Mini işler ve toplu sözleşme ücretleri ilk bakışta basit görünür. Oysa uygulamada bordrolama hatalarının çoğu tam da burada ortaya çıkar ve bu hatalar çoğu zaman ancak emeklilik sigortası kurumunun denetiminde, bazen yıllar sonra fark edilir. Aşağıda en sık karşılaşılan sorunlu noktaları ve bunları nasıl önleyebileceğinizi bulabilirsiniz.
Bordro hataları neden pahalıya mal olur
Bordrolamadaki hatalar nadiren sonuçsuz kalır. Emeklilik sigortası kurumu işverenleri düzenli olarak, en az dört yılda bir denetler ve geçmiş yıllar için prim talep edebilir. Bu sırada bir mini işin aslında sosyal sigortaya tabi bir istihdam olduğu ortaya çıkarsa primlerin tamamı, çoğu zaman gecikme zamlarıyla birlikte ödenmelidir.
Buna, özellikle anlık işe giriş bildirimi yükümlülüğü olan sektörlerde gümrük idaresinin kayıt dışı istihdam denetim birimince yapılan denetimler ve çalışanların kendi talepleri, örneğin izin, ücretin ödenmeye devam etmesi veya toplu sözleşme ücreti talepleri eklenir. İyi haber şu: Hataların çoğu bilinen kalıpları izler ve net süreçlerle önlenebilir.
Hata 1: Mini işte kazanç sınırı
Düzenli kazanç mini iş kazanç sınırını aşmıyorsa mini iş söz konusudur. 2022’den bu yana bu sınır asgari ücrete bağlıdır ve onunla birlikte yükselir. 2026 yılında sınır, saat başına 13,90 avroluk asgari ücretle ayda 603 avrodur. 1 Ocak 2027’den itibaren asgari ücret 14,60 avroya, sınır ise ayda 633 avroya yükselir.
Tipik hata şu: Asgari ücret yılbaşında artar, kararlaştırılan saatler aynı kalır ve kazanç sınırın üzerine çıkar. Bu durumda artık mini iş söz konusu değildir. Bu nedenle her yılbaşından önce tüm mini iş çalışanlarının saatlerini kontrol edin ve sözleşmeleri zamanında uyarlayın.
Sınırın arada bir ve öngörülemeyen şekilde aşılmasına dar sınırlar içinde izin verilir; örneğin bir mini iş çalışanı kısa süreliğine hastalanan bir çalışanın yerine çalışıyorsa. Ancak bu, on iki aylık bir dönem içinde en fazla iki takvim ayı için ve bu aylarda en fazla sınırın iki katına kadar geçerlidir; planlı fazla çalışma için geçerli değildir. Çalışanlarınızı düzenli olarak daha fazla çalıştırıyorsanız başka bir istihdam biçimine ihtiyacınız var.
Mini iş sınırının üzerinde, ayda 2.000 avroya kadar olan kazançlar için geçiş aralığı denilen düzenleme geçerlidir; bu düzenlemede çalışan primleri azaltılır. Mini iş artık uygun olmadığında bu çoğu zaman iyi bir alternatiftir.
Hata 2: Sabit saat sayısı kararlaştırılmamış
Birçok mini iş çalışanı, sözleşmede haftalık çalışma süresi belirtilmeden çağrı üzerine çalışır. Bu tehlikelidir. Alman Kısmi Süreli ve Belirli Süreli İş Sözleşmeleri Kanunu uyarınca, haftalık çalışma süresi kararlaştırılmamış çağrı üzerine çalışmada 20 saatlik bir çalışma süresi kararlaştırılmış sayılır. Haftada 20 saat için ücret ve sosyal sigorta primleri ödenmelidir ve bu, mini iş sınırının çok üzerindedir.
Bir denetimde bu, hiç ödenmemiş bir kazanç üzerinden geriye dönük prim talep edilmesi anlamına gelebilir. Çözüm basittir: Kazanç sınırına uygun, haftalık veya aylık sabit bir saat sayısını yazılı olarak kararlaştırın.
Hata 3: Çalışma süreleri kaydedilmemiş
Mini iş çalışanları ve anlık işe giriş bildirimi yükümlülüğü olan sektörlerdeki çalışanlar için günlük çalışma süresinin başlangıcı, bitişi ve süresi en geç çalışma gününden yedi gün sonra kaydedilmelidir. Kayıtlar en az iki yıl saklanmalıdır.
Kayıtlar yoksa gümrük idaresi denetim sırasında asgari ücretin ödenip ödenmediğini kontrol edemez ve idari para cezaları gündeme gelebilir. Kayıtlar zaten bordrolamanın temelidir: Puantaj olmadan saatlik ücret doğru hesaplanamaz. Bunun için basit bir dijital form veya bir uygulama yeterlidir.
Hata 4: Anlık işe giriş bildirimi unutulmuş
Belirli sektörlerde yeni çalışanlar ilk bordroyla değil, en geç işe başladıkları anda emeklilik sigortası kurumuna bildirilmelidir. Bu sektörler arasında inşaat, yeme-içme ve konaklama, yolcu taşımacılığı, taşıma işleri organizasyonu, taşımacılık ve lojistik, bina temizliği, fuar standı yapımı, bekçilik ve güvenlik sektörü ile kuaförlük ve güzellik sektörü yer alır.
Bilgiler hazırsa anlık işe giriş bildirimi birkaç dakikada yapılır. Hata neredeyse her zaman, yeni bir çalışanın pazartesi sabahı aniden işe başlaması ve bilgilerin bordro bürosuna ancak günler sonra ulaşması nedeniyle ortaya çıkar. Bu nedenle şu kuralı koyun: Anlık işe giriş bildirimi onaylanmadan kimse çalışmaya başlamaz. Yeni çalışanların cep telefonundan doldurduğu dijital bir personel bilgi formu bu süreci önemli ölçüde hızlandırır.
