Biogazownia ma niewiele, ale duże przepływy pieniężne, wiele rozliczeń wystawianych przez inne podmioty oraz środki trwałe, które przez lata są wymieniane i odnawiane. Pokazujemy, jak zorganizowana jest księgowość instalacji, aby co miesiąc widzieli Państwo, ile naprawdę przynoszą i kosztują energia elektryczna, ciepło i substrat.
Jedna instalacja, wiele rozliczeń
Inaczej niż w większości firm operator biogazowni dużej części swoich przychodów nie fakturuje sam. Operator sieci rozlicza ilość energii wprowadzonej do sieci, a przy sprzedaży bezpośredniej energii dodatkowo firma sprzedaży bezpośredniej. Do tego dochodzą własne faktury za ciepło, faktury wystawiane w ramach samofakturowania za dostawy substratu oraz rozliczenia za konserwację i serwis.
Rozliczenia te przychodzą w różnych terminach, często z zaliczkami i późniejszymi korektami. Księgowość musi przypisać je do właściwego miesiąca, aby raport pokazywał, co instalacja rzeczywiście wypracowała w danym miesiącu, a nie tylko, kiedy wpłynęły pieniądze.
Wynagrodzenie według EEG i sprzedaż bezpośrednia energii
Sposób wynagradzania instalacji zależy od jej wieku, wielkości i przepisów niemieckiej ustawy o odnawialnych źródłach energii, które obowiązywały w chwili jej uruchomienia. Starsze i mniejsze instalacje często otrzymują od operatora sieci stałe wynagrodzenie za energię wprowadzoną do sieci. Wiele instalacji działa natomiast w systemie sprzedaży bezpośredniej energii.
W sprzedaży bezpośredniej firma sprzedaży bezpośredniej sprzedaje energię na giełdzie i płaci operatorowi instalacji wartość rynkową pomniejszoną o swoje wynagrodzenie. Dodatkowo operator sieci wypłaca premię rynkową, która wyrównuje różnicę między wartością określoną ustawowo a wartością rynkową. W przypadku instalacji pracujących elastycznie mogą dochodzić kolejne płatności.
Dla księgowości oznacza to, że za tę samą energię istnieją co najmniej dwa źródła przychodów, które ujmuje się osobno i uzgadnia ze sobą. Ilości na obu rozliczeniach powinny do siebie pasować. Jeśli się różnią, wskazuje to na błędne lub brakujące rozliczenie.
Zaliczki, samofakturowanie i rozliczenie roczne
Operatorzy sieci z reguły wypłacają miesięczne zaliczki, a rozliczenie końcowe sporządzają później. Rozliczenia często przychodzą w ramach samofakturowania, czyli jako faktura, którą operator sieci wystawia sam jako odbiorca energii elektrycznej. Faktury wystawione w ramach samofakturowania muszą zawierać wszystkie elementy faktury; dlatego warto sprawdzić, czy Państwa dane podstawowe u operatora sieci są prawidłowe.
Na koniec roku prawie zawsze pojawiają się nierozliczone pozycje: dopłaty lub żądania zwrotu z rozliczenia rocznego, które przychodzą dopiero kilka miesięcy później. Księgowość ujmuje je jako należności lub zobowiązania, aby roczne sprawozdanie finansowe wykazywało właściwe wartości. Dla doradcy podatkowego lista tych oczekujących rozliczeń to duże ułatwienie.
Na wynagrodzenie wpływają też zgłoszenia i dowody, np. wpis do rejestru Marktstammdatenregister i dziennik substratów. Jeśli ich brakuje, operator sieci może obniżyć płatności. Obowiązki te spoczywają na operatorze instalacji; księgowość wcześnie zauważy jednak, jeśli wynagrodzenie za dany miesiąc jest nietypowo niskie.
Ciepło: sprzedaż i zużycie własne
Ciepło odpadowe z agregatu kogeneracyjnego jest często drugim filarem działalności. Dostarcza się je sąsiadom, gminom, przedsiębiorstwom lub własnym firmom, czasem przez własną lokalną sieć ciepłowniczą. Za te dostawy operator wystawia własne faktury na podstawie odczytów liczników i uzgodnionych cen.
Część ciepła jest często wykorzystywana na własne potrzeby, np. dla fermentora, do suszenia lub we własnych budynkach. Czy i jak traktować pod względem podatkowym nieodpłatne lub tańsze dostawy ciepła, np. dla wspólników lub powiązanych firm, ocenia doradca podatkowy. Księgowość dba o to, aby ilości, odbiorcy i ceny były w pełni udokumentowane.
Substrat i powiązane firmy
Gnojowica, obornik, rośliny energetyczne i pozostałości to surowiec instalacji. Wiele instalacji pozyskuje je od okolicznych rolników lub od powiązanych firm należących do tej samej rodziny. Poferment często wraca do tych samych firm. Aby można było prześledzić, która firma co dostarczyła i otrzymała, dostawy i świadczenia wzajemne ewidencjonuje się osobno dla każdego dostawcy.
