W handlu internetowym pieniądze rzadko przychodzą bezpośrednio od klienta. Platformy sprzedażowe wypłacają środki zbiorczo, serwisy płatnicze potrącają opłaty, a zwroty są rozliczane z opóźnieniem. Kto księguje tu tylko na podstawie wyciągu bankowego, traci orientację. Pokazujemy, jak powinna wyglądać uporządkowana księgowość sklepu internetowego.
Dlaczego wyciąg bankowy nie wystarcza
W tradycyjnej firmie każdemu wpływowi płatności odpowiada faktura. W handlu internetowym jest inaczej. Platforma sprzedażowa, taka jak Amazon, zbiera sprzedaż z danego okresu, potrąca opłaty od sprzedaży, opłaty za wysyłkę, koszty reklamy, zwroty środków, a czasem rezerwy, i przelewa resztę. Na rachunku bankowym pojawia się jedna kwota, za którą kryją się setki operacji.
Jeśli zaksięguje się tylko tę kwotę jako przychód, przychody i koszty będą błędne: przychód będzie za niski, zabraknie opłat, a VAT nie będzie się zgadzał. Dlatego podstawą księgowości nie są wyciągi bankowe, lecz raporty rozliczeniowe platform sprzedażowych i serwisów płatniczych.
Prawidłowe księgowanie rozliczeń z platform sprzedażowych
Sprawdza się osobne konto rozrachunkowe dla każdej platformy sprzedażowej. Na tym koncie księguje się sprzedaż, opłaty i zwroty środków z raportu rozliczeniowego. Wypłata na rachunek bankowy jest wtedy już tylko przeksięgowaniem z konta rozrachunkowego. Na koniec każdego okresu rozliczeniowego konto rozrachunkowe musi wykazywać dokładnie tę kwotę, którą platforma jest jeszcze winna lub zatrzymuje.
Ważne jest ujęcie w kwotach brutto: przychody i opłaty księguje się osobno i nie kompensuje się ich ze sobą. Tylko wtedy raport pokazuje, ile naprawdę kosztuje platforma, i tylko wtedy zgadzają się dane do VAT.
Opłaty platforma sprzedażowa fakturuje zwykle osobno. Jeśli operator platformy ma siedzibę w innym kraju UE, faktury te często podlegają odwrotnemu obciążeniu, co oznacza, że VAT od opłat płacą Państwo sami i pod pewnymi warunkami mogą go odliczyć jako VAT naliczony. Kwalifikację podatkową przeprowadza doradca podatkowy; my dbamy o to, aby faktury za opłaty były kompletne.
Serwisy płatnicze prowadzone jak rachunki bankowe
Z punktu widzenia księgowości PayPal, Stripe, Klarna, Mollie i podobne serwisy są osobnymi kontami. Klienci wpłacają tam pieniądze, serwis potrąca opłaty, przelicza waluty, realizuje zwroty płatności i w pewnym momencie wypłaca środki na Państwa rachunek bankowy. Każdą operację trzeba zaksięgować, a na koniec miesiąca saldo w księgowości musi odpowiadać saldu konta w serwisie.
Większość serwisów udostępnia do tego miesięczne raporty do pobrania. Warto zawsze korzystać z tego samego raportu w tym samym formacie. Jeśli przez konto w serwisie płatniczym przechodzą też płatności prywatne, robi się nieprzejrzyście; dlatego zdecydowanie zaleca się osobne konto firmowe w serwisie płatniczym.
Zwroty towarów i zwroty środków
Zwroty są częścią handlu internetowego. Dla księgowości zwrot środków oznacza, że już zaksięgowany przychód zostaje pomniejszony, a wraz z nim VAT. Dlatego zwrot środków trzeba przypisać do właściwej stawki podatku, a przy sprzedaży za granicę – do właściwego kraju.
Do tego dochodzą częściowe zwroty środków, zwroty płatności kartą kredytową i zwroty środków bez odesłania towaru. Jeśli towar wraca, ponownie trafia na stan magazynowy albo, jeśli jest uszkodzony, zostaje spisany ze stanu. Szczególnie przy wysokim wskaźniku zwrotów warto zajrzeć do raportu miesięcznego: które produkty wracają szczególnie często i jakie koszty wysyłki i opłat to powoduje?
Faktury dla klientów
Także w handlu internetowym klienci potrzebują prawidłowych faktur. Większość systemów sklepowych i platform sprzedażowych tworzy je automatycznie, z kolejnym numerem, datą, stawką podatku i kwotą podatku. Przy konfiguracji warto raz sprawdzić, czy wszystkie obowiązkowe dane są poprawne, przede wszystkim Państwa adres, numer podatkowy lub numer identyfikacyjny VAT oraz data dostawy.