Bu sektörlerde çalışanlar ayrıca, bir denetimde kimliklerinin tespit edilebilmesi için iş başında yanlarında kimlik belgesi bulundurmak zorundadır. Yeni çalışanlarınızı bu konuda yazılı olarak bilgilendirin.
Hata 5: Toplu sözleşme ücreti ve ücret grupları gözden kaçırılmış
Yasal asgari ücret alt sınırdır. Bazı sektörlerde, örneğin bina temizliğinde veya bakım sektöründe, sektördeki tüm işletmeler için bağlayıcı olan daha yüksek sektörel asgari ücretler geçerlidir. Bu ücretler toplu sözleşmeyle bağlı olmayan işletmeler ve mini iş çalışanları için de geçerlidir.
Sık yapılan bir hata, yanlış ücret grubudur. Daha yüksek bir ücret grubuna ait işleri yapan çalışan, iş sözleşmesinde ne yazdığından bağımsız olarak daha yüksek ücrete hak kazanır. Bu nedenle işe alımda çalışanın gerçekte hangi işi yaptığını, her toplu sözleşme değişikliğinde de ücret gruplarının hâlâ doğru olup olmadığını kontrol edin.
Toplu iş sözleşmeleri ayrıca çoğu zaman hak düşürücü süreler ile ek ödemeler, izin ve yol süreleri hakkında düzenlemeler içerir. Bir toplu iş sözleşmesinin işletmeniz için geçerli olup olmadığını ve bundan hangi kuralların doğduğunu, emin değilseniz iş hukuku açısından incelettirin.
Hata 6: Ek ödemeler yanlış hesaplanmış
Pazar günü, resmi tatil ve gece çalışması için ek ödemeler yasal sınırlar içinde vergiden muaf ve kısmen primden muaf olabilir. Bunun koşulu, ek ödemelerin temel ücrete ek olarak ve gerçekten bu zamanlarda çalışılan saatler için ödenmesidir.
Tipik hata, gerçek çalışma sürelerinden bağımsız olarak ödenen götürü ek ödemeler veya ek ödemeleri hesaben zaten içeren bir temel ücrettir. Bu durumda vergi muafiyeti ortadan kalkabilir. Çözüm: Ek ödemeleri yalnızca kaydedilen saatlere göre hesaplayın ve sözleşmede temel ücretten açıkça ayırın.
Hata 7: Mini iş çalışanlarında izin ve hastalık
Mini iş çalışanları, tam zamanlı çalışanlarla aynı haklara sahip işçilerdir. Çalıştıkları günlere oranla ücretli izne, hastalık durumunda ücretin ödenmeye devam etmesine ve normalde çalışacakları resmi tatil günlerinde ücrete hakları vardır.
Mini iş çalışanlarına yalnızca çalıştıklarında ödeme yapıldığı için bu, uygulamada çoğu zaman unutulur. Çalışanlar haklarını sonradan talep ederse bu durum geriye dönük ödemelere yol açabilir. Knappschaft-Bahn-See kurumunun işveren sigortası, masraf karşılama primleri üzerinden hastalıkta ücretin devamı ödemesinin yüzde 80’ini, analık korumasında ise maliyetlerin tamamını geri öder.
Hata 8: Birden fazla iş ve kısa süreli istihdam
Bir çalışanın farklı işverenlerde birden fazla mini işi varsa kazançlar toplanır. Asıl bir işin yanında bir mini iş mümkündür; her ek mini iş asıl işle toplanır. Bu nedenle işe alımda başka işleri olup olmadığını sorun ve değişiklikleri size bildirmesini isteyin.
Kısa süreli istihdam bir takvim yılında üç ay veya 70 iş günüyle sınırlıdır ve asıl iş olarak yapılamaz. Örneğin işsiz olarak kayıtlı olan veya iki iş arasında bulunan kişi, kural olarak çalışmayı asıl iş olarak yapıyor sayılır. Bu durumda kısa süreli istihdam mümkün değildir.
Bu hataları şöyle önlersiniz
- Sabit saat sayısı içeren sözleşmeler: kazanç sınırına uygun ve yazılı
- Yılbaşı: her asgari ücret artışından önce tüm mini iş çalışanlarının saatlerini kontrol edin
- Çalışma süreleri: yedi gün içinde dijital olarak kaydedin
- Yeni çalışanlar: bilgileri ilk iş gününden önce alın, anlık işe giriş bildirimini onaylatın
- Toplu sözleşme: ücret grubunu işe alımda ve her toplu sözleşme değişikliğinde kontrol edin
- Ek ödemeler: yalnızca gerçekten çalışılan saatlere göre ve temel ücretten ayrı
- Puantaj: izleyen ayın üçüncü iş gününe kadar bordro bürosuna
GKM, mini işler, toplu sözleşme ücreti ve ek ödemeler dahil bordrolama işlerinizi üstlenir ve yılbaşından önce sizi yeni sınırı aşacak mini işler konusunda uyarır. Yeni çalışanlar personel bilgi formunu dijital olarak doldurur ve bilgiler hazır olur olmaz bildirim yapılır. Bunun uygulamada nasıl işlediğini bina temizliği ile kuaför ve güzellik salonları sayfalarında görebilirsiniz.
Kaynaklar
Yazıda adı geçen kanunlar ve kurumlar. Kanun metinleri için gesetze-im-internet.de sitesine bağlantı verilir.
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.