Im Onlinehandel kommt das Geld selten direkt vom Kunden. Marktplätze zahlen gesammelt aus, Zahlungsdienste ziehen Gebühren ab, und Retouren laufen zeitversetzt zurück. Wer hier nur nach Kontoauszug bucht, verliert den Überblick. Hier zeigen wir, wie die Buchhaltung eines Onlineshops sauber aufgebaut ist.
Warum der Kontoauszug nicht reicht
In einem klassischen Betrieb gehört zu jedem Zahlungseingang eine Rechnung. Im Onlinehandel ist das anders. Ein Marktplatz wie Amazon sammelt die Verkäufe eines Zeitraums, zieht Verkaufsgebühren, Versandgebühren, Werbekosten, Erstattungen und manchmal Rücklagen ab und überweist den Rest. Auf dem Bankkonto erscheint ein einziger Betrag, hinter dem Hunderte Vorgänge stecken.
Bucht man nur diesen Betrag als Umsatz, sind Umsatz und Kosten falsch: Der Umsatz ist zu niedrig, die Gebühren fehlen, und die Umsatzsteuer stimmt nicht. Grundlage der Buchhaltung sind deshalb nicht die Kontoauszüge, sondern die Abrechnungsberichte der Marktplätze und Zahlungsdienste.
Marktplatz-Abrechnungen richtig buchen
Bewährt hat sich ein eigenes Verrechnungskonto für jeden Marktplatz. Auf diesem Konto werden die Verkäufe, Gebühren und Erstattungen aus dem Abrechnungsbericht gebucht. Die Auszahlung auf das Bankkonto ist dann nur noch eine Umbuchung vom Verrechnungskonto auf die Bank. Am Ende jedes Abrechnungszeitraums muss das Verrechnungskonto genau den Betrag zeigen, den der Marktplatz noch schuldet oder zurückhält.
Wichtig ist die Bruttodarstellung: Umsätze und Gebühren werden getrennt gebucht und nicht miteinander verrechnet. Nur so zeigt die Auswertung, was die Plattform tatsächlich kostet, und nur so stimmen die Werte für die Umsatzsteuer.
Die Gebühren selbst stellt der Marktplatz meist in einer eigenen Rechnung. Sitzt der Marktplatzbetreiber im EU-Ausland, unterliegen diese Rechnungen oft der Umkehr der Steuerschuld, das heißt, Sie schulden die Umsatzsteuer auf die Gebühren selbst und können sie unter Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen. Die Einordnung übernimmt der Steuerberater; wir sorgen dafür, dass die Gebührenrechnungen vollständig vorliegen.
Zahlungsdienste wie Bankkonten führen
PayPal, Stripe, Klarna, Mollie und ähnliche Dienste sind aus Sicht der Buchhaltung eigene Konten. Kunden zahlen dort ein, der Dienst zieht Gebühren ab, rechnet Währungen um, bucht Rückbuchungen zurück und zahlt irgendwann auf Ihr Bankkonto aus. Jeder Vorgang muss gebucht werden, und am Monatsende muss der Saldo in der Buchhaltung dem Saldo im Konto des Dienstes entsprechen.
Die meisten Dienste bieten dafür monatliche Berichte zum Herunterladen an. Achten Sie darauf, immer denselben Bericht im gleichen Format zu verwenden. Werden über ein Konto des Zahlungsdienstes auch private Zahlungen abgewickelt, wird es unübersichtlich; ein eigenes Geschäftskonto beim Zahlungsdienst ist deshalb dringend zu empfehlen.
Retouren und Erstattungen
Retouren gehören zum Onlinehandel. Für die Buchhaltung bedeutet eine Erstattung, dass ein bereits gebuchter Umsatz wieder gemindert wird, und mit ihm die Umsatzsteuer. Die Erstattung muss deshalb dem richtigen Steuersatz und, bei Verkäufen ins Ausland, dem richtigen Land zugeordnet werden.
Hinzu kommen Teilerstattungen, Rückbuchungen von Kreditkartenzahlungen und Erstattungen ohne Rücksendung. Kommt Ware zurück, wird sie wieder Bestand oder, wenn sie beschädigt ist, abgeschrieben. Gerade bei hohen Retourenquoten lohnt sich ein Blick in die Monatsauswertung: Welche Produkte kommen besonders oft zurück, und was kostet das an Versand und Gebühren?
Rechnungen an Kunden
Auch im Onlinehandel brauchen Kunden ordnungsgemäße Rechnungen. Die meisten Shop-Systeme und Marktplätze erzeugen sie automatisch, mit fortlaufender Nummer, Datum, Steuersatz und Steuerbetrag. Prüfen Sie einmal bei der Einrichtung, ob alle Pflichtangaben stimmen, vor allem Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Lieferzeitpunkt.