Jeśli sprzedają Państwo klientom biznesowym, na przykład przez programy biznesowe platform sprzedażowych, dochodzą kolejne dane. Przy dostawach do firm w innych krajach UE na fakturze muszą się znaleźć numery identyfikacyjne VAT obu stron, a ponadto potrzebne są dowody, że towar opuścił Niemcy. Faktury do 250 euro jako faktury o niskiej wartości mogą zawierać uproszczone dane. A w przypadku faktur dla klientów biznesowych w Niemczech dochodzą zasady dotyczące e-faktur: od 2027 r. dla firm z przychodem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku, od 2028 r. dla wszystkich.
Sprzedaż do innych krajów UE
Kto sprzedaje klientom indywidualnym w innych krajach UE, musi pilnować limitu sprzedaży na odległość. Od lipca 2021 r. obowiązuje ogólnounijny próg 10 000 euro rocznie dla całej takiej sprzedaży łącznie. Po jego przekroczeniu z reguły stosuje się VAT kraju, w którym znajduje się klient. Za pośrednictwem unijnej procedury OSS sprzedaż tę można zgłaszać centralnie w Federalnym Centralnym Urzędzie Podatkowym, bez rejestracji w każdym kraju z osobna.
Jeśli towar jest składowany w magazynach za granicą, na przykład w ramach programów fulfillmentu platformy sprzedażowej, może być konieczna rejestracja w danym kraju. Także przemieszczenie towaru do zagranicznego magazynu może mieć znaczenie dla VAT.
Ocena sprzedaży zagranicznej, magazynów za granicą i rejestracji należy do doradcy podatkowego. Księgowość przekazuje mu przychody według krajów i stawek podatku, tak jak wykazują je platformy.
Co platformy zgłaszają do urzędu skarbowego
Od 2023 r. platformy sprzedażowe i inne platformy internetowe muszą przekazywać organom podatkowym dane o swoich sprzedawcach i ich przychodach. Ponadto platformy sprzedażowe muszą rejestrować określone dane swoich sprzedawców i mogą odpowiadać za nieodprowadzony przez nich VAT; dlatego pytają o numer podatkowy i numer identyfikacyjny VAT.
Dla Państwa oznacza to, że urząd skarbowy i tak zna przychody z platform. Tym ważniejsza jest księgowość, której dane zgadzają się ze zgłoszeniami platform. W przeciwnym razie rozbieżności prowadzą do pytań.
Zakup towarów, import i stan magazynowy
Wielu sprzedawców internetowych kupuje towar w większych ilościach, często za granicą. Na cenę nabycia składają się oprócz ceny zakupu również fracht, ubezpieczenie i cło. VAT od importu rozlicza zwykle spedytor lub agent celny, a pod pewnymi warunkami można go odliczyć jako VAT naliczony. Więcej na stronie Import i eksport.
Ponieważ towar kupuje się często wiele miesięcy przed sprzedażą, duże zakupy zniekształcają raport miesięczny. Jasność daje tu uzgodnienie ze stanem z systemu magazynowego lub z raportów magazynowych operatora fulfillmentu. Na koniec roku doradca podatkowy potrzebuje inwentaryzacji, także towaru w magazynach zewnętrznych.
Typowe błędy w księgowości sklepów internetowych
- Księgowanie tylko wypłat: przychód, opłaty i VAT się wtedy nie zgadzają
- Kompensowanie opłat z przychodem: raport nie pokazuje, ile kosztuje platforma
- Prywatne płatności przez konto firmowe w serwisie płatniczym: uzgadnianie staje się pracą detektywistyczną
- Pominięte rezerwy platform: zatrzymanych kwot brakuje wtedy na koncie rozrachunkowym
- Pominięte waluty obce: sprzedaż w innych walutach jest księgowana po błędnym kursie
- Brak uzgodnienia stanu magazynowego: duże zakupy zniekształcają wynik miesiąca
Każdy z tych błędów można później poprawić, ale wymaga to dużego nakładu pracy. Prościej jest od początku opierać księgowość na raportach zamiast na wyciągach bankowych.
Comiesięczna rutyna dla sprzedawców internetowych
Dzięki stałej rutynie księgowość pozostaje przejrzysta nawet przy dużej liczbie transakcji sprzedaży. Te dokumenty powinny być dostępne co miesiąc:
- Platformy sprzedażowe: raporty rozliczeniowe za wszystkie okresy w danym miesiącu
- Serwisy płatnicze: raporty miesięczne ze wszystkimi transakcjami i saldem końcowym
- System sklepu: eksport zamówień i faktur z Shopify, WooCommerce, Shopware lub JTL
- Zakupy: faktury dostawców, rozliczenia frachtu i cła
- Usługodawcy: faktury od firm kurierskich, operatorów fulfillmentu i platform reklamowych
- Stan magazynowy: raport magazynowy na koniec miesiąca, jeśli korzystają Państwo z systemu magazynowego
Jeśli raporty te są dostępne do 5. dnia następnego miesiąca, miesiąc jest zaksięgowany i uzgodniony w ciągu pierwszych dni po tym terminie. Jak organizujemy to dla sprzedawców internetowych, opisujemy na stronie Handel internetowy.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.