Rośliny energetyczne często kupuje się w czasie zbiorów w dużych ilościach i zużywa przez wiele miesięcy. Obciąża to płynność finansową jesienią i zniekształca raport miesięczny, jeśli zakup pojawia się w jednym miesiącu jako koszt. Na koniec roku zapasy, np. kiszonkę, trzeba ująć i wycenić. Wycenę przeprowadza doradca podatkowy; księgowość dostarcza ilości i ceny zakupu.
Środki trwałe i amortyzacja
Biogazownia składa się z wielu elementów o różnym okresie użytkowania: fermentory i zbiorniki, magazyny gazu, agregaty kogeneracyjne, silniki, pompy, mieszadła, automatyka sterująca. Elementy te wymienia się w różnym czasie. Dla amortyzacji ważne jest, aby prowadzić je osobno w ewidencji środków trwałych.
Szczególnie często pojawia się pytanie, czy duża naprawa, np. remont kapitalny silnika, od razu stanowi koszt, czy trzeba ją amortyzować jako nabycie środka trwałego. Ocenia to doradca podatkowy na podstawie rodzaju i zakresu prac. Księgowość ewidencjonuje takie faktury osobno i z opisem, co dokładnie zostało zrobione, aby tę decyzję można było podjąć bez dodatkowych pytań.
Okresy użytkowania ustala doradca podatkowy na podstawie urzędowych tabel amortyzacyjnych i warunków danej instalacji. Środki pomocowe i dotacje wypłacone na inwestycje również ewidencjonuje się osobno, ponieważ mogą wpływać na amortyzację.
Finansowanie i dofinansowanie
Biogazownie są zwykle finansowane kredytami, często z banków rozwoju, czasem z dopłatami do spłaty kapitału. W księgowości odsetki, spłatę kapitału i dopłaty księguje się osobno, a salda kredytów co roku uzgadnia się z potwierdzeniami sald z banku. Nadpłaty kredytów i refinansowanie dokumentuje się razem z umowami.
Na rozmowy z bankiem, np. przed rozbudową lub dużym remontem silnika, potrzebują Państwo aktualnych i wiarygodnych danych. Księgowość zamykana co miesiąc znacznie ułatwia takie rozmowy. Dodatkowo pomaga prosty plan płynności finansowej, w którym duże jednorazowe płatności, takie jak substrat w czasie zbiorów, ubezpieczenia i remonty, są widoczne z wyprzedzeniem.
Kilka spółek, jedna działalność
Często instalacja działa w odrębnej spółce, a gospodarstwo rolne, sieć ciepłownicza lub grunty należą do innych spółek albo do samego rolnika. Między tymi podmiotami przepływają substrat, poferment, ciepło, czynsz dzierżawny i świadczenia pracy. Każde z tych świadczeń wymaga podstawy w umowie i faktury, a konta rozrachunkowe między spółkami muszą do siebie pasować.
Jeśli księgowość wszystkich spółek prowadzi ten sam zespół, uzgodnienia te można przeprowadzać co miesiąc, a nie dopiero przy rocznym sprawozdaniu finansowym. Oszczędza to doradcy podatkowemu dużo pracy, a Państwu dodatkowych pytań.
Kwestie podatkowe dla doradcy podatkowego
Wokół biogazowni pojawia się kilka kwestii podatkowych, które wymagają starannej oceny. Księgowość przygotowuje dane, a decyzję podejmuje doradca podatkowy:
- Rolnictwo i leśnictwo czy działalność gospodarcza: kwalifikacja działalności ma skutki dla VAT i podatku przemysłowego
- VAT: traktowanie dostaw energii elektrycznej, dostaw ciepła i zużycia własnego
- Podatek od energii elektrycznej: czy jest należny, czy przysługuje zwolnienie, także w kontaktach z Głównym Urzędem Celnym
- Inwestycje i spółki: planowanie struktury przy rozbudowie, repoweringu lub nowych spółkach operatorskich
- Roczne sprawozdanie finansowe: amortyzacja, rezerwy, zapasy i oczekujące rozliczenia
Miesiąc w księgowości biogazowni
- Rozliczenia operatora sieci i firmy sprzedaży bezpośredniej przypisane do miesiąca i uzgodnione
- Faktury za ciepło wystawione lub zaewidencjonowane według odczytów liczników
- Dostawy substratu i faktury wystawione w ramach samofakturowania zaksięgowane osobno dla każdego dostawcy
- Konserwacja, serwis i naprawy zaewidencjonowane z opisem
- Kredyty: odsetki i spłata kapitału zaksięgowane osobno
- Rachunki bankowe uzgodnione, oczekujące rozliczenia zebrane na liście
Na koniec powstaje raport, który pokazuje, co instalacja wypracowała w danym miesiącu, oraz lista rozliczeń, które jeszcze nie wpłynęły. Jak organizujemy to dla operatorów instalacji, opisujemy na stronie Biogaz i bioenergia. Dla operatorów, którzy potrzebują stałej osoby do prowadzenia księgowości, oferujemy usługę zewnętrznego księgowego.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.