В интернет-торговле деньги редко поступают напрямую от покупателя. Маркетплейсы выплачивают средства сводными суммами, платёжные сервисы удерживают комиссии, а возвраты проходят с задержкой. Кто проводит операции только по банковской выписке, теряет общую картину. Здесь мы показываем, как правильно выстроить бухгалтерию интернет-магазина.
Почему банковской выписки недостаточно
На обычном предприятии каждому поступлению соответствует счёт. В интернет-торговле всё иначе. Маркетплейс, например Amazon, собирает продажи за определённый период, удерживает комиссии за продажу и доставку, расходы на рекламу, возмещения, иногда резервы и перечисляет остаток. На банковском счёте появляется одна-единственная сумма, за которой стоят сотни операций.
Если провести как выручку только эту сумму, выручка и расходы будут неверными: выручка окажется заниженной, комиссии не будут учтены, а НДС не сойдётся. Поэтому основой бухгалтерии служат не банковские выписки, а отчёты о расчётах маркетплейсов и платёжных сервисов.
Как правильно проводить отчёты маркетплейсов
Хорошо себя зарекомендовал отдельный счёт взаиморасчётов для каждого маркетплейса. На этом счёте проводятся продажи, комиссии и возмещения из отчёта о расчётах. Тогда выплата на банковский счёт — просто перенос суммы со счёта взаиморасчётов на банк. В конце каждого расчётного периода счёт взаиморасчётов должен показывать ровно ту сумму, которую маркетплейс ещё должен или удерживает.
Важно отражение в полных суммах: выручка и комиссии проводятся раздельно, без взаимозачёта. Только так отчёт показывает, во что на самом деле обходится платформа, и только так сходятся данные для НДС.
Сами комиссии маркетплейс обычно выставляет отдельным счётом. Если оператор маркетплейса находится в другой стране ЕС, к таким счетам часто применяется перенос налоговой обязанности на получателя, то есть НДС с комиссий должны уплатить вы сами и при определённых условиях можете принять его к вычету как входной НДС. Как квалифицировать эти счета, оценивает налоговый консультант; мы следим за тем, чтобы все счета на комиссии были в наличии.
Платёжные сервисы — как банковские счета
PayPal, Stripe, Klarna, Mollie и подобные сервисы с точки зрения бухгалтерии являются отдельными счетами. Покупатели платят туда, сервис удерживает комиссии, конвертирует валюты, проводит возвратные списания и рано или поздно выплачивает деньги на ваш банковский счёт. Каждую операцию нужно провести, и в конце месяца сальдо в бухгалтерии должно соответствовать сальдо на счёте сервиса.
Большинство сервисов предлагают для этого ежемесячные отчёты для скачивания. Следите за тем, чтобы всегда использовать один и тот же отчёт в одном и том же формате. Если через счёт платёжного сервиса проходят и личные платежи, учёт становится запутанным; поэтому настоятельно рекомендуем завести в платёжном сервисе отдельный бизнес-аккаунт.
Возвраты и возмещения
Возвраты — неотъемлемая часть интернет-торговли. Для бухгалтерии возмещение означает, что уже проведённая выручка снова уменьшается, а вместе с ней и НДС. Поэтому возмещение нужно отнести к правильной ставке налога, а при продажах за рубеж — к правильной стране.
К этому добавляются частичные возмещения, возвратные списания по платежам кредитными картами и возмещения без возврата товара. Если товар возвращается, его снова приходуют на склад или, если он повреждён, списывают. Особенно при высокой доле возвратов стоит заглянуть в ежемесячный отчёт: какие товары возвращают особенно часто и во что это обходится с учётом доставки и комиссий?
Счета покупателям
И в интернет-торговле покупателям нужны надлежаще оформленные счета. Большинство систем интернет-магазинов и маркетплейсов создают их автоматически, со сквозным номером, датой, ставкой и суммой налога. Один раз при настройке проверьте, все ли обязательные реквизиты верны, прежде всего ваш адрес, ваш налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС и дата поставки.
Если вы продаёте бизнес-клиентам, например через бизнес-программы маркетплейсов, требуются дополнительные реквизиты. При поставках компаниям в других странах ЕС в счёте должны быть указаны идентификационные номера обеих сторон, и нужны подтверждения того, что товар покинул страну. Для счетов до 250 евро действуют упрощённые требования к реквизитам как для счёта на небольшую сумму. А для счетов бизнес-клиентам внутри страны добавляются правила об электронном счёте: с 2027 года для компаний с оборотом за предыдущий год свыше 800 000 евро, с 2028 года для всех.
