Ein Rückstand in der Buchhaltung ist häufiger, als viele denken, und er ist lösbar. Entscheidend ist, schnell anzufangen und in der richtigen Reihenfolge vorzugehen. Hier ist der Weg vom ersten Überblick bis zur Übergabe an den Steuerberater, ohne Papierberge und ohne Panik.
Wie Rückstände entstehen
Kaum ein Unternehmer lässt die Buchhaltung absichtlich liegen. Meist kommt eins zum anderen: ein starkes Jahr mit viel Arbeit, eine Krankheit, ein Mitarbeiter, der die Buchhaltung gemacht hat und gegangen ist, oder ein Steuerberater, der das Mandat beendet hat. Aus einem Monat werden drei, aus drei ein Jahr.
Je länger der Rückstand dauert, desto schwerer fällt der Anfang. Belege sind verstreut, Kontoauszüge fehlen, und das Finanzamt schreibt Erinnerungen. Das Gute ist: Die Aufarbeitung folgt immer denselben Schritten. Wer sie kennt, verliert die Angst vor dem Berg.
Was passiert, wenn nichts passiert
Das Finanzamt wartet nicht unbegrenzt. Wer Erklärungen nicht abgibt, bekommt zunächst Erinnerungen, dann können ein Verspätungszuschlag und ein Zwangsgeld folgen. Liegen Erklärungen weiterhin nicht vor, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen. Schätzungen fallen selten zu Ihren Gunsten aus, und die geschätzte Steuer ist trotzdem fällig.
Gegen einen Schätzungsbescheid können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Am wirksamsten ist es, die fehlende Erklärung nachzureichen; dann wird der Bescheid in der Regel auf Grundlage der tatsächlichen Zahlen geändert. Ist die Frist verstrichen, wird es deutlich schwieriger.
Auch außerhalb des Finanzamts hat ein Rückstand Folgen. Banken verlangen für Kredite aktuelle Auswertungen, Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahresabschlüsse offenlegen und riskieren sonst ein Ordnungsgeld, und ohne aktuelle Zahlen fehlt Ihnen selbst der Überblick über Liquidität und Ergebnis.
Wenn Erklärungen über längere Zeit fehlen oder zu niedrig waren, können auch strafrechtliche Fragen eine Rolle spielen. Das ist keine Aufgabe für ein Buchhaltungsbüro. Sprechen Sie in diesem Fall vertraulich mit einem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Steuerrecht, bevor Sie Unterlagen beim Finanzamt einreichen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Am Anfang steht ein ehrlicher Überblick. Er dauert meist nur ein bis zwei Gespräche und klärt, was wirklich zu tun ist.
- Offene Zeiträume: Welche Monate und Jahre sind nicht gebucht?
- Post vom Finanzamt: Schätzungsbescheide, Erinnerungen, Fristsetzungen und Vollstreckungsankündigungen sammeln. Wir geben sie ungeprüft an den Steuerberater weiter; er bewertet sie und klärt, welche Abschlüsse und Erklärungen fehlen
- Steuerkonto: Den Kontoauszug vom Finanzamt mit offenen und gezahlten Beträgen wertet der Steuerberater aus
- Konten und Zahlungswege: Welche Bankkonten, Kreditkarten, Kassen und Zahlungsdienste gab es im Zeitraum?
- Belege: Wo liegen sie, digital, im Postfach, im Ordner oder im Schuhkarton?
- Mitarbeiter: Wurden Löhne abgerechnet und Meldungen abgegeben?
Aus der Bestandsaufnahme ergibt sich der Umfang. Erst danach lässt sich seriös sagen, wie lange die Aufarbeitung dauert und was sie kostet.
Schritt 2: Kontoauszüge und Belege beschaffen
Die Grundlage jeder Aufarbeitung sind die Kontoauszüge. Jede Bankbewegung muss gebucht werden, und zu jeder Bewegung gehört im Idealfall ein Beleg. Viele Banken stellen Umsätze elektronisch nur für einen begrenzten Zeitraum bereit; ältere Auszüge lassen sich meist nachbestellen, manchmal gegen eine Gebühr. Fragen Sie früh danach, denn das kann dauern.
Fehlende Rechnungen lassen sich oft leichter beschaffen, als man denkt. Viele Lieferanten haben Kundenportale, in denen alte Rechnungen liegen, etwa Telekommunikationsanbieter, Energieversorger, Versandhändler oder Tankkartenanbieter. Zahlungsdienste und Marktplätze bieten Berichte für frühere Zeiträume zum Herunterladen an.
Wo ein Beleg endgültig fehlt, kann ein Eigenbeleg die Buchung dokumentieren: mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Anlass und Ihrer Unterschrift. Für die Vorsteuer reicht ein Eigenbeleg allerdings nicht, denn sie darf nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung abgezogen werden. Es lohnt sich deshalb, bei größeren Beträgen eine Rechnungskopie beim Lieferanten anzufordern.
