Мини-джобы и тарифная оплата на первый взгляд выглядят просто. На практике именно здесь возникает больше всего ошибок в расчёте заработной платы, и часто они обнаруживаются только при проверке со стороны пенсионного страхования, иногда спустя годы. Ниже — самые частые подводные камни и способы их избежать.
Почему ошибки в расчёте заработной платы обходятся дорого
Ошибки в расчёте заработной платы редко остаются без последствий. Пенсионное страхование регулярно, не реже одного раза в четыре года, проверяет работодателей и может доначислить взносы за прошлые годы. Если при этом выясняется, что мини-джоб на самом деле был занятостью, подлежащей обязательному социальному страхованию, взимаются полные взносы, часто с пенями за просрочку.
К этому добавляются проверки службы финансового контроля нелегальной занятости при таможне, прежде всего в отраслях с обязанностью срочного уведомления о приёме на работу, а также требования самих сотрудников, например об отпуске, о сохранении заработной платы во время болезни или о тарифной оплате. Хорошая новость: большинство ошибок следуют известным схемам, и их можно избежать с помощью чётких процессов.
Ошибка 1: предел заработка на мини-джобе
Мини-джоб — это работа, при которой регулярный заработок не превышает предела для незначительной занятости. С 2022 года этот предел привязан к минимальной оплате труда и растёт вместе с ней. В 2026 году он составляет 603 евро в месяц при минимальной оплате труда 13,90 евро в час. С 1 января 2027 года минимальная оплата труда повышается до 14,60 евро, а предел — до 633 евро в месяц.
Типичная ошибка: минимальная оплата труда повышается с нового года, согласованное количество часов остаётся прежним, и заработок выходит за предел. Тогда это уже не мини-джоб. Поэтому перед каждым новым годом проверяйте часы всех работников на мини-джобе и своевременно корректируйте договоры.
Эпизодическое и непредвиденное превышение допускается в узких рамках, например если работник на мини-джобе на короткое время подменяет заболевшего коллегу. Но это допустимо не более чем в двух календарных месяцах в течение двенадцати месяцев, в эти месяцы — не более чем до двукратного размера предела, и не распространяется на запланированную сверхурочную работу. Тому, кто регулярно привлекает работника на большее время, нужна другая форма занятости.
Для заработка выше предела мини-джоба и до 2 000 евро в месяц действует так называемая переходная зона со сниженными взносами работника. Это часто хорошая альтернатива, если мини-джоб больше не подходит.
Ошибка 2: не согласовано фиксированное количество часов
Многие работники на мини-джобе работают по вызову, при этом в договоре не указано рабочее время в неделю. Это опасно. Согласно Закону о работе на условиях неполного рабочего времени и срочных трудовых договорах, при работе по вызову без согласованного недельного рабочего времени согласованным считается рабочее время 20 часов. За 20 часов в неделю нужно платить заработную плату и начислять взносы, а это намного выше предела мини-джоба.
При проверке это может означать доначисление взносов с заработка, который никогда не выплачивался. Решение простое: письменно согласуйте фиксированное количество часов в неделю или в месяц, соответствующее пределу заработка.
Ошибка 3: отсутствие учёта рабочего времени
Для работников на мини-джобе и для занятых в отраслях с обязанностью срочного уведомления необходимо записывать начало, окончание и продолжительность ежедневного рабочего времени не позднее чем через семь дней после рабочего дня. Записи нужно хранить не менее двух лет.
Если их нет, таможня при проверке не может удостовериться, что выплачивалась минимальная оплата труда, и грозят штрафы. Для расчёта заработной платы эти записи в любом случае являются основой: без табеля почасовую оплату правильно рассчитать нельзя. Для этого достаточно простой цифровой формы или приложения.
Ошибка 4: забытое срочное уведомление о приёме на работу
В определённых отраслях о новых сотрудниках нужно подать в пенсионное страхование срочное уведомление о приёме на работу не позднее начала работы, а не только с первым расчётом заработной платы. К ним относятся, среди прочего, строительство, ресторанный и гостиничный бизнес, пассажирские перевозки, экспедирование, транспорт и логистика, уборка зданий, строительство выставочных стендов, охранная деятельность, а также парикмахерские и косметические услуги.
Срочное уведомление занимает несколько минут, если данные есть. Ошибка почти всегда возникает потому, что новый сотрудник спонтанно выходит на работу в понедельник утром, а данные попадают в бюро по расчёту заработной платы лишь через несколько дней. Поэтому установите правило: никто не начинает работать, пока срочное уведомление не подтверждено. Цифровая анкета сотрудника, которую новые сотрудники заполняют на телефоне, значительно ускоряет процесс.
