Ein Wechsel des Steuerberaters ist kein Drama, aber er will geplant sein. Wer den richtigen Zeitpunkt wählt, die Unterlagen vollständig übernimmt und die Vollmachten sauber umstellt, wechselt ohne Lücke. Hier ist der Ablauf Schritt für Schritt, mit den häufigsten Stolperfallen.
Gute Gründe für einen Wechsel
Die meisten Unternehmer wechseln nicht wegen eines einzelnen Fehlers, sondern weil die Zusammenarbeit über die Zeit nicht mehr passt. Typische Gründe sind lange Antwortzeiten, Fristen, die knapp oder gar nicht eingehalten werden, fehlende digitale Abläufe, ein Berater ohne Erfahrung in der eigenen Branche oder Kosten, die niemand nachvollziehbar erklärt.
Manchmal ist der Grund auch erfreulich: Das Unternehmen wächst, gründet eine GmbH, stellt Mitarbeiter ein oder verkauft ins Ausland. Dann braucht es einen Berater, der diese Themen regelmäßig begleitet. Und manchmal geht der bisherige Steuerberater in den Ruhestand und die Kanzlei wird aufgelöst oder verkauft.
Bevor Sie wechseln, lohnt sich ein offenes Gespräch mit dem bisherigen Berater. Manche Probleme lassen sich mit klaren Absprachen lösen. Wenn nicht, ist ein geordneter Wechsel für beide Seiten besser als eine Zusammenarbeit, die nur noch nebenher läuft.
Der richtige Zeitpunkt
Ein Wechsel ist jederzeit möglich, aber nicht jeder Zeitpunkt ist gleich gut. Am einfachsten wird es, wenn der Jahresabschluss und die Steuererklärungen für das letzte Jahr fertig sind. Dann übernimmt der neue Berater ein abgeschlossenes Jahr und beginnt mit sauberen Anfangsbeständen.
- Buchhaltung: zum Monats- oder Quartalswechsel, damit kein Monat geteilt wird
- Lohnabrechnung: am besten zum Jahreswechsel, sonst zum Monatsanfang mit Übernahme der Lohnkonten
- Jahresabschluss und Erklärungen: nach Abgabe des letzten Jahres, nicht kurz vor einer Frist
Ungünstig ist ein Wechsel mitten in einer Betriebsprüfung oder kurz vor dem Ablauf einer Abgabefrist. Wenn es trotzdem sein muss, sollte der neue Berater die offenen Fristen sofort kennen und notfalls eine Fristverlängerung beantragen.
Den Vertrag prüfen und kündigen
Steuerberatungsverträge sind in der Regel Dienstverträge über Dienste höherer Art, die auf besonderem Vertrauen beruhen. Solche Verträge können nach § 627 BGB in vielen Fällen jederzeit gekündigt werden. Ihr Vertrag kann aber Fristen oder Pauschalen enthalten; lesen Sie ihn deshalb vor der Kündigung genau.
Kündigen Sie schriftlich und nennen Sie den Zeitpunkt, ab dem der bisherige Berater nicht mehr tätig sein soll. Sagen Sie dazu, welche Arbeiten er noch abschließen soll, etwa die Voranmeldung für den letzten Monat oder die Lohnabrechnung bis zum Monatsende. So entsteht keine Lücke und keine doppelte Arbeit.
Offene Rechnungen sollten Sie vor dem Wechsel klären. Nach § 66 StBerG darf der bisherige Steuerberater die Herausgabe von Unterlagen verweigern, bis seine Gebühren und Auslagen bezahlt sind, es sei denn, das wäre nach den Umständen unangemessen. Auch eigene Arbeitsergebnisse darf er unter Umständen zurückhalten.
Diese Unterlagen braucht der neue Berater
Je vollständiger die Übergabe, desto weniger muss der neue Berater später nachfragen. Fordern Sie beim bisherigen Berater diese Unterlagen an, möglichst digital:
- Jahresabschlüsse und Steuererklärungen der letzten Jahre mit den Bescheiden
- Anlagenverzeichnis mit Anschaffungskosten und bisheriger Abschreibung
- Summen- und Saldenliste zum Wechselstichtag und offene Posten von Kunden und Lieferanten
- Lohnkonten des laufenden Jahres, Stammdaten der Mitarbeiter und Meldungen
- Fristenliste: offene Erklärungen, Einsprüche, Anträge und Termine beim Finanzamt
- Berichte früherer Betriebsprüfungen und laufender Schriftverkehr mit dem Finanzamt
- Verträge mit steuerlicher Bedeutung: Gesellschaftsvertrag, Darlehen, Mietverträge mit Gesellschaftern
Arbeiten beide Berater mit DATEV, lassen sich die Buchhaltungsdaten in der Regel elektronisch übertragen. Dafür muss der bisherige Berater die Daten freigeben. Klären Sie das früh, denn ohne Freigabe müssen Anfangsbestände von Hand übernommen werden.
