Смена налогового консультанта — не драма, но её нужно спланировать. Кто выбирает правильный момент, полностью забирает документы и аккуратно переоформляет доверенности, тот меняет консультанта без перерыва в работе. Ниже — порядок действий шаг за шагом и самые частые ошибки.
Веские причины для смены консультанта
Большинство предпринимателей меняют консультанта не из-за одной ошибки, а потому, что со временем сотрудничество перестаёт их устраивать. Типичные причины: долгое ожидание ответов, сроки, которые соблюдаются впритык или не соблюдаются вовсе, отсутствие цифровых процессов, консультант без опыта в вашей отрасли или расходы, которые никто понятно не объясняет.
Иногда причина и радостная: компания растёт, учреждает GmbH, нанимает сотрудников или начинает продавать за рубеж. Тогда нужен консультант, который регулярно занимается такими вопросами. А иногда прежний налоговый консультант уходит на пенсию, и его канцелярия закрывается или продаётся.
Перед сменой стоит открыто поговорить с прежним консультантом. Некоторые проблемы решаются чёткими договорённостями. Если нет, упорядоченная смена лучше для обеих сторон, чем сотрудничество, которое идёт лишь между делом.
Подходящий момент
Сменить консультанта можно в любое время, но не каждый момент одинаково удачен. Проще всего, когда годовая отчётность и налоговые декларации за прошлый год готовы. Тогда новый консультант принимает закрытый год и начинает с чистых входящих остатков.
- Бухгалтерский учёт: в конце месяца или квартала, чтобы не разделять один месяц на две части
- Расчёт заработной платы: лучше всего с начала года, иначе с начала месяца с передачей лицевых счетов сотрудников
- Годовая отчётность и декларации: после сдачи отчётности за прошлый год, а не незадолго до истечения срока
Неудачный момент для смены — во время выездной налоговой проверки или незадолго до истечения срока подачи. Если смена всё же необходима, новый консультант должен сразу узнать обо всех текущих сроках и при необходимости ходатайствовать о продлении срока.
Проверить и расторгнуть договор
Договоры с налоговыми консультантами, как правило, являются договорами об оказании услуг высшего порядка, основанными на особом доверии. Такие договоры во многих случаях можно расторгнуть в любое время согласно § 627 BGB. Но ваш договор может содержать сроки или фиксированные компенсации, поэтому перед расторжением внимательно его прочитайте.
Расторгните договор в письменной форме и укажите дату, с которой прежний консультант больше не должен выполнять свои обязанности. Укажите при этом, какие работы он должен ещё завершить, например предварительную декларацию по НДС за последний месяц или расчёт заработной платы до конца месяца. Так вы избежите пробелов в работе и дублирования усилий.
Неоплаченные счета следует урегулировать до смены консультанта. Согласно § 66 StBerG прежний налоговый консультант вправе отказать в выдаче документов до тех пор, пока не оплачены его вознаграждение и расходы, если только это не было бы несоразмерным с учётом обстоятельств. Результаты собственной работы он в определённых обстоятельствах также вправе удерживать.
Эти документы нужны новому консультанту
Чем полнее передача, тем меньше вопросов будет у нового консультанта потом. Запросите у прежнего консультанта следующие документы, по возможности в цифровом виде:
- Годовая отчётность и налоговые декларации за последние годы вместе с решениями налоговой инспекции
- Перечень основных средств с указанием стоимости приобретения и накопленной амортизации
- Оборотно-сальдовая ведомость на дату смены и неоплаченные счета клиентов и поставщиков
- Лицевые счета сотрудников за текущий год, их основные данные и поданные сведения
- Список сроков: неподанные декларации, возражения, заявления и назначенные даты в налоговой инспекции
- Отчёты о предыдущих налоговых проверках и текущая переписка с налоговой инспекцией
- Договоры, важные для налогообложения: устав общества, займы, договоры аренды с участниками
Если оба консультанта работают в DATEV, бухгалтерские данные, как правило, можно передать в электронном виде. Для этого прежний консультант должен открыть доступ к данным. Выясните это заранее, потому что без такого разрешения входящие остатки придётся переносить вручную.
