Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy do prowadzenia księgowości potrzebują doradcy podatkowego, czy wystarczy biuro rachunkowe. Odpowiedź daje niemiecka ustawa o doradztwie podatkowym i jest ona jaśniejsza, niż wielu sądzi. Wyjaśniamy tutaj, kto ma jakie uprawnienia i jak rozsądnie połączyć jedno z drugim.
Skąd w ogóle bierze się ta granica
Pomoc w sprawach podatkowych jest w Niemczech obszarem chronionym. Zgodnie z niemiecką ustawą o doradztwie podatkowym do systematycznego świadczenia tej pomocy uprawnione są tylko określone grupy zawodowe: doradcy podatkowi, pełnomocnicy podatkowi, adwokaci, biegli rewidenci, zaprzysiężeni rewidenci ksiąg oraz odpowiednie spółki. Wszystkim pozostałym systematycznego świadczenia pomocy w sprawach podatkowych zabrania § 5 StBerG.
Chodzi o ochronę podatników. Kto sporządza deklarację podatkową lub ocenia kwestie podatkowe, odpowiada za kwoty, które szybko sięgają tysięcy euro. Doradcy podatkowi zdali w tym celu wymagający egzamin, podlegają nadzorowi zawodowemu izby i muszą mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu.
Prowadzenie księgowości co do zasady należy do pomocy w sprawach podatkowych, bo stanowi podstawę opodatkowania. Aby firmy mimo to nie musiały płacić doradcy podatkowemu za każde księgowanie, § 6 StBerG przewiduje wyjątki. Właśnie te wyjątki wyznaczają zakres pracy biura rachunkowego.
Do czego uprawnione jest biuro rachunkowe
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 StBerG wykwalifikowani księgowi mają prawo przejmować cztery zadania. Warunkiem jest, aby osoba odpowiedzialna zdała egzamin końcowy po nauce zawodu o profilu handlowym lub miała równoważne przygotowanie, a następnie przez co najmniej trzy lata pracowała w księgowości w wymiarze co najmniej 16 godzin tygodniowo.
- Zakładanie planów kont: przygotowanie księgowości na podstawie odpowiedniego wzorcowego planu kont
- Księgowanie bieżących operacji gospodarczych: faktury zakupowe i sprzedażowe, transakcje bankowe, kasa, serwisy płatnicze
- Bieżące rozliczanie płac: rozliczanie wynagrodzeń, składanie zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego
- Sporządzanie deklaracji podatku od wynagrodzeń: miesięczna, kwartalna lub roczna deklaracja podatku od wynagrodzeń
Czysto mechaniczne prace, takie jak wprowadzanie dokumentów, które ktoś inny już wstępnie zadekretował, wolno i tak wykonywać każdemu. Do tego dochodzą zadania, które w ogóle nie są pomocą w sprawach podatkowych: zbieranie i porządkowanie dokumentów, uzgadnianie kont, monitorowanie nierozliczonych pozycji, sporządzanie raportów miesięcznych, przygotowywanie płatności lub cyfryzacja procesów.
Dla Państwa jako przedsiębiorców oznacza to, że większość bieżącej pracy może wykonać biuro rachunkowe. Chodzi o wszystko, co powtarza się co miesiąc i zajmuje dużo czasu.
Co jest zastrzeżone dla doradcy podatkowego
Wszystko, co wykracza poza bieżące księgowanie i rozliczanie płac, pozostaje w gestii doradcy podatkowego. Należą do tego przede wszystkim:
- Zaliczkowe deklaracje VAT: są deklaracjami podatkowymi, a nie bieżącymi księgowaniami
- Roczne sprawozdanie finansowe: bilans lub rachunek nadwyżki przychodów nad wydatkami z amortyzacją, rezerwami i rozliczeniami międzyokresowymi
- Deklaracje podatkowe: dla firmy i dla właścicieli
- Doradztwo podatkowe: planowanie struktury, forma prawna, inwestycje, sukcesja
- Ocena indywidualnych kwestii podatkowych: na przykład czy ma zastosowanie odwrotne obciążenie albo czy wolno zastosować procedurę szczególną
- Reprezentowanie przed urzędem skarbowym: odwołania, wnioski, kontrole podatkowe
Warto zapamiętać: biuro rachunkowe dba o to, aby liczby zostały ujęte kompletnie i prawidłowo. Doradca podatkowy decyduje, jakie wynikają z nich skutki podatkowe, i reprezentuje Państwa przed urzędem skarbowym.
Gdzie w praktyce przebiega granica
W praktyce granicę zwykle łatwo wyznaczyć. Przykład: dostawca z innego kraju UE przysyła fakturę bez niemieckiego VAT. Biuro rachunkowe księguje fakturę według zasad uzgodnionych z doradcą podatkowym i pilnuje, aby faktura zawierała wymagane dane. To, czy operacja została prawidłowo zakwalifikowana na gruncie VAT, ocenia doradca podatkowy.
Podobnie jest w handlu samochodami. Każdy pojazd księgujemy tak, jak wynika to z faktury. To, czy sprzedaż wolno było rozliczyć w procedurze marży, jest kwestią oceny podatkowej. Jeśli podczas księgowania coś zwróci naszą uwagę, informujemy o tym Państwa i doradcę podatkowego. Więcej na ten temat w artykule o procedurze marży w handlu samochodami.
