На перший погляд мініджоби й оплата за тарифною угодою здаються простими. Проте на практиці саме тут виникає найбільше помилок у розрахунку заробітної плати, і їх часто виявляють лише під час перевірки органами пенсійного страхування, іноді через роки. Ось найпоширеніші підводні камені та способи їх уникнути.
Чому помилки в зарплаті дорого коштують
Помилки в розрахунку заробітної плати рідко минають без наслідків. Органи пенсійного страхування регулярно перевіряють роботодавців, щонайменше раз на чотири роки, і можуть донарахувати внески за минулі роки. Якщо при цьому з’ясується, що мініджоб насправді був зайнятістю з обов’язковим соціальним страхуванням, доведеться сплатити внески в повному обсязі, часто ще й із пенею за прострочення сплати.
До цього додаються перевірки митного підрозділу Finanzkontrolle Schwarzarbeit з контролю нелегальної зайнятості, насамперед у галузях з обов’язком термінового повідомлення про прийом на роботу, а також вимоги самих працівників, наприклад щодо відпустки, збереження заробітної плати або оплати за тарифною угодою. Добра новина: більшість помилок трапляються за відомими схемами, і їх можна уникнути за допомогою чітких процесів.
Помилка 1: межа заробітку на мініджобі
Про мініджоб ідеться тоді, коли регулярний заробіток не перевищує межі незначної зайнятості. З 2022 року цю межу прив’язано до мінімальної заробітної плати, і вона зростає разом із нею. У 2026 році вона становить 603 євро на місяць за мінімальної заробітної плати 13,90 євро за годину. З 1 січня 2027 року мінімальна заробітна плата зростає до 14,60 євро, а межа — до 633 євро на місяць.
Типова помилка: з нового року мінімальна заробітна плата зростає, погоджена кількість годин залишається тією самою, і заробіток виходить за межу. Тоді це вже не мініджоб. Тому перед кожним новим роком перевіряйте години всіх працівників на мініджобі та вчасно змінюйте договори.
Епізодичне й непередбачуване перевищення дозволене у вузьких межах, наприклад коли працівник на мініджобі терміново заміняє хворого колегу. Але це стосується щонайбільше двох календарних місяців протягом дванадцятимісячного періоду, у ці місяці — щонайбільше до подвійного розміру межі, і не поширюється на заплановану понаднормову роботу. Якщо працівники регулярно працюють більше, потрібна інша форма зайнятості.
Для заробітку понад межу мініджобу і до 2 000 євро на місяць діє так звана перехідна зона зі зниженими внесками працівника. Це часто добра альтернатива, якщо мініджоб уже не підходить.
Помилка 2: не погоджено фіксовану кількість годин
Багато працівників на мініджобі працюють на виклик, а тижневий робочий час у договорі не вказано. Це небезпечно. Відповідно до Закону про неповний робочий час і строкові трудові договори, якщо під час роботи на виклик тижневий робочий час не погоджено, погодженим вважається робочий час 20 годин. За 20 годин на тиждень треба сплатити заробітну плату й соціальні внески, а це значно перевищує межу мініджобу.
Під час перевірки це може означати донарахування внесків на заробіток, який ніколи не виплачували. Рішення просте: письмово погодьте фіксовану кількість годин на тиждень або на місяць, яка вкладається в межу заробітку.
Помилка 3: робочий час не фіксується
Для працівників на мініджобі та працівників галузей з обов’язком термінового повідомлення про прийом на роботу треба фіксувати початок, закінчення і тривалість щоденного робочого часу не пізніше ніж через сім днів після робочого дня. Ці записи треба зберігати щонайменше два роки.
Якщо їх немає, митниця під час перевірки не може встановити, чи виплачували мінімальну заробітну плату, і тоді загрожують штрафи. Для розрахунку заробітної плати ці записи у будь-якому разі є основою: без табеля обліку робочого часу погодинну оплату правильно розрахувати неможливо. Для цього достатньо простої цифрової форми або застосунку.
Помилка 4: пропущене термінове повідомлення про прийом на роботу
У певних галузях про нових працівників треба повідомити органи пенсійного страхування не пізніше дня початку роботи, а не лише разом із першим розрахунком заробітної плати. До таких галузей належать, зокрема, будівництво, ресторанний і готельний бізнес, пасажирські перевезення, експедирування, транспорт і логістика, прибирання будівель, будівництво виставкових стендів, охоронна діяльність, а також перукарські та косметичні послуги.
Якщо дані є, термінове повідомлення займає кілька хвилин. Помилка майже завжди виникає тому, що новий працівник несподівано виходить на роботу в понеділок зранку, а дані надходять до бюро з розрахунку зарплати лише через кілька днів. Тому встановіть правило: ніхто не починає працювати, доки термінове повідомлення не підтверджено. Цифрова анкета працівника, яку нові працівники заповнюють на телефоні, значно це пришвидшує.
