами.
Практична порада: порахуйте за типовий місяць свої банківські операції, вхідні та вихідні рахунки і способи оплати. З цими трьома показниками ви майже в будь-якого виконавця отримаєте обґрунтовану пропозицію, і пропозиції можна буде порівняти між собою.
Скільки коштує розрахунок заробітної плати
Розрахунок заробітної плати майже завжди оплачується за кожного працівника на місяць. Базова ціна охоплює розрахунок, повідомлення до лікарняних кас, звіти про внески і декларацію з податку із заробітної плати. Проте фактичний обсяг роботи залежить не стільки від кількості працівників, скільки від виду зайнятості.
- Прийняття на роботу і звільнення: кожна реєстрація та зняття з реєстрації потребують документів і перевірки, особливо за високої плинності кадрів
- Змінна кількість годин: погодинна оплата за табелями дає більше роботи, ніж фіксовані оклади
- Тарифні угоди та доплати: тарифні групи, доплати за роботу вночі та в неділю або галузеві каси, як-от у будівництві
- Мініджоби та короткострокова зайнятість: межі заробітку і межі тривалості роботи потрібно постійно відстежувати
- Доходи в натуральній формі: службові автомобілі, проїзні від роботодавця або ваучери розраховуються окремо
- Довідки: до цього додаються довідки для агентства з питань праці, довідки про заробіток або стягнення із зарплати
У GKM ціну розрахунку заробітної плати за одного працівника на місяць ми вказуємо у вашій пропозиції. Там же зазначено, що входить у ціну, щоб ви знали, на що розраховувати. Докладніше — на сторінці Розрахунок заробітної плати.
Що має входити в ціну
Добросовісна пропозиція на поточний бухгалтерський облік точно описує, що ви за це отримуєте. На нашу думку, ці послуги мають входити в будь-яку щомісячну фіксовану плату:
- Відображення в обліку всіх документів і банківських операцій за місяць
- Звірка банківських рахунків, кас і платіжних сервісів
- Перелік відсутніх документів, щоб ви могли цілеспрямовано їх донадіслати
- Щомісячний звіт із результатом і порівнянням з попереднім роком
- Передача даних податковому консультанту у відповідному форматі
Також запитайте, що не входить у ціну. Типові додаткові витрати — прийняття на роботу і звільнення в розрахунку заробітної плати, спеціальні звіти, довідки для державних органів або відновлення обліку за місяці до початку дії договору.
Приховані витрати дешевої бухгалтерії
Найнижча ціна — не завжди найвигідніший шлях. Якщо поточний облік ведеться з прогалинами, різницю ви заплатите пізніше: податковому консультанту потрібно більше часу на річну фінансову звітність, і він виставить за це рахунок. Помилки з ПДВ призводять до доплат із відсотками. А хто не має надійного щомісячного звіту, надто пізно помічає брак ліквідності.
До цього додаються строки. Якщо попередню декларацію з ПДВ подано із запізненням, податкова інспекція може призначити штраф за несвоєчасне подання; якщо податок сплачено із запізненням, нараховується пеня за прострочення сплати. Таке рідко стається через брак грошей, а здебільшого тому, що облік за місяць не був вчасно готовий.
Ваш власний час теж має ціну. Хто вечорами сортує документи, звіряє банківські виписки і відповідає на запитання, того вдень бракує в бізнесі. Добре організований облік в ідеалі забирає у вас кілька хвилин на місяць: завантажити документи, відповісти на зібрані запитання, прочитати звіт.
Самостійний облік, програма чи бухгалтерське бюро?
Засновникам із невеликою кількістю документів може мати сенс спочатку вести облік самостійно за допомогою програми. Програми недорогі, добре допомагають у повсякденній роботі та передають дані податковому консультанту. Які рішення існують, показує порівняння DATEV, Lexware Office чи sevdesk.
Зі зростанням бізнесу розрахунок змінюється. Більше документів, працівників, способів оплати чи операцій із закордоном забирає час і підвищує ризик помилок. Щонайпізніше тоді, коли ви регулярно витрачаєте на облік більше ніж кілька годин на місяць або податковому консультанту доводиться багато доопрацьовувати під час складання річної фінансової звітності, варто порівняти це з послугами бухгалтерського бюро.
Можливий і проміжний варіант: ви й далі виставляєте рахунки у своїй програмі, а бухгалтерське бюро бере на себе відображення в обліку, звірку і звіти.
Як порівнювати пропозиції
З цими запитаннями ви порівнюватимете пропозиції на рівних:
- Загальні витрати: скільки коштують бухгалтерський облік і податковий консультант разом за рік?
- Опис послуг: що саме входить у фіксовану плату, а що оплачується окремо?
- Строки: до якого числа облік за місяць буде проведено, щоб попередню декларацію з ПДВ можна було подати вчасно?
- Зміна ціни: коли і як змінюється ціна, якщо бізнес зростає?
- Строк дії та розірвання договору: на який строк ви укладаєте договір і як передаються дані в разі зміни виконавця?
- Доступність: чи є у вас постійна контактна особа і якою мовою вона спілкується?
У нас після короткої анкети ви отримуєте письмову пропозицію з фіксованою щомісячною ціною. Якщо у вас ще немає податкового консультанта, на ваше прохання ми назвемо податкового консультанта, з яким співпрацюємо; свою пропозицію він надішле сам. Запросити пропозицію.
Джерела
Закони та установи, згадані в статті. Тексти законів відкриваються за посиланнями на gesetze-im-internet.de.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.