Uczciwa odpowiedź brzmi: to zależy, ale nie od przypadku. Cena księgowości zależy od kilku czynników, które mogą Państwo sami dobrze ocenić. Pokazujemy tutaj, jakie to czynniki, jak rozliczają się doradcy podatkowi i biura rachunkowe oraz jak rzetelnie porównać oferty.
Jak rozliczają się doradcy podatkowi
Doradcy podatkowi rozliczają się według niemieckiego rozporządzenia o wynagrodzeniu doradców podatkowych, w skrócie StBVV. Za bieżące prowadzenie księgowości § 33 StBVV przewiduje opłatę miesięczną, która zależy od rocznego przychodu lub sumy kosztów, w zależności od tego, która kwota jest wyższa, i jest ustalana w określonych widełkach. Za rozliczanie płac § 34 StBVV określa opłatę za pracownika i okres rozliczeniowy, również w ramach widełek.
To, w którym miejscu widełek doradca podatkowy ustali wynagrodzenie, zależy od zakresu i stopnia trudności pracy. Doradcy podatkowi mogą też zawrzeć z Państwem porozumienie w sprawie wynagrodzenia, np. ryczałt miesięczny. W praktyce zdarza się to często, bo obie strony mogą wtedy planować.
Do tego dochodzą opłaty doradcy podatkowego za roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe. Jeśli księguje sam doradca podatkowy, zaliczkowa deklaracja VAT jest zgodnie z § 33 ust. 8 StBVV objęta opłatą za prowadzenie księgowości. Jeśli bieżącą księgowość przejmuje biuro rachunkowe, doradca podatkowy rozlicza zaliczkową deklarację VAT osobno. Roczne sprawozdanie finansowe i deklaracje podatkowe trzeba sporządzić w każdym przypadku.
Jak rozliczają się biura rachunkowe
Biura rachunkowe nie są związane żadnym taryfikatorem opłat i swobodnie ustalają ceny. Typowe są ryczałty miesięczne zależne od przewidywanego nakładu pracy, czasem też ceny za księgowanie lub za dokument. Za zadania specjalne, takie jak uporządkowanie zaległej księgowości czy wdrożenie cyfrowych procesów, obowiązują stałe ceny lub stawki godzinowe.
W GKM cenę bieżącej księgowości i rozliczania płac ustalamy indywidualnie: po wypełnieniu krótkiego kwestionariusza otrzymują Państwo stałą ofertę miesięczną. Więcej na ten temat na stronie Cennik.
Ważne przy porównywaniu: biuro rachunkowe nie zastępuje w pełni doradcy podatkowego. Porównując oferty, zawsze warto więc zsumować koszty księgowości i doradcy podatkowego. Dlaczego tak jest, wyjaśnia artykuł Biuro rachunkowe czy doradca podatkowy.
Te czynniki decydują o cenie
Niezależnie od tego, czy usługodawca rozlicza się według taryfikatora, czy swobodnie: nakład pracy prawie zawsze zależy od tych samych czynników. Kto je zna, lepiej oceni ofertę.
- Liczba księgowań: ile transakcji bankowych, faktur i operacji kasowych powstaje w miesiącu?
- Kanały płatności: trzeba uzgodnić każdy rachunek, każdy serwis płatniczy i każdą platformę sprzedażową
- Jakość dokumentów: czy dokumenty przychodzą kompletne i w formie cyfrowej, czy trzeba ich szukać i się o nie dopominać?
- Metoda ustalania zysku: przy bilansie prowadzi się ewidencję nierozliczonych pozycji, przy rachunku nadwyżki przychodów nad wydatkami zwykle nie
- Raporty: miejsca powstawania kosztów, projekty lub oddziały sprawiają, że księgowość dostarcza więcej informacji, ale też wymaga więcej pracy
- Powiązania z zagranicą: waluty obce, dostawy za granicę i import wymagają większej staranności
- Specyfika branży: prowadzenie kasy w handlu, usługi budowlane, samochody używane lub rozliczenia platform sprzedażowych
- Płace: liczba pracowników, rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, układy zbiorowe, dodatki i minijoby
- Zaległości: zaległe miesiące lub lata są porządkowane osobno
Dwie firmy o takim samym przychodzie mogą więc płacić bardzo różne ceny. Konsultant z dwudziestoma fakturami miesięcznie to mniej pracy niż sprzedawca internetowy o takim samym przychodzie, ale z tysiącami zamówień i pięcioma serwisami płatniczymi.
Praktyczna wskazówka: dla typowego miesiąca warto policzyć transakcje bankowe, faktury zakupowe i sprzedażowe oraz kanały płatności. Z tymi trzema liczbami otrzymają Państwo wiarygodną ofertę od niemal każdego usługodawcy, a oferty da się ze sobą porównać.
Ile kosztuje rozliczanie płac
Rozliczanie płac jest niemal zawsze wyceniane za pracownika miesięcznie. Cena podstawowa obejmuje rozliczenie, zgłoszenia do kas chorych, zestawienia składek i deklarację podatku od wynagrodzeń. Rzeczywisty nakład pracy zależy jednak mniej od liczby pracowników, a bardziej od rodzaju zatrudnienia.
- Rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia: każde zgłoszenie i wyrejestrowanie wymaga dokumentów i sprawdzenia, zwłaszcza przy dużej rotacji
- Zmienna liczba godzin: stawki godzinowe rozliczane według kart czasu pracy wymagają więcej pracy niż stałe wynagrodzenia
- Układy zbiorowe i dodatki: grupy zaszeregowania, dodatki za pracę w nocy i w niedziele lub kasy branżowe, jak w budownictwie
- Minijoby i zatrudnienie krótkoterminowe: limity zarobków i limity czasu trzeba stale monitorować
- Świadczenia w naturze: samochody służbowe, bilety na dojazdy do pracy lub bony rozlicza się osobno
- Zaświadczenia: dochodzą zaświadczenia o zatrudnieniu, zaświadczenia o zarobkach lub zajęcia komornicze wynagrodzenia
W GKM cenę rozliczania płac za pracownika miesięcznie podajemy w ofercie. Jest tam też opisane, co obejmuje cena, aby wiedzieli Państwo, czego się spodziewać. Więcej na ten temat na stronie Rozliczanie płac.
Co powinna obejmować cena
Rzetelna oferta na bieżącą księgowość dokładnie opisuje, co Państwo za nią otrzymują. Naszym zdaniem te usługi powinny być zawarte w każdym ryczałcie miesięcznym:
- Zaksięgowanie wszystkich dokumentów i transakcji bankowych z danego miesiąca
- Uzgodnienie rachunków bankowych, kas i serwisów płatniczych
- Lista brakujących dokumentów, aby wiedzieli Państwo dokładnie, co dosłać
- Raport miesięczny z wynikiem i porównaniem z poprzednim rokiem
- Przekazanie danych doradcy podatkowemu w odpowiednim formacie
Warto też zapytać, czego oferta nie obejmuje. Typowe koszty dodatkowe to rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia w rozliczaniu płac, raporty specjalne, zaświadczenia dla urzędów lub uporządkowanie miesięcy sprzed rozpoczęcia umowy.
Ukryte koszty taniej księgowości
Najniższa cena nie zawsze oznacza najtańsze rozwiązanie. Jeśli bieżąca księgowość ma luki, różnicę zapłacą Państwo później: doradca podatkowy potrzebuje więcej czasu na roczne sprawozdanie finansowe i dolicza to do swojego wynagrodzenia. Błędy w VAT prowadzą do dopłat z odsetkami. A kto nie ma wiarygodnego raportu miesięcznego, za późno zauważa problemy z płynnością finansową.
Do tego dochodzą terminy. Jeśli zaliczkowa deklaracja VAT zostanie złożona za późno, urząd skarbowy może nałożyć dopłatę za nieterminowe złożenie deklaracji; jeśli podatek zostanie zapłacony za późno, naliczane są dopłaty za zwłokę. Rzadko dzieje się tak z braku pieniędzy, zwykle dlatego, że księgowość za dany miesiąc nie była gotowa na czas.
Także Państwa czas ma swoją cenę. Kto wieczorami sortuje dokumenty, uzgadnia wyciągi bankowe i odpowiada na pytania, tego w ciągu dnia brakuje w firmie. Dobrze zorganizowana księgowość zajmuje w idealnym przypadku kilka minut miesięcznie: przesłać dokumenty, odpowiedzieć na zebrane pytania, przeczytać raport.
Samodzielna księgowość, program czy biuro rachunkowe?
W przypadku założycieli firm z niewielką liczbą dokumentów sensowne może być, aby na początku samodzielnie prowadzić księgowość w programie. Programy są niedrogie, dobrze prowadzą przez codzienne zadania i przekazują dane doradcy podatkowemu. Jakie są rozwiązania, pokazuje porównanie DATEV, Lexware Office czy sevdesk.
Wraz z rozwojem firmy zmienia się kalkulacja. Więcej dokumentów, pracowników, kanałów płatności czy transakcji zagranicznych zabiera czas i zwiększa ryzyko błędów. Najpóźniej wtedy, gdy regularnie poświęcają Państwo księgowości więcej niż kilka godzin w miesiącu lub doradca podatkowy przy rocznym sprawozdaniu finansowym musi wiele poprawiać, warto porównać koszty z ofertą biura rachunkowego.
Możliwe jest rozwiązanie pośrednie: nadal wystawiają Państwo faktury we własnym programie, a biuro rachunkowe przejmuje księgowanie, uzgadnianie i raporty.
Jak porównywać oferty
Dzięki tym pytaniom porównają Państwo oferty na równych zasadach:
- Łączne koszty: ile kosztują księgowość i doradca podatkowy razem w ciągu roku?
- Zakres usług: co dokładnie obejmuje ryczałt, a co kosztuje dodatkowo?
- Terminy: do kiedy miesiąc jest zaksięgowany, aby zaliczkową deklarację VAT można było złożyć na czas?
- Zmiana ceny: kiedy i jak zmienia się cena, gdy firma się rozwija?
- Okres obowiązywania i wypowiedzenie: na jak długo się Państwo wiążą i jak dane zostaną przekazane przy zmianie usługodawcy?
- Dostępność: czy mają Państwo stałą osobę kontaktową i w jakim języku?
U nas po wypełnieniu krótkiego kwestionariusza otrzymują Państwo pisemną ofertę ze stałą ceną miesięczną. Jeśli nie mają Państwo jeszcze doradcy podatkowego, na życzenie wskażemy doradcę podatkowego, z którym współpracujemy; swoją ofertę przesyła on sam. Poproś o ofertę.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.