Vergi danışmanını değiştirmek büyük bir mesele değildir, ama planlama ister. Doğru zamanı seçen, belgeleri eksiksiz devralan ve vekâletnameleri düzgün biçimde değiştiren, kesintisiz geçiş yapar. Aşağıda süreci en sık karşılaşılan tuzaklarla birlikte adım adım bulabilirsiniz.
Değiştirmek için iyi nedenler
İşletme sahiplerinin çoğu tek bir hata yüzünden değil, iş birliği zamanla artık yürümediği için danışman değiştirir. Tipik nedenler şunlardır: uzun yanıt süreleri, son anda uyulan veya hiç uyulmayan süreler, eksik dijital süreçler, işletmenin sektöründe deneyimi olmayan bir danışman veya kimsenin anlaşılır biçimde açıklamadığı maliyetler.
Bazen neden sevindiricidir: İşletme büyür, bir GmbH kurar, çalışan alır veya yurt dışına satış yapar. O zaman bu konularda düzenli destek veren bir danışmana ihtiyaç duyar. Bazen de mevcut vergi danışmanı emekli olur ve büro kapatılır ya da satılır.
Değiştirmeden önce mevcut danışmanınızla açık bir görüşme yapmaya değer. Bazı sorunlar net anlaşmalarla çözülebilir. Çözülemiyorsa, düzenli bir geçiş iki taraf için de artık yalnızca göstermelik süren bir iş birliğinden daha iyidir.
Doğru zaman
Değişiklik her an mümkündür, ancak her an aynı ölçüde uygun değildir. En kolayı, geçen yılın yıllık finansal tablolarının ve vergi beyannamelerinin tamamlanmış olduğu zamandır. O zaman yeni danışman kapanmış bir yılı devralır ve temiz açılış bakiyeleriyle başlar.
- Muhasebe: hiçbir ay bölünmesin diye ay veya çeyrek dönem geçişinde
- Bordrolama: en iyisi yıl geçişinde, değilse ücret hesaplarının devralınmasıyla birlikte ay başında
- Yıllık finansal tablolar ve beyannameler: geçen yılınkiler verildikten sonra, bir süre dolmadan hemen önce değil
Bir vergi incelemesinin ortasında veya bir beyan süresi dolmadan hemen önce değişiklik yapmak elverişsizdir. Yine de gerekiyorsa yeni danışman açık süreleri hemen öğrenmeli ve gerekirse süre uzatımı istemelidir.
Sözleşmenin incelenmesi ve feshi
Vergi danışmanlığı sözleşmeleri genellikle, özel bir güvene dayanan yüksek nitelikli hizmetlere ilişkin hizmet sözleşmeleridir. Bu tür sözleşmeler § 627 BGB uyarınca birçok durumda her zaman feshedilebilir. Ancak sözleşmeniz bildirim süreleri veya götürü ücretler içerebilir; bu nedenle feshetmeden önce sözleşmenizi dikkatle okuyun.
Sözleşmeyi yazılı olarak feshedin ve önceki danışmanın hangi tarihten itibaren artık çalışmayacağını belirtin. Ayrıca hangi işleri hâlâ tamamlaması gerektiğini söyleyin, örneğin son ayın KDV ön beyannamesini veya ay sonuna kadarki bordrolamayı. Böylece ne boşluk oluşur ne de iş iki kez yapılır.
Ödenmemiş faturaları değişiklikten önce netleştirmelisiniz. § 66 StBerG uyarınca önceki vergi danışmanı, ücretleri ve masrafları ödenene kadar belgeleri teslim etmeyi reddedebilir; bunun somut koşullara göre ölçüsüz olacağı durumlar hariçtir. Kendi iş sonuçlarını da belirli durumlarda alıkoyabilir.
Yeni danışmanın ihtiyaç duyduğu belgeler
Devir ne kadar eksiksiz olursa, yeni danışman daha sonra o kadar az soru sormak zorunda kalır. Önceki danışmanınızdan şu belgeleri, mümkünse dijital olarak isteyin:
- Son yılların yıllık finansal tabloları ve vergi beyannameleri ile vergi tarh bildirimleri
- Edinme maliyetlerini ve bugüne kadarki amortismanı gösteren duran varlık listesi
- Geçiş tarihi itibarıyla mizan ile müşteri ve tedarikçilerin açık kalemleri
- İçinde bulunulan yılın ücret hesapları, çalışanların özlük bilgileri ve bildirimler
- Süre listesi: bekleyen beyannameler, itirazlar, başvurular ve vergi dairesindeki randevular
- Önceki vergi incelemelerinin raporları ve vergi dairesiyle süren yazışmalar
- Vergisel önemi olan sözleşmeler: şirket sözleşmesi, krediler, ortaklarla yapılan kira sözleşmeleri
İki danışman da DATEV ile çalışıyorsa muhasebe verileri genellikle elektronik olarak aktarılabilir. Bunun için önceki danışmanın verileri paylaşıma açması gerekir. Bunu erkenden netleştirin, çünkü veriler paylaşıma açılmazsa açılış bakiyelerinin elle aktarılması gerekir.