Vollmachten und Zugänge umstellen
Der Steuerberater vertritt Sie gegenüber dem Finanzamt auf Grundlage einer Vollmacht. Beim Wechsel wird die alte Vollmacht widerrufen und eine neue erteilt; der neue Berater kümmert sich in der Regel darum. Achten Sie darauf, dass Bescheide und Schreiben danach an die richtige Stelle gehen, sonst landen sie noch Wochen beim alten Berater.
Denken Sie auch an weitere Zugänge: Abrufe für Bankumsätze, Zugänge zum Belegtransfer, das ELSTER-Konto des Unternehmens und Lastschriftmandate für Steuern. Für die Lohnabrechnung kommen Zugänge zu Krankenkassen und gegebenenfalls zu Branchenkassen hinzu.
Die Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer gehört übrigens zum Unternehmen, nicht zum Berater. Sie bleibt beim Wechsel bestehen.
Besonderheiten bei der Lohnabrechnung
Beim Lohn ist ein Wechsel mitten im Jahr möglich, braucht aber besondere Sorgfalt. Der neue Abrechner muss die Lohnkonten des laufenden Jahres übernehmen, also alle bisherigen Bruttolöhne, Steuern und Beiträge je Mitarbeiter. Nur dann stimmen die Jahreswerte, die Lohnsteuerbescheinigungen am Jahresende und die Meldungen an die Sozialversicherung.
Die Betriebsnummer des Unternehmens bleibt beim Wechsel gleich, ebenso die Zuordnung zu den Krankenkassen und zur Unfallversicherung. Neu eingerichtet werden dagegen die Zugänge, über die Meldungen und Beitragsnachweise übermittelt werden. Laufende Besonderheiten wie Pfändungen, Elternzeit, Altersteilzeit oder Sachbezüge sollten in der Übergabeliste ausdrücklich stehen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter kurz, wenn die Abrechnung künftig anders aussieht oder auf einem anderen Weg kommt. Das erspart Rückfragen im ersten Monat. Wie wir die Lohnabrechnung übernehmen, steht auf der Seite Lohnabrechnung.
Was der neue Berater in den ersten Wochen tut
Ein guter neuer Berater beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Er prüft die letzten Bescheide, etwa ob sie unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen oder ob Einsprüche offen sind, gleicht die Anfangsbestände mit dem letzten Abschluss ab und legt einen Fristenkalender an. Fällt dabei etwas auf, spricht er es sofort an, nicht erst beim nächsten Abschluss.
Nutzen Sie das erste Gespräch auch für den Blick nach vorn: Was planen Sie in den nächsten Jahren, welche Investitionen stehen an, gibt es Gesellschafterwechsel oder eine Nachfolge? Je früher der neue Berater das weiß, desto besser kann er Sie begleiten.
Stolperfallen beim Wechsel
- Offene Einspruchsfristen: Ein Bescheid, der während des Wechsels eintrifft, kann ungeprüft bestandskräftig werden
- Laufende Prüfungen: Der neue Berater muss den Stand kennen, bevor er Sie vertritt
- Doppelte oder fehlende Voranmeldung: Klären Sie schriftlich, wer den Wechselmonat übernimmt
- Lohn im laufenden Jahr: Ohne vollständige Lohnkonten stimmen Jahreswerte und Bescheinigungen nicht
- Fehlende Anfangsbestände: Ohne Saldenliste beginnt die neue Buchhaltung mit Lücken
- Zugänge vergessen: Bankabrufe oder Belegtransfer laufen weiter an den alten Berater
Die meisten dieser Fallen lassen sich mit einer einfachen Übergabeliste vermeiden, die alter und neuer Berater gemeinsam abhaken.
Buchhaltung und Steuern getrennt wechseln
Ein Wechsel ist auch ein guter Moment, die Aufgaben neu zu verteilen. Viele Unternehmen geben die laufende Buchhaltung und den Lohn an ein Buchhaltungsbüro und behalten oder wählen einen Steuerberater für Voranmeldungen, Abschluss und Erklärungen. Was dabei wer darf, erklärt der Artikel Buchhaltungsbüro oder Steuerberater.
GKM übernimmt beim Wechsel die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung und stimmt die Übergabe mit dem bisherigen und dem neuen Steuerberater ab. Wie das abläuft, steht auf der Seite Aufarbeitung und Wechsel. Wenn Sie noch keinen neuen Steuerberater haben, stellen wir den Kontakt her, kostenlos und unverbindlich: Steuerberater finden.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.