Крім того, у цих галузях працівники повинні мати з собою на роботі документ, що посвідчує особу, щоб під час перевірки їх можна було ідентифікувати. Письмово повідомте про це нових працівників.
Помилка 5: не враховано оплату за тарифною угодою і тарифні групи
Мінімальна заробітна плата, встановлена законом, — це нижня межа. У деяких галузях діють вищі галузеві мінімальні заробітні плати, обов’язкові для всіх підприємств галузі, наприклад у сфері прибирання будівель або у сфері догляду. Вони поширюються й на підприємства, які не зобов’язані дотримуватися тарифних угод, і на працівників на мініджобі.
Поширена помилка — неправильна тарифна група. Хто виконує роботу вищої тарифної групи, має право на вищу оплату незалежно від того, що записано в трудовому договорі. Тому під час прийняття на роботу перевіряйте, яку роботу працівник фактично виконує, а після кожної зміни тарифної угоди — чи тарифні групи ще правильні.
Крім того, тарифні угоди часто містять присічні строки для пред’явлення вимог, а також правила щодо доплат, відпусток і часу в дорозі. Чи діє тарифна угода для вашого підприємства і які правила з неї випливають, у разі сумніву варто доручити перевірити фахівцеві з трудового права.
Помилка 6: неправильно розраховані доплати
Доплати за роботу в неділю, у святкові дні та вночі в межах, установлених законом, можуть бути звільнені від податку, а частково й від соціальних внесків. Умова: їх виплачують на додачу до базової заробітної плати і за години, фактично відпрацьовані в цей час.
Типова помилка — фіксовані доплати, які виплачують незалежно від фактичного робочого часу, або базова заробітна плата, яка за розрахунком уже містить доплати. Тоді звільнення від податку може не застосовуватися. Рішення: розраховувати доплати лише за зафіксованими годинами і в договорі чітко відокремлювати їх від базової заробітної плати.
Помилка 7: відпустка і хвороба працівників на мініджобі
Працівники на мініджобі — це наймані працівники з тими самими правами, що й працівники на повний робочий день. Вони мають право на оплачувану відпустку пропорційно до своїх робочих днів, на збереження заробітної плати під час хвороби та на оплату святкових днів, у які вони інакше працювали б.
На практиці про це часто забувають, бо працівникам на мініджобі платять лише тоді, коли вони працюють. Якщо згодом працівники заявлять свої вимоги, це може призвести до додаткових виплат. Через внески на компенсацію витрат роботодавця служба страхування роботодавців Knappschaft-Bahn-See відшкодовує 80 відсотків витрат на збереження заробітної плати під час хвороби, а витрати на охорону материнства — повністю.
Помилка 8: кілька місць роботи і короткострокова зайнятість
Якщо працівник має кілька мініджобів у різних роботодавців, заробітки підсумовують. Поряд з основним місцем роботи можливий один мініджоб, кожен наступний підсумовують з основною зайнятістю. Тому під час прийняття на роботу запитуйте про інші місця роботи і просіть повідомляти вас про зміни.
Короткострокова зайнятість обмежена трьома місяцями або 70 робочими днями за календарний рік, і вона не може бути основним заняттям. Наприклад, для того, хто зареєстрований як безробітний або перебуває між двома місцями роботи, зайнятість, як правило, є основним заняттям. Тоді короткострокова зайнятість неможлива.
Як уникнути цих помилок
- Договори з фіксованою кількістю годин: відповідно до межі заробітку і в письмовій формі
- Новий рік: перевіряти години всіх працівників на мініджобі перед кожним підвищенням мінімальної заробітної плати
- Робочий час: фіксувати в цифровому вигляді протягом семи днів
- Нові працівники: зібрати дані до першого робочого дня й отримати підтвердження термінового повідомлення
- Тарифна угода: перевіряти тарифну групу під час прийняття на роботу і після кожної зміни тарифної угоди
- Доплати: лише за фактично відпрацьовані години й окремо від базової заробітної плати
- Табелі: до третього робочого дня наступного місяця — у бюро з розрахунку зарплати
GKM бере на себе розрахунок заробітної плати з мініджобами, оплатою за тарифною угодою та доплатами і перед новим роком попереджає вас про мініджоби, які перевищили б нову межу. Нові працівники заповнюють анкету працівника в цифровому вигляді, а повідомлення надсилається, щойно надходять дані. Як це виглядає на практиці, показують сторінки про прибирання будівель і перукарські та косметичні послуги.
Джерела
Закони та установи, згадані в статті. Тексти законів відкриваються за посиланнями на gesetze-im-internet.de.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.