W Hamburgu jest wielu doradców podatkowych, ale nie każdy pasuje do każdej firmy. Decydujące są branża, współpraca cyfrowa, dostępność i język, a nie siedziba kancelarii. Poniżej kryteria, które liczą się na co dzień, oraz pytania, które warto zadać podczas rozmowy wstępnej.
Dlaczego wybór jest tak ważny
Doradca podatkowy często towarzyszy firmie przez wiele lat. Zna liczby, wspólników, inwestycje i plany. Zmiana jest możliwa, ale kosztuje czasu i nerwów. Dlatego warto starannie podejść do wyboru. Dobrze wybrany doradca przez lata zaoszczędzi Państwu dużo czasu i pytań, a także uchroni przed niejedną kosztowną niespodzianką.
Do tego wiele kancelarii jest mocno obłożonych i nie przyjmuje każdego nowego klienta. Kto zaczyna szukać wcześnie i jasno opisuje swoje zapytanie, ma większe szanse znaleźć kancelarię, która naprawdę pasuje, zamiast brać pierwszą, która się zgodzi.
Kryteria, które liczą się na co dzień
- Doświadczenie w branży: budownictwo, handel samochodami, handel internetowy czy gastronomia mają własne zasady. Doradca z doświadczeniem w Państwa branży wcześniej dostrzeże ryzyka
- Forma prawna i wielkość: GmbH z pracownikami potrzebuje innego wsparcia niż jednoosobowa działalność gospodarcza z rachunkiem nadwyżki przychodów nad wydatkami
- Współpraca cyfrowa: przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej, raporty dostępne online, spotkania wideo, gdy to wygodne
- Dostępność: jak szybko przychodzą odpowiedzi i czy jest stała osoba kontaktowa?
- Język: kto lepiej pracuje po angielsku lub w innym języku, powinien wybrać kancelarię, która to umożliwia
- Przejrzyste koszty: jasna oferta według taryfikatora opłat lub w formie ryczałtu
- Dopasowanie osobiste: muszą Państwo móc otwarcie powierzyć doradcy liczby i plany
Nie każde kryterium jest równie ważne dla każdej firmy. Sprzedawca internetowy, który sprzedaje w całej UE, potrzebuje przede wszystkim doświadczenia z VAT za granicą. Firma rzemieślnicza z dziesięcioma pracownikami potrzebuje kogoś, kto zna rozliczanie płac w budownictwie i usługi budowlane. Przed rozpoczęciem poszukiwań warto zapisać, które trzy punkty są dla Państwa najważniejsze.
Jak rozpoznać specjalizację
Doradcy podatkowi to generaliści z szerokim wykształceniem, ale wielu z nich ma swoje specjalizacje. Niektórzy mają tytuł doradcy specjalisty, który izba nadaje po zdobyciu dodatkowych kwalifikacji, np. w zakresie międzynarodowego prawa podatkowego. Oprócz tego istnieją tytuły doradcy specjalisty nadawane przez Niemiecki Związek Doradców Podatkowych, np. w zakresie sukcesji firm. Inni przez lata skupili się na określonych branżach, choć nie wynika to z żadnego tytułu.
Warto więc zapytać konkretnie: ilu klientów z Państwa branży obsługuje kancelaria i jakie typowe tematy się tam pojawiają? Doradca, który regularnie współpracuje z firmami budowlanymi, zna odwrotne obciążenie i podatek potrącany od usług budowlanych z codziennej praktyki. Ten, który obsługuje sprzedawców internetowych, zna rozliczenia platform sprzedażowych i sprzedaż do innych krajów UE.
Na miejscu czy online?
Dla współpracy z urzędem skarbowym siedziba kancelarii nie ma prawie żadnego znaczenia. Dla firm z Hamburga, w zależności od siedziby, właściwy jest jeden z hamburskich urzędów skarbowych, a wymiana informacji z nim odbywa się dziś w dużej mierze elektronicznie. Dlatego wiele firm z powodzeniem współpracuje z kancelariami spoza Hamburga.
Kancelaria w pobliżu ma jednak zalety: przy pierwszym poznaniu się, przy rozmowach o inwestycjach lub sukcesji i przy kontrolach podatkowych, podczas których doradca powinien być obecny na miejscu. Dlatego wielu przedsiębiorców wybiera rozwiązanie pośrednie: współpracę cyfrową na co dzień i spotkania osobiste, gdy to naprawdę ważne.
