Minijoby i wynagrodzenie według układu zbiorowego na pierwszy rzut oka wydają się proste. W praktyce to właśnie tu powstaje najwięcej błędów w rozliczaniu płac, a często wychodzą one na jaw dopiero podczas kontroli zakładu ubezpieczeń emerytalnych, czasem po latach. Oto najczęstsze pułapki i wskazówki, jak ich uniknąć.
Dlaczego błędy w płacach drogo kosztują
Błędy w rozliczaniu płac rzadko pozostają bez konsekwencji. Zakład ubezpieczeń emerytalnych regularnie kontroluje pracodawców, co najmniej raz na cztery lata, i może żądać dopłaty składek za minione lata. Jeśli okaże się przy tym, że minijob był w rzeczywistości zatrudnieniem podlegającym obowiązkowi ubezpieczeń społecznych, trzeba zapłacić pełne składki, często z dopłatami za zwłokę.
Do tego dochodzą kontrole, które prowadzi Kontrola Finansowa ds. Pracy Nielegalnej przy urzędzie celnym, zwłaszcza w branżach z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia, oraz roszczenia samych pracowników, na przykład o urlop, wynagrodzenie za czas choroby lub wynagrodzenie według układu zbiorowego. Dobra wiadomość: większość błędów powtarza znane schematy i można ich uniknąć dzięki jasnym procedurom.
Błąd 1: limit zarobków na minijobie
Minijob występuje wtedy, gdy regularne zarobki nie przekraczają limitu zarobków dla minijobów. Od 2022 r. limit ten jest powiązany z płacą minimalną i rośnie razem z nią. W 2026 r. wynosi 603 euro miesięcznie przy płacy minimalnej 13,90 euro za godzinę. Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wzrośnie do 14,60 euro, a limit do 633 euro miesięcznie.
Typowy błąd: płaca minimalna rośnie z początkiem roku, uzgodniona liczba godzin pozostaje bez zmian, a zarobki przekraczają limit. Wtedy nie jest to już minijob. Dlatego przed każdym nowym rokiem należy sprawdzić godziny wszystkich pracowników na minijobie i w porę dostosować umowy.
Sporadyczne i nieprzewidywalne przekroczenie limitu jest dozwolone w wąskich granicach, na przykład gdy pracownik na minijobie nagle zastępuje chorą osobę. Dotyczy to jednak najwyżej dwóch miesięcy kalendarzowych w okresie dwunastu miesięcy, w tych miesiącach najwyżej do dwukrotności limitu, a nie zaplanowanej pracy ponad normę. Kto regularnie zleca więcej godzin pracy, potrzebuje innej formy zatrudnienia.
Do zarobków powyżej limitu minijobu, aż do 2 000 euro miesięcznie, stosuje się tzw. strefę przejściową z obniżonymi składkami pracownika. Często jest ona dobrą alternatywą, gdy minijob przestaje pasować.
Błąd 2: brak uzgodnionej stałej liczby godzin
Wielu pracowników na minijobie pracuje na wezwanie, a umowa nie określa tygodniowego czasu pracy. To niebezpieczne. Zgodnie z niemiecką ustawą o pracy w niepełnym wymiarze i umowach na czas określony, jeśli przy pracy na wezwanie nie uzgodniono tygodniowego czasu pracy, za uzgodniony uznaje się czas pracy 20 godzin. Za 20 godzin tygodniowo trzeba zapłacić wynagrodzenie i składki na ubezpieczenia społeczne, a to znacznie przekracza limit minijobu.
Podczas kontroli może to oznaczać żądanie dopłaty składek od wynagrodzenia, które nigdy nie zostało wypłacone. Rozwiązanie jest proste: należy uzgodnić na piśmie stałą tygodniową lub miesięczną liczbę godzin, która mieści się w limicie zarobków.
Błąd 3: brak rejestracji czasu pracy
W przypadku pracowników na minijobie oraz pracowników w branżach z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia trzeba rejestrować początek, koniec i długość dziennego czasu pracy, najpóźniej siedem dni po dniu pracy. Zapisy należy przechowywać co najmniej dwa lata.
Jeśli ich brakuje, urząd celny podczas kontroli nie może sprawdzić, czy wypłacono płacę minimalną, a wtedy grożą kary pieniężne. Dla rozliczenia płac zapisy i tak są podstawą: bez kart czasu pracy nie da się prawidłowo rozliczyć stawki godzinowej. Wystarczy do tego prosty formularz cyfrowy lub aplikacja.
Błąd 4: zapomniane natychmiastowe zgłoszenie
W niektórych branżach nowych pracowników trzeba zgłosić do zakładu ubezpieczeń emerytalnych najpóźniej w chwili rozpoczęcia pracy, a nie dopiero przy pierwszym rozliczeniu płac. Należą do nich między innymi budownictwo, gastronomia i hotelarstwo, przewóz osób, spedycja, transport i logistyka, sprzątanie budynków, zabudowa targowa, branża ochrony osób i mienia oraz branża fryzjerska i kosmetyczna.
Natychmiastowe zgłoszenie zajmuje kilka minut, jeśli dane są dostępne. Błąd powstaje prawie zawsze dlatego, że nowy pracownik zaczyna pracę spontanicznie w poniedziałek rano, a dane docierają do biura płacowego dopiero po kilku dniach. Dlatego warto przyjąć zasadę: nikt nie zaczyna pracy, dopóki natychmiastowe zgłoszenie nie zostanie potwierdzone. Cyfrowy kwestionariusz osobowy, który nowi pracownicy wypełniają na telefonie, znacznie to przyspiesza.