Переоформление доверенностей и доступа
Налоговый консультант представляет ваши интересы в налоговой инспекции на основании доверенности. При смене консультанта старая доверенность отзывается, а выдаётся новая; как правило, этим занимается новый консультант. Следите за тем, чтобы после этого решения налоговой инспекции и письма поступали по правильному адресу, иначе они ещё несколько недель будут оставаться у прежнего консультанта.
Подумайте и о других доступах: автоматическая загрузка банковских операций, доступы к передаче документов, учётная запись компании в ELSTER и поручения на прямое дебетование для уплаты налогов. Для расчёта заработной платы к этому добавляются доступы к больничным кассам и, при необходимости, к отраслевым кассам.
Кстати, постоянное продление срока подачи деклараций по НДС относится к компании, а не к консультанту. При смене консультанта оно сохраняется.
Особенности расчёта заработной платы
При расчёте зарплаты смена в середине года возможна, но требует особой тщательности. Новый исполнитель должен принять лицевые счета сотрудников за текущий год, то есть все прежние суммы заработка брутто, налогов и взносов по каждому сотруднику. Только тогда сойдутся годовые показатели, справки о налоге на заработную плату в конце года и сведения для социального страхования.
Регистрационный номер работодателя при смене остаётся прежним, как и привязка к больничным кассам и к страхованию от несчастных случаев. А вот доступы, через которые передаются сведения и ведомости по взносам, настраиваются заново. Текущие особенности, такие как удержания по исполнительным документам, отпуск по уходу за ребёнком, неполная занятость перед выходом на пенсию или доходы в натуральной форме, должны быть прямо указаны в списке передачи.
Коротко сообщите сотрудникам, если расчётные листки будут выглядеть иначе или приходить другим путём. Это избавит от вопросов в первый месяц. Как мы берём на себя расчёт заработной платы, описано на странице Расчёт зарплаты.
Чем занимается новый консультант в первые недели
Хороший новый консультант начинает с анализа текущего состояния. Он проверяет последние решения налоговой инспекции, например вынесены ли они с оговоркой о последующей проверке и нет ли незакрытых возражений, сверяет входящие остатки с последней годовой отчётностью и составляет календарь сроков. Если при этом что-то обнаруживается, он сразу об этом говорит, а не ждёт следующей годовой отчётности.
Используйте первую встречу и для того, чтобы заглянуть вперёд: что вы планируете в ближайшие годы, какие инвестиции предстоят, будет ли смена участников или передача бизнеса? Чем раньше новый консультант это узнает, тем лучше он сможет вас сопровождать.
Подводные камни при смене консультанта
- Текущие сроки для возражений: решение, полученное во время смены, может стать окончательным без проверки
- Проводимые проверки: новый консультант должен знать текущую ситуацию, прежде чем представлять ваши интересы
- Двойная или пропущенная предварительная декларация по НДС: письменно определите, кто берёт на себя месяц смены
- Заработная плата в текущем году: без полных лицевых счетов годовые показатели и справки не сойдутся
- Нет входящих остатков: без сальдовой ведомости новая бухгалтерия начинается с пробелами
- Забытые доступы: загрузка банковских операций или передача документов по-прежнему идут к старому консультанту
Большинства этих ловушек можно избежать с помощью простого списка передачи, который старый и новый консультант совместно проверяют.
Бухгалтерию и налоги можно менять по отдельности
Смена — также хороший момент, чтобы заново распределить задачи. Многие компании передают текущий бухгалтерский учёт и заработную плату бухгалтерскому бюро, а для предварительных деклараций по НДС, годовой отчётности и налоговых деклараций оставляют прежнего или выбирают нового налогового консультанта. Кто что при этом вправе делать, объясняет статья Бухгалтерское бюро или налоговый консультант.
При смене GKM берёт на себя текущий бухгалтерский учёт и расчёт заработной платы и согласовывает передачу с прежним и новым налоговым консультантом. Как это происходит, описано на странице Восстановление учёта и переход к нам. Если у вас ещё нет нового налогового консультанта, мы поможем установить контакт — бесплатно и без обязательств: Найти налогового консультанта.
Источники
Законы и ведомства, которые упоминаются в статье. Тексты законов открываются на gesetze-im-internet.de на немецком языке.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.