Vekâletnamelerin ve erişimlerin değiştirilmesi
Vergi danışmanı sizi vergi dairesi karşısında bir vekâletnameye dayanarak temsil eder. Değişiklikte eski vekâletname geri alınır ve yenisi verilir; bununla genellikle yeni danışman ilgilenir. Vergi tarh bildirimlerinin ve yazıların bundan sonra doğru yere gitmesine dikkat edin, aksi takdirde haftalarca eski danışmanın elinde kalabilirler.
Diğer erişimleri de düşünün: banka hareketlerinin otomatik alınması, belge aktarımı için erişimler, işletmenin ELSTER hesabı ve vergiler için doğrudan borçlandırma talimatları. Bordrolama için buna sağlık sigortası kurumlarına ve gerekirse sektörel fonlara erişimler eklenir.
Bu arada, KDV ön beyannameleri için sürekli süre uzatımı danışmana değil, işletmeye aittir. Değişiklikte de geçerliliğini korur.
Bordrolamaya özgü noktalar
Bordrolamada yıl ortasında değişiklik mümkündür, ancak özel özen gerektirir. Yeni bordro hizmet sağlayıcısı, içinde bulunulan yılın ücret hesaplarını, yani her çalışan için o güne kadarki tüm brüt ücretleri, vergileri ve primleri devralmalıdır. Ancak o zaman yıllık tutarlar, yıl sonundaki ücret vergisi belgeleri ve sosyal sigortaya yapılan bildirimler doğru olur.
İşletmenin işveren numarası değişiklikte aynı kalır; kayıtlı olduğu sağlık sigortası kurumları ve kaza sigortası kurumu da değişmez. Buna karşılık bildirimlerin ve prim bildirimlerinin iletildiği erişimler yeniden ayarlanır. Maaş hacizleri, ebeveyn izni, emekliliğe geçişte kısmi çalışma veya ayni menfaatler gibi devam eden özel durumlar devir listesinde açıkça yer almalıdır.
Maaş bordrosu ileride farklı görünecek veya başka bir yolla gelecekse çalışanlarınızı kısaca bilgilendirin. Bu, ilk ayda soruların önüne geçer. Bordrolamayı nasıl devraldığımızı Bordrolama sayfasında bulabilirsiniz.
Yeni danışmanın ilk haftalarda yaptıkları
İyi bir yeni danışman işe mevcut durum analiziyle başlar. Son vergi tarh bildirimlerini kontrol eder, örneğin inceleme hakkı saklı tutularak düzenlenip düzenlenmediklerini veya bekleyen itirazlar olup olmadığını; açılış bakiyelerini son yıllık finansal tablolarla karşılaştırır ve bir süre takvimi oluşturur. Bu sırada dikkatini çeken bir şey olursa bunu bir sonraki yıl sonunu beklemeden hemen dile getirir.
İlk görüşmeyi ileriye bakmak için de kullanın: Önümüzdeki yıllarda neler planlıyorsunuz, hangi yatırımlar gündemde, ortak değişikliği veya işletme devri söz konusu mu? Yeni danışman bunları ne kadar erken bilirse size o kadar iyi destek olabilir.
Değişiklikte karşılaşılan tuzaklar
- Açık itiraz süreleri: Değişiklik sırasında gelen bir vergi tarh bildirimi incelenmeden kesinleşebilir
- Devam eden incelemeler: Yeni danışman sizi temsil etmeden önce son durumu bilmelidir
- Çift verilen veya hiç verilmeyen KDV ön beyannamesi: Geçiş ayını kimin üstleneceğini yazılı olarak netleştirin
- Yıl içinde bordrolama: Eksiksiz ücret hesapları olmadan yıllık tutarlar ve belgeler doğru olmaz
- Eksik açılış bakiyeleri: Mizan olmadan yeni muhasebe eksiklerle başlar
- Unutulan erişimler: Banka hareketleri veya belge aktarımı eski danışmana gitmeye devam eder
Bu tuzakların çoğu, eski ve yeni danışmanın birlikte madde madde işaretlediği basit bir devir listesiyle önlenebilir.
Muhasebe ve vergiler için ayrı ayrı değişiklik
Değişiklik, görevleri yeniden dağıtmak için de iyi bir fırsattır. Birçok işletme aylık muhasebeyi ve bordrolamayı bir muhasebe bürosuna verir; KDV ön beyannameleri, yıllık finansal tablolar ve vergi beyannameleri için ise mevcut vergi danışmanıyla devam eder veya yeni birini seçer. Burada kimin neye yetkili olduğunu Muhasebe bürosu mu, vergi danışmanı mı yazısı açıklıyor.
GKM, değişiklikte aylık muhasebeyi ve bordrolamayı üstlenir ve devri önceki ve yeni vergi danışmanıyla koordine eder. Sürecin nasıl işlediğini Birikmiş muhasebe ve geçiş sayfasında bulabilirsiniz. Henüz yeni bir vergi danışmanınız yoksa sizi ücretsiz ve taahhütsüz olarak bir vergi danışmanıyla tanıştırırız: Vergi danışmanı bul.
Kaynaklar
Yazıda adı geçen kanunlar ve kurumlar. Kanun metinleri için gesetze-im-internet.de sitesine bağlantı verilir.
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.