Birikmiş muhasebe, birçok kişinin sandığından daha yaygındır ve çözülebilir bir sorundur. Önemli olan, hızla başlamak ve doğru sırayla ilerlemektir. Aşağıda ilk genel değerlendirmeden vergi danışmanına teslime kadar izlenecek yolu bulabilirsiniz: kâğıt yığınları olmadan ve panik yapmadan.
Birikmiş muhasebe nasıl oluşur
Neredeyse hiçbir işletme sahibi muhasebesini bilerek ihmal etmez. Çoğu zaman bir şey diğerini izler: işlerin çok yoğun olduğu bir yıl, bir hastalık, muhasebeyi yürüten ve işten ayrılan bir çalışan ya da iş ilişkisini sonlandıran bir vergi danışmanı. Bir ay üç aya, üç ay bir yıla dönüşür.
Muhasebe ne kadar uzun süre birikirse başlamak o kadar zorlaşır. Belgeler dağınıktır, hesap ekstreleri eksiktir ve vergi dairesi hatırlatma yazıları gönderir. İşin iyi yanı şu: Birikmiş muhasebenin tamamlanması her zaman aynı adımları izler. Bu adımları bildiğinizde iş yığını gözünüzü korkutmaz.
Hiçbir şey yapılmazsa ne olur
Vergi dairesi sonsuza kadar beklemez. Beyannamelerinizi vermezseniz önce hatırlatma yazıları alırsınız, ardından geç beyan zammı ve zorlama para cezası gelebilir. Beyannameler hâlâ verilmemişse vergi dairesi vergi matrahlarını tahmin yoluyla belirler. Tahminler nadiren sizin lehinize olur ve tahmin edilen vergi yine de ödenmelidir.
Tahmine dayalı vergi tarh bildirimine bir ay içinde itiraz edebilirsiniz. En etkili yol, eksik beyannameyi sonradan vermektir; bu durumda vergi tarh bildirimi genellikle gerçek rakamlar esas alınarak değiştirilir. Süre geçtikten sonra iş çok daha zorlaşır.
Birikmiş muhasebenin vergi dairesi dışında da sonuçları vardır. Bankalar kredi için güncel raporlar ister, sermaye şirketleri yıllık finansal tablolarını kamuya açıklamak zorundadır ve aksi takdirde para cezası riskiyle karşılaşır; güncel rakamlar olmadan likiditenizi ve kâr-zarar durumunuzu kendiniz de takip edemezsiniz.
Beyannameler uzun süre verilmemişse veya beyan edilen tutarlar olması gerekenden düşük kalmışsa ceza hukukuna ilişkin sorular da gündeme gelebilir. Bu, bir muhasebe bürosunun işi değildir. Bu durumda vergi dairesine belge sunmadan önce bir vergi danışmanıyla veya vergi hukuku alanında uzman bir avukatla gizlilik içinde görüşün.
Adım 1: Mevcut durum analizi
İşe dürüst bir genel değerlendirmeyle başlanır. Bu değerlendirme genellikle yalnızca bir iki görüşme sürer ve gerçekte neler yapılması gerektiğini netleştirir.
- Açık dönemler: Hangi aylar ve yıllar muhasebeleştirilmedi?
- Vergi dairesinden gelen yazılar: Tahmine dayalı vergi tarh bildirimlerini, hatırlatmaları, süre tanıyan yazıları ve cebri icra duyurularını toplayın. Bunları incelemeden vergi danışmanına iletiyoruz; vergi danışmanı bunları değerlendirir ve hangi yıllık finansal tabloların ve beyannamelerin eksik olduğunu netleştirir
- Vergi dairesindeki mükellef hesabı: Açık ve ödenmiş tutarları gösteren, vergi dairesinden alınan hesap ekstresini vergi danışmanı değerlendirir
- Hesaplar ve ödeme yolları: Bu dönemde hangi banka hesapları, kredi kartları, kasalar ve ödeme hizmetleri vardı?
- Belgeler: Dijital ortamda mı, e-posta kutusunda mı, klasörde mi, yoksa ayakkabı kutusunda mı duruyor?
- Çalışanlar: Ücretler bordrolandı ve bildirimler yapıldı mı?
Kapsam, mevcut durum analizinden ortaya çıkar. Birikmiş muhasebenin tamamlanmasının ne kadar süreceği ve neye mal olacağı ancak bundan sonra sağlıklı biçimde söylenebilir.
Adım 2: Hesap ekstrelerinin ve belgelerin temini
Birikmiş muhasebeyi tamamlamanın temeli hesap ekstreleridir. Her banka hareketi muhasebeleştirilmelidir ve ideal olarak her hareketin bir belgesi bulunur. Birçok banka hesap hareketlerini elektronik olarak yalnızca sınırlı bir süre için sunar; eski ekstreler çoğu zaman, bazen ücret karşılığında, yeniden istenebilir. Bunları erkenden isteyin, çünkü bu zaman alabilir.
Eksik faturaları temin etmek çoğu zaman sanıldığından kolaydır. Telekomünikasyon şirketleri, enerji tedarikçileri, online satış şirketleri veya akaryakıt kartı sağlayıcıları gibi birçok tedarikçinin, eski faturaların saklandığı müşteri panelleri vardır. Ödeme hizmetleri ve pazaryerleri, geçmiş dönemlere ait raporları indirilebilir olarak sunar.
