Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, aber nicht auf Zufall. Der Preis für die Buchhaltung folgt wenigen Faktoren, die Sie selbst gut einschätzen können. Hier zeigen wir, welche das sind, wie Steuerberater und Buchhaltungsbüros abrechnen und wie Sie Angebote fair vergleichen.
Wie Steuerberater abrechnen
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab, kurz StBVV. Für die laufende Buchführung sieht § 33 StBVV eine Monatsgebühr vor, die sich nach dem Jahresumsatz oder der Summe des Aufwands richtet, je nachdem, welcher Betrag höher ist, und innerhalb eines festgelegten Rahmens bemessen wird. Für die Lohnabrechnung legt § 34 StBVV eine Gebühr je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum fest, ebenfalls innerhalb eines Rahmens.
Wo genau im Rahmen ein Steuerberater abrechnet, hängt von Umfang und Schwierigkeit ab. Außerdem können Steuerberater mit Ihnen eine Vergütungsvereinbarung schließen, etwa eine monatliche Pauschale. Das ist in der Praxis häufig, weil beide Seiten dann planen können.
Hinzu kommen beim Steuerberater die Gebühren für Jahresabschluss und Steuererklärungen. Bucht der Steuerberater selbst, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach § 33 Abs. 8 StBVV mit der Buchführungsgebühr abgegolten. Übernimmt ein Buchhaltungsbüro die laufende Buchhaltung, berechnet der Steuerberater die Voranmeldung gesondert. Jahresabschluss und Steuererklärungen fallen in jedem Fall an.
Wie Buchhaltungsbüros abrechnen
Buchhaltungsbüros sind an keine Gebührenordnung gebunden und kalkulieren frei. Üblich sind monatliche Pauschalen, die sich nach dem erwarteten Aufwand richten, manchmal auch Preise je Buchung oder je Beleg. Für Sonderaufgaben wie die Aufarbeitung von Rückständen oder die Einrichtung digitaler Abläufe gibt es Festpreise oder Stundensätze.
Bei GKM nennen wir den Preis der laufenden Buchhaltung und der Lohnabrechnung individuell: Nach einem kurzen Fragebogen erhalten Sie ein festes Monatsangebot. Mehr dazu auf der Seite Preise.
Wichtig für den Vergleich: Ein Buchhaltungsbüro ersetzt den Steuerberater nicht vollständig. Rechnen Sie deshalb immer Buchhaltung und Steuerberater zusammen, wenn Sie Angebote vergleichen. Warum das so ist, erklärt der Artikel Buchhaltungsbüro oder Steuerberater.
Diese Faktoren bestimmen den Preis
Ob ein Anbieter nach Gebührenordnung oder frei abrechnet: Der Aufwand hängt fast immer an denselben Punkten. Wer sie kennt, kann ein Angebot besser einschätzen.
- Zahl der Buchungen: Wie viele Bankbewegungen, Rechnungen und Kassenvorgänge entstehen im Monat?
- Zahlungswege: Jedes Konto, jeder Zahlungsdienst und jeder Marktplatz muss abgestimmt werden
- Belegqualität: Kommen die Belege vollständig und digital, oder müssen sie gesucht und nachgefordert werden?
- Gewinnermittlung: Bei einer Bilanz werden offene Posten geführt, bei einer Einnahmenüberschussrechnung meist nicht
- Auswertungen: Kostenstellen, Projekte oder Filialen machen die Buchhaltung aussagekräftiger, aber auch aufwendiger
- Auslandsbezug: Fremdwährungen, Lieferungen ins Ausland und Einfuhren brauchen mehr Sorgfalt
- Branchenbesonderheiten: Kassenführung im Handel, Bauleistungen, Gebrauchtwagen oder Marktplatz-Abrechnungen
- Lohn: Zahl der Mitarbeiter, Ein- und Austritte, Tarifverträge, Zuschläge und Minijobs
- Rückstände: Offene Monate oder Jahre werden gesondert aufgearbeitet
Zwei Unternehmen mit gleichem Umsatz können deshalb sehr unterschiedliche Preise haben. Ein Berater mit zwanzig Rechnungen im Monat macht weniger Arbeit als ein Onlinehändler mit dem gleichen Umsatz, aber Tausenden Bestellungen und fünf Zahlungsdiensten.
Ein praktischer Tipp: Zählen Sie für einen typischen Monat Ihre Bankbewegungen, Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Ihre Zahlungswege. Mit diesen drei Zahlen erhalten Sie bei fast jedem Anbieter ein belastbares Angebot, und die Angebote lassen sich untereinander vergleichen.
Was die Lohnabrechnung kostet
Die Lohnabrechnung wird fast immer je Mitarbeiter und Monat berechnet. Der Grundpreis deckt die Abrechnung, die Meldungen an die Krankenkassen, die Beitragsnachweise und die Lohnsteuer-Anmeldung ab. Wie hoch der Aufwand tatsächlich ist, hängt aber weniger von der Zahl der Mitarbeiter ab als von der Art der Beschäftigung.