W tych branżach pracownicy muszą ponadto mieć przy sobie w pracy dokument tożsamości, aby można ich było zidentyfikować podczas kontroli. Należy poinformować o tym nowych pracowników na piśmie.
Błąd 5: pominięte wynagrodzenie według układu zbiorowego i grupy zaszeregowania
Ustawowa płaca minimalna to dolna granica. W niektórych branżach obowiązują wyższe branżowe płace minimalne, wiążące dla wszystkich firm z danej branży, na przykład w sprzątaniu budynków lub w branży opiekuńczej. Dotyczą one także firm, które nie są związane układem zbiorowym, oraz pracowników na minijobie.
Częstym błędem jest niewłaściwa grupa zaszeregowania. Kto wykonuje zadania z wyższej grupy zaszeregowania, ma prawo do wyższego wynagrodzenia, niezależnie od tego, co zapisano w umowie o pracę. Dlatego przy zatrudnianiu należy sprawdzić, jakie zadania pracownik faktycznie wykonuje, a przy każdej zmianie układu zbiorowego – czy grupy zaszeregowania są nadal prawidłowe.
Układy zbiorowe często zawierają też terminy zawite oraz zasady dotyczące dodatków, urlopu i czasu przejazdów. W razie wątpliwości warto zlecić specjaliście od prawa pracy sprawdzenie, czy układ zbiorowy obowiązuje w Państwa firmie i jakie zasady z niego wynikają.
Błąd 6: błędnie rozliczone dodatki
Dodatki za pracę w niedziele, święta i w nocy mogą w ustawowych granicach być wolne od podatku i częściowo od składek. Warunkiem jest to, że są wypłacane oprócz wynagrodzenia zasadniczego i za godziny faktycznie przepracowane w tych porach.
Typowym błędem są ryczałtowe dodatki wypłacane niezależnie od faktycznego czasu pracy albo wynagrodzenie zasadnicze, które rachunkowo zawiera już dodatki. Wtedy zwolnienie z podatku może zostać utracone. Rozwiązanie: rozliczać dodatki wyłącznie według zarejestrowanych godzin i w umowie wyraźnie oddzielać je od wynagrodzenia zasadniczego.
Błąd 7: urlop i choroba pracowników na minijobie
Pracownicy na minijobie są pracownikami z takimi samymi prawami jak osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy. Przysługuje im płatny urlop, proporcjonalnie do liczby dni pracy, wynagrodzenie za czas choroby oraz wynagrodzenie za święta, w które normalnie by pracowali.
W praktyce często się o tym zapomina, bo pracownicy na minijobie dostają wynagrodzenie tylko wtedy, gdy pracują. Może to prowadzić do żądań dopłaty, jeśli pracownicy później dochodzą swoich praw. Z systemu składek wyrównawczych ubezpieczenie pracodawców instytucji Knappschaft-Bahn-See zwraca w razie choroby 80 procent wynagrodzenia za czas choroby, a w przypadku ochrony macierzyństwa pełne koszty.
Błąd 8: kilka miejsc pracy i zatrudnienie krótkoterminowe
Jeśli pracownik ma kilka minijobów u różnych pracodawców, jego zarobki sumuje się. Obok głównego zatrudnienia możliwy jest jeden minijob, każdy kolejny dolicza się do głównego zatrudnienia. Dlatego przy zatrudnianiu warto zapytać o inne zatrudnienia i zobowiązać pracownika do zgłaszania zmian.
Zatrudnienie krótkoterminowe jest ograniczone do trzech miesięcy lub 70 dni roboczych w roku kalendarzowym i nie może być wykonywane jako główne zajęcie. Na przykład u osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub pozostającej między dwiema pracami zatrudnienie jest z reguły głównym zajęciem. Wtedy zatrudnienie krótkoterminowe nie jest możliwe.
Jak uniknąć tych błędów
- Umowy ze stałą liczbą godzin: dopasowane do limitu zarobków i zawarte na piśmie
- Koniec roku: sprawdzić godziny wszystkich pracowników na minijobie przed każdą podwyżką płacy minimalnej
- Czas pracy: rejestrować cyfrowo, w ciągu siedmiu dni
- Nowi pracownicy: zebrać dane przed pierwszym dniem pracy i uzyskać potwierdzenie natychmiastowego zgłoszenia
- Układ zbiorowy: sprawdzić grupę zaszeregowania przy zatrudnieniu i przy każdej zmianie układu
- Dodatki: tylko za faktycznie przepracowane godziny i oddzielnie od wynagrodzenia zasadniczego
- Karty czasu pracy: przekazywać biuru płacowemu do trzeciego dnia roboczego następnego miesiąca
GKM przejmuje rozliczanie płac z minijobami, wynagrodzeniem według układu zbiorowego i dodatkami, a przed końcem roku informuje Państwa o minijobach, które przekroczyłyby nowy limit. Nowi pracownicy wypełniają kwestionariusz osobowy w formie cyfrowej, a zgłoszenie wysyłamy, gdy tylko dane są kompletne. Jak to wygląda w praktyce, pokazują strony o sprzątaniu budynków oraz fryzjerstwie i kosmetyce.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.