Viele Unternehmer fragen sich, ob sie für die Buchhaltung einen Steuerberater brauchen oder ob ein Buchhaltungsbüro genügt. Die Antwort steht im Steuerberatungsgesetz, und sie ist klarer, als viele denken. Hier erklären wir, wer was darf und wie Sie beides sinnvoll verbinden.
Warum es überhaupt eine Grenze gibt
Hilfe in Steuersachen ist in Deutschland ein geschützter Bereich. Nach dem Steuerberatungsgesetz dürfen nur bestimmte Berufsgruppen diese Hilfe geschäftsmäßig leisten: Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und die entsprechenden Gesellschaften. Allen anderen ist die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen nach § 5 StBerG verboten.
Der Grund ist der Schutz der Steuerpflichtigen. Wer eine Steuererklärung erstellt oder steuerliche Fragen beurteilt, trägt Verantwortung für Beträge, die schnell Tausende Euro ausmachen. Steuerberater haben dafür eine anspruchsvolle Prüfung abgelegt, unterliegen einer Berufsaufsicht durch die Kammer und müssen eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten.
Die Buchführung gehört grundsätzlich zur Hilfe in Steuersachen, denn sie ist die Grundlage der Besteuerung. Damit Unternehmen trotzdem nicht für jede Buchung einen Steuerberater bezahlen müssen, macht § 6 StBerG Ausnahmen. Genau diese Ausnahmen bilden den Arbeitsbereich eines Buchhaltungsbüros.
Was ein Buchhaltungsbüro darf
Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dürfen qualifizierte Buchhalter vier Dinge übernehmen. Voraussetzung ist, dass die verantwortliche Person die Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden oder eine gleichwertige Vorbildung erworben hat und danach mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden praktisch im Buchhaltungswesen tätig war.
- Kontenpläne anlegen: die Buchhaltung mit einem passenden Kontenrahmen einrichten
- Laufende Geschäftsvorfälle buchen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbewegungen, Kasse, Zahlungsdienste
- Laufende Lohnabrechnung: Gehälter und Löhne abrechnen, Meldungen an die Sozialversicherung abgeben
- Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen: die monatliche, vierteljährliche oder jährliche Anmeldung der Lohnsteuer
Rein mechanische Arbeiten, etwa das Erfassen von Belegen, die bereits jemand anderes vorkontiert hat, darf ohnehin jeder übernehmen. Dazu kommen Aufgaben, die gar keine Hilfe in Steuersachen sind: Belege sammeln und ordnen, Konten abstimmen, offene Posten verfolgen, monatliche Auswertungen erstellen, Zahlungen vorbereiten oder Abläufe digitalisieren.
Für Sie als Unternehmer heißt das: Den größten Teil der laufenden Arbeit kann ein Buchhaltungsbüro erledigen. Das betrifft alles, was jeden Monat wiederkehrt und viel Zeit kostet.
Was dem Steuerberater vorbehalten ist
Alles, was über das laufende Buchen und die Lohnabrechnung hinausgeht, bleibt beim Steuerberater. Dazu gehören vor allem:
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen: Sie sind Steueranmeldungen und keine laufenden Buchungen
- Jahresabschluss: Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung mit Abschreibungen, Rückstellungen und Abgrenzungen
- Steuererklärungen: für das Unternehmen und für die Inhaber
- Steuerliche Beratung: Gestaltung, Rechtsform, Investitionen, Nachfolge
- Beurteilung steuerlicher Einzelfragen: etwa ob die Umkehr der Steuerschuld greift oder eine Sonderregelung angewendet werden darf
- Vertretung gegenüber dem Finanzamt: Einsprüche, Anträge, Betriebsprüfungen
Merksatz: Das Buchhaltungsbüro sorgt dafür, dass die Zahlen vollständig und richtig erfasst sind. Der Steuerberater entscheidet, was steuerlich daraus folgt, und vertritt Sie gegenüber dem Finanzamt.
Wo die Grenze im Alltag verläuft
Im Alltag ist die Grenze meist leicht zu ziehen. Ein Beispiel: Ein Lieferant aus einem anderen EU-Land schickt eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Das Buchhaltungsbüro bucht die Rechnung nach den Vorgaben, die mit dem Steuerberater abgestimmt sind, und achtet darauf, dass die nötigen Angaben auf der Rechnung stehen. Ob der Vorgang umsatzsteuerlich richtig eingeordnet ist, beurteilt der Steuerberater.
Ähnlich ist es im Autohandel. Wir buchen jedes Fahrzeug so, wie die Rechnung es ausweist. Ob ein Verkauf mit Differenzbesteuerung abgerechnet werden durfte, ist eine steuerliche Beurteilung. Fällt uns beim Buchen etwas auf, sprechen wir Sie und den Steuerberater an. Mehr dazu im Artikel zur Differenzbesteuerung im Autohandel.
