Отставание в бухгалтерии встречается чаще, чем многие думают, и его можно устранить. Главное — начать быстро и действовать в правильной последовательности. Ниже — путь от первого обзора до передачи налоговому консультанту, без гор бумаги и без паники.
Как возникает отставание
Мало кто из предпринимателей забрасывает бухгалтерию намеренно. Обычно одно накладывается на другое: удачный год с большим количеством работы, болезнь, ушедший сотрудник, который вёл бухгалтерию, или налоговый консультант, прекративший обслуживание. Из одного месяца получается три, из трёх — год.
Чем дольше длится отставание, тем труднее начать. Документы разбросаны, банковских выписок не хватает, а налоговая инспекция присылает напоминания. Хорошая новость: восстановление учёта всегда проходит по одним и тем же шагам. Кто их знает, тот перестаёт бояться завала.
Что будет, если ничего не делать
Налоговая инспекция не ждёт бесконечно. Тот, кто не подаёт декларации, сначала получает напоминания, затем могут последовать штраф за несвоевременную подачу и принудительный штраф. Если декларации так и не поданы, налоговая инспекция определяет базу налогообложения расчётным путём. Такая оценка редко оказывается в вашу пользу, а налог по оценке всё равно подлежит уплате.
На решение, вынесенное по оценке, можно подать возражение в течение одного месяца. Эффективнее всего — подать недостающую декларацию; тогда решение, как правило, изменяется на основе фактических цифр. Если срок пропущен, всё становится значительно сложнее.
Отставание имеет последствия и за пределами налоговой инспекции. Банки требуют для кредитов актуальные отчёты, общества капитала обязаны раскрывать годовую отчётность, иначе им грозит штраф, а без актуальных цифр вы и сами не видите общей картины ликвидности и финансового результата.
Если декларации отсутствовали в течение длительного времени или были занижены, могут возникнуть и вопросы уголовного характера. Это не входит в задачи бухгалтерского бюро. В таком случае проконсультируйтесь конфиденциально с налоговым консультантом или адвокатом, специализирующимся на налоговом праве, прежде чем подавать документы в налоговую инспекцию.
Шаг 1: анализ текущего состояния
Всё начинается с честного обзора. Обычно хватает одного-двух разговоров, чтобы понять, что действительно нужно сделать.
- Необработанные периоды: за какие месяцы и годы нет проводок?
- Письма из налоговой инспекции: соберите решения по оценке, напоминания, требования с установленными сроками и уведомления о принудительном взыскании. Мы передаём их налоговому консультанту без проверки; он оценивает их и выясняет, каких годовых отчётов и деклараций не хватает
- Налоговый счёт: налоговый консультант анализирует выписку из налогового счёта с указанием неоплаченных и уплаченных сумм
- Счета и способы оплаты: какие банковские счета, кредитные карты, кассы и платёжные сервисы были в этот период?
- Документы: где они лежат — в цифровом виде, в почтовом ящике, в папке или в коробке из-под обуви?
- Сотрудники: рассчитывалась ли заработная плата и подавались ли сведения?
Анализ текущего состояния показывает объём работы. Только после этого можно обоснованно сказать, сколько продлится восстановление учёта и сколько оно будет стоить.
Шаг 2: собрать выписки и документы
Основа любого восстановления учёта — банковские выписки. Каждая банковская операция должна быть проведена, и к каждой операции в идеале относится документ. Многие банки дают доступ к операциям в электронном виде только за ограниченный период; более старые выписки обычно можно заказать повторно, иногда за плату. Спросите об этом заранее, потому что это может занять время.
Недостающие счета часто получить проще, чем кажется. У многих поставщиков есть личные кабинеты, в которых хранятся старые счета, например у операторов связи, энергоснабжающих компаний, интернет-магазинов или эмитентов топливных карт. Платёжные сервисы и маркетплейсы предлагают отчёты за прошлые периоды для скачивания.
Если документ утрачен окончательно, проводку может подтвердить документ, составленный вами самостоятельно: с датой, суммой, получателем платежа, поводом и вашей подписью. Однако для вычета входного НДС такого документа недостаточно: вычет возможен только при наличии надлежаще оформленного счёта. Поэтому при крупных суммах стоит запросить у поставщика копию счёта.
