Зміна податкового консультанта — не драма, але її варто спланувати. Хто обирає слушний момент, отримує документи повністю і правильно переоформлює довіреності, той змінює консультанта без перерви в роботі. Нижче — порядок дій крок за кроком і найпоширеніші підводні камені.
Вагомі причини для зміни
Більшість підприємців змінюють консультанта не через одну помилку, а тому, що з часом співпраця перестає їх влаштовувати. Типові причини: довге очікування відповідей, строки, яких дотримуються впритул або взагалі не дотримуються, відсутність цифрових процесів, консультант без досвіду у вашій галузі або витрати, яких ніхто зрозуміло не пояснює.
Іноді причина й приємна: бізнес зростає, засновує GmbH, наймає працівників або продає за кордон. Тоді потрібен консультант, який регулярно супроводжує такі теми. А іноді попередній податковий консультант виходить на пенсію, і його бюро ліквідують або продають.
Перш ніж змінювати консультанта, варто відверто поговорити з попереднім. Деякі проблеми можна розв’язати чіткими домовленостями. Якщо ні, впорядкована зміна краща для обох сторін, ніж співпраця, яка триває лише за інерцією.
Слушний момент
Змінити консультанта можна будь-коли, але не кожен момент однаково вдалий. Найпростіше — коли річна фінансова звітність і податкові декларації за минулий рік уже готові. Тоді новий консультант приймає закритий рік і починає з чистих вступних залишків.
- Бухгалтерський облік: на межі місяців або кварталів, щоб жоден місяць не був розділений
- Розрахунок заробітної плати: найкраще з початку року, інакше з початку місяця з перенесенням особових рахунків працівників
- Річна фінансова звітність і декларації: після подання звітності за минулий рік, а не безпосередньо перед строком
Невдалий час для зміни консультанта — посеред виїзної податкової перевірки або незадовго до закінчення строку подання. Якщо це все ж необхідно, новий консультант має одразу дізнатися про поточні строки і за потреби подати заяву про їх продовження.
Перевірка і розірвання договору
Договори з податковими консультантами, як правило, є договорами про надання послуг високої кваліфікації, що ґрунтуються на особливій довірі. Такі договори відповідно до § 627 BGB у багатьох випадках можна розірвати будь-коли. Але ваш договір може містити строки або фіксовані платежі, тому уважно прочитайте його перед розірванням.
Повідомте про розірвання письмово і вкажіть дату, з якої попередній консультант має припинити роботу. Зазначте також, які роботи він ще має завершити, наприклад попередню декларацію з ПДВ за останній місяць або розрахунок заробітної плати до кінця місяця. Так не виникне ні прогалини, ні подвійної роботи.
Неоплачені рахунки варто врегулювати до зміни консультанта. Відповідно до § 66 StBerG попередній податковий консультант може відмовити у видачі документів, доки не оплачено його винагороду й витрати, якщо тільки за обставин це не було б невиправданим. Результати власної роботи він за певних обставин теж може притримати.
Документи, потрібні новому консультанту
Що повніша передача, то менше новому консультанту доведеться потім перепитувати. Запросіть у попереднього консультанта такі документи, бажано в цифровому вигляді:
- Річна фінансова звітність і податкові декларації за останні роки разом із податковими рішеннями
- Реєстр основних засобів із вартістю придбання та нарахованою амортизацією
- Оборотно-сальдова відомість на дату зміни та непогашена заборгованість клієнтів і перед постачальниками
- Особові рахунки працівників за поточний рік, основні дані працівників і повідомлення
- Перелік строків: неподані декларації, скарги, заяви та дати, призначені податковою інспекцією
- Звіти попередніх виїзних податкових перевірок і поточне листування з податковою інспекцією
- Договори, важливі для оподаткування: засновницький договір, позики, договори оренди з учасниками товариства
Якщо обидва консультанти працюють у DATEV, бухгалтерські дані, як правило, можна передати в електронному вигляді. Для цього попередній консультант має відкрити доступ до даних. З’ясуйте це заздалегідь, бо без такого дозволу вступні залишки доведеться переносити вручну.
