Zmiana doradcy podatkowego to nic strasznego, ale trzeba ją zaplanować. Kto wybierze właściwy moment, przejmie komplet dokumentów i starannie przeniesie pełnomocnictwa, przeprowadzi zmianę bez przerw w obsłudze. Poniżej przebieg krok po kroku wraz z najczęstszymi pułapkami.
Dobre powody do zmiany
Większość przedsiębiorców nie zmienia doradcy z powodu pojedynczego błędu, lecz dlatego, że z czasem współpraca przestaje się układać. Typowe powody to długi czas oczekiwania na odpowiedź, terminy dotrzymywane w ostatniej chwili lub wcale, brak cyfrowych procesów, doradca bez doświadczenia w danej branży albo koszty, których nikt zrozumiale nie wyjaśnia.
Czasem powód jest pozytywny: firma rośnie, zakłada GmbH, zatrudnia pracowników lub sprzedaje za granicę. Wtedy potrzebny jest doradca, który regularnie zajmuje się takimi tematami. A czasem dotychczasowy doradca podatkowy przechodzi na emeryturę, a kancelaria zostaje rozwiązana lub sprzedana.
Przed zmianą warto szczerze porozmawiać z dotychczasowym doradcą. Niektóre problemy da się rozwiązać dzięki jasnym ustaleniom. Jeśli nie, uporządkowana zmiana jest lepsza dla obu stron niż współpraca, która toczy się już tylko siłą rozpędu.
Właściwy moment
Zmiana jest możliwa w każdej chwili, ale nie każdy moment jest równie dobry. Najprościej jest wtedy, gdy roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe za ostatni rok są gotowe. Nowy doradca przejmuje wtedy zamknięty rok i zaczyna od uporządkowanych sald początkowych.
- Księgowość: na przełomie miesiąca lub kwartału, aby żaden miesiąc nie został podzielony
- Rozliczanie płac: najlepiej na przełomie roku, a w innym przypadku od początku miesiąca z przejęciem kart wynagrodzeń pracowników
- Roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje: po złożeniu dokumentów za ostatni rok, a nie tuż przed upływem terminu
Niekorzystna jest zmiana w trakcie kontroli podatkowej lub tuż przed upływem terminu złożenia deklaracji. Jeśli mimo to jest konieczna, nowy doradca powinien od razu poznać bieżące terminy i w razie potrzeby złożyć wniosek o ich przedłużenie.
Sprawdzenie i wypowiedzenie umowy
Umowy o doradztwo podatkowe to z reguły umowy o świadczenie usług wyższego rodzaju, opartych na szczególnym zaufaniu. Takie umowy zgodnie z § 627 BGB w wielu przypadkach można wypowiedzieć w każdej chwili. Państwa umowa może jednak przewidywać okresy wypowiedzenia lub ryczałty, dlatego przed wypowiedzeniem warto ją dokładnie przeczytać.
Wypowiedzenie najlepiej złożyć na piśmie, wskazując datę, od której dotychczasowy doradca ma zakończyć pracę. Warto też określić, jakie prace ma jeszcze dokończyć, np. zaliczkową deklarację VAT za ostatni miesiąc lub rozliczenie płac do końca miesiąca. Dzięki temu nie powstanie ani luka, ani podwójna praca.
Nieopłacone faktury najlepiej uregulować przed zmianą. Zgodnie z § 66 StBerG dotychczasowy doradca podatkowy ma prawo odmówić wydania dokumentów, dopóki jego opłaty i wydatki nie zostaną zapłacone, chyba że byłoby to w danych okolicznościach niewspółmierne. Także wyniki własnej pracy ma on w pewnych okolicznościach prawo zatrzymać.
Tych dokumentów potrzebuje nowy doradca
Im pełniejsze przekazanie, tym mniej pytań nowy doradca będzie musiał później zadawać. Warto poprosić dotychczasowego doradcę o następujące dokumenty, najlepiej w formie cyfrowej:
- Roczne sprawozdania finansowe i deklaracje podatkowe z ostatnich lat wraz z decyzjami
- Ewidencja środków trwałych z kosztami nabycia i dotychczasową amortyzacją
- Zestawienie obrotów i sald na dzień zmiany oraz nierozliczone pozycje klientów i dostawców
- Karty wynagrodzeń za bieżący rok, dane podstawowe pracowników i zgłoszenia
- Lista terminów: deklaracje do złożenia, odwołania, wnioski i terminy w urzędzie skarbowym
- Protokoły z wcześniejszych kontroli podatkowych i bieżąca korespondencja z urzędem skarbowym
- Umowy o znaczeniu podatkowym: umowa spółki, pożyczki, umowy najmu ze wspólnikami
Jeśli obaj doradcy pracują w systemie DATEV, dane księgowe można z reguły przenieść elektronicznie. Dotychczasowy doradca musi w tym celu udostępnić dane. Warto wyjaśnić to wcześnie, bo bez udostępnienia salda początkowe trzeba przenosić ręcznie.
