Schimbarea consultantului fiscal nu este o dramă, dar trebuie planificată. Cine alege momentul potrivit, preia complet documentele și transferă corect împuternicirile face schimbarea fără goluri. Iată procedura pas cu pas, cu cele mai frecvente capcane.
Motive bune pentru o schimbare
Cei mai mulți întreprinzători nu schimbă consultantul din cauza unei singure greșeli, ci pentru că, în timp, colaborarea nu mai funcționează. Motive tipice sunt timpii lungi de răspuns, termenele respectate la limită sau deloc, lipsa proceselor digitale, un consultant fără experiență în domeniul propriu de activitate sau costuri pe care nimeni nu le explică pe înțeles.
Uneori motivul este chiar unul îmbucurător: afacerea crește, înființează o GmbH, angajează personal sau vinde în străinătate. Atunci are nevoie de un consultant care se ocupă regulat de aceste teme. Și uneori consultantul fiscal anterior se pensionează, iar cabinetul este desființat sau vândut.
Înainte de a schimba, merită o discuție deschisă cu consultantul anterior. Unele probleme se pot rezolva prin înțelegeri clare. Dacă nu, o schimbare ordonată este mai bună pentru ambele părți decât o colaborare care mai merge doar din inerție.
Momentul potrivit
O schimbare este posibilă oricând, dar nu orice moment este la fel de bun. Cel mai simplu este atunci când situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale pentru ultimul an sunt gata. Atunci noul consultant preia un an încheiat și începe cu solduri inițiale curate.
- Contabilitate: la început de lună sau de trimestru, ca să nu se împartă nicio lună
- Salarizare: ideal la început de an, altfel la început de lună, cu preluarea fișelor individuale de salarii
- Situații financiare anuale și declarații: după depunerea celor pentru ultimul an, nu chiar înainte de un termen
Nefavorabilă este o schimbare în mijlocul unei inspecții fiscale sau chiar înainte de expirarea unui termen de depunere. Dacă totuși nu se poate altfel, noul consultant ar trebui să cunoască imediat termenele în curs și, la nevoie, să ceară o prelungire a termenului.
Verificarea și rezilierea contractului
Contractele de consultanță fiscală sunt de regulă contracte de prestări servicii de natură superioară, bazate pe o încredere deosebită. Conform § 627 BGB, astfel de contracte pot fi reziliate în multe cazuri oricând. Contractul dumneavoastră poate însă conține termene sau sume forfetare; de aceea, citiți-l cu atenție înainte de reziliere.
Reziliați în scris și indicați data de la care consultantul anterior nu mai trebuie să lucreze pentru dumneavoastră. Spuneți-i totodată ce lucrări trebuie să mai încheie, de exemplu declarația preliminară de TVA pentru ultima lună sau salarizarea până la sfârșitul lunii. Astfel nu apar nici goluri, nici muncă dublă.
Este bine să clarificați facturile neachitate înainte de schimbare. Conform § 66 StBerG, consultantul fiscal anterior poate refuza predarea documentelor până când îi sunt plătite onorariile și cheltuielile, cu excepția cazului în care acest lucru ar fi inadecvat în circumstanțele date. Și rezultatele propriei munci le poate reține în anumite circumstanțe.
De aceste documente are nevoie noul consultant
Cu cât predarea este mai completă, cu atât noul consultant trebuie să pună mai puține întrebări ulterior. Solicitați de la consultantul anterior aceste documente, de preferință în format digital:
- Situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale din ultimii ani, împreună cu deciziile de impunere
- Registrul imobilizărilor cu costurile de achiziție și amortizarea de până acum
- Balanța de verificare la data schimbării și sumele neachitate ale clienților și furnizorilor
- Fișele individuale de salarii din anul în curs, datele de bază ale angajaților și declarațiile
- Lista termenelor: declarațiile încă nedepuse, contestațiile, cererile și termenele la administrația fiscală
- Rapoartele inspecțiilor fiscale anterioare și corespondența în curs cu administrația fiscală
- Contracte cu relevanță fiscală: contractul de societate, împrumuturi, contracte de închiriere cu asociații
Dacă ambii consultanți lucrează cu DATEV, datele contabile pot fi transferate de regulă electronic. Pentru aceasta, consultantul anterior trebuie să autorizeze transferul datelor. Clarificați acest lucru din timp, deoarece fără această autorizare soldurile inițiale trebuie preluate manual.