- Ein- und Austritte: Jede An- und Abmeldung braucht Unterlagen und Prüfung, besonders bei hoher Fluktuation
- Schwankende Stunden: Stundenlöhne nach Stundenzetteln machen mehr Arbeit als feste Gehälter
- Tarifverträge und Zuschläge: Lohngruppen, Nacht- und Sonntagszuschläge oder Branchenkassen wie im Baugewerbe
- Minijobs und kurzfristige Beschäftigung: Verdienstgrenzen und Zeitgrenzen müssen laufend überwacht werden
- Sachbezüge: Dienstwagen, Jobtickets oder Gutscheine werden gesondert berechnet
- Bescheinigungen: Arbeitsbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen oder Pfändungen kommen dazu
Bei GKM nennen wir den Preis der Lohnabrechnung je Mitarbeiter und Monat in Ihrem Angebot. Dort steht auch, was im Preis enthalten ist, damit Sie wissen, womit Sie rechnen. Mehr dazu auf der Seite Lohnabrechnung.
Was im Preis enthalten sein sollte
Ein seriöses Angebot für die laufende Buchhaltung beschreibt genau, was Sie dafür bekommen. Diese Leistungen gehören aus unserer Sicht in jede monatliche Pauschale:
- Buchen aller Belege und Bankbewegungen des Monats
- Abstimmung der Bankkonten, Kassen und Zahlungsdienste
- Liste fehlender Belege, damit Sie gezielt nachreichen können
- Monatliche Auswertung mit Ergebnis und Vergleich zum Vorjahr
- Übergabe der Daten an den Steuerberater im passenden Format
Fragen Sie außerdem, was nicht enthalten ist. Typische Zusatzkosten sind Ein- und Austritte in der Lohnabrechnung, Sonderauswertungen, Bescheinigungen für Ämter oder die Aufarbeitung von Monaten, die vor Vertragsbeginn liegen.
Die versteckten Kosten einer billigen Buchhaltung
Der günstigste Preis ist nicht immer der günstigste Weg. Wenn die laufende Buchhaltung lückenhaft ist, zahlen Sie die Differenz später: Der Steuerberater braucht für den Jahresabschluss länger und rechnet das ab. Fehler bei der Umsatzsteuer führen zu Nachzahlungen mit Zinsen. Und wer keine verlässliche Monatsauswertung hat, erkennt Liquiditätsengpässe zu spät.
Hinzu kommen Fristen. Wird eine Voranmeldung zu spät abgegeben, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen; wird die Steuer zu spät gezahlt, fallen Säumniszuschläge an. Das passiert selten wegen fehlenden Geldes, sondern meist, weil die Buchhaltung des Monats nicht rechtzeitig fertig war.
Auch Ihre eigene Zeit hat einen Preis. Wer abends Belege sortiert, Kontoauszüge abgleicht und Rückfragen beantwortet, fehlt tagsüber im Geschäft. Eine gut organisierte Buchhaltung kostet Sie im Idealfall wenige Minuten im Monat: Belege hochladen, gesammelte Rückfragen beantworten, Auswertung lesen.
Selbst buchen, Software oder Buchhaltungsbüro?
Für Gründer mit wenigen Belegen kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung zunächst selbst mit einer Software zu machen. Die Programme sind günstig, führen gut durch den Alltag und übergeben die Daten an den Steuerberater. Welche Lösungen es gibt, zeigt der Vergleich DATEV, Lexware Office oder sevdesk.
Mit wachsendem Geschäft ändert sich die Rechnung. Mehr Belege, Mitarbeiter, Zahlungswege oder Auslandsgeschäfte kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko. Spätestens wenn Sie regelmäßig mehr als ein paar Stunden im Monat mit Buchhaltung verbringen oder der Steuerberater beim Abschluss viel nacharbeiten muss, lohnt sich ein Vergleich mit einem Buchhaltungsbüro.
Ein Mittelweg ist möglich: Sie schreiben Ihre Rechnungen weiter in Ihrem Programm, und das Buchhaltungsbüro übernimmt Buchung, Abstimmung und Auswertung.
So vergleichen Sie Angebote
Mit diesen Fragen vergleichen Sie Angebote auf Augenhöhe:
- Gesamtkosten: Was kosten Buchhaltung und Steuerberater zusammen im Jahr?
- Leistungsbeschreibung: Was genau ist in der Pauschale enthalten, was kostet extra?
- Fristen: Bis wann ist der Monat gebucht, damit die Voranmeldung rechtzeitig abgegeben werden kann?
- Preisanpassung: Wann und wie ändert sich der Preis, wenn das Geschäft wächst?
- Laufzeit und Kündigung: Wie lange binden Sie sich, und wie werden die Daten bei einem Wechsel übergeben?
- Erreichbarkeit: Haben Sie einen festen Ansprechpartner, und in welcher Sprache?
Bei uns erhalten Sie nach einem kurzen Fragebogen ein schriftliches Angebot mit festem Monatspreis. Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben, nennen wir Ihnen auf Wunsch einen Steuerberater, mit dem wir zusammenarbeiten; er schickt sein Angebot selbst. Angebot anfordern.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.