Zmiana pełnomocnictw i dostępów
Doradca podatkowy reprezentuje Państwa przed urzędem skarbowym na podstawie pełnomocnictwa. Przy zmianie stare pełnomocnictwo zostaje odwołane, a nowe udzielone; zwykle zajmuje się tym nowy doradca. Warto dopilnować, aby decyzje i pisma trafiały potem pod właściwy adres, w przeciwnym razie jeszcze przez tygodnie będą trafiać do starego doradcy.
Warto pamiętać też o innych dostępach: pobieraniu transakcji bankowych, dostępach do przesyłania dokumentów, firmowym koncie w portalu ELSTER i mandatach polecenia zapłaty podatków. W przypadku rozliczania płac dochodzą dostępy do kas chorych i ewentualnie do kas branżowych.
Stałe przedłużenie terminu składania zaliczkowych deklaracji VAT należy zresztą do firmy, a nie do doradcy. Przy zmianie pozostaje w mocy.
Szczególne kwestie przy rozliczaniu płac
W przypadku płac zmiana w trakcie roku jest możliwa, ale wymaga szczególnej staranności. Nowy usługodawca rozliczający płace musi przejąć karty wynagrodzeń za bieżący rok, czyli wszystkie dotychczasowe wynagrodzenia brutto, podatki i składki każdego pracownika. Tylko wtedy zgadzają się wartości roczne, zaświadczenia o podatku od wynagrodzeń na koniec roku i zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego.
Przy zmianie numer zakładu pracy firmy pozostaje taki sam, podobnie jak przypisanie do kas chorych i do ubezpieczenia wypadkowego. Na nowo konfiguruje się natomiast dostępy, przez które przekazywane są zgłoszenia i zestawienia składek. Bieżące kwestie szczególne, takie jak zajęcia wynagrodzenia, urlop rodzicielski, obniżony wymiar czasu pracy przed emeryturą czy świadczenia w naturze, powinny być wyraźnie wymienione na liście przekazania.
Warto krótko poinformować pracowników, jeśli pasek płacowy będzie odtąd wyglądał inaczej lub będzie przekazywany inną drogą. Pozwala to uniknąć pytań w pierwszym miesiącu. Jak przejmujemy rozliczanie płac, opisujemy na stronie Rozliczanie płac.
Co nowy doradca robi w pierwszych tygodniach
Dobry nowy doradca zaczyna od analizy stanu obecnego. Sprawdza ostatnie decyzje, np. czy zostały wydane z zastrzeżeniem weryfikacji lub czy toczą się odwołania, porównuje salda początkowe z ostatnim rocznym sprawozdaniem finansowym i zakłada kalendarz terminów. Jeśli przy tym coś zwróci jego uwagę, porusza to od razu, a nie dopiero przy kolejnym rocznym sprawozdaniu finansowym.
Pierwszą rozmowę warto wykorzystać także na spojrzenie w przyszłość: co planują Państwo w najbliższych latach, jakie inwestycje są przewidziane, czy dojdzie do zmiany wspólników lub sukcesji? Im wcześniej nowy doradca się o tym dowie, tym lepiej będzie mógł Państwa wspierać.
Pułapki przy zmianie
- Biegnące terminy na odwołanie: decyzja, która przyjdzie w trakcie zmiany, może stać się ostateczna, zanim ktoś ją sprawdzi
- Trwające kontrole: nowy doradca musi znać ich stan, zanim zacznie Państwa reprezentować
- Podwójna lub brakująca zaliczkowa deklaracja VAT: trzeba ustalić na piśmie, kto przejmuje miesiąc zmiany
- Płace w bieżącym roku: bez kompletnych kart wynagrodzeń wartości roczne i zaświadczenia się nie zgadzają
- Brak sald początkowych: bez zestawienia sald nowa księgowość zaczyna się z lukami
- Zapomniane dostępy: pobierane transakcje bankowe lub przesyłane dokumenty nadal trafiają do starego doradcy
Większości tych pułapek można uniknąć dzięki prostej liście przekazania, którą stary i nowy doradca odhaczają wspólnie.
Księgowość i podatki można zmienić osobno
Zmiana to także dobry moment, aby na nowo podzielić zadania. Wiele firm powierza bieżącą księgowość i płace biuru rachunkowemu, a do zaliczkowych deklaracji VAT, rocznego sprawozdania finansowego i deklaracji podatkowych zachowuje dotychczasowego lub wybiera nowego doradcę podatkowego. Kto ma przy tym jakie uprawnienia, wyjaśnia artykuł Biuro rachunkowe czy doradca podatkowy.
Przy zmianie GKM przejmuje bieżącą księgowość i rozliczanie płac oraz uzgadnia przekazanie z dotychczasowym i nowym doradcą podatkowym. Jak to przebiega, opisujemy na stronie Uporządkowanie zaległości i przejście do GKM. Jeśli nie mają Państwo jeszcze nowego doradcy podatkowego, pomożemy nawiązać kontakt, bezpłatnie i niezobowiązująco: Znajdź doradcę podatkowego.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.