Transferul împuternicirilor și al drepturilor de acces
Consultantul fiscal vă reprezintă în fața administrației fiscale pe baza unei împuterniciri. La schimbare, vechea împuternicire se revocă și se acordă una nouă; de regulă, de acest lucru se ocupă noul consultant. Aveți grijă ca deciziile și scrisorile să ajungă apoi la destinatarul corect, altfel mai ajung săptămâni întregi la vechiul consultant.
Gândiți-vă și la alte drepturi de acces: preluarea automată a tranzacțiilor bancare, accesul pentru transferul documentelor, contul ELSTER al firmei și mandatele de debitare directă pentru impozite. Pentru salarizare se adaugă accesul la casele de asigurări de sănătate și, după caz, la casele de compensare ale ramurii.
Prelungirea permanentă a termenului pentru declarațiile preliminare de TVA aparține, de altfel, firmei, nu consultantului. Ea rămâne valabilă și după schimbare.
Particularități la salarizare
La salarizare, o schimbare în cursul anului este posibilă, dar necesită o atenție deosebită. Noul prestator de salarizare trebuie să preia fișele individuale de salarii din anul în curs, adică toate salariile brute, impozitele și contribuțiile de până atunci pentru fiecare angajat. Numai așa sunt corecte valorile anuale, adeverințele de impozit pe salariu de la sfârșitul anului și declarațiile către asigurările sociale.
Numărul de înregistrare al angajatorului rămâne același la schimbare, la fel și afilierea la casele de asigurări de sănătate și la asigurarea pentru accidente de muncă. Se configurează din nou, în schimb, canalele prin care se transmit declarațiile și declarațiile de contribuții sociale. Particularitățile în curs, cum ar fi popririle, concediul pentru creșterea copilului, timpul parțial înainte de pensionare sau avantajele în natură, ar trebui menționate explicit în lista de predare.
Informați-vă angajații pe scurt dacă fluturașii de salariu vor arăta altfel sau vor ajunge la ei pe altă cale. Astfel evitați întrebările din prima lună. Cum preluăm salarizarea aflați pe pagina Salarizare.
Ce face noul consultant în primele săptămâni
Un consultant nou bun începe cu o analiză a situației actuale. Verifică ultimele decizii de impunere, de exemplu dacă sunt emise sub rezerva verificării ulterioare sau dacă există contestații în curs, reconciliază soldurile inițiale cu ultimele situații financiare anuale și întocmește un calendar al termenelor. Dacă observă ceva, îl semnalează imediat, nu abia la următoarele situații financiare anuale.
Folosiți discuția inițială și pentru a privi înainte: ce planificați în următorii ani, ce investiții urmează, există schimbări de asociați sau o succesiune? Cu cât noul consultant află mai devreme aceste lucruri, cu atât vă poate sprijini mai bine.
Capcane la schimbare
- Termene de contestație în curs: o decizie care sosește în timpul schimbării poate deveni definitivă fără să fi fost verificată
- Inspecții în curs: noul consultant trebuie să cunoască stadiul înainte de a vă reprezenta
- Declarație preliminară de TVA dublă sau lipsă: stabiliți în scris cine se ocupă de luna schimbării
- Salarizarea în anul în curs: fără fișe individuale de salarii complete, valorile anuale și adeverințele nu sunt corecte
- Solduri inițiale lipsă: fără balanța de verificare, noua contabilitate începe cu goluri
- Drepturi de acces uitate: preluarea tranzacțiilor bancare sau transferul documentelor continuă către vechiul consultant
Cele mai multe dintre aceste capcane pot fi evitate cu o simplă listă de predare, pe care vechiul și noul consultant o bifează împreună.
Schimbare separată pentru contabilitate și impozite
O schimbare este și un moment bun pentru a redistribui sarcinile. Multe firme încredințează contabilitatea curentă și salarizarea unui birou de contabilitate și păstrează sau aleg un consultant fiscal pentru declarațiile preliminare de TVA, situațiile financiare anuale și declarațiile fiscale. Cine ce are dreptul să facă explică articolul Birou de contabilitate sau consultant fiscal.
La schimbare, GKM preia contabilitatea curentă și salarizarea și coordonează predarea cu consultantul fiscal anterior și cu cel nou. Cum se desfășoară acest lucru aflați pe pagina Reconstituire și schimbarea contabilului. Dacă nu aveți încă un nou consultant fiscal, vă punem în legătură cu unul, gratuit și fără obligații: Găsiți un consultant fiscal.
Surse
Legile și instituțiile pe care le menționează articolul. Textele legilor trimit la gesetze-im-internet.de.
Acest articol oferă informații generale și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică pentru cazuri individuale. De întrebările fiscale se ocupă consultantul fiscal.