Verkaufen Sie an Geschäftskunden, etwa über Business-Programme der Marktplätze, kommen weitere Angaben hinzu. Bei Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gehören die Identifikationsnummern beider Seiten auf die Rechnung, und es braucht Nachweise, dass die Ware das Land verlassen hat. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben als Kleinbetragsrechnung. Und für Rechnungen an Geschäftskunden im Inland kommen die Regeln zur E-Rechnung dazu: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle.
Verkäufe ins EU-Ausland
Wer an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkauft, muss die Grenze für Fernverkäufe im Blick behalten. Seit Juli 2021 gilt eine EU-weite Schwelle von 10.000 Euro im Jahr für alle diese Verkäufe zusammen. Wird sie überschritten, gilt in der Regel die Umsatzsteuer des Landes, in dem der Kunde sitzt. Über das EU-Meldeverfahren OSS können diese Umsätze zentral beim Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden, ohne Registrierung in jedem einzelnen Land.
Lagert Ware in Lagern im Ausland, etwa in Fulfillment-Programmen eines Marktplatzes, kann eine Registrierung im jeweiligen Land nötig sein. Auch das Verbringen von Ware in ein ausländisches Lager kann umsatzsteuerlich relevant sein.
Die Beurteilung von Auslandsverkäufen, Lagern im Ausland und Registrierungen ist Aufgabe des Steuerberaters. Die Buchhaltung liefert ihm die Umsätze je Land und Steuersatz, so wie die Plattformen sie ausweisen.
Was die Plattformen an das Finanzamt melden
Marktplätze und Plattformen müssen seit 2023 Daten über ihre Verkäufer und deren Umsätze an die Finanzverwaltung melden. Außerdem müssen Marktplätze bestimmte Angaben ihrer Händler aufzeichnen und können für nicht abgeführte Umsatzsteuer ihrer Händler haften; deshalb fragen sie nach Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Für Sie heißt das: Das Finanzamt kennt Ihre Plattformumsätze ohnehin. Umso wichtiger ist eine Buchhaltung, deren Zahlen zu den Meldungen der Plattformen passen. Abweichungen führen sonst zu Rückfragen.
Wareneinkauf, Import und Bestand
Viele Onlinehändler kaufen Ware in größeren Mengen ein, oft aus dem Ausland. Zum Einstandspreis gehören neben dem Einkaufspreis auch Fracht, Versicherung und Zoll. Die Einfuhrumsatzsteuer wird meist über einen Spediteur oder Zollagenten abgerechnet und kann unter Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden. Mehr dazu auf der Seite Import und Export.
Weil Ware oft Monate vor dem Verkauf eingekauft wird, verzerren große Einkäufe die Monatsauswertung. Ein Abgleich mit dem Bestand aus der Warenwirtschaft oder aus den Lagerberichten des Fulfillment-Dienstleisters schafft hier Klarheit. Zum Jahresende braucht der Steuerberater eine Inventur, auch für Ware in fremden Lagern.
Typische Fehler in der Buchhaltung von Onlineshops
- Nur Auszahlungen gebucht: Umsatz, Gebühren und Umsatzsteuer stimmen dann nicht
- Gebühren mit dem Umsatz verrechnet: Die Auswertung zeigt nicht, was die Plattform kostet
- Private Zahlungen über das Geschäftskonto beim Zahlungsdienst: Die Abstimmung wird zur Detektivarbeit
- Rücklagen der Marktplätze vergessen: Einbehaltene Beträge fehlen dann im Verrechnungskonto
- Fremdwährungen ignoriert: Verkäufe in anderen Währungen werden mit falschem Kurs gebucht
- Lagerbestand nicht abgeglichen: Große Einkäufe verzerren das Monatsergebnis
Jeder dieser Fehler lässt sich nachträglich korrigieren, aber mit erheblichem Aufwand. Einfacher ist es, die Buchhaltung von Anfang an auf Berichte statt auf Kontoauszüge zu stützen.
Die Monatsroutine für Onlinehändler
Mit einer festen Routine bleibt die Buchhaltung auch bei vielen Verkäufen überschaubar. Diese Unterlagen sollten jeden Monat vorliegen:
- Marktplätze: Abrechnungsberichte für alle Zeiträume des Monats
- Zahlungsdienste: Monatsberichte mit allen Transaktionen und dem Endsaldo
- Shop-System: Export der Bestellungen und Rechnungen aus Shopify, WooCommerce, Shopware oder JTL
- Einkauf: Lieferantenrechnungen, Fracht- und Zollabrechnungen
- Dienstleister: Rechnungen von Versanddienstleistern, Fulfillment und Werbeplattformen
- Bestand: Lagerbericht zum Monatsende, wenn Sie eine Warenwirtschaft nutzen
Wenn diese Berichte bis zum 5. des Folgemonats vorliegen, ist der Monat in den ersten Tagen danach gebucht und abgestimmt. Wie wir das für Onlinehändler organisieren, steht auf der Seite Onlinehandel.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.