Сюда же относятся кассовые книги, дневные кассовые отчёты и документы по заработной плате, если в этот период была касса или работали сотрудники. Если их нет, мы вместе с вами и налоговым консультантом решаем, как задокументировать пробел.
Шаг 3: правильная последовательность
Как правило, работа ведётся в хронологическом порядке, начиная с самого старого незавершённого года. Причина проста: каждый год начинается с конечных остатков предыдущего года. Тот, кто начинает с самого последнего года, позже вынужден будет всё пересчитывать заново.
Но есть исключения. Если за какой-то год есть решения по оценке с ещё не истёкшим сроком возражения или налоговая инспекция установила срок, этот год идёт первым. Последовательность мы определяем вместе с налоговым консультантом.
Не менее важно: текущий месяц мы берём в работу сразу. Пока восстанавливаются прошлые годы, учёт за текущие месяцы мы уже ведём в обычном порядке. Так отставание не растёт, а у восстановления учёта есть чёткий конец.
Шаг 4: проводки и сверка
Теперь всё проводится — месяц за месяцем и счёт за счётом. В конце каждого месяца сальдо каждого банковского счёта должно до цента совпадать с выпиской. Кассы, платёжные сервисы и кредитные карты сверяются точно так же. Неоплаченные счета клиентам и от поставщиков сопоставляются с платежами, частные платежи отделяются от операций предприятия. Заключительные проводки и проводки на открытие года к восстановлению учёта не относятся; их делает налоговый консультант вместе с годовой отчётностью.
Всё, чего не хватает при проводке, вносится в список. Вместо того чтобы писать вам по каждому документу, мы собираем вопросы и отправляем их одним списком, упорядоченным по месяцам. Вы отвечаете на них за один раз или загружаете недостающие документы в личный кабинет.
Если работали сотрудники, к восстановлению учёта относится и расчёт заработной платы. Недостающие расчёты и сведения восполняются, чтобы лицевые счета сотрудников, взносы и налог на заработную плату были верными.
Шаг 5: передача налоговому консультанту
Когда все операции за год проведены и сверены, мы передаём год налоговому консультанту. Он составляет годовую отчётность и налоговые декларации и решает, какие декларации ещё нужно подать или исправить. Поскольку цифры сверены, он может работать без долгих уточнений.
Затем мы берёмся за следующий год, пока отставание не будет полностью ликвидировано. Если у вас ещё нет налогового консультанта или прежний прекратил обслуживание, мы поможем установить контакт — бесплатно и без обязательств: Найти налогового консультанта.
Сколько времени это займёт и сколько это будет стоить?
Продолжительность зависит не столько от количества лет, сколько от состояния документов. Год с полными выписками и цифровыми счетами восстанавливается быстро. Год, за который нужно искать документы и заказывать выписки повторно, занимает больше времени. После анализа текущего состояния — диагностики учёта — мы называем вам график и фиксированную цену за каждый восстановленный месяц. Ваше участие тоже важно: чем быстрее вы отвечаете на вопросы, тем быстрее готов год.
Подробнее о нашем подходе — на странице Восстановление учёта. Там же можно сразу запросить анализ текущего состояния.
Как поддерживать порядок в дальнейшем
После восстановления учёта важно не допустить нового отставания. В этом помогает постоянный ежемесячный порядок, который отнимает мало времени:
- Документы сразу в цифровом виде: фото с телефона или пересылка по электронной почте прямо в личный кабинет
- Банковские выписки каждый месяц: скачать файлом из онлайн-банка и загрузить в личный кабинет
- Фиксированный срок: документы до 5-го числа следующего месяца, чтобы проводки за месяц были сделаны вовремя
- Список недостающих документов: обрабатывать раз в месяц, не накапливать
- Ежемесячный отчёт: коротко просмотреть и спросить, если что-то бросается в глаза
С такой системой текущий бухгалтерский учёт занимает всего несколько минут в месяц, а следующая годовая отчётность готовится без неожиданностей.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.