Minijobs und Tariflöhne sehen auf den ersten Blick einfach aus. In der Praxis entstehen genau hier die meisten Fehler in der Lohnabrechnung, und sie fallen oft erst bei einer Prüfung der Rentenversicherung auf, manchmal Jahre später. Hier sind die häufigsten Stolperstellen und wie Sie sie vermeiden.
Warum Fehler im Lohn teuer werden
Fehler in der Lohnabrechnung bleiben selten folgenlos. Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber regelmäßig, mindestens alle vier Jahre, und kann Beiträge für zurückliegende Jahre nachfordern. Stellt sich dabei heraus, dass ein Minijob eigentlich eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung war, werden die vollen Beiträge fällig, oft mit Säumniszuschlägen.
Hinzu kommen Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit beim Zoll, vor allem in Branchen mit Sofortmeldepflicht, und Ansprüche der Mitarbeiter selbst, etwa auf Urlaub, Lohnfortzahlung oder Tariflohn. Die gute Nachricht: Die meisten Fehler folgen bekannten Mustern und lassen sich mit klaren Abläufen vermeiden.
Fehler 1: Die Verdienstgrenze im Minijob
Ein Minijob liegt vor, wenn der regelmäßige Verdienst die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt. Seit 2022 ist diese Grenze an den Mindestlohn gekoppelt und steigt mit ihm. Im Jahr 2026 liegt sie bei 603 Euro im Monat, bei einem Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde. Ab 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro und die Grenze auf 633 Euro im Monat.
Der typische Fehler: Der Mindestlohn steigt zum Jahreswechsel, die vereinbarten Stunden bleiben gleich, und der Verdienst rutscht über die Grenze. Dann ist es kein Minijob mehr. Prüfen Sie deshalb vor jedem Jahreswechsel die Stunden aller Minijobber und passen Sie die Verträge rechtzeitig an.
Ein gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen erlaubt, etwa wenn ein Minijobber kurzfristig eine Krankheitsvertretung übernimmt. Das gilt aber höchstens in zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres, in diesen Monaten höchstens bis zum Doppelten der Grenze, und nicht für geplante Mehrarbeit. Wer regelmäßig mehr arbeiten lässt, braucht eine andere Beschäftigungsform.
Für Verdienste oberhalb der Minijob-Grenze bis 2.000 Euro im Monat gilt der sogenannte Übergangsbereich mit verringerten Arbeitnehmerbeiträgen. Er ist oft eine gute Alternative, wenn ein Minijob nicht mehr passt.
Fehler 2: Keine feste Stundenzahl vereinbart
Viele Minijobber arbeiten auf Abruf, ohne dass im Vertrag eine wöchentliche Arbeitszeit steht. Das ist gefährlich. Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz gilt bei Abrufarbeit ohne vereinbarte Wochenarbeitszeit eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart. Für 20 Stunden pro Woche sind Lohn und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen, und das liegt weit über der Minijob-Grenze.
Bei einer Prüfung kann das bedeuten, dass Beiträge auf einen Verdienst nachgefordert werden, der nie gezahlt wurde. Die Lösung ist einfach: Vereinbaren Sie schriftlich eine feste wöchentliche oder monatliche Stundenzahl, die zur Verdienstgrenze passt.
Fehler 3: Arbeitszeiten nicht aufgezeichnet
Für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen mit Sofortmeldepflicht müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Fehlen sie, kann der Zoll bei einer Kontrolle nicht prüfen, ob der Mindestlohn gezahlt wurde, und es drohen Bußgelder. Für die Lohnabrechnung sind die Aufzeichnungen ohnehin die Grundlage: Ohne Stundenzettel lässt sich ein Stundenlohn nicht korrekt abrechnen. Ein einfaches digitales Formular oder eine App reicht dafür aus.
Fehler 4: Sofortmeldung vergessen
In bestimmten Branchen müssen neue Mitarbeiter spätestens bei Arbeitsbeginn an die Rentenversicherung gemeldet werden, nicht erst mit der ersten Lohnabrechnung. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, die Gebäudereinigung, der Messebau, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Die Sofortmeldung ist in wenigen Minuten erledigt, wenn die Daten vorliegen. Der Fehler entsteht fast immer, weil ein neuer Mitarbeiter spontan am Montagmorgen anfängt und die Daten erst Tage später beim Lohnbüro ankommen. Legen Sie deshalb fest: Niemand arbeitet, bevor die Sofortmeldung bestätigt ist. Ein digitaler Personalfragebogen, den neue Mitarbeiter am Handy ausfüllen, beschleunigt das erheblich.