Dobre biuro rachunkowe wychwytuje takie kwestie, ale ich nie rozstrzyga. Przekazuje je zebrane w jednym zestawieniu, aby doradca podatkowy nie natknął się na nie dopiero przy rocznym sprawozdaniu finansowym.
Cztery częste nieporozumienia
- Doradca podatkowy musi sam księgować każdą operację: nie. Bieżącą księgowość mogą Państwo powierzyć biuru rachunkowemu, a doradca podatkowy pracuje dalej na przekazanych danych.
- Biuro rachunkowe tylko przepisuje dokumenty: wykwalifikowani księgowi samodzielnie dekretują i księgują, uzgadniają konta, rozliczają płace i sporządzają deklarację podatku od wynagrodzeń. To znacznie więcej niż samo wprowadzanie danych.
- Z biurem rachunkowym nie potrzebuję już doradcy podatkowego: do zaliczkowych deklaracji VAT, rocznego sprawozdania finansowego i deklaracji podatkowych nadal jest on potrzebny, chyba że zajmują się tym Państwo sami.
- Kto księguje, ten ponosi obowiązki podatkowe: obowiązki podatkowe pozostają po stronie Państwa jako przedsiębiorców. Biuro rachunkowe i doradca podatkowy odpowiadają przed Państwem, każdy za swoją część pracy, tak jak określa to umowa.
Szczególnie ważne jest ostatnie nieporozumienie: to Państwo odpowiadają za to, aby dokumenty były kompletne i dostarczone na czas. Im lepiej zorganizowana jest współpraca, tym mniej muszą się Państwo tym zajmować.
Dlaczego połączenie często ma sens
Doradcy podatkowi rozliczają się według niemieckiego rozporządzenia o wynagrodzeniu doradców podatkowych lub ustalają własne wynagrodzenie. Biura rachunkowe swobodnie kształtują ceny i specjalizują się w bieżącej pracy. Dlatego wielu małym i średnim firmom opłaca się powierzyć bieżące księgowanie i rozliczanie płac biuru rachunkowemu, a doradcę podatkowego zaangażować do zaliczkowych deklaracji VAT, rocznego sprawozdania finansowego i doradztwa.
Doradca podatkowy również na tym zyskuje: otrzymuje uzgodnione dane i musi zadawać mniej pytań. Państwo mają jedną stałą osobę kontaktową w sprawie dokumentów i drugą w sprawie podatków. Ważne jest, aby obie strony ściśle współpracowały i wymieniały dane w tym samym formacie, w praktyce najczęściej przez system DATEV.
Z prawnego punktu widzenia zawierają Państwo w tym celu dwie umowy: jedną z biurem rachunkowym na prowadzenie księgowości i drugą z doradcą podatkowym w sprawach podatkowych. Pełnomocnictwa do kontaktów z urzędem skarbowym udzielają Państwo doradcy podatkowemu. Jak wygląda to u nas, opisujemy na stronie Podatki z doradcą podatkowym.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze
Niezależnie od tego, czy zlecą Państwo pracę biuru rachunkowemu, doradcy podatkowemu, czy obu: te punkty pomogą w podjęciu decyzji.
- Jasny podział zadań: w umowie jest określone, kto co przejmuje i kto dotrzymuje jakiego terminu
- Kwalifikacje: biuro rachunkowe potrafi powiedzieć, kto odpowiada za księgowanie i jakie ma wykształcenie
- Format danych: księgowość można bez przeszkód przekazać doradcy podatkowemu
- Dostępność: pytania są zbierane i zadawane razem, a nie przy każdym dokumencie z osobna
- Zabezpieczenie: warto zapytać o ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za czyste straty finansowe
- Ochrona danych: jeśli przetwarzane są dane płacowe, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych
Rzetelne biura rachunkowe otwarcie mówią, do czego są uprawnione, a do czego nie. Jeśli usługodawca, który sam nie jest doradcą podatkowym, obiecuje przejąć deklaracje podatkowe lub zaliczkowe deklaracje VAT, należy zachować ostrożność.
Tak GKM współpracuje z doradcami podatkowymi
GKM prowadzi Państwa bieżącą księgowość przede wszystkim w systemie DATEV, a na życzenie w programie Lexware Office, oraz zajmuje się rozliczaniem płac w systemie DATEV. W zakresie zaliczkowych deklaracji VAT, rocznego sprawozdania finansowego i deklaracji podatkowych współpracujemy z doradcami podatkowymi: z naszym partnerskim doradcą podatkowym lub z dotychczasowym doradcą, jeśli już go Państwo mają.
Co miesiąc księgujemy i uzgadniamy konta, a doradca podatkowy na tej podstawie przekazuje zaliczkową deklarację VAT. Po zakończeniu roku sporządza on z uzgodnionych danych roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe. Dokumenty przesyłają Państwo raz do portalu klienta, a pytania otrzymują zebrane razem. Jeśli nie mają Państwo jeszcze doradcy podatkowego, pomożemy nawiązać kontakt, bezpłatnie i niezobowiązująco: Znajdź doradcę podatkowego.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
- § 5 StBerG: zakaz nieuprawnionej pomocy w sprawach podatkowych, nadużywanie tytułów zawodowych
- § 6 StBerG: wyjątki od zakazu nieuprawnionej pomocy w sprawach podatkowych
- Niemieckie rozporządzenie o wynagrodzeniu doradców podatkowych, StBVV
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.