Gdzie szukać
- Izba Doradców Podatkowych w Hamburgu: w wykazie doradców podatkowych można znaleźć wszystkich powołanych doradców podatkowych i uznane spółki doradztwa podatkowego
- Związek doradców podatkowych: wyszukiwarkę związków można filtrować według miejscowości i specjalizacji
- Polecenia: przedsiębiorcy z tej samej branży najlepiej wiedzą, kto się zna na rzeczy
- Sieci i związki: związki branżowe, izby i sieci przedsiębiorców znają wyspecjalizowane kancelarie
- Nawiązanie kontaktu: biuro rachunkowe, które współpracuje z kilkoma kancelariami, zna z codziennej pracy ich specjalizacje
Portale z opiniami dają pierwsze wrażenie, ale trzeba je czytać z ostrożnością. Kilka opinii niewiele mówi, a klienci rzadko są w stanie ocenić jakość pracy pod względem podatkowym. Zawsze warto sprawdzić w wykazie doradców podatkowych, czy dana osoba rzeczywiście została powołana na doradcę podatkowego.
Pytania na rozmowę wstępną
Rozmowa wstępna służy wzajemnemu poznaniu się. Warto zabrać ze sobą te pytania:
- Jakie firmy z mojej branży Państwo obsługują i jakie tematy z tej branży są Państwu znane?
- Kto będzie moją stałą osobą kontaktową i jak szybko otrzymam odpowiedzi?
- Jak wygląda obieg dokumentów, raportów i terminów: cyfrowo czy na papierze?
- Kto przejmie bieżącą księgowość: Państwa kancelaria czy biuro rachunkowe?
- Jak rozliczają Państwo swoje usługi i ile mniej więcej kosztuje rok współpracy w przypadku firmy mojej wielkości?
- Jak pilnują Państwo terminów i skąd będę wiedzieć, co mnie czeka?
- W jakim języku możemy współpracować?
Warto samodzielnie przygotować to, czego doradca potrzebuje do oceny sytuacji: formę prawną, przychody, liczbę pracowników, branżę, szczególne okoliczności, takie jak transakcje zagraniczne, oraz stan ostatnich rocznych sprawozdań finansowych.
Dla założycieli firm i przedsiębiorców działających międzynarodowo
Kto właśnie zakłada firmę, często potrzebuje doradcy podatkowego jeszcze przed pierwszym przychodem. W ciągu miesiąca od założenia firmy trzeba przesłać urzędowi skarbowemu drogą elektroniczną kwestionariusz rejestracji podatkowej, z przewidywanymi przychodami, szacowanym zyskiem i formą prawną. Podane tam informacje decydują między innymi o tym, jak często trzeba składać zaliczkowe deklaracje VAT i czy można skorzystać ze zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców. Doradca, który regularnie wspiera założycieli firm, może tu dużo pomóc niewielkim nakładem pracy.
Przedsiębiorcy z zagranicy lub z klientami za granicą mają dodatkowe pytania: gdzie firma ma rezydencję podatkową, jak traktowane są świadczenia na rzecz klientów zagranicznych i jakie zasady obowiązują wspólników mieszkających za granicą? Warto wybrać kancelarię, która zna takie przypadki i pracuje w języku, w którym mogą Państwo swobodnie omawiać szczegóły.
Ile czasu warto zaplanować
Na poszukiwania warto zaplanować kilka tygodni: od jednego do dwóch tygodni na rozeznanie i wysłanie zapytań, potem rozmowy wstępne, oferta, umowa i pełnomocnictwo. Jeśli zmieniają Państwo doradcę, dochodzi jeszcze przejęcie dokumentów. Dlatego nie warto zaczynać dopiero wtedy, gdy zbliża się termin.
Jeśli chcą Państwo dodatkowo zlecić pracę biuru rachunkowemu, oba kroki można zorganizować jednocześnie: biuro zajmuje się bieżącą księgowością, doradca podatkowy podatkami, a obie strony uzgadniają ze sobą przekazanie.
Dobre znaki i sygnały ostrzegawcze
Dobrym znakiem jest, gdy doradca słucha, zanim złoży ofertę, otwarcie mówi, czego nie przejmuje, i zrozumiale wyjaśnia koszty. Tak samo, gdy sam z siebie mówi Państwu, jakich dokumentów i kiedy potrzebuje.
Sygnałami ostrzegawczymi są natomiast odpowiedzi, na które czeka się tygodniami, terminy dotrzymywane tylko dzięki przedłużeniu i faktury bez widocznej podstawy. Jeśli doświadczają Państwo tego u obecnego doradcy, pomocny będzie artykuł Zmiana doradcy podatkowego.
Jak GKM pomaga w poszukiwaniach
GKM to biuro rachunkowe w Hamburgu, które współpracuje z doradcami podatkowymi. Podczas rozmowy wstępnej ustalamy potrzeby i kontaktujemy Państwa z doradcą podatkowym, z którym współpracujemy. Na życzenie pracuje on także po angielsku i sam przesyła Państwu swoją ofertę.
Rozmowa wstępna i nawiązanie kontaktu są bezpłatne i niezobowiązujące. Na życzenie przejmujemy też bieżącą księgowość i płace, aby doradca podatkowy otrzymywał uzgodnione dane. Więcej na ten temat na stronie Znajdź doradcę podatkowego.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.