In diesen Branchen müssen Beschäftigte außerdem einen Ausweis bei der Arbeit mitführen, damit sie bei einer Kontrolle identifiziert werden können. Weisen Sie neue Mitarbeiter schriftlich darauf hin.
Fehler 5: Tariflohn und Lohngruppen übersehen
Der gesetzliche Mindestlohn ist die Untergrenze. In manchen Branchen gelten höhere Branchenmindestlöhne, die für alle Betriebe der Branche verbindlich sind, etwa in der Gebäudereinigung oder in der Pflege. Sie gelten auch für Betriebe, die nicht tarifgebunden sind, und auch für Minijobber.
Ein häufiger Fehler ist die falsche Lohngruppe. Wer Tätigkeiten einer höheren Lohngruppe ausübt, hat Anspruch auf den höheren Lohn, unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag steht. Prüfen Sie deshalb bei der Einstellung, welche Tätigkeit der Mitarbeiter tatsächlich ausübt, und bei jeder Tarifänderung, ob die Lohngruppen noch stimmen.
Tarifverträge enthalten außerdem oft Ausschlussfristen, Regelungen zu Zuschlägen, Urlaub und Fahrtzeiten. Ob ein Tarifvertrag für Ihren Betrieb gilt und welche Regeln daraus folgen, sollten Sie im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.
Fehler 6: Zuschläge falsch abgerechnet
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können innerhalb gesetzlicher Grenzen steuerfrei und teilweise beitragsfrei sein. Voraussetzung ist, dass sie zusätzlich zum Grundlohn und für tatsächlich zu diesen Zeiten geleistete Stunden gezahlt werden.
Der typische Fehler sind pauschale Zuschläge, die unabhängig von den tatsächlichen Arbeitszeiten gezahlt werden, oder ein Grundlohn, der rechnerisch schon die Zuschläge enthält. Dann kann die Steuerfreiheit entfallen. Die Lösung: Zuschläge nur nach den aufgezeichneten Stunden abrechnen und im Vertrag klar vom Grundlohn trennen.
Fehler 7: Urlaub und Krankheit bei Minijobbern
Minijobber sind Arbeitnehmer mit denselben Rechten wie Vollzeitkräfte. Sie haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, anteilig nach ihren Arbeitstagen, auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und auf Bezahlung an Feiertagen, an denen sie sonst gearbeitet hätten.
In der Praxis wird das oft vergessen, weil Minijobber nur bezahlt werden, wenn sie arbeiten. Das kann zu Nachforderungen führen, wenn Mitarbeiter ihre Ansprüche später geltend machen. Über die Umlagen erstattet die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See bei Krankheit 80 Prozent der Lohnfortzahlung und bei Mutterschutz die vollen Kosten.
Fehler 8: Mehrere Jobs und kurzfristige Beschäftigung
Hat ein Mitarbeiter mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern, werden die Verdienste zusammengerechnet. Neben einer Hauptbeschäftigung ist ein Minijob möglich, jeder weitere wird mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Fragen Sie deshalb bei der Einstellung nach anderen Beschäftigungen und lassen Sie sich Änderungen melden.
Kurzfristige Beschäftigungen sind auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt und dürfen nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Wer zum Beispiel arbeitslos gemeldet ist oder zwischen zwei Jobs steht, übt eine Beschäftigung in der Regel berufsmäßig aus. Dann ist eine kurzfristige Beschäftigung nicht möglich.
So vermeiden Sie diese Fehler
- Verträge mit fester Stundenzahl: passend zur Verdienstgrenze und schriftlich
- Jahreswechsel: Stunden aller Minijobber vor jeder Mindestlohnerhöhung prüfen
- Arbeitszeiten: digital aufzeichnen, innerhalb von sieben Tagen
- Neue Mitarbeiter: Daten vor dem ersten Arbeitstag, Sofortmeldung bestätigen lassen
- Tarif: Lohngruppe bei Einstellung und bei jeder Tarifänderung prüfen
- Zuschläge: nur nach tatsächlichen Stunden und getrennt vom Grundlohn
- Stundenzettel: bis zum dritten Arbeitstag des Folgemonats an das Lohnbüro
GKM übernimmt die Lohnabrechnung mit Minijobs, Tariflohn und Zuschlägen und weist Sie vor dem Jahreswechsel auf Minijobs hin, die die neue Grenze überschreiten würden. Neue Mitarbeiter füllen den Personalfragebogen digital aus, und die Meldung geht raus, sobald die Daten vorliegen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die Seiten zur Gebäudereinigung und zu Friseuren und Kosmetik.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.