Kassenbücher, Tagesabschlüsse und Lohnunterlagen gehören ebenfalls dazu, wenn es im Zeitraum eine Kasse oder Mitarbeiter gab. Fehlen sie, klären wir mit Ihnen und dem Steuerberater, wie die Lücke dokumentiert wird.
Schritt 3: Die richtige Reihenfolge
In der Regel wird chronologisch gearbeitet, beginnend mit dem ältesten offenen Jahr. Der Grund ist einfach: Jedes Jahr beginnt mit den Endbeständen des Vorjahres. Wer mit dem jüngsten Jahr anfängt, muss später alles noch einmal anpassen.
Es gibt aber Ausnahmen. Liegen für ein Jahr Schätzungsbescheide mit laufender Einspruchsfrist vor oder hat das Finanzamt eine Frist gesetzt, kommt dieses Jahr zuerst. Die Reihenfolge legen wir gemeinsam mit dem Steuerberater fest.
Ebenso wichtig: Der laufende Monat beginnt sofort. Während die alten Jahre aufgearbeitet werden, buchen wir die aktuellen Monate bereits regulär. So wächst der Rückstand nicht weiter, und die Aufarbeitung hat ein festes Ende.
Schritt 4: Buchen und abstimmen
Jetzt wird gebucht, Monat für Monat und Konto für Konto. Am Ende jedes Monats muss der Saldo jedes Bankkontos auf den Cent mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Kassen, Zahlungsdienste und Kreditkarten werden genauso abgestimmt. Offene Rechnungen an Kunden und von Lieferanten werden zugeordnet, private Zahlungen von betrieblichen getrennt. Abschluss- und Eröffnungsbuchungen gehören nicht zum Nachbuchen; sie übernimmt der Steuerberater mit dem Jahresabschluss.
Was beim Buchen fehlt, kommt auf eine Liste. Statt Sie Beleg für Beleg anzuschreiben, sammeln wir die Fragen und schicken sie gebündelt, nach Monaten geordnet. Sie beantworten sie in einem Durchgang oder laden die fehlenden Belege im Kundenportal hoch.
Wurden Mitarbeiter beschäftigt, gehören auch die Lohnabrechnungen zur Aufarbeitung. Fehlende Abrechnungen und Meldungen werden nachgeholt, damit Lohnkonten, Beiträge und Lohnsteuer stimmen.
Schritt 5: Übergabe an den Steuerberater
Ist ein Jahr gebucht und abgestimmt, übergeben wir es dem Steuerberater. Er erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen und entscheidet, welche Anmeldungen noch abzugeben oder zu berichtigen sind. Weil die Zahlen abgestimmt sind, kann er ohne lange Rückfragen arbeiten.
Danach folgt das nächste Jahr, bis der Rückstand vollständig aufgeholt ist. Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben oder Ihr bisheriger das Mandat beendet hat, stellen wir den Kontakt her, kostenlos und unverbindlich: Steuerberater finden.
Wie lange dauert es, und was kostet es?
Die Dauer hängt weniger von der Zahl der Jahre ab als vom Zustand der Belege. Ein Jahr mit vollständigen Kontoauszügen und digitalen Rechnungen ist schnell gebucht. Ein Jahr, in dem Belege gesucht und Auszüge nachbestellt werden müssen, dauert länger. Nach der Bestandsaufnahme, dem Rückstands-Check, nennen wir Ihnen einen Zeitplan und einen Festpreis je nachgebuchtem Monat. Auch Ihre Mitwirkung zählt: Je schneller Rückfragen beantwortet sind, desto schneller ist ein Jahr fertig.
Mehr zu unserem Vorgehen steht auf der Seite Buchhaltung aufarbeiten. Dort können Sie auch direkt eine Bestandsaufnahme anfragen.
So bleibt es danach in Ordnung
Nach der Aufarbeitung sollte es nicht wieder so weit kommen. Das gelingt mit einer festen Monatsroutine, die wenig Zeit kostet:
- Belege sofort digital: Foto vom Handy oder Weiterleitung per E-Mail, direkt ins Kundenportal
- Kontoauszüge jeden Monat: als Datei aus dem Onlinebanking herunterladen und im Kundenportal hochladen
- Fester Termin: Belege bis zum 5. des Folgemonats, damit der Monat rechtzeitig gebucht ist
- Liste fehlender Belege: einmal im Monat abarbeiten, nicht sammeln
- Monatliche Auswertung: kurz lesen und bei Auffälligkeiten nachfragen
Mit dieser Routine ist die laufende Buchhaltung eine Sache von Minuten im Monat, und der nächste Jahresabschluss kommt ohne Überraschungen.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.