Bir belge kesin olarak bulunamıyorsa, muhasebe kaydının dayanağı olarak bir iç belge düzenlenebilir: tarih, tutar, ödeme alıcısı, ödemenin nedeni ve imzanızla. Ancak iç belge KDV indirimi için yeterli değildir, çünkü indirilecek KDV yalnızca usulüne uygun bir faturayla indirilebilir. Bu nedenle büyük tutarlarda tedarikçiden fatura kopyası istemeye değer.
Dönem içinde kasa veya çalışan varsa kasa defterleri, gün sonu raporları ve bordro belgeleri de buna dahildir. Bunlar eksikse boşluğun nasıl belgeleneceğini sizinle ve vergi danışmanıyla birlikte netleştiriyoruz.
Adım 3: Doğru sıralama
Kural olarak en eski açık yıldan başlanarak kronolojik sırayla çalışılır. Nedeni basittir: Her yıl, önceki yılın kapanış bakiyeleriyle başlar. En yeni yıldan başlarsanız sonradan her şeyi yeniden uyarlamanız gerekir.
Ancak istisnalar vardır. Bir yıl için itiraz süresi devam eden tahmine dayalı vergi tarh bildirimleri varsa veya vergi dairesi bir süre belirlemişse önce o yıl ele alınır. Sıralamayı vergi danışmanıyla birlikte belirliyoruz.
Aynı derecede önemli: İçinde bulunulan ayın muhasebesine hemen başlanır. Eski yıllar tamamlanırken güncel ayları şimdiden olağan şekilde muhasebeleştiriyoruz. Böylece birikmiş muhasebe daha fazla büyümez ve tamamlama sürecinin belirli bir sonu olur.
Adım 4: Muhasebe kaydı ve mutabakat
Şimdi muhasebe kayıtları ay ay ve hesap hesap yapılır. Her ayın sonunda her banka hesabının bakiyesi hesap ekstresiyle kuruşu kuruşuna örtüşmelidir. Kasalar, ödeme hizmetleri ve kredi kartları için de aynı şekilde mutabakat yapılır. Müşterilere kesilen ve tedarikçilerden gelen ödenmemiş faturalar eşleştirilir, özel ödemeler işletme ödemelerinden ayrılır. Kapanış ve açılış kayıtları geçmiş ayların muhasebeleştirilmesine dahil değildir; bunları vergi danışmanı yıllık finansal tablolarla birlikte üstlenir.
Kayıt sırasında eksik olan her şey bir listeye yazılır. Size belge belge yazmak yerine soruları topluyor ve aylara göre sıralayarak toplu olarak gönderiyoruz. Siz de soruları tek seferde yanıtlar veya eksik belgeleri müşteri paneline yüklersiniz.
Çalışan istihdam edildiyse bordrolar da birikmiş muhasebenin tamamlanmasına dahildir. Eksik bordrolar ve bildirimler sonradan yapılır; böylece ücret hesapları, primler ve ücret vergisi doğru olur.
Adım 5: Vergi danışmanına teslim
Bir yılın muhasebe kayıtları ve mutabakatı tamamlandığında o yılı vergi danışmanına teslim ediyoruz. Vergi danışmanı yıllık finansal tabloları ve vergi beyannamelerini hazırlar; hangi dönemsel beyannamelerin henüz verilmesi veya düzeltilmesi gerektiğine de o karar verir. Rakamların mutabakatı yapılmış olduğu için uzun soru-cevap süreçlerine gerek kalmadan çalışabilir.
Ardından birikmiş muhasebe tamamen giderilene kadar bir sonraki yıla geçilir. Henüz bir vergi danışmanınız yoksa veya önceki danışmanınız iş ilişkisini sonlandırdıysa sizi ücretsiz ve taahhütsüz olarak bir vergi danışmanıyla tanıştırıyoruz: Vergi danışmanı bul.
Ne kadar sürer ve maliyeti nedir?
Süre, yıl sayısından çok belgelerin durumuna bağlıdır. Hesap ekstreleri eksiksiz ve faturaları dijital olan bir yıl hızla muhasebeleştirilir. Belgelerin arandığı ve ekstrelerin yeniden istenmesi gereken bir yıl daha uzun sürer. Mevcut durum analizinin, yani birikmiş muhasebe kontrolünün ardından size bir zaman planı ve sonradan muhasebeleştirilen her ay için sabit bir fiyat bildiriyoruz. Sizin katkınız da önemlidir: Sorular ne kadar hızlı yanıtlanırsa bir yıl o kadar hızlı tamamlanır.
Çalışma yöntemimiz hakkında daha fazla bilgiyi Birikmiş muhasebenin tamamlanması sayfasında bulabilirsiniz. Orada doğrudan mevcut durum analizi de talep edebilirsiniz.
Sonrasında düzeni böyle korursunuz
Birikmiş muhasebe tamamlandıktan sonra işler bir daha bu noktaya gelmemelidir. Bunu, az zaman alan sabit bir aylık rutinle başarabilirsiniz:
- Belgeler hemen dijital: cep telefonuyla fotoğraf veya e-postayla iletim, doğrudan müşteri paneline
- Her ay hesap ekstreleri: internet bankacılığından dosya olarak indirin ve müşteri paneline yükleyin
- Sabit tarih: belgeler izleyen ayın 5’ine kadar, böylece ay zamanında muhasebeleştirilir
- Eksik belgeler listesi: ayda bir kez ele alın, biriktirmeyin
- Aylık rapor: kısaca okuyun ve dikkat çeken noktaları sorun
Bu rutinle aylık muhasebe ayda yalnızca birkaç dakikanızı alır ve bir sonraki yıllık finansal tablolarda sürprizle karşılaşmazsınız.
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.