Ein gutes Buchhaltungsbüro erkennt solche Punkte, entscheidet sie aber nicht. Es gibt sie gebündelt weiter, damit der Steuerberater nicht erst beim Jahresabschluss darauf stößt.
Vier häufige Missverständnisse
- Der Steuerberater muss jede Buchung selbst machen: Nein. Sie können die laufende Buchhaltung einem Buchhaltungsbüro geben, der Steuerberater arbeitet dann mit den gelieferten Zahlen weiter.
- Ein Buchhaltungsbüro tippt nur Belege ab: Qualifizierte Buchhalter kontieren und buchen selbstständig, stimmen Konten ab, rechnen Löhne ab und fertigen die Lohnsteuer-Anmeldung. Das ist deutlich mehr als Erfassen.
- Mit Buchhaltungsbüro brauche ich keinen Steuerberater mehr: Für Voranmeldungen, Abschluss und Erklärungen brauchen Sie ihn weiterhin, es sei denn, Sie erledigen das selbst.
- Wer bucht, trägt die Steuerpflicht: Die steuerlichen Pflichten bleiben bei Ihnen als Unternehmer. Buchhaltungsbüro und Steuerberater stehen Ihnen gegenüber jeweils für ihren eigenen Teil der Arbeit ein, so wie es im Vertrag steht.
Gerade das letzte Missverständnis ist wichtig: Sie bleiben verantwortlich dafür, dass Belege vollständig und rechtzeitig vorliegen. Je besser die Zusammenarbeit organisiert ist, desto weniger müssen Sie sich darum kümmern.
Warum die Kombination oft sinnvoll ist
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab oder vereinbaren eine eigene Vergütung. Buchhaltungsbüros sind in ihrer Preisgestaltung frei und auf die laufende Arbeit spezialisiert. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist es deshalb wirtschaftlich, das laufende Buchen und den Lohn an ein Buchhaltungsbüro zu geben und den Steuerberater für Voranmeldungen, Abschluss und Beratung zu beauftragen.
Der Steuerberater profitiert ebenfalls: Er bekommt abgestimmte Zahlen und muss weniger nachfragen. Sie selbst haben einen festen Ansprechpartner für die Belege und einen für die Steuern. Wichtig ist, dass beide eng zusammenarbeiten und die Daten im gleichen Format austauschen, in der Praxis meist über DATEV.
Rechtlich schließen Sie dafür zwei Verträge: einen mit dem Buchhaltungsbüro über die Buchhaltung und einen mit dem Steuerberater über die Steuern. Die Vollmacht für das Finanzamt erteilen Sie dem Steuerberater. Wie das bei uns abläuft, steht auf der Seite Steuern mit Steuerberater.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Ob Sie ein Buchhaltungsbüro, einen Steuerberater oder beides beauftragen: Diese Punkte helfen bei der Entscheidung.
- Klare Aufgabenteilung: Im Vertrag steht, wer was übernimmt und wer welche Frist einhält
- Qualifikation: Das Buchhaltungsbüro kann sagen, wer verantwortlich bucht und welche Ausbildung diese Person hat
- Datenformat: Die Buchhaltung lässt sich ohne Umwege an den Steuerberater übergeben
- Erreichbarkeit: Rückfragen werden gesammelt gestellt, nicht Beleg für Beleg
- Absicherung: Fragen Sie nach einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
- Datenschutz: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu, wenn Lohndaten verarbeitet werden
Seriöse Buchhaltungsbüros sagen offen, was sie dürfen und was nicht. Wenn ein Anbieter, der selbst kein Steuerberater ist, verspricht, Steuererklärungen oder Voranmeldungen zu übernehmen, ist Vorsicht geboten.
So arbeitet GKM mit Steuerberatern zusammen
GKM führt Ihre laufende Buchhaltung bevorzugt in DATEV, auf Wunsch in Lexware Office, und die Lohnabrechnung in DATEV. Für Voranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen arbeiten wir mit Steuerberatern zusammen: mit unserem Partner-Steuerberater oder mit Ihrem eigenen, wenn Sie schon einen haben.
Jeden Monat buchen und stimmen wir ab, der Steuerberater übermittelt auf dieser Grundlage die Voranmeldung. Nach dem Jahr erstellt er aus den abgestimmten Zahlen Abschluss und Erklärungen. Sie laden Belege einmal im Kundenportal hoch und bekommen Rückfragen gebündelt. Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben, stellen wir den Kontakt her, kostenlos und unverbindlich: Steuerberater finden.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
- § 5 StBerG: Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen, Missbrauch von Berufsbezeichnungen
- § 6 StBerG: Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
- Steuerberatervergütungsverordnung, StBVV
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.