Кроме того, в этих отраслях работники должны иметь при себе на работе удостоверение личности, чтобы их можно было идентифицировать при проверке. Письменно сообщите об этом новым сотрудникам.
Ошибка 5: не учтены тарифная оплата и тарифные группы
Установленная законом минимальная оплата труда — это нижняя граница. В некоторых отраслях действуют более высокие отраслевые минимальные ставки, обязательные для всех предприятий отрасли, например в уборке зданий или в сфере ухода. Они действуют и для предприятий, не связанных тарифным договором, и для работников на мини-джобе.
Частая ошибка — неверная тарифная группа. Тот, кто выполняет работу более высокой тарифной группы, имеет право на более высокую оплату независимо от того, что написано в трудовом договоре. Поэтому при приёме на работу проверяйте, какую работу сотрудник фактически выполняет, а при каждом изменении тарифного договора — верны ли ещё тарифные группы.
Кроме того, тарифные договоры часто содержат пресекательные сроки, правила о надбавках, отпуске и времени в пути. В случае сомнений поручите специалисту по трудовому праву проверить, применяется ли тарифный договор к вашему предприятию и какие правила из него следуют.
Ошибка 6: неправильно рассчитанные надбавки
Надбавки за работу в воскресенье, праздничные дни и ночью в установленных законом пределах могут не облагаться налогом и частично освобождаться от взносов. Условие: они выплачиваются сверх основной заработной платы и за часы, фактически отработанные в это время.
Типичная ошибка — фиксированные надбавки, которые выплачиваются независимо от фактического рабочего времени, или основная заработная плата, в которую по расчёту уже включены надбавки. Тогда освобождение от налога может быть утрачено. Решение: рассчитывать надбавки только по записанным часам и чётко отделять их в договоре от основной заработной платы.
Ошибка 7: отпуск и болезнь у работников на мини-джобе
Работники на мини-джобе — это наёмные работники с теми же правами, что и сотрудники на полной ставке. Они имеют право на оплачиваемый отпуск пропорционально своим рабочим дням, на сохранение заработной платы во время болезни и на оплату праздников, которые приходятся на их обычные рабочие дни.
На практике об этом часто забывают, потому что работникам на мини-джобе платят только тогда, когда они работают. Это может привести к доплатам, если сотрудники позже заявят свои права. Через систему компенсационных взносов страхование работодателей при Knappschaft-Bahn-See возмещает при болезни 80 процентов сохраняемой заработной платы, а при охране материнства — расходы полностью.
Ошибка 8: несколько мест работы и краткосрочная занятость
Если у сотрудника несколько мини-джобов у разных работодателей, заработки суммируются. Наряду с основной работой допускается один мини-джоб, каждый следующий суммируется с основной работой. Поэтому при приёме на работу спрашивайте о других местах работы и просите сообщать об изменениях.
Краткосрочная занятость ограничена тремя месяцами или 70 рабочими днями в календарном году и не может вестись на профессиональной основе. Например, тот, кто зарегистрирован как безработный или находится между двумя местами работы, как правило, работает на профессиональной основе. Тогда краткосрочная занятость невозможна.
Как избежать этих ошибок
- Договоры с фиксированным количеством часов: с учётом предела заработка и в письменной форме
- Конец года: проверять часы всех работников на мини-джобе перед каждым повышением минимальной оплаты труда
- Рабочее время: регистрировать в электронном виде в течение семи дней
- Новые сотрудники: данные до первого рабочего дня, срочное уведомление — с подтверждением
- Тарифный договор: проверять тарифную группу при приёме на работу и при каждом изменении тарифного договора
- Надбавки: только по фактическим часам и отдельно от основной заработной платы
- Табели: в бюро по расчёту заработной платы до третьего рабочего дня следующего месяца
GKM ведёт расчёт заработной платы с мини-джобами, тарифной оплатой и надбавками и перед новым годом предупреждает вас о мини-джобах, которые превысили бы новый предел. Новые сотрудники заполняют анкету сотрудника в цифровом виде, и уведомление уходит, как только данные получены. Как это выглядит на практике, показывают страницы об уборке зданий и о парикмахерских и салонах красоты.
Источники
Законы и ведомства, которые упоминаются в статье. Тексты законов открываются на gesetze-im-internet.de на немецком языке.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.