Продажи в другие страны ЕС
Тот, кто продаёт частным покупателям в других странах ЕС, должен следить за порогом для дистанционных продаж. С июля 2021 года действует единый для всего ЕС порог в 10 000 евро в год для всех таких продаж вместе. При его превышении, как правило, применяется НДС страны, в которой находится покупатель. Через процедуру отчётности ЕС OSS эти продажи можно декларировать централизованно в Федеральном центральном налоговом ведомстве, без регистрации в каждой отдельной стране.
Если товар хранится на складах за рубежом, например в рамках программ фулфилмента маркетплейса, может потребоваться регистрация в соответствующей стране. Перемещение товара на зарубежный склад тоже может иметь значение для НДС.
Оценка зарубежных продаж, складов за рубежом и регистраций — задача налогового консультанта. Бухгалтерия передаёт ему выручку по странам и ставкам налога так, как её показывают платформы.
Что платформы сообщают в налоговую инспекцию
С 2023 года маркетплейсы и платформы обязаны передавать налоговым органам данные о своих продавцах и их выручке. Кроме того, маркетплейсы обязаны фиксировать определённые сведения о своих продавцах и могут нести ответственность за неуплаченный продавцами НДС; поэтому они запрашивают налоговый номер и идентификационный номер плательщика НДС.
Для вас это означает: налоговая инспекция и так знает вашу выручку на платформах. Тем важнее бухгалтерия, цифры которой совпадают с данными платформ. Иначе расхождения приводят к запросам.
Закупка товаров, импорт и запасы
Многие интернет-продавцы закупают товар крупными партиями, часто за рубежом. В себестоимость приобретения помимо закупочной цены входят также фрахт, страхование и пошлина. Ввозной НДС обычно рассчитывается через экспедитора или таможенного агента и при определённых условиях может быть принят к вычету как входной НДС. Подробнее — на странице Импорт и экспорт.
Поскольку товар часто закупается за несколько месяцев до продажи, крупные закупки искажают ежемесячный отчёт. Сверка с запасами из системы товарного учёта или со складскими отчётами фулфилмент-оператора вносит ясность. К концу года налоговому консультанту нужна инвентаризация, в том числе товара на чужих складах.
Типичные ошибки в бухгалтерском учёте интернет-магазинов
- Учёт только выплат: в этом случае не совпадают выручка, комиссии и НДС
- Комиссии вычтены из выручки: отчёт не показывает, во что обходится платформа
- Личные платежи через бизнес-аккаунт в платёжном сервисе: сверка превращается в детективную работу
- Забыты резервы маркетплейсов: удержанных сумм тогда нет на счёте взаиморасчётов
- Игнорирование иностранных валют: продажи в других валютах учитываются по неверному курсу
- Запасы не сверены: крупные закупки искажают результат месяца
Каждую из этих ошибок можно исправить задним числом, но со значительными затратами. Проще с самого начала строить бухгалтерию на отчётах, а не на банковских выписках.
Ежемесячный порядок действий для интернет-магазинов
Благодаря чёткой процедуре бухгалтерский учёт остаётся понятным даже при большом объёме продаж. Каждый месяц должны быть готовы следующие документы:
- Маркетплейсы: отчёты о расчётах за все периоды месяца
- Платёжные сервисы: ежемесячные отчёты со всеми транзакциями и конечным сальдо
- Система интернет-магазина: выгрузка заказов и счетов из Shopify, WooCommerce, Shopware или JTL
- Закупки: счета поставщиков, счета за фрахт и таможенное оформление
- Поставщики услуг: счета от служб доставки, фулфилмента и рекламных платформ
- Запасы: складской отчёт на конец месяца, если вы используете систему товарного учёта
Если эти отчёты приходят до 5-го числа следующего месяца, то уже в первые дни после этого все операции за месяц проведены и сверены. Как мы организуем это для интернет-продавцов, описано на странице Интернет-торговля.
Источники
Законы и ведомства, которые упоминаются в статье. Тексты законов открываются на gesetze-im-internet.de на немецком языке.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию в конкретном случае. По налоговым вопросам обращайтесь к налоговому консультанту.