Переоформлення довіреностей і доступів
Податковий консультант представляє вас перед податковою інспекцією на підставі довіреності. Під час зміни стару довіреність відкликають і видають нову; про це, як правило, дбає новий консультант. Стежте, щоб після цього податкові рішення та листи надходили за правильною адресою, інакше вони ще тижнями потраплятимуть до старого консультанта.
Подумайте й про інші доступи: автоматичне отримання банківських операцій, доступи до передачі документів, обліковий запис підприємства в ELSTER і мандати на пряме дебетування для сплати податків. Для розрахунку заробітної плати додаються доступи до лікарняних кас і, за потреби, до галузевих кас.
До речі, постійне продовження строку подання попередніх декларацій з ПДВ належить підприємству, а не консультанту. Під час зміни воно зберігається.
Особливості розрахунку заробітної плати
Змінити виконавця розрахунку заробітної плати можна й посеред року, але це потребує особливої ретельності. Новий виконавець має перенести особові рахунки працівників за поточний рік, тобто всі попередні суми заробітної плати брутто, податки та внески за кожним працівником. Лише тоді збігатимуться річні показники, довідки про податок із заробітної плати на кінець року та повідомлення до органів соціального страхування.
Під час переходу реєстраційний номер роботодавця залишається тим самим, так само як і прив’язка до лікарняних кас і до каси страхування від нещасних випадків. Натомість заново налаштовують доступи, через які передаються повідомлення та звіти про внески. Поточні особливості, як-от стягнення із зарплати, батьківська відпустка, часткова зайнятість перед виходом на пенсію або доходи в натуральній формі, слід прямо зазначити в переліку для передачі.
Коротко повідомте працівників, якщо розрахункові листки надалі виглядатимуть інакше або надходитимуть іншим шляхом. Так у перший місяць буде менше запитань. Як ми беремо на себе розрахунок заробітної плати, описано на сторінці Розрахунок заробітної плати.
Що робить новий консультант у перші тижні
Хороший новий консультант починає з аналізу поточного стану. Він перевіряє останні податкові рішення, наприклад чи винесені вони із застереженням про подальшу перевірку або чи є нерозглянуті скарги, звіряє вступні залишки з останньою річною фінансовою звітністю і складає календар строків. Якщо при цьому щось виявляється, він одразу про це говорить, а не чекає наступної річної фінансової звітності.
Скористайтеся першою розмовою також для того, щоб подивитися вперед: що ви плануєте на найближчі роки, які інвестиції попереду, чи буде зміна учасників товариства або передача бізнесу? Що раніше новий консультант про це дізнається, то краще він зможе вас супроводжувати.
Підводні камені під час зміни
- Строки оскарження, що ще тривають: податкове рішення, яке надійшло під час зміни, може без перевірки набрати остаточної сили
- Поточні перевірки: новий консультант має знати їхній стан, перш ніж представляти вас
- Подвійна або відсутня попередня декларація з ПДВ: письмово домовтеся, хто бере на себе місяць зміни
- Заробітна плата в поточному році: без повних особових рахунків працівників річні показники та довідки не збігатимуться
- Відсутні вступні залишки: без оборотно-сальдової відомості новий облік починається з прогалинами
- Забуті доступи: банківські дані або документи й надалі надходять старому консультанту
Більшості цих пасток можна уникнути за допомогою простого переліку для передачі, у якому старий і новий консультант разом відмічають виконані пункти.
Облік і податки можна змінити окремо
Зміна консультанта — також слушний момент, щоб по-новому розподілити завдання. Багато підприємств передають поточний бухгалтерський облік і зарплату бухгалтерському бюро, а податкового консультанта залишають або обирають нового для попередніх декларацій з ПДВ, річної фінансової звітності та податкових декларацій. Хто що при цьому має право робити, пояснює стаття Бухгалтерське бюро чи податковий консультант.
Під час зміни GKM бере на себе поточний бухгалтерський облік і розрахунок заробітної плати та узгоджує передачу з попереднім і новим податковим консультантом. Як це відбувається, описано на сторінці Відновлення обліку та перехід до нас. Якщо у вас ще немає нового податкового консультанта, ми безкоштовно і без зобов’язань зв’яжемо вас із ним: Знайти податкового консультанта.
Джерела
Закони та установи, згадані в статті. Тексти законів відкриваються за посиланнями